Aktenkoffer

Ratgeber Aktenkoffer – der Business-Begleiter mit Stil

Zweckmäßig und gleichzeitig elegant präsentiert sich der Aktenkoffer im XS-Format eines Reisekoffers. Wichtige Utensilien für den Arbeitsalltag inklusive der namensgebenden Akten finden einen Platz in der stabilen Hardcase-Konstruktion, die vor allem bei Kundenterminen und auf Geschäftsreisen eine sichere Transportmöglichkeit bietet.

Dieser Ratgeber informiert rund um das Thema Aktenkoffer: Wodurch zeichnen sie sich aus, für wen lohnt sich der Kauf und worin unterscheiden sie sich zu Aktentaschen? Zugleich stellen wir die verschiedenen Ausführungsmerkmale im Hinblick auf Material, Größe, Design und Ausstattung ausführlich vor und geben praktische Tipps, um die Kaufentscheidung etwas einfacher zu machen.

Was ist ein Aktenkoffer und welche typischen Merkmale hat er?

Der Aktenkoffer steht wie kein anderes Accessoire so eindeutig für das typische Bild eines Geschäftsmanns: Mit einer Aktenkoffer tragenden Person verbinden wir ein elegantes Business-Outfit, wir verknüpfen damit automatisch geschäftliche Termine und nicht zuletzt denken wir bei einem Aktenkoffer sogar an beruflichen Erfolg.

Ein Aktenkoffer ist ein wichtiger Begleiter im Daily Business. Dokumente, Unterlagen, Laptop und Zubehör finden darin eine strukturierte, ordentliche und sichere Ablage im Büro, bei Meetings und vor allem unterwegs. Trotz der verschiedenen Ausführungen gibt es doch einige typische Merkmale, die jeder Aktenkoffer mitbringt:

• eine stabile und feste Verarbeitung als sogenanntes Hardcase, teils mit einem Kantenschutz
• eine Größe zwischen der einer Handtasche und eines Reisekoffers
• eine klare Innenraum-Struktur mit mehreren Fächern
• ordentliche Ablageplätze für Akten und Laptop
• einen festen Tragegriff (teilweise auch Rollen)
• ein fester Verschluss inklusive Schloss

Wofür braucht man einen Aktenkoffer?

Für private Zwecke kauft man einen Aktenkoffer eher selten – benötigt wird er vielmehr im Berufsleben. Was der Werkzeugkoffer bei einem Handwerker ist, stellt der Aktenkoffer für Geschäftsleute dar: Darin finden wichtige Dokumente und Akten für den Job sowie auch ein Laptop, Schreibutensilien und weiteres Zubehör einen Platz. Die Unterlagen sind darin nicht nur ordentlich aufbewahrt und geschützt, sondern man hat das gesamte Equipment als mobiles Büro auch unterwegs immer bei sich. Neben dem praktischen Nutzen erfüllen die Aktenkoffer mit ihrem meist edlen und eleganten Design auch repräsentative Ansprüche und sorgen für ein professionelles Auftreten.

Wer trägt Aktenkoffer?

Ein Aktenkoffer ist wichtig und praktisch für Berufstätige, die sich außer Haus mit Kunden und Geschäftspartnern treffen, die auf Geschäftsreisen sind, die Seminare, Workshops und Tagungen besuchen oder die ihre Arbeit mit nach Hause nehmen und mobil arbeiten. Er ist vor allem bei folgenden Berufsgruppen und Positionen gefragt:

• Führungskräfte und Unternehmer
• Manager
• Rechtsanwälte und Notare
• Vertriebler und Mitarbeitende im Außendienst
• Consultants
• Angestellte in der Finanz- und Versicherungsbranche
• Akademiker
• Politiker
• und weitere Berufsgruppen

Welche verschiedenen Ausführungsmerkmale gibt es?

Brauche ich besonders viel Platz in meinem Businesskoffer oder ist mir ein möglichst kompaktes Format lieber? Steht die Funktionalität an erster Stelle oder liegt mein Hauptaugenmerk auf der Optik? Und wie viel darf der Aktenkoffer eigentlich kosten? Wer für das Office, Meetings und Geschäftsreisen einen Aktenkoffer braucht, macht sich am besten im Vorwege Gedanken über die Aspekte, die persönlich wichtig sind. Eine wesentliche Rolle beim Kauf spielen dabei die folgenden Ausführungsmerkmale:

• das Material
• die Größe
• das Design / die Farbe
• die Aufteilung
• der Verschluss
• die Transportmöglichkeiten
• der Preis

Eine wichtige Entscheidung beim Aktenkofferkauf betrifft das Material. Zur Auswahl stehen:

• Aktenkoffer Leder

Das Material Nummer eins bei Aktenkoffern ist Leder. Für den besonders professionellen, seriösen und eleganten Eindruck führt kein Weg an einem Aktenkoffer aus Leder vorbei. Dementsprechend häufig findet man Leder Aktenkoffer bei Geschäftsleuten in Führungsebenen, bei Anwälten und weiteren Berufsgruppen, bei denen die Arbeitsmittel auch einen hohen repräsentativen Zweck erfüllen und nicht zuletzt als Statussymbol genutzt werden.

Wichtig zu wissen ist, dass das Naturmaterial Leder auch eine gewisse Pflege braucht. Zum Schutz vor Feuchtigkeit und Schmutz und für eine möglichst lange Lebensdauer ist es wichtig, den Koffer regelmäßig mit speziellen Mitteln zu imprägnieren und zu pflegen.

• Aktenkoffer Kunstleder

Für den Laien ist der Unterschied auf den ersten Blick fast nicht zu erkennen. Im Gegensatz zu einem Aktenkoffer Echtleder unterscheidet sich die Kunstleder-Variante zunächst einmal im Preis, schließlich ist dieses Material deutlich günstiger. Gleichzeitig sind Aktenkoffer aus einem Lederimitat sehr unempfindlich, schmutzabweisend und bei Bedarf leicht zu reinigen. Abstriche sind jedoch bei den Aspekten Langlebigkeit und Hochwertigkeit zu machen.

• Aktenkoffer Aluminium
• Als besonders robust gegen Stöße und Erschütterungen erweisen sich Alu-Aktenkoffer. Geeignet sind diese Hartschalen Aktenkoffer für den Transport von stoßempfindlichen Gegenständen, die nicht beschädigt werden sollen, sowie im Speziellen für Flugreisen (wenn der Metall Aktenkoffer aufgegeben wird). Aktenkoffer aus Aluminium sind zudem unempfindlich gegenüber Schmutz und Sonneneinstrahlung und lassen sich zudem einfach reinigen. Mit einem Aktenkoffer aus Metall entscheiden Sie sich zudem für ein Transportbehältnis mit einem hohen Wiedererkennungswert und mit einem echten Hingucker-Effekt.

• weitere Materialien

Teilweise als Ergänzung beziehungsweise als Materialmix gibt es weitere Materialien, aus denen die Businesstaschen hergestellt werden. Ein Aktenkoffer Hartschale besitzt neben Aluminium teilweise auch einen Kunststoff-Anteil. Lederimitate oder Echtleder-Koffer werden auch mal um Stoff-Elemente, zum Beispiel aus Nylon oder Canvas ergänzt. Seltener und eher als Rarität zu betrachten sind dagegen Aktenkoffer aus Holz im Vintage-Stil.

Gut zu wissen: Für einen besonders hohen Schutz sind die Ecken unabhängig vom Material im Rahmen eines sogenannten Kantenschutzes bei einigen Modellen verstärkt.

Die Größe eines Aktenkoffers liegt zwischen der einer Handtasche und der eines Reisekoffers. Zwar gibt es keine genormten Größen für die praktischen Businessbegleiter, besonders groß ist das Größenangebot jedoch nicht. Grundsätzlich sind alle Aktenkoffer so ausgelegt, dass wichtige Unterlagen im Format DIN A4, Laptops in Standardgrößen (bis zu 17 Zoll Bildschirmbreite) sowie weiteres Zubehör bequem einen Platz darin finden. Viele Hersteller orientieren sich zudem an den Maximalmaßen für Handgepäck bei Flugreisen. Auch wenn jede Fluggesellschaft eigene Vorgaben macht, gilt die allgemeine Empfehlung von 55 x 40 x 20 cm.

Während ein kleiner, kompakter Aktenkoffer eine Breite von 35 bis 40 cm aufweist, messen die größeren Modelle auch mal 50 bis 55 cm. Schlanke Modelle sind gerade mal 10 cm hoch. Mittelgroße Aktentaschen mit mehr Stauraum haben eine Höhe von 20 bis 25 cm. Aktenkoffer mit Rollen, die sogenannten Trolley Aktenkoffer, sind hier teilweise deutlich höher und weisen Maße bis zu 50 cm auf.

Wer sich für ein Modell aus Leder oder Kunstleder entscheidet, bei dem fällt die Wahl mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit auf einen Aktenkoffer in Schwarz. Diese klassische Variante wirkt edel, zeitlos und elegant und passt ganz nebenbei auch zu jedem Outfit und Anlass. Aktenkoffer in Braun zeigen sich häufig als Vintage-Modelle und folgen genauso wie Grau und Blau in der Rangliste der beliebtesten Farben dem Schwarz bereits mit einem gewissen Abstand.

Soll es nicht der Aktenkoffer schwarz Leder sein, dann ist bei den Alu-Aktenkoffern die Silberoptik beliebt. Alternativ erhalten Sie die Arbeitsbegleiter aus Metall auch etwas zurückhaltender in Schwarz. Farbige Experimente sind bei Aktenkoffern die große Ausnahme.

Gut zu wissen: Während die Hersteller bei Aktentaschen und Laptoptaschen zwischen Modellen für Damen und Herren unterscheiden, sind die allermeisten Aktenkoffer für alle Geschlechter gleichermaßen geeignet.

Einen Aktenkoffer öffnet man nicht einfach im Stehen: Vielmehr ist er so konzipiert, ihn zunächst auf den Tisch oder eine andere Ablage abzulegen und dann den Deckel hochzuklappen. Wer sich daran hält, wird mit einem aufgeräumten und einem strukturierten Innenraum belohnt, an dem alles seinen festen Platz hat. Für die klare Struktur sorgen ein großes Fach im unteren Bereich und mehrere Fächer im oberen Bereich. Dazu gehören

• Visitenkartenfächer
• Stiftschlaufen
• Einsteckfächer
• Reißverschlussfächer
• Trennwände mit Dehnfalten
• Handytaschen
• Klettverschlusstaschen

Standardmäßig lässt sich ein Aktenkoffer nicht nur mit einer Metallschnalle verschließen, sondern er ist fast ausnahmslos auch abschließbar. Zur Auswahl stehen folgende Varianten:

• Aktenkoffer Zahlenschloss Bei dieser Variante geben Sie einen drei- oder vierstelligen Code aus Ziffern (meist über kleine Drehräder) ein, um den Koffer zu öffnen. Ein Aktenkoffer mit Zahlenschloss bietet den Vorteil, dass kein Schlüssel verloren gehen kann. Außerdem lässt sich der Koffer auch von anderen Personen öffnen (wenn diese den Code kennen).
• Aktenkoffer Zylinderschloss Um einen Aktenkoffer mit einem Zylinderschloss zu öffnen, benötigen Sie einen Schlüssel. Diese insgesamt sehr sichere Variante offenbart ihre Schwächen bei einem möglichen Schlüsselverlust. Wer häufig reist, für den ist ein sogenanntes TSA-Schloss eine gute Wahl. Findet eine Sicherheitskontrolle statt, kann das Flughafenpersonal den Aktenkoffer mit einem einheitlichen TSA-Schlüssel öffnen, ohne gleich das ganze Schloss aufbrechen zu müssen.

Kein Aktenkoffer ohne Tragegriff: Ganz gleich, ob Aktenkoffer aus Aluminium oder aus Leder, ob kompakt oder größer, ob ein Fach oder mehrere Fächer, jeder Aktenkoffer verfügt über einen Tragegriff. Das bedeutet, dass Aktenkoffer üblicherweise in einer Hand getragen werden.

Wem das bei einem hohen Gewicht mit Akten und Laptop und längeren Strecken zu anstrengend und schwer wird, für den könnte ein Trolley-Aktenkoffer eine Option sein. Dieser Aktenkoffer auf Rollen lässt sich mit einem herausziehbaren Tragegriff ganz einfach und ohne Kraftanstrengung über den Boden rollen. Meist sind diese Varianten etwas größer und vergleichbar mit einem Pilotenkoffer. Einige Modelle verfügen auch über eine Schlaufe, um den Aktenkoffer am Trolley zu befestigen und dessen Rollen zu nutzen.

Der Preis eines Aktenkoffers hängt von verschiedenen Aspekten ab. Preisbestimmend ist in erster Linie das Material, aber natürlich spielen auch die Verarbeitung, die Größe, das Design und die Ausstattungsmerkmale eine Rolle. Günstige Modelle aus Kunstleder oder Kunststoff erhalten Sie bereits für unter 50 Euro. Diese eignen sich für Personen, die den Aktenkoffer aus rein praktischen Gründen hin und wieder nutzen.

Wer den Koffer auch für repräsentative Zwecke und für den guten Eindruck dabei hat, der muss etwas tiefer in die Tasche greifen. Für 50 bis 100 Euro erhalten Sie Produkte, die auch aus Leder oder Aluminium bestehen, optisch etwas hermachen und für den regelmäßigen Gebrauch geeignet sind. Die wirklich guten Modelle mit hochwertigen Materialien und ebensolcher Verarbeitung sowie Aktenkoffer auf Rollen beginnen bei 100 Euro. Für die tägliche Nutzung und den guten Eindruck sind diese Aktenkoffer empfehlenswert.

Worin unterscheiden sich Aktenkoffer von Aktentaschen?

Als kleine Schwester des Aktenkoffers präsentiert sich die Aktentasche. Die beiden eng miteinander verwandten Business-Begleiter dienen der sicheren Aufbewahrung der namensgebenden Akten sowie des Laptops und eignen sich für deren sicheren Transport. Beide Varianten sind zudem ein schickes und elegantes Accessoire, das im beruflichen Kontext einen Teil zum guten und seriösen Eindruck beiträgt. Es gibt aber auch Unterschiede:

• Ein Aktenkoffer ist größer als eine Aktentasche und bietet daher meist etwas mehr Stauraum
• Mit seiner starren Form sieht der Aktenkoffer anders aus als die eher weiche, flexible Aktentasche – die Schutzwirkung ist beim Aktenkoffer entsprechend etwas höher.
• Ein Aktenkoffer lässt sich komplett öffnen, sodass sich der Zugriff auf den Inhalt besonders einfach gestaltet.
• Aktentaschen haben neben einem Tragegriff häufig auch Schultergurte.
• Aktenkoffer vermitteln einen eher formellen Eindruck, während Aktentaschen etwas legerer wirken können.
• Das Design der Aktenkoffer ist häufig geschlechtsneutral, Aktentaschen gibt es in Ausführungen für Damen und Herren.

Welcher Aktenkoffer ist für den Transport von Laptops geeignet?

Dass das Büro zunehmend papierloser wird, ist eine Entwicklung, die natürlich auch die Hersteller der Aktenkoffer beobachten. Immer wichtiger als die Mitnahme von Papierunterlagen wird heute die des Laptops oder Notebooks. Damit die empfindlichen technischen Geräte während des Tragens nicht unsanft hin- und hergeschüttelt – und womöglich beschädigt werden – gibt es im unteren Hauptfach meist Befestigungsschlaufen für den Laptop. Zusätzlich weist der Koffer im Innenbereich eine Polsterung auf, die auch unsanfte Stöße abfängt.

Für den bestmöglichen Schutz achten Sie beim Kauf darauf, dass die Koffergröße und die des Laptops zusammenpassen. Die Kofferhersteller geben dabei das Laptopmaß (als Bildschirmdiagonale in Zoll) an.

Welcher Aktenkoffer ist besonders gut für Flugreisen geeignet?

Wer regelmäßig geschäftlich fliegt, der berücksichtigt dies am besten beim Kauf eines Aktenkoffers. Für eine möglichst komfortable und unkomplizierte Reise wählen Sie daher einen Koffer, der

• mit seinen Abmessungen bei den meisten Fluggesellschaften noch als Handgepäck durchgeht.
• ein möglichst geringes Eigengewicht hat.
• sensiblen Unterlagen und Elektronik einen ausreichenden Schutz bietet.
• aus einem unempfindlichen Material gefertigt ist.
• über ein TSA-Schloss verfügt.

Gibt es ergonomische Aktenkoffer?

Für die komfortable und angenehme Handhabung können Aktenkoffer ergonomische Elemente aufweisen. In erster Linie ist das der Tragegriff, der entsprechend geformt und gepolstert ist und gut in der Hand liegt. Für einen „gesunden“ Transport bieten sich zudem Aktenkoffer Rollen an, sodass das Gewicht nicht mehr einseitig einen Arm und eine Schulter belastet. Achten Sie bei diesen Modellen darauf, dass die Teleskopstange ausreichend hoch ist, um sie bequem und mit gerader Körperhaltung festzuhalten. Hat der Aktenkoffer keine Rollen, dann sind Koffer mit einem möglichst geringen Eigengewicht aus ergonomischer Sicht die beste Wahl.