Hangmappen

Wat zijn de Hangmappen ?

Voor het eerst gepresenteerd in 1893 in Chicago op de wereldtentoonstelling, worden de hangmappen vandaag de dag nog steeds gebruikt voor het indienen in het kantoor of thuiskantoor. Hoewel veel documenten en papieren nu digitaal worden vastgelegd, zijn niet alle kantoren 100% papierloos. Veel documenten zijn nog steeds nodig in papieren vorm. Om ze netjes te archiveren en snel te kunnen benaderen worden er hangende mappen gebruikt. De hangmap is gemaakt van een gevouwen kartonnen vel, hangt in een hangmap met de vouw naar beneden en is aan de zijkant open. In het bovenste gedeelte kunnen de tabbladen met volledige weergave worden gelabeld en individueel worden geplaatst voor de samenvatting van de inhoud. Vergeleken met een hangdossier, waarbij de documenten in een ringsysteem worden geklasseerd, wordt het hangdossier gebruikt voor losbladige archivering. Het is uitgerust met een tweepuntsophanging aan de bovenzijde, zodat ze snel en eenvoudig kunnen worden opgehangen en verwijderd van de ophangrail in de mobiele container, het bureau of de kast.

De voordelen van hangmappen

Suspension-bestanden bieden aanzienlijke voordelen bij het werken met documenten. Ze zijn:

• licht in gewicht,
• ruimtebesparend,
• milieuvriendelijk als ze zijn gemaakt van gerecycled karton,
• snel, in het omgaan met de documenten, omdat ze niet gestanst hoeven te worden voor het indienen,
• helder en gemakkelijk te begrijpen
• efficiënt,
• kan worden gebruikt voor een kleurensysteem door mappen in verschillende kleuren en
• geprijsd

De verschillen met andere opschortingsbestanden

Organisch drukwerk is een bekend onderwerp in kantoren. Want als de documenten niet goed worden gearchiveerd, heeft het zoeken meer tijd nodig. Dit kan vooral vervelend zijn als er op korte termijn documenten worden opgevraagd door de baas of andere collega's. In dit geval moet niet alleen het assistentenbureau zichzelf als verantwoordelijk beschouwen voor het tijdig en gestructureerd archiveren van documenten. Naast de hangmappen zijn er nog andere mogelijkheden voor hangmappen:

• Hangordner lijken op de bekende bestandsmappen, zijn ook voorzien van een vingergat voor het gemakkelijk openen en trekken van de map en kunnen ook staand op het bureau worden geplaatst. Met extra haken, die meestal intrekbaar zijn, kan de map echter ook in een bijbehorend register worden opgehangen. Ze zijn verkrijgbaar met een smalle (5 cm) of brede (7,5 cm) rug en bieden dus ook de ruimte die nodig is voor grotere hoeveelheden documenten over een bepaald onderwerp. Door het massieve karton nemen ze echter veel ruimte in het archiefsysteem in beslag ten opzichte van hangmappen, ook al hebben ze maar een paar documenten in handen.
• Hanghechters lijken erg op hangende bestanden aan de buitenkant. Ze zijn echter vaak ook gemaakt van gerecycled karton en zijn voorzien van de juiste prints voor een eenvoudige en snelle etikettering op het voorblad. De documenten worden echter vastgeniet in het hangdossier. Dit vereist de bijbehorende perforatie van de documenten. Bovendien bevindt de metalen ophangrail voor het ophangen van de vijlen zich aan de gevouwen zijde van de doos en is de vijl aan de onderkant open.
• Hangtassen lijken het meest op hangmappen. De tas is, net als de map, aan de bovenzijde open en heeft aan de open zijde een kunststof gecoat ophangrailsysteem. De hangzakken zijn echter voorzien van linnen stroken aan de zijkanten en worden op deze manier aan de zijkanten gesloten. Dit maakt ze iets veiliger dan de mappen, omdat de documenten er niet zo gemakkelijk uit kunnen vallen.