Formulaires

Formulaires pour données mobiles

Un exemple typique d'utilisation d'un carnet de formulaires est le journal de bord du conducteur pour les véhicules de société. Ces carnets de formulaires simplifient la collecte de données mobiles. Il s'agit de données commerciales qui sont principalement générées en dehors du bureau et pour lesquelles il n'existe généralement pas d'imprimante appropriée (telle qu'une imprimante laser mobile) ni d'appareil électronique. Grâce à l'interrogation tabulaire des données nécessaires, le cahier de formulaires garantit qu'aucune information ne soit oubliée. Il s'agirait d'un phénomène courant, par exemple dans le cas de documents non formatés. Si l'on se contentait de distribuer un bloc-notes dans les véhicules de l'entreprise au lieu du cahier de formulaires, des entrées seraient définitivement oubliées. Toutefois, la forme tabulaire du cahier de formulaires garantit en grande partie que l'information est complète. Les cellules vides du tableau sont faciles à identifier. Ceci s'applique aussi bien aux rédacteurs qu'aux lecteurs des entrées du cahier de formulaires.

Surtout les débutants ont plus de succès avec le cahier de formulaires. Il présente également le processus de travail. Un cahier de formulaires utilisé à l'extérieur montre des signes d'utilisation au fil du temps, ce qui indique non seulement une mauvaise manipulation du livre, mais aussi des travaux effectués.

Impression avec système

Cependant, il y a maintenant d'autres moyens. Le bordereau de remise pour les opérations bancaires peut servir d'exemple pour les carnets de formulaires. Bien sûr, cela peut être complété à la main ou des machines à écrire peuvent être utilisées pour améliorer la lisibilité des modèles de formulaires remplis. Ces deux options prennent beaucoup de temps pour des charges de travail importantes. Mais avec le logiciel approprié, ces flux de travail peuvent également être automatisés et optimisés.

La gamme de modèles de formulaires est très large et il existe des blocs de formulaires pour presque tous les domaines et presque toutes les industries. Des produits tels que

• journal de chantier,
• carnet de reçus,
• livret d’inventaires,
• bon de livraison et
• rapport

Parcourez simplement la catégorie et laissez-vous inspirer. Vous constaterez rapidement que l'utilisation de carnets de formulaires améliore les processus administratifs et surtout réduit les erreurs. En fin de compte, vous pouvez mieux corriger les incohérences comptables si vous remplissez soigneusement les carnets de formulaires.

Les carnets de formulaires peuvent donc également servir de copie de sauvegarde dans l'archive. En cas de problème technique, la copie est disponible.

L'ancien cahier de formulaires contre la technologie moderne

Les systèmes de collecte modernes jouissent d'une grande réputation et d'une grande confiance. Mais ils ne sont généralement plus pratiques que pour le traitement des données. La saisie des données peut même être plus compliquée qu'avec le cahier de formulaires et nécessite plus de connaissances et de pratique. Cela nécessite toujours un équipement technique avec une alimentation électrique. En outre, les appareils doivent être compatibles pour le traitement des données. Parfois, des données sont perdues dans les entreprises parce qu'un nouveau système d'exploitation est utilisé. L'attention est portée sur les enregistrements de données du système d'exploitation précédent, mais pas sur les données plus anciennes dont le formatage est peut-être différent. Et puis les comptes rendus horaires ou les carnets de construction de la nouvelle mairie d'il y a 24 ans ne sont plus visibles. Les carnets de formulaires offrent une porte de sortie ici, s'ils ont été stockés. Les données ne sont pas perdues malgré la technologie moderne, mais à cause de la technologie moderne. La croyance en ordinateurs est parfois si inébranlable que des précautions importantes sont oubliées.

Les jeunes entrepreneurs, en particulier, sont particulièrement concernés. Ils commencent avec une vigueur nouvelle à s'appuyer dès le départ sur le traitement informatisé des données, mais oublient la question de la sauvegarde. Les conseils pour la protection des données peuvent en fait être sauvegardés : Elle n'a été couronnée de succès que si les données nécessaires sont encore disponibles après une catastrophe. Un cahier de formulaires peut sauver l'avenir d'une petite entreprise. Il ne faut jamais oublier que les peintures rupestres millénaires sont encore faciles à lire et à comprendre, alors que pour certains ensembles de données informatiques, les logiciels nécessaires ne sont plus disponibles sur le marché.