Einstellmappen

Variabilität heißt Raum sparen

Ein ewiges Problem bei der Aktensammlung ist die optimale Raumausnutzung. Je länger sich eine Archivierung entwickelt, desto unterschiedlicher wird oft der Platzbedarf der einzelnen Verwaltungsvorgänge. Ältere Akten lassen sich dann kaum noch in einer Hängetasche unterbringen, jüngere Akten würden in einem Hängesammler fast verloren gehen. Der stabile Boden des Hängesammlers räumt diesem in der Registratur – je nach Ausführung – bis zu 6 cm Raum ein. Dieser will genutzt sein, soll das Büro nicht irgendwann Büroregalsysteme, Schränke und Hängeregister beherbergen, die fast nur aus Luft bestehen. Hier kommen Einstellmappen ins Spiel, die Einzelakten im Hängesammler übersichtlich unterbringen. Die Einstellmappen sind zuverlässig und haben praktisch die gleichen Ordnungs- und Auszeichnungsmöglichkeiten wie die Hängesammler, -taschen und -mappen. So kann ein Sammler eine Akte oder auch gleich mehrere Vorgänge aufnehmen. Manchmal kann es auch sinnvoll sein, die eine oder andere Akte nach bestimmten Aspekten aufzuspalten, um die administrativen Vorgänge zu optimieren. Wenn nur ein Teil der Schriftsammlung notwendig ist, reicht es, die entsprechenden Einstellmappen herauszunehmen. Es muss nicht gleich der gesamte Aktenvorgang hervorgeholt werden. Das entlastet den Anwender körperlich, reduziert aber auch den Platzbedarf auf dem Schreibtisch.

Variabilität auch bei den Ausführungen

Die Einstellmappen von Leitz folgen dem Prinzip anderer Büroartikel, die für jede Eventualität eine eigene Lösung bieten. Das sieht man zum Beispiel in der Kategorie Formularbuch. So gibt es Einstellmappen mit überstehendem Rückendeckel, mit überstehenden Tabs oder mit Schlitzstanzungen. Einstellmappen aus Kraftkarton warten mit einer Papierstärke von 180 bis 200 g/m² auf, während Natronkarton mit 250 g/m² noch einmal deutlich stabiler ist.