Visitenkarten

Ratgeber Visitenkarten – kleine Karte, große Wirkung

Der erste Eindruck ist bekanntlich entscheidend: Mit einer Visitenkarte können Sie Geschäftspartner und (potenzielle) Kunden direkt von sich überzeugen. Denn neben dem reinen Austausch der Kontaktdaten bietet die kleine, persönlich überreichte Karte auch eine perfekte Möglichkeit, Werbung in eigener Sache zu machen.

Was genau sind Visitenkarten und woher kommt eigentlich der Name? Welche Informationen gehören auf die Karten und in welchen Bereichen werden sie benötigt? Antworten auf Fragen wie diese erhalten Sie in diesem Ratgeber. Lesen Sie zudem, auf welche Aspekte beim Visitenkartenkauf zu achten ist und in welchen Punkten sich die einzelnen Produkte voneinander unterscheiden. Darüber hinaus haben wir hilfreiche Tipps für die professionelle und individuelle Gestaltung der Visitenkarten.

Was ist eine Visitenkarte?

Rein formal handelt es sich bei einer Visitenkarte um ein rechteckiges Stück Papier oder Karton in der Größe einer EC-Karte. Diese Karte ist individuell bedruckt und enthält die Kontaktinformationen zu einer Person und/oder einem Unternehmen. Visitenkarten sind vor allem im beruflichen Kontext weit verbreitet, wenn es darum geht, die Kontaktdaten auszutauschen und Verbindungen herzustellen.

Welche Möglichkeiten habe ich, um eine Visitenkarte zu gestalten?

Visitenkarten sind im Gegensatz zu Grußkarten und Weihnachtskarten meistens personalisiert und daher kein Produkt „von der Stange“, das man einfach so kauft. Um die kleinen Karten nach den eigenen Vorgaben und Vorstellungen zu gestalten, gibt es dabei zwei Möglichkeiten:

1. Sie kaufen Blanko-Visitenkarten: Am Computer designen Sie mithilfe entsprechender Formatvorlagen, mit einer Software oder App den Inhalt und das Layout der persönlichen Visitenkarte und drucken diese dann selbst aus.
2. Sie entscheiden sich für Visitenkarten, deren Inhalt und Design Sie bereits bei der Bestellung beim Hersteller in Auftrag geben. Bei Otto Office können Sie individualisierbare Visitenkarten mit einem speziellen Editor gestalten und diese dann bestellen.

Woher kommt der Begriff Visitenkarte?

Es ist der französische Begriff „visite“, der im wörtlichen Sinn in der Visitenkarte steckt. Die deutsche Übersetzung „Besuch“ macht deutlich, wie man die kleinen, mit dem eigenen Namen versehenen Karten ursprünglich nutzte. Im 17. Jahrhundert übergab man diese Besuchskarten in adligen Kreisen an der Haustür den Bediensteten. Diese brachten sie dann zu ihren Hausherren und Damen des Hauses. Bei einem Blick auf die Karte wussten diese sofort, wer sie besuchte. Teilweise wurde auf der Rückseite zudem eine handschriftliche Notiz zum Anlass des Besuchs hinterlassen.

Die Anfänge der Karten sind in Frankreich, England und Österreich zu finden – nach und nach etablierten sich die Visitenkarten dann in ganz Europa. Als Besuchskarten werden sie heute jedoch weniger genutzt; der Informationsaustausch der persönlichen und beruflichen Daten spielt aber weiterhin eine Rolle.

Warum nutzt man Visitenkarten?

Die Übergabe einer Visitenkarte ist heute weit mehr als „nur“ die Übermittlung der Kontaktdaten und mit einer hohen, auch repräsentativen Symbolkraft verbunden. Menschen nutzen sie (vor allem im beruflichen Kontext) aus folgenden Gründen:

• um in Erinnerung zu bleiben
• um einen professionellen und seriösen Eindruck zu vermitteln
• für die persönliche Note
• um neue Kunden zu gewinnen
• um sich vorzustellen
• als Werbung für das Unternehmen
• um Kontaktdaten komprimiert abzubilden
• um eine Verbindung herzustellen

In welchen Bereichen werden Visitenkarten eingesetzt?

Das Gespräch ist vielversprechend. Gerade hat man den ersten Kontakt geknüpft: Neben Smalltalk wurden auch bereits berufliche Themen angesprochen, man hat kreative Ideen und mögliche Verbindungen ausgelotet. Um im Kontakt zu bleiben, folgt am Ende des Gesprächs die obligatorische Visitenkartenübergabe. Situationen wie diese oder ähnliche gibt es im Business und Geschäftsleben regelmäßig. Gefragt sind die kleinen Karten zum Beispiel in folgenden Bereichen:

• auf Messen, Veranstaltungen und Tagungen
• beim Verkaufsgespräch
• nach dem Vorstellungsgespräch
• beim Networking
• bei geschäftlichen Meetings
• im Rahmen der Kundenbetreuung und -bindung
• auf Geschäftsreisen

Welche Vorteile bieten Visitenkarten?

Auch wenn man meinen könnte, dass das kleine Stück Papier im digitalen Zeitalter mehr und mehr ausgedient hat, ist das Gegenteil der Fall. Vor allem hochwertig gestaltete Visitenkarten sind nach wie vor in vielen Bereichen gefragt. Und das hat gute Gründe:

• Mit einer Visitenkarte können Sie einen guten ersten Eindruck machen. Eine hochwertig gestaltete Karte vermittelt Seriosität und Professionalität.
• Eine Visitenkarte besitzt im Gegensatz zu digital abgespeicherten Daten eine hohe repräsentative Symbolkraft und sorgt dafür, dass die Person im Gedächtnis bleibt.
• Die Visitenkartenübergabe ermöglicht einen unkomplizierten Austausch von Kontaktdaten. Sie müssen sich nicht erst die Nummer und E-Mail-Adresse diktieren lassen und selbst notieren.
• Alle relevanten Daten zu einer Person passen kompakt auf wenige Zentimeter Papierfläche. Auf der Rückseite finden zudem noch persönliche Notizen einen Platz.
• Dank des Scheckkartenformats passen Visitenkarten perfekt in jede Brieftasche.
• Im Rahmen der Kundengewinnung und -bindung ist die werbewirksame Bedeutung von Visitenkarten nicht zu unterschätzen.
• Visitenkarten sind immer verfügbar, schnell zur Hand und benötigen weder eine Internetverbindung noch Batterien.
• Die Möglichkeiten der Individualisierung sind beinahe grenzenlos. Sie gestalten die ganz persönliche Visitenkarte im Hinblick auf Design, Inhalt und Veredelung nach den eigenen Vorstellungen.

Welche unterschiedlichen Ausführungen gibt es bei Visitenkarten?

Wie wichtig ist mir die Optik und welchen Stellenwert hat die Haptik? Welche Papierstärke sollte ich wählen, welches Format ist das richtige und möchte ich auch auf der Rückseite noch einen Text platzieren? Bevor es an die inhaltliche Gestaltung geht, stehen die Formalitäten an: Um die Rahmenbedingungen für die optimalen Visitenkarten festzulegen, gilt es zunächst, einige Entscheidungen im Hinblick auf die verschiedenen Ausführungsmerkmale zu treffen. Folgende Aspekte spielen eine Rolle:

• das Format
• die Papierqualität
• die Papiersorte
• die Farbe
• Besonderheiten
• die Menge

Wenn es um das Format geht, dann fällt die Wahl leicht. Eine klassische Visitenkarte hat die Maße 8,8 x 5,5 mm. Sie ist damit genauso groß wie EC- und Versicherungskarten sowie der Personalausweis und passt perfekt in jedes Fach der Brieftasche. Dieses Format entspricht keiner DIN-Form, hat sich in Deutschland aber etabliert.

Auch die Klappvisitenkarten weisen in der zusammengeklappten Form die genannten Maße auf, aufgeklappt verdoppelt sich ihre Länge jedoch. Abweichungen findet man eher selten, grundsätzlich gibt es aber natürlich auch andere Formate. Vor allem dann, wenn man aus der Masse herausstechen möchte, können quadratische, runde oder vertikale Karten eine gute Wahl sein.

Die Papierstärke, auch als Grammatur bezeichnet, bestimmt zu einem großen Teil die Papierqualität und wird in Gramm je Quadratmeter (g/m²) angegeben. Je dicker, fester und damit hochwertiger das Papier ist, desto höher fällt auch die Papierstärke aus. Während die dünneren 08/15-Karten eine Papierstärke von 180 bis 200 g/m² aufweisen, beginnt die Grammatur hochwertiger Karten bei 250 bis 300 g/m². Jetzt spricht man auch bereits von Karton und nicht mehr von Papier. Besonders stabile Karten haben eine Stärke von 400 g/m² auf.

Neben der Grammatur gibt es weitere Faktoren, die die Qualität des Papiers beeinflussen. Dazu gehören der Weißgrad und die Opazität (der Faktor der Lichtundurchlässigkeit). Hier gilt: Je höher beide Faktoren sind, desto besser ist die Papierqualität.

Bei Visitenkarten haben Sie die Wahl zwischen verschiedenen Papiersorten, die sich in der Optik, der Haptik sowie nicht zuletzt in den Druckergebnissen voneinander unterscheiden. Zur Auswahl stehen:

• gestrichenes Bilderdruckpapier: Wer sich eine glatte und gleichmäßige Oberfläche wünscht, der liegt mit gestrichenem und beschichtetem Papier richtig. Diese Papiersorte garantiert zudem ein scharfes und klares Druckbild mit feinen Farbverläufen von höchster Qualität. Wahlweise gibt es das Bilderdruckpapier in der matten und in der glänzenden Variante.
• ungestrichenes Offset-Papier: Dieses Papier ist nicht beschichtet und hat eine etwas rauere und strukturierte Oberfläche. Farbliche Kontraste treten besonders deutlich hervor.
• Recyclingpapier: Dieses Papier gibt es sowohl als gestrichene als auch als ungestrichene Variante. Rein optisch gibt es jeweils fast keine Unterschiede zum „normalen“ Papier, Recyclingpapier behauptet sich vor allem durch den Umwelt- und Nachhaltigkeitsaspekt.
• Naturkarton: Genauso wie das Offset-Papier ist auch Naturkarton ungestrichen. Die Strukturierung tritt hierbei jedoch noch deutlicher zutage. Diese Visitenkarten weisen in der Regel eine sehr hohe Grammatur auf.

Blanko-Visitenkarten sind in der Regel weiß. Es gibt nur wenige Ausnahmen, bei denen die unbeschriebene Papierkarte auch als farbige Variante (zum Beispiel blau, grau oder grün) angeboten wird. Farbe und Farbkleckser kommen vielmehr erst später im Rahmen der gestalterischen Individualisierung ins Spiel. Auch das Design und mögliche Veredelungen sind erst beim Visitenkarten drucken relevant.

Man unterscheidet Visitenkarten auch im Hinblick darauf, ob diese einseitig oder beidseitig bedruckbar sind. Lässt sich die Karte von beiden Seiten bedrucken, steht mehr Platz für Informationen zur Verfügung. Weniger wichtige, aber immer noch notwendige Details können jetzt auf der Rückseite platziert werden. Diese Fläche fehlt dann jedoch für handschriftliche Notizen. Beidseitig bedruckte Karten sind aufgrund des höheren Druckaufwands zudem etwas teurer.

Wer Blanko-Visitenkarten zum Selbstgestalten kauft, der erhält diese in aller Regel in einem DIN-A4-Papierbogen, aus dem bis zu zehn Visitenkarten herausgetrennt werden können. Möglich ist das über eine Perforation. Damit hier kein sägezahnartiger Rand bleibt, weisen viele Produkte eine sogenannte Microperforation (MP) mit fast komplett glatten Rändern auf. Ganz ohne Perforation kommt dagegen die 3C-Technologie aus. Diese garantiert einen rundum glatten Schnitt und ist damit ein besonders hochwertiges Produkt. Alternativ, wenn auch sehr aufwendig, lassen sich Visitenkarten mit einer Papierschneidemaschine auch selbst zurechtschneiden.

Als Einzelstück erhalten Sie eine Visitenkarte natürlich nicht. Vielmehr ist es immer eine größere Stückzahl, in der die kleinen Karten entweder in der Blanko-Variante oder bereits bedruckt angeboten werden. Eine kleine Bestellmenge beginnt bei 50 Karten. Standardmäßig bilden meist 100 bis 200 Stück eine Verpackungseinheit. Aber auch eine größere Anzahl zwischen 500 und 1000 Stück ist erhältlich. Der eigene Bedarf und die Häufigkeit der Verwendung spielen die wesentliche Rolle bei der Wahl der optimalen Menge.

Grundsätzlich empfiehlt es sich, lieber ein paar Karten auf Vorrat mehr zu bestellen, um nicht innerhalb kurzer Zeit neue kaufen und unter Umständen nochmal neu gestalten zu müssen. Größere Bestellmengen sind unter dem Strich zumeist kostengünstiger. In schnelllebigen Branchen, die starken Veränderungen unterworfen sind, könnte Zurückhaltung jedoch die bessere Option sein. Denn ändert sich der Berufstitel oder die Telefonnummer, dann verlieren alle noch vorhandenen Visitenkarten direkt ihre Aktualität und ihren Wert.

Welche Informationen können auf einer Visitenkarte enthalten sein?

Natürlich können es auch fliegende rosarote Elefanten sein, die eine Visitenkarte zieren. Der Fantasie sind bei der Gestaltung der kleinen rechteckigen Karte schließlich keine Grenzen gesetzt. Wer Sie für die eigentliche Bestimmung zur stilvollen Übermittlung der Kontaktdaten nutzt, der ist jedoch etwas eingeschränkter, was den Inhalt betrifft. Einige Informationen gehören dabei zum Must-have auf jeder guten Visitenkarte. Das sind:

• der vollständige Vor- und Zuname inklusive eines (falls vorhanden) akademischen Titels
• die Funktion im Unternehmen bzw. die Berufsbezeichnung
• der Firmenname und das Firmenlogo
• die Adresse
• mindestens eine Telefonnummer (mobil oder Festnetz)
• eine E-Mail-Adresse
• die Web-Adresse

Je nach Verwendungszweck und individuellen Vorstellungen können und dürfen die Visitenkarten auch folgende Informationen enthalten:

• eine zweite Telefonnummer
• eine Faxnummer
• einen QR-Code
• Hinweise und Links zu Profilen in sozialen Medien (Instagram, LinkedIn oder X)
• Öffnungszeiten und/oder die zeitliche Erreichbarkeit

Worauf sollte ich bei der Gestaltung der Visitenkarten achten?

Ähnlich wie beim Inhalt sind auch bei der Gestaltung des weißen Blatts keine Grenzen gesetzt: Wer die Visitenkarte jedoch auch aus Imagegründen nutzt, um einen guten Eindruck zu hinterlassen, der sollte sich über das Design vorab ein paar Gedanken machen. Neben den bereits genannten inhaltlichen Must-haves gibt es weitere Aspekte, die man berücksichtigen sollte. Das sind:

• die Schriftart

Ist die Schriftart im Rahmen der Corporate Identity bereits festgelegt, dann ist dieser Punkt schnell abgehakt. Ansonsten ist es wichtig, dass die Schrift gut zum Typ, zur Marke oder zum Unternehmen passt: Während Schreibschrift eher kreativ und verspielt wirkt, strahlen Druckbuchstaben Geradlinigkeit und Eleganz aus. Serifen wirken gediegen, während serifenlose Schriften einen modernen und freundlichen Eindruck vermitteln. Wichtig: Bleiben Sie bei einer Schriftart auf der Visitenkarten und variieren hier nicht.

• die Schriftgröße

Als Richtlinie gilt Schriftgröße Punkt 8 als Mindestgröße (kleiner sollte es für eine gute Lesbarkeit nicht mehr sein). Entscheidend ist hierbei aber auch die Schriftart – diese fällt schließlich mal kleiner, mal etwas größer aus. Auch die Gewichtung des Textes ist nicht zu vernachlässigen: Der Name und/oder die Firmenbezeichnung dürfen daher durchaus auch etwas größer und in Schriftgröße 12 und in Fettdruck abgebildet sein.

• die Schriftfarbe

Die Lesbarkeit steht bei der Wahl der Schriftfarbe als Auswahlkriterium an erster Stelle. Mit schwarzen Buchstaben machen Sie dabei (fast) nie etwas falsch, sofern diese nicht auf dunklem Untergrund platziert sind. Wichtig ist, dass der Kontrast von Hintergrund- und Schriftfarbe ausreichend groß ist.

• das Layout

Wo platziere ich den Namen und wo das Firmenlogo? Und soll die Telefonnummer über der E-Mail-Adresse stehen? Eine übersichtliche Strukturierung der Informationen ist unbedingt empfehlenswert, bestenfalls ergibt die Anordnung ein harmonisches Gesamtbild. Auf die Frage, ob der Text eher rechts oder links, oben oder unten steht, gibt es dabei kein Richtig oder Falsch. Ein Tipp: Zu viel Text kann schnell unübersichtlich wirken. Beschränken Sie sich daher lieber nur auf die wesentlichen Informationen.

• das Design

Auch das Design passt idealerweise zum persönlichen und geschäftlichen Stil. Wer es clean mag, der entscheidet sich für eine schlichte weiße Karte, auf der maximal das Logo für einen Farbklecks sorgt. Schwarze Karten wirken dagegen edel, Muster und Linien kreativ und elegant. Im Design findet sich zudem bestenfalls die Corporate Identity des Unternehmens wieder.

• die Veredelung

Wer aus der Masse an Visitenkarten hervorstechen möchte, der hat diverse Optionen, die eigenen zu veredeln. Das können zum Beispiel Prägungen sein, bei denen einzelne Buchstaben erhaben sind. Spezielle Printtechniken sorgen ebenfalls für einen 3D-Effekt, Folien erzeugen dagegen einen extravaganten Glanz.

• Anpassungen

Meist werden Visitenkarten nicht nur für eine Person in einem Unternehmen in Auftrag gegeben, sondern gleich für mehrere Mitarbeitende. Achten Sie dabei unbedingt darauf, dass das vorhandene Layout auch bei unterschiedlich langen Namen immer passt und gut aussieht. Selbst ein Richard-Emil Großenbroder-Meierheinrich sollte darauf Platz finden.

• die Kontrolle

Bevor die Druckdaten final versandt werden, überprüfen Sie die eigenen Vorgaben mindestens zweimal. Es ist schon sehr ärgerlich, wenn am Ende auf 500 Visitenkarten die falsche Telefonnummer abgedruckt wäre.

Wo kann ich die Visitenkarten aufbewahren?

Sie einfach in die Hosentasche zu stecken, ist genauso wenig eine gute Idee wie sie in den Tiefen der Handtasche verschwinden zu lassen. Visitenkarten verdienen definitiv einen etwas „würdevolleren“ Platz – vor allem einen, an dem die Karte unbeschadet bleibt und man sie auch wiederfindet.

Ein paar Exemplare der eigenen Visitenkarten hat man bestenfalls immer direkt parat. Für den Fall der Fälle lohnt es sich daher, diese in einem Fach in der eigenen Brieftasche zu verstauen. Eine perfekte und vor allem stilvolle Möglichkeit zur Aufbewahrung bieten spezielle Visitenkartenetuis. Für den professionellen Eindruck sind diese gerne aus Metall oder Leder.

Zugleich müssen Sie auch die Visitenkarten, die Sie von anderen Personen erhalten, unterbringen. Hier spielt weniger die Optik als vielmehr die klare Struktur und Übersichtlichkeit eine Rolle. Speziell für die Aufbewahrung der Visitenkarten bietet es sich an, Visitenkartenmappen und Visitenkartenhüllen zu verwenden. Für den Schreibtisch können dagegen Rollkarteien eine gute Option sein.