Rapport & Tagesbericht

Zum Rapport ein ordentliches Formularbuch

Im Gegensatz etwa zum Kassenbuch sind die Vorgaben für eine Rapport-Vorlage weitaus offener definiert. Das ist zum einen insofern leicht nachzuvollziehen, weil jede Branche, jedes Aufgabenfeld und jeder Auftrag seine individuellen Formen hat. Dazu kommen noch die Eigenarten der Berichterstatter sowie innerbetriebliche Besonderheiten. Da empfiehlt es sich auf jeden Fall, das Angebot an Rapport-Büchern und –Blöcken gründlich zu sichten und zu vergleichen. Die vergleichsweise offene Darstellung geht aber noch auf einen weiteren Aspekt ein. Inzwischen werden Berichte, die handschriftlich im Rahmen des Auftrages verfasst werden, häufig später in elektronische Daten übertragen. So kann man, wenn etwa der vorhandene Platz im Rapport-Buch nicht ausreicht, auf intern bekannte Abkürzungen oder Hinweise zurückgreifen. Flexibilität ist also gefragt. Um nicht ein unübersehbares Angebot an Variationen anzubieten, gehen die Hersteller der Berichtshefte auf die jahrelangen Erfahrungen der Anwender ein. Je nach Bedarf kann dann etwa der Rapport als Tagesbericht oder als Wochenplan dargestellt werden. Wiederkehrende Tätigkeiten können kurz zusammengefasst, besondere Momente extra aufgeführt werden.

Ein Bericht ist ein Dokument

Auch wenn ein Rapport vielleicht nicht den richtlinientreuen Anspruch wie beispielsweise ein Fahrtenbuch erfüllen muss, ist eine ordentliche Buchführung über die ausgeübten Tätigkeiten sehr wichtig. Und selbst, wenn der Tagesbericht anschließend noch mit dem Computer verschriftet (transkribiert) wird, sollte schon das Rapport-Buch die Berichterstattung erleichtern. Viele Details einer Rapport-Vorlage sind hier von Bedeutung. Das reicht etwa von der Papierstärke und dem stabilen Umschlag über die übersichtliche, tabellarische Darstellung bis hin zum leicht zu beschreibenden und wischfesten Papier.