Rugetiketten

Handleiding voor mapruglabels – voor structuur en volgorde bij het archiveren van bestanden

Voor een bestandsmap zijn ze de kers op de taart. Zonder hen zou het opbergsysteem in de kast en plank lang niet zo netjes en gestructureerd zijn. Voor een schone en uniforme etikettering van mappen zijn rugetiketten voor mappen een must-have voor dagelijkse kantoorbenodigdheden.

Wie heeft er mapruglabels nodig en waarom zijn ze de moeite waard om te kopen? Welke verschillende versies zijn er en waar moet ik op letten bij de aankoop? Deze handleiding biedt alle relevante informatie over de belangrijke accessoires van elke map. Ook hebben we praktische tips en trucs voor het etiketteren en het printen van etiketten voor meer structuur en duidelijkheid op het archiefrek.

Wat zijn mapruglabels

De naam spreekt eigenlijk voor zich: een label op de rug van een dossier is een label dat aan de smalle rug van dossiermappen wordt bevestigd of geplakt. Individuele etikettering van het bord (bijvoorbeeld met naam, onderwerp en datum) zorgt voor een snelle toewijzing en snellere vindbaarheid. Mappenruglabels worden daarom gebruikt om de mappen te ordenen en structuur te creëren in het archiefsysteem. Ze zijn verkrijgbaar in verschillende designs en kleuren.

Waarom labelen jullie de achterkant van de map?

Natuurlijk is er niets mis met het labelen van een dossiermap aan de voor- of achterkant, maar het labelen of verwijzen naar de inhoud is het meest zinvol op de smalle achterkant: dit is de enige wanneer deze in een kast of op een plank Zijkant zichtbaar van buitenaf. Als u op zoek bent naar een specifiek document, hoeft u niet elke map afzonderlijk te openen om te zien wat erin zit.

Welke voordelen bieden ordnerlabels?

Er zijn verschillende goede argumenten om een file map te voorzien van een geschikt ruglabel en deze dienovereenkomstig te labelen. Dit zijn de voordelen op een rij:

• De duidelijke etikettering brengt structuur en orde in de archivering en verbetert uw eigen organisatie.
• Maplabels dragen bij aan een uniforme uitstraling in de archiefkast en geven tegelijkertijd een professionele en serieuze indruk.
• Dankzij de duidelijke etikettering op het achteretiket kunt u van buitenaf en op de plank zien wat er in de mappen zit. Dit betekent dat u profiteert van snelle identificatie, hoge efficiëntie en aanzienlijke tijdsbesparing.
• De etiketten kunnen individueel worden geëtiketteerd en ontworpen volgens uw eigen ideeën en behoeften. Indien gewenst kunnen de borden ook bedrukt worden.
• Een flexibele uitwisseling van de mapruglabels is op elk moment en eenvoudig mogelijk. In plaats van een gebruikte map simpelweg weg te gooien, is het snel vervangen ervan ook de kosteneffectievere en duurzamere optie.

In welke gebieden worden mapruglabels gebruikt?

Er is vraag naar mapruglabels overal waar dossiermappen worden gebruikt om documenten, bestanden en documenten op te slaan en een uniforme en ordelijke structuur gewenst is: het is daarom niet verrassend dat dossierruglabels op veel gebieden van het dagelijks leven als belangrijk worden beschouwd. ” hebben een plek gevonden.

De mapbordjes mogen niet ontbreken op kantoor en in het archief. In de materiaalopslag en in de bureaula moet altijd een zekere voorraad van deze praktische schrijfwaren aanwezig zijn: hier ontstaat immers elke dag nieuw opbergpotentieel als er nieuwe mappen voor klantdocumenten, contracten, projectplannen of algemene correspondentie moeten worden geplaatst. worden aangemaakt of oude moeten worden bijgevuld en geëtiketteerd.

Het bedrijfsgebied omvat alle sectoren waarin documenten in papieren vorm worden geproduceerd. De achterplaten zijn onder andere nodig in

• Administratie en kantoren
• Productiebedrijven en ambachtelijke bedrijven
• Servicebedrijven
• Advocatenkantoren (belastingadviseurs en advocaten)
• Medische praktijken
• Redacteurs en bureaus
• Scholen en universiteiten
• en andere gebieden

Natuurlijk dienen de ordnerruglabels ook in de archiefkast of plank in het thuiskantoor: ze zijn vaak te vinden in privéruimtes gevulde mappen met labels als ‘contracten’, ‘kinderen’, ‘onroerendgoedfinanciering’ of ‘bijkomende kosten’. Omdat mappen hier nog steeds het belangrijkste organisatiesysteem zijn, zijn ook rugetiketten voor mappen vaak in trek.

Welke vormen en ontwerpen zijn er voor mapruglabels?

Iedereen die iets koopt in de veronderstelling dat "een label op de rug van een map een label op de rug van een map is", zal ongelijk krijgen als het label niet overeenkomt of beter past bij de map. Er zijn eigenlijk verschillende versies van deze accessoires voor gesorteerde opslag. Dit zijn de belangrijkste onderscheidende kenmerken:

• het type (zelfklevend / zonder lijm)
• de maat
• de kleur
• de vorm / de etikettering
• het materiaal
• de verpakkingsgrootte

Tip: Wij raden aan om de ruglabels van de mappen altijd aan te passen aan de bestaande mappen en niet andersom te werk te gaan. Als u mappen gaat shoppen, bestelt u bij voorkeur ook geschikte labels op voorraad (voor snelle en flexibele uitwisseling).

Je kunt achterplaten krijgen als

• permanent klevend en zelfklevend product of
• Verwisselbare variant om in te pluggen

Welke variant de juiste is, hangt af van het bestandsmapmodel. Als er aan de achterkant een transparant folievak zit, kan een kartonnen label (zonder lijm) eenvoudig door de openingsgleuf erachter worden geschoven. Als een update of correctie nodig is, kan het label op elk moment worden vervangen. Nog een (kosten)voordeel: insteekborden zijn doorgaans aan beide zijden beschrijfbaar. Deze variant is vooral interessant als de inhoud regelmatig verandert.

Als alternatief zijn er mappen die al voorzien zijn van een opgeplakt ruglabel. Indien nodig kunt u er eenvoudig een nieuw, zelfklevend etiket overheen plakken en over het bestaande plakken. Door de permanente hechting kunnen eenmaal aangebrachte borden meestal niet altijd zonder resten worden verwijderd.

Het formaat van de etiketten wordt uiteraard afgestemd op de afmetingen van de mapruggen. Dienovereenkomstig blijken de maplabels bij voorkeur te passen in de gangbare mapbreedtes van 5 cm (smalle mappen) en 8 cm (brede mappen). Bijzonder smalle borden zijn slechts 3 cm breed.

De ruglabels nemen vaak ongeveer twee derde van de lengte van de map in beslag en zijn ongeveer 19 tot 20 cm groot. Sommige mapbordjes kunnen ook over de gehele lengte (circa 30 cm) geplakt worden. Ter vergelijking: de insteeklabels zijn doorgaans aanzienlijk korter.

In de standaardversie zijn de achterlabels wit of grijs. Maar er zijn kleurvarianten: Hier kun je kiezen tussen groen, blauw, rood, geel en andere kleuren. Als je verschillende kleuren gebruikt, voeg je niet alleen een kleurrijk kleuraccent toe aan de plank, maar zorg je ook voor extra structuur.

Bijna alle mapruglabels zijn zo ontworpen dat ze handmatig kunnen worden geëtiketteerd (met de hand of afgedrukt). Zo is er voldoende ruimte beschikbaar voor individuele beschrijvingen op de blanco etiketten. Voor consistentie, etiketteringsgemak en structuur hebben sommige modellen voorgedrukte formulieren. Deze omvatten:

• Richtlijnen
• Jaren
• Inhoudsnamen, bijvoorbeeld 'Facturen' of 'Klanten'
• de naam van de fabrikant

De rugetiketten zijn een typisch papieren product. Terwijl voor de zelfklevende versie een standaard gramsgewicht van 80 tot 100 g/m² wordt gehanteerd, zijn de insteekborden doorgaans van karton en daardoor aanzienlijk dikker en stabieler (rond de 150 tot 200 g/m²). Plastic etiketten komen minder vaak voor. Deze kunnen worden gelabeld met foil pennen.

Een folderbordje komt nooit alleen: volgens dit motto ontvang je bij aankoop van een product altijd meerdere exemplaren. Deze zijn deels met elkaar verbonden door perforatie. Het aantal varieert tussen de acht en maximaal 800 stuks. Gangbare hoeveelheden per verpakkingseenheid zijn tien en 100. Een verpakking kan ook verschillend gekleurde labels bevatten.

Welke praktische tips zijn er voor het labelen van de mapborden?

U kunt in principe de rugetiketten voor mappen ontwerpen, beschrijven en zelfs afdrukken volgens uw individuele ideeën. Voor het overzichtelijk, overzichtelijk en gestructureerd opbergen van mappen hebben wij enkele tips waar u op moet letten bij het labelen van de ruglabels van de mappen:

• Voor een eenvoudiger gebruik worden de etiketten eerst geëtiketteerd en pas daarna opgeplakt of ingestoken.
• Als de mappen naast elkaar in het schap staan en u waarde hecht aan een aantrekkelijk uiterlijk, zorg er dan voor dat u bij het etiketteren een uniforme lettergrootte en -type gebruikt. In deze context speelt ook de idealiter uniforme positie op het maplabel een rol.
• Zorg er voor een goede leesbaarheid voor dat de letters voldoende groot zijn en nog steeds gemakkelijk te herkennen zijn vanaf een paar meter afstand. Wat nu ook nodig is, is een leesbaar handschrift.
• Je kunt ook werken met logo's en symbolen voor directe toewijzing.
• Verschillende kleuren op de borden kunnen worden toegewezen aan verschillende onderwerpen of mensen. Als voorbeeld: De facturen zijn te vinden in de mappen met rode ruglabels, terwijl contracten in de blauwe zijn opgeslagen en personeelsdossiers in de groene. Als alternatief kunt u ook mappen met verschillende kleuren gebruiken.
• Beperk jezelf bij het schrijven van het etiket tot de essentie. Individuele trefwoorden op een prominente positie zeggen meer dan hele zinnen. Kies ook de voorwaarden zo dat duidelijk is wat erin zit voordat je de map opent. Specifieke details (bijvoorbeeld plaatsen, data of namen) zijn meestal nuttig.
• Door de borden te nummeren volgens de archiveringsvolgorde, krijgt elke map een vaste plaats. Nog makkelijker wordt het als een plakband diagonaal over de ruggen van meerdere mappen loopt. Na het verwijderen zie je direct waar de map in de kast thuishoort.
• Controleer regelmatig of het label nog actueel is en aansluit bij de inhoud. Als dit niet het geval is, gebruik dan een nieuw bord en label het opnieuw. Schrap het bestaande label niet.

Hoe kun je ordeningen maken in Microsoft Word?

Als je niet met de hand op de maplabels wilt schrijven, kun je de tekst uiteraard ook afdrukken. Zorg ervoor dat u vooraf zeker weet of het betreffende product geschikt is om te bedrukken.

Het opmaken is bijzonder eenvoudig in Microsoft Word omdat hier speciale labelsjablonen voor bestaan. En je kunt het zo vinden:

• Open een Word-document.
• Klik in het hoofdmenu op het tabblad 'Verzendingen'.
• In het veld 'Aanmaken' vindt u de knop 'Labels', die u nu kunt selecteren.
• Selecteer voor de juiste maat van het label het veld 'Opties' en ga vervolgens naar 'Labelfabrikant'.
• Alle bordformaten van de fabrikant worden nu in een lijst weergegeven. Selecteer de juiste met één klik en druk vervolgens op “Ok”.
• Voer nu het gewenste label in een tekstveld in en start vervolgens de printopdracht. Zorg ervoor dat u de handmatige invoerlade van de printer gebruikt, waarin eerder het ruglabel van de map was geplaatst.

Tip: De fabrikanten bieden zelf vaak formaatsjablonen aan om te downloaden - de relevante links vindt u op OTTO Office!

Waarom hebben sommige labels een gat in het midden?

Het is geen bijzonder extravagant ontwerp of zelfs maar een vergissing waarom sommige etiketten op de ruggengraat van een map een uitsparing of een ronde uitsparing hebben. Dit “fenomeen” komt alleen voor bij zelfklevende en extra lange etiketten. Een blik op de mappen geeft hiervoor een verklaring, want ze hebben bijna altijd een gat in het onderste derde deel van de voorkant.

Dit zogenaamde handvatgat is er uiteraard niet voor niets, maar dient eerder om het gemakkelijker te maken om de mappen uit de kast te halen, de file plank of de folder roterende kolom. Als u een vinger in de uitsparing steekt, kunt u zelfs een map die tussen andere mappen zit, er snel en eenvoudig uittrekken.

Welke pennen zijn geschikt voor etikettering?

Als u besluit om etiketten op de rug van mappen te gebruiken en een netjes archiefsysteem wilt, gebruik dan niet zomaar een pen voor het etiketteren, maar zorg ervoor dat deze goed schrijft, dat de tekst duidelijk zichtbaar is en dat de inkt uitloopt. bewijs en waterdicht. Daarom zijn de volgende criteria relevant bij het kiezen van een pen:

• een sneldrogende inkt
• een markeerstift, die permanent schrijft en waterdicht is
• een lijndikte van (afhankelijk van de hoeveelheid tekst) tussen 1 en 3 mm
• een duidelijk zichtbare kleur
• een pen van hoge kwaliteit

Tip: Omwille van de uniformiteit raden we aan om altijd slechts één pen te gebruiken voor het labelen van rijen mappen en om de kleur zoveel mogelijk te variëren.

Opberger bestellen: welke accessoires heb ik nog nodig?

Naast de rugetiketten zijn er nog andere praktische accessoires voor ordnermappen die voor structuur en orde in het archiefsysteem zorgen. Deze omvatten:

• Registreer scheidingsvellen en tabbladen
• Gatenversterker
• Houder
• Doorzichtige mouwen met perforaties