Urenregistratie

Veelzijdige urenformulieren

Het formulierenboek met sjablonen zoals het kasboek, bonnenboek, urenbriefje en salarisadministratie toont voordelen in de dagelijkse praktijk, waar zelfs de modernste IT-technologie aan moet voldoen. Dit geldt vooral wanneer organisatorische en financiële aspecten een grote rol spelen. Deze gebieden zijn eerder complementair dan gescheiden, omdat geoptimaliseerde bedrijfsprocessen meestal ook een effect hebben op de kostenstructuur. Dit is vrij eenvoudig te begrijpen op basis van de urenstaat. De formulieren worden bijvoorbeeld in blokken uitgedeeld aan de medewerkers. De exacte werktijden worden gedocumenteerd door middel van tijdregistratie, wat niet alleen de loonadministratie vereenvoudigt, maar ook het opstellen van facturen voor de klant. Het onderwerp van de loonadministratie is nauwelijks minder gevarieerd.

Als elke werknemer zijn urenverantwoording nauwgezet bewaart met het oog op een goede loonadministratie, zijn er in de meeste gevallen overlappingen in de manier waarop dezelfde informatie twee en drie keer kan worden gecontroleerd. De berekeningen voor de klanten kunnen worden aangeleverd en onderzocht op basis van alle betrokken medewerkers. Deze meervoudige back-up van de gegevens in handgeschreven vorm door middel van urenstaten heeft waardevolle voordelen in de ware zin van het woord. In plaats daarvan kan men altijd aan het einde van de werkdag de personeelsmanager of voorman door de werkruimtes sturen om de respectievelijke uren van de medewerkers (gerelateerd aan het respectievelijke project) te registreren met behulp van een elektronisch apparaat. Een tablet-PC met eenvoudige software zou voldoende zijn. De gegevensoverdracht door de IT-omgeving van de administratie zou logischerwijs een kwestie van seconden zijn. Maar in dit geval zou er praktisch geen gegevensbeveiliging zijn. De informatie werd slechts één keer en slechts door één persoon geregistreerd. Er kunnen kleine foutjes zijn ingeslopen, die vaak pas op de loonstrook en de factuur zichtbaar worden. Dan is de schade al opgetreden:

• De werknemer eist waarschijnlijk terecht zijn salaris op.
• De klant is blij met de lage factuur en zal er nauwelijks over klagen. Een herberekening is echter nauwelijks mogelijk.
• De klant beveelt het bedrijf of de firma aan vanwege de lage prijzen.
• Het bedrijf moet de schade wegnemen, indien nodig op langere termijn.

Indien de urenstaat ten nadele van de factuur voor de klant werd ingevuld, kan de werkgever het teveel betaalde loon terugvorderen. De klant zal klagen over de afschuwelijke factuur en wil een overeenkomstig bedrag terugbetaald krijgen. Toch zal hij het bedrijf waarschijnlijk niet aanbevelen. Met handgeschreven urenstaten worden fouten sneller gedetecteerd en kunnen ze betrouwbaarder worden gecontroleerd en gecorrigeerd.

Gespecialiseerde notities voor elke situatie

Met avery zweckform, sigel en andere fabrikanten, is er voor vrijwel elke operationele behoefte de juiste vorm, die ook de controle door de belastingdienst weerstaat. De loonadministratie, urenstaten, vakantieaanvragen en verzuimmeldingen, bewijzen van loonwerk en bijvoorbeeld ""loonadministratie voor deeltijd- of korte termijn medewerkers"" zijn altijd up-to-date.

De praktische voordelen zijn duidelijk in de ware zin van het woord. Deze omvatten onafhankelijkheid van IT-apparatuur, snelle en universele verwerking en de fiscale relevantie van de kopieën voor 2, 3 en meerdere versies. De duplicaten op gekleurd papier vergemakkelijken de organisatie en besparen moeizaam kopiëren. De notities en kopieën zijn betrouwbare kopieën, vergelijkbaar met de voordelen van de dot-matrix printer. Een tweede computerafdruk zou woord voor woord moeten worden gecontroleerd - vanuit een zuiver juridisch oogpunt. De kopie wordt echter tegelijkertijd met het origineel gemaakt.

Statistische evaluaties

Over een langere periode kunnen ook interessante inzichten worden verkregen uit urenstaten. Men moet er minder van uitgaan dat men de zwakheden van de collega's vindt. Handiger zijn de opties om de werksfeer, productiviteit en kwaliteit te verbeteren.