A4 ordners

Ordner A4 Standaard

Als er een symbool bestaat voor administratieve organisatie binnen een kantoor, dan is dat zonder twijfel de A4 ordner. Typisch voor de A4 ordner is natuurlijk het formaat, de afmetingen en het optiek. De ordners zijn sinds mensenheugenis overtrokken met een wolken gemarmerde optiek. De kunststof ordner onderscheid zich echter daarvan. Desondanks zijn de moderne, kleurrijke varianten nauwelijks concurrenten. De moderne varianten, versterken slechts de betekenis van de wolken gemarmerde A4 ordner. De ordner hoort zonder twijfel ook in een bijpassende kast, maar ondanks dat, is er toch niets vergelijkbaar met het documenten klassering systeem van de A4 ordner. Geen enkele plank of kast voor kunststof ordners is zo verbreed dat er genoeg ruimte is voor de A4 ordner. Alhoewel er enkele klassiekers zijn.

Bij een beschouwing van de geschiedenis stelt men zich werkelijk de vraag af, wat er als eerste was; de A4 ordner of het A4 blad? Als het om formaten gaat volgt het A4 formaat de DIN 476 standaardisering. De DIN 476 standaardisering werd voor het eerst in 1922 gepubliceerd. Het verving een groot aantal formaten zoals: brief, omslag, overzicht en afbeelding formaten. Het zorgde tevens voor een effectiever gebruik van papier. Tot die tijd waren er alleen papier formaten beschikbaar met illustratieve namen zoals: Reichs formaat, Groot Patria en Super Royal. Het nadeel van deze verschillende formaten lag vooral in de noodzakelijke, dagelijkse aanpassing ervan. Naar schattingen was ongeveer 10 procent van de productie het slachtoffer van aanpassingen. Aankomende brieven moesten kleiner gesneden worden zodat, ze door administratieve medewerkers in de correcte enveloppen gesorteerd konden worden. Met de komst van A4 mappen en het A4 papier waarvoor er ook printers ontworpen zijn, zijn de systemen daarmee en daarvoor gestandaardiseerd. De standaardisatie-inspanningen gaan overigens terug naar de tijd voor de Franse revolutie. Al in 1786 schreef de natuurkunde professor Georg Christoph Lichtenberg, uit Göttingen, over de voordelen van het standaardiseren van de verschillende brief formaten. In zijn correspondentie gebruikte hij daarvoor ook een brief met een formaat waarvan de verhouding van ‘1: de wortel van 2 was’.

Wolken gemarmerd

Er is natuurlijk niets zo tegenstrijdig als ‘gemarmerde wolken’. Wolken zijn luchtig en licht, marmer daarin tegen is vast en zwaar. Maar in de breedste zin kan men daarmee toch een overtrek voor een ordner samen stellen. De ordner is bijvoorbeeld net zo stabiel als marmer en is daardoor goed staat zijn inhoud te dragen. Daarbij komt dat de ordner niet alleen voor orde zorgt maar ook een beschermende functie heeft. brievenblokken De ordner beschermt de documenten op 2 manieren. De documenten worden beschermd tegen vuil, zonlicht en vochtigheid. Tegelijkertijd wordt het verdwijnen van belangrijke documenten vermeden doordat de documenten veilig in de ordner opgeborgen zijn. Voor alle belangrijke documenten is er een toegewezen plaats. Aangezien vele documenten maar tot een bepaalde tijd bewaard hoeven te worden en daarna niet meer nodig zijn, valt er voor deze documenten nog alleen maar over de tijd te twisten.

Standaardisatie succes

Ook wanneer bijvoorbeeld Noord Amerika zich van de DIN standaardisatie zou distantiëren, dan zou de A4 ordner nog steeds internationale bekendheid genieten. Het is niet alleen een praktisch voordeel dat de printers & multifunctionele apparaten eveneens de zelfde standaardisatie gebruiken. Het standaardisatie effect van de A4 ordner is ook gewenst bij vele andere zaken. Het zal je bijvoorbeeld verbazen dat het ruimtestation ISS volledig functioneert terwijl er in de tussentijd op de aarde nog zo veel problemen zijn met de standaardisering van elektronica. Leken in het bijzonder weten bijvoorbeeld niet dat, ookal de pluggen in de aansluitingen passen, de verschillende verbindingswaarden een probleemloze aansluiting toch kunnen bemoeilijken en onmogelijk kunnen maken.