Kopierpapier

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Ratgeber Kopierpapier – das richtige Papier für den Bürobedarf bestellen

Kopierpapier gehört es zu den typischen Verbrauchsmaterialien des täglichen Bürobedarfs. Wir benötigen es, um Kopien zu erstellen und um Dokumente auszudrucken. Und manchmal leistet es auch für handschriftliche Notizen ganz praktische Dienste. Aufgrund seines großen Bedarfs steht Kopierpapier daher meist ganz oben auf unserer Bestellliste für Büromaterial. Aber obwohl wir es so häufig nutzen, ist vielen gar nicht bewusst, dass Kopierpapier nicht gleich Kopierpapier ist. Denn aufgrund der verschiedenen Eigenschaften gibt es durchaus wichtige Qualitätsunterschiede.

In diesem Ratgeber erklären wir, was es zum Beispiel mit der Grammatur und dem Weißegrad des Papiers auf sich hat, welche Bedeutung die Gütesiegel auf der Verpackung haben und warum die Wahl des passenden Kopierpapiers auch vom Druckertyp abhängt. Gleichzeitig geben wir wichtige Tipps zum Kauf, die dazu beitragen, genau das passende Kopierpapier für den individuellen Bedarf zu finden.

Welche Formate sind bei Kopierpapier üblich?

Die Formate von Kopierpapier unterscheiden sich auf dem internationalen Markt voneinander. In Deutschland und vielen europäischen Ländern gibt es die standardisierten DIN-Größen mit den Reihen A, B, C und D. Für Kopierpapier sind dabei die Blattgrößen der A-Reihe relevant. Das mit Abstand meistgenutzte Format in unseren Büros ist DIN A4. Papier zum Kopieren gibt es aber auch in den Formaten DIN A5 und DIN A3. Seltener sind dagegen größere oder kleinere Formate.

Eine Übersicht der DIN-A-Papierformate für den Kopierer:

Wie viel wiegt Kopierpapier?

Das Gewicht von Papier wird in der Einheit Gramm pro Quadratmeter (g/m²) angegeben. Der Fachbegriff hierfür lautet Grammatur. Diese gibt Auskunft über die Stärke und Dichte eines Papiers. Zur Orientierung: Je höher die Grammatur ist, desto besser ist auch die Qualität des Papiers.

Übliches Kopierpapier für das Büro hat standardmäßig eine Grammatur von 80 g/m². Ein DIN-A4-Blatt wiegt dementsprechend 5 Gramm. Im Format DIN A3 beträgt das Gewicht bei dieser Grammatur 10 Gramm, ein DIN A1-Papier wiegt bereits 40 Gramm.

Bei geringeren Grammaturen von zum Beispiel 60 g/m² leidet nicht nur die Qualität des Ausdrucks, das Papier reißt zudem schnell ein oder knickt an den Seiten um. Um Kosten zu sparen, finden diese Papierstärken zum Beispiel bei Massenausdrucken gerne Verwendung. Für beidseitige Ausdrucke ist dagegen eine Grammatur von 90 g/m² empfehlenswert.

Höhere Grammaturen von 110 bis 120 g/m² sind qualitativ hochwertiger und kommen zum Beispiel als Briefpapier und für offizielle Dokumente zum Einsatz. Zwar kann diese etwas dickere Papier natürlich auch für die täglichen Ausdrucke verwendet werden, hier lohnt es sich jedoch, die höheren Kosten in die Kalkulation mit einfließen zu lassen. Berücksichtigen Sie zudem, dass nicht jede Grammatur automatisch für jeden Drucker geeignet ist. Achten Sie hier vor dem Kauf auf entsprechende Hinweise des Herstellers.

Welche weiteren Papiereigenschaften gibt es?

Neben der Grammatur und der Papierstärke gibt es weitere Eigenschaften, die die Qualität eines Papiers bestimmen. Eine Rolle spielen vor allem die Opazität und der Weißegrad.

Die Opazität gibt an, wie (un)durchsichtig das Material ist. Auf einer Skala von 0 Prozent (vollkommen transparent) bis zu 100 Prozent (komplett undurchsichtig) empfiehlt es sich, bei Kopierpapier eine Opazität von 80 Prozent zu wählen. Vor allem bei beidseitigen Kopien und Drucken ist eine ausreichende Opazität unbedingt notwendig, um ein Durchscheinen der Schrift zu verhindern und damit die Lesbarkeit zu gewährleisten.

Die Helligkeit des Kopierpapiers wird durch den Weißegrad definiert. Je höher dieser ist, desto heller und weißer ist auch das Blatt Papier und desto wertiger wird es in der Regel auch von unseren Augen wahrgenommen. Angegeben wird der Weißegrad mit den sogenannten „CIE-Wert“ der Internationalen Beleuchtungskommission (Commission Internationale de l’Eclairage) in einem Spektrum zwischen 55 und 171.

Diese Weißegrade gibt es:

Darüber hinaus gibt es weitere Unterscheidungsmerkmale beim Kopierpapier:

• matte oder glänzende Oberfläche
• ein- oder beidseitig bedruckbares Papier
• gleichmäßige oder wolkige Struktur (Papier gegen das Licht halten)

Aus welchem Material besteht Kopierpapier?

Der Hauptbestandteil von Kopierpapier und allen anderen Papierarten ist Holz. Dieses wird abhängig von der Art der späteren Nutzung zu gröberem Holzstoff oder zu feinerem Zellstoff beziehungsweise Zellulose verarbeitet. Für die Papierproduktion werden Holz- oder Zellstoff dann noch Anteile von Wasser, Füll- und Farbstoffen sowie Aufhellern hinzugefügt.

Während Papier aus Holzstoff aufgrund seines schnellen Ausbleichens eher für den kurzfristigen Gebrauch konzipiert ist (zum Beispiel für Werbeprospekte und einfache Kartons), werden Papiere für den Einsatz im Büro, darunter auch Kopierpapier, etwas aufwendiger aus Zellstoff hergestellt. Dieser verspricht eine lange Haltbarkeit und vergilbt auch nicht. Da der Anteil an Holzstoff bei diesen Papierprodukten verschwindend gering ist, spricht man auch von „holzfreiem“ Papier. Diese Bezeichnung ist natürlich irreführend, schließlich wird Zellulose aus Holz hergestellt.

Welche Arten von Papier gibt es?

Wer Kopierpapier bestellen möchte, wird auf verschiedene Papierarten treffen. Aber welches ist das richtige und welche Unterschiede gibt es? Hier eine Übersicht:

• Universalpapier

Dieses Standardpapier darf in keinem Büro fehlen. Es kommt für alle gängigen Kopien und Drucke zum Einsatz, bietet eine ausreichende Qualität und punktet vor allem mit einem vergleichsweise günstigen Preis. Für Farbdrucke ist das Universalpapier aber nur bedingt geeignet.

• Premium-Papier

Der Name sagt es bereits aus: Premium-Papier überzeugt mit einer höheren Qualität als das Universalpapier. So besticht es durch seinen rein- bis hochweißen Weißegrad und mit einer Grammatur, die über dem Standard von 80 g/m² liegt. Farbdrucke werden auf Premium-Papier intensiv abgebildet. Für die offizielle Korrespondenz, Verträge und weitere wichtige Unterlagen ist das hochwertige Papier die erste Wahl.

• Multifunktionspapier:

Dieser Alleskönner unter den Kopierpapieren ist besonders praktisch. Im Vergleich zu Universalpapier weist es ein höheres Zellstoffvolumen und einen höheren Faseranteil auf und ist daher noch vielseitiger einsetzbar. Multifunktionspapier eignet sich dabei sowohl für interne Standarddrucke als auch für die externe Korrespondenz. Auch bei beidseitigen Drucken ist das Ergebnis immer noch zufriedenstellend.

• Farbiges Kopierpapier

Dieses Papier ist die farbige Variante des Multifunktionspapiers und damit für viele Einsatzbereiche verwendbar. Die Auswahl an Farben ist dabei groß – neben den Standardfarben Blau, Grün und Rot gibt es das Papier zum Beispiel auch in Pink, Orange, Schwarz und Gold. Auch mehrfarbiges Kopierpapier sowie Sets mit unterschiedlichen farbigen Blättern sind erhältlich. Sinnvoll kann die Verwendung zum Beispiel für Werbeflyer oder Preislisten sein.

• Recyclingpapier

Diese umweltfreundliche Variante des Kopierpapiers wird zu 100 Prozent aus Altpapier hergestellt. Die hohe Faserdichte des Recyclingpapiers sorgt für ein gute Druckqualität, die sich auch bei beidseitigen Drucken nicht hinter dem „normalen“ Universalpapier verstecken muss. Häufig ist auch dieses Papier (schonend) gebleicht und in verschiedenen Weißgraden erhältlich.

Was spricht für Recyclingpapier?

Das wesentliche Argument, das für die Verwendung von Recyclingpapier spricht, ist die deutlich bessere Umweltbilanz. Für die Herstellung wird ausschließlich Altpapier verwendet, sodass Ressourcen geschont werden: Es müssen weniger Bäume gefällt werden, was schließlich auch unserem Klima zugutekommt. Die Einspareffekte zeigen sich auch deutlich in der Herstellung beim reduzierten Wasser-, Energie- und Chemikalienbedarf.

Natürlich hat der Nachhaltigkeitsgedanke einen besonderen Stellenwert beim Kauf des Recyclingpapiers. Gleichzeitig muss es sich in puncto Qualität aber auch längst nicht mehr hinter dem Standard-Kopierpapier verstecken. Auch wenn es noch in vielen Köpfen verankert ist, kommt das umweltfreundliche Kopierpapier längst nicht mehr grau daher. Schonende Bleichverfahren weißen das Papier, sodass es in unterschiedlichen Weißegraden angeboten wird und mit dem bloßen Auge gar nicht mehr von anderen Papieren zu unterscheiden ist.

Wofür stehen die Gütesiegel von Kopierpapier?

Welche Anforderungen Kopierpapier in Hinblick auf Qualität, Umweltschutz, Haltbarkeit und weitere Aspekte erfüllt, darüber geben die verschiedenen Gütesiegel Auskunft. Diese erkennen Sie an den folgenden Logos, die in der Regel direkt auf der Verpackung abgedruckt sind:

Blauer Engel: Dieses bekannte Gütesiegel zeigt an, dass es sich um Recyclingpapier aus 100-prozentigem Altpapier handelt.

FSC (Forest Stewardship Council): Mit diesem Siegel sind Papiere gekennzeichnet, die strenge Kriterien im Hinblick auf eine schonende und nachhaltige Forst- und Waldwirtschaft erfüllen.

Nordic Swan Ecolabel: Bei diesem Prüfzeichen können Verbraucher sicher sein, dass der gesamte Herstellungsprozess auf Herz und Nieren geprüft wurde.

EU-Blume (ECO-Label): Dieses europäische Prüfzeichen weist auf eine umweltfreundliche und nachhaltige Produktion im Hinblick auf Ressourceneinsatz, Energiebedarf und Emissionen hin.

PEFC (Program for Endsorsement of Forest Certification): Dieses Waldzertifizierungs-System achtet auf die Einhaltung von ökologischen, ökonomischen und sozialen Richtlinien.

TCF (Totally Chlor Free): Wer dieses Label auf der Verpackung sieht, kann sicher sein, dass für das Bleichen kein Chlor verwendet wurde.

ECF (Elementary Chlorine Free): Dieses Kopierpapier wird besonders chlorarm hergestellt.

ColorLok: Bei diesem Label geht es weniger um den Umweltschutz als vielmehr um die Druckqualität. Garantiert werden ein optimales Druckergebnis auf Inkjetdruckern, eine schnelle Trocknung sowie ein Schutz vor dem Verschmieren.

DIN ISO 9706: Die internationale DIN-Norm weist auf ein alterungsbeständiges Papier hin.

Was ist der Unterschied zwischen Kopierpapier und Druckerpapier?

Mit den Bezeichnungen Kopierpapier und Druckerpapier meinen wir im allgemeinen Sprachgebrauch ein und dasselbe – weißes beziehungsweise helles Papier im Format DIN A4, das für Ausdrucke und Kopien im täglichen Büroalltag verwendet wird. Kopierpapier stellt dabei (nach inoffizieller Definition) die einfache und günstige Druckerpapier-Variante dar.

Weist der Hersteller sein Papier als Kopierpapier aus, dann ist es der Bezeichnung entsprechend dazu geeignet, Kopien damit zu erstellen. In der Regel lassen sich damit aber auch gute Ergebnisse mit dem Laserdrucker erzielen. Mittlerweile ist aber auch Kopierpapier in Inkjet-Qualität erhältlich.

Welches Kopierpapier ist für welchen Drucker geeignet?

Für optimale Druckergebnisse lohnt es sich, beim Kauf darauf zu achten, dass das jeweilige Druck- und Kopierpapier für das Gerät auch geeignet ist. Denn: Nicht jedes Kopierpapier holt das Beste aus jedem Drucker raus. Welche Anforderungen das Papier erfüllen sollte, hängt dabei im Wesentlichen von der Druckerart ab:

• Tintenstrahldrucker / Inkjetdrucker:

Kopierpapier für den Tintenstrahldrucker hat sehr feine Fasern. Diese sollten nicht zu stark verpresst sein, damit die Tinte des Inkjetdruckers auch gut in das Papier eindringen kann und nicht auf der Oberfläche bleibt und dort verschmiert. Im Idealfall trocknet die Farbe auf dem Kopierpapier schnell ein und bleibt zudem farbecht. Druckerpapier für den Tintenstrahldrucker ist häufig zudem mit einer speziellen Beschichtung versehen, damit die Tinte das Papier nicht durchweicht. Dieses Produkt trägt dann den Hinweis „Inkjet-Papier“.

• Laserdrucker

Genauso wie beim Tintenstrahldrucker ist auch beim Laserdrucker feinfaseriges Kopierpapier gefragt. Grobe Fasern würden die Qualität des Ausdrucks deutlich vermindern. Da bei einem Laserdruck die Farbe jedoch nicht in das Papier eindringt, sondern auf die Oberfläche mit starker Hitze gelasert wird, sind die Fasern im besten Fall fest verpresst und die Oberfläche des Papiers ist glatt. Eine gleichmäßige Tonerübertragung kann so gewährleistet werden. Nicht empfehlenswert ist jedoch eine Beschichtung, da diese der hohen Hitze des Farblaserdruckers nicht standhalten würde.

Wie lege ich Kopierpapier richtig in den Drucker ein?

Knickfalten, Papierstau, Wellen und schiefe Ausdrucke braucht kein Mensch. Damit es mit dem Drucken reibungslos klappt und auch das Ergebnis vorzeigbar ist, gilt es auch beim Einlegen des Kopierpapiers, ein paar einfache, aber effektive Hinweise zu beachten:

• Vor dem Einlegen wird der Stapel mit den Papieren einmal kurz aufgefächert. So lässt sich ein Zusammenkleben verhindern.
• Das Papier liegt gerade und gleichmäßig ohne Knicke im Stapel, damit es nicht zu einem Papierstau kommt.
• Schieben Sie das Papier bündig an die Papieranschläge und die Schienen des Druckers, damit die einzelnen Seiten gerade ausgedruckt werden.
• Die vom Hersteller im Gerät angegebene maximale Stapelhöhe darf nicht überschritten werden, da sich das Papier ansonsten gerne im Drucker staut.
• Auch wenn man es bei unbeschichtetem Papier mit bloßem Auge in der Regel nicht erkennt, hat jedes Blatt immer eine Vorder- und Rückseite. (Zuerst) bedruckt werden sollte immer die Vorderseite, anderenfalls könnte die produktionsbedingte Vorspannung beim Drucken zu welligem Papier führen. Ein Pfeil beziehungsweise ein entsprechendes Symbol auf der Verpackung zeigt an, welche Seite zuerst bedruckt werden soll.

Wie wirkt sich falsches Papier auf die Druckqualität aus?

Wer am falschen Ende spart oder beim Kauf des Kopierpapiers nicht genau hinschaut, der wird mit einem mangelhaften und unbefriedigenden Druckergebnis „bestraft“. Während beim Inkjetdrucker die Ausdrucke schnell verwischen oder fleckig werden, weisen beim Laserdrucker streifige, fleckige und sehr blasse Drucke auf die falsche Papierwahl hin. Die Qualität im Hinblick auf die Schärfe und Farbintensität leidet in jedem Fall.

Wie lagert man Kopierpapier richtig?

Papier gehört in der Regel nicht zu den Dingen, über deren Aufbewahrung wir uns Gedanken machen. Es handelt sich schließlich nicht um ein Lebensmittel oder um eine andere empfindliche Substanz, die verderben kann, so die weit verbreitete Annahme. Dabei ist auch bei einfachem Kopierpapier das Risiko groß, dass die Papier- und Kopierqualität unter einer gedankenlosen Lagerung deutlich leidet.

Für die optimale Lagerung ist es zunächst wichtig zu wissen, dass Kopierpapier wasseranziehend und -abgebend (hygroskopisch) ist. So nimmt es einerseits die Luftfeuchtigkeit aus der Umgebung auf. Die Konsequenz: Das Papier schlägt Wellen, rollt sich ein und nimmt die Farbe des Druckers nicht mehr richtig auf. Andererseits trocknet das Kopierpapier bei hohen Temperaturen und trockener Luft schnell aus. Dies hat dann zur Folge, dass sich die einzelnen Blätter statisch aufladen und aneinanderkleben.

Um den Qualitätsverlust zu verhindern, ist es empfehlenswert, bei der Aufbewahrung folgende Aspekte zu beachten. Kopierpapier lagert man am besten

• in geschlossenen Räumen.
• bei einer Raumtemperatur um 20 Grad Celsius.
• bei einer Luftfeuchtigkeit von circa 50 Prozent.
• im Liegen und nicht im Stehen.
• in der geschlossenen Originalverpackung (nicht benötigtes Papier wird zurück in die Verpackung gelegt).
• erhöht in einem Regal oder Schrank und nicht am Boden.

Zusammenfassung: Worauf ist beim Kauf von Kopierpapier zu achten?

Viele Aspekte spielen bei der Kaufentscheidung von Kopier- und Druckerpapier eine Rolle. Die wichtigsten Kriterien haben wir nochmal zusammengefasst:

• Grammatur: Standardmäßig weist Kopierpapier eine Grammatur von 80 g/m² auf. Höhere Papierstärken sind für hochwertigere Ausdrucke gedacht, geringere sind kostengünstiger.
• Weißegrad: Kopierpapier wird in verschiedenen Farbvarianten von Weiß angeboten. Standard-Kopierpapier hat meist einen Weißegrad von 146 bis 150.
• Opazität: Es gibt sowohl undurchsichtige Papiere als auch jene, die durchscheinen. Für beidseitige Ausdrucke sollte es eine Opazität von mindestens 80 Prozent sein.
• Format: Das Standardformat für Kopierpapier ist DIN A4. Angeboten werden je nach Bedarf aber auch kleinere und größere Papierformate.
• Papierstruktur: Man unterscheidet zwischen gleichmäßiger und wolkiger Struktur.
• Farbe: Neben den Weiß-Varianten gibt es auch farbiges Papier.
• Gütesiegel: Entsprechende Label auf der Verpackung weisen vor allem auf ökologische Aspekte hin. Es gibt aber auch Qualitätssiegel.
• Druckeigenschaften: Kopierpapier ist entweder für den Tintenstrahldrucker oder den Laserdrucker geeignet. Universalpapier passt für beide Druckertypen