Pultordner

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Ratgeber Pultordner – die Wiedervorlage mit Struktur und System

Dass Ordnung und Struktur den Arbeitsalltag enorm erleichtern, ist keine neue Erkenntnis. Und dennoch gibt es immer wieder Schreibtische, die regelmäßig im Chaos versinken. Wenn es um die schnelle und unkomplizierte Organisation von losen Schriftstücken und Papierunterlagen geht, dann sind Pultordner eine praktische Hilfe im Büroalltag. Die dicken Mappen mit den einzelnen Registerfächern ermöglichen es, Dokumente zur Wiedervorlage abzulegen und eine übersichtliche Struktur zu schaffen.

Was ist ein Pultordner, wodurch zeichnet er sich aus und was hat es eigentlich mit dem Namen auf sich? Dieser Ratgeber informiert rund um die praktischen Ordnungsmappen für das Büro und andere Bereiche und zeigt anhand der verschiedenen Ausführungen auf, worauf man beim Kauf achten sollte. Gleichzeitig haben wir Tipps und Inspirationen zu den möglichen Einsatzbereichen und wie Sie die Pultordner optimal nutzen können.

Was ist ein Pultordner?

Bei einem Pultordner, auch als Ordnungsmappe bezeichnet, handelt es sich um eine aufklappbare, stabile Mappe, die für die Organisation, die Sortierung und die Ablage von losen Schriftstücken vor allem im Büro und im Arbeitsalltag konzipiert ist. Im Vergleich zu anderen Mappen ist ein Pultordner meist breiter beziehungsweise dicker; mit seinen vielen Seiten erinnert er dabei optisch an ein größeres Buch. In die einzelnen Fächer beziehungsweise zwischen die Trennblätter lassen sich Dokumente – von einzelnen Blättern über zusammengeheftete Unterlagen bis hin zu Flyern und Broschüren – lose ablegen. Sogenannte Taben beziehungsweise Registerreiter geben mit ihrer nummerischen oder alphabetischen Beschriftung eine Struktur und Kategorisierung vor und erleichtern das schnelle Wiederfinden der Unterlagen.

Pultordner: Was hat es mit dem Namen auf sich?

Zunächst einmal: Die Bezeichnung Pultordner ist im Grunde nicht richtig. Streng genommen handelt es sich hierbei nicht um einen Ordner, sondern vielmehr um eine Mappe. Denn während in einem Ordner Unterlagen zunächst gelocht werden müssen, um anschließend (in der Regel über eine Ringmechanik) darin abgeheftet zu werden, finden die Blätter in einer Mappe lose und damit ungelocht und ungeheftet einen Platz. Der Begriff Ordnungsmappe oder auch Wiedervorlagemappe scheint daher treffender.

Wie das Pult im Namen entstanden ist, lässt sich nicht mehr eindeutig nachvollziehen. Die Vermutung liegt jedoch nahe, dass das Pult in seiner Funktion als Schreibtisch gemeint ist. Pultordner sind als praktischer Bürobedarf genau hier zu finden – am Arbeitsplatz, um Ordnung und Struktur in die Unterlagen zu bringen.

Worauf sollte ich beim Kauf von Pultordnern achten?

Die Optik und die Struktur von Pultordnern unterscheiden sich bei den einzelnen Produkten nicht wesentlich voneinander. Um die für den eigenen Bedarf passende Mappe zu finden, lohnt es sich jedoch, beim Kauf etwas genauer hinzuschauen und sich über die verschiedenen Ausführungen und Eigenschaften zu informieren. Dies sind die wesentlichen Kriterien beziehungsweise Unterscheidungsmerkmale:

• das Material
• die Farbe
• die Größe/das Format
• die Anzahl der Fächer
• besondere Ausstattungsmerkmale

Im Gegensatz zu Heftern und anderen Ordnern gibt es bei Pultordnern einen ganz klaren Favoriten, wenn es um das Material geht. So besteht der Einband regelhaft aus robuster und gleichzeitig flexibler Hartpappe, bei etwas dünneren Varianten handelt es sich um (Spezial-)Karton. Reine Kunststoff-Ordner sind dagegen die Ausnahme. Wohl aber sind die Taben nicht selten aus Kunststoff. Sowohl die feste Pappe als auch Kunststoff verhindern, dass sich bei der Nutzung und beim Umblättern unschöne Knickfalten bilden oder sogar Risse entstehen.

Die klassischen Ordner erhalten Sie in den gängigen Farben Grau und Schwarz. Teilweise sind hierbei die einzelnen Taben farbig. Wer sich ein farbenfrohes Produkt wünscht, kommt aber nicht zu kurz. Die Mappen gibt es unter anderem auch in Blau, Grün, Rot, Pink und Lila. Naturfarbene Umweltvarianten aus Kraftpapier sind eine weitere Alternative.

Wenn es um die Größe der Mappen geht, dann ist die Auswahl übersichtlich. Fast ausnahmslos alle Pultordner werden passend für das Standardformat DIN A4 angeboten, sodass Schriftstücke, Dokumente und Akten im gängigen Papierformat einen Platz darin finden. Ein übliches Maß ist 26,5 x 34 cm. Deutlich seltener sind größere Mappen in DIN A3 oder kleinere Varianten im Format DIN A5.

Was die Dicke beziehungsweise Höhe betrifft, so hängt diese von der Anzahl der Fächer und der Dicke der Pappe ab. Ungefüllt messen Pultordner meist weniger als einen Zentimeter, manchmal aber auch etwas mehr. Bei einem dehnbaren Rücken und mit einer entsprechenden Befüllung mit vielen Blättern kann sich das Volumen deutlich erhöhen.

Im Hinblick auf die Anzahl der einzelnen Fächer ist der Spielraum groß: Je nach Bedarf und Nutzung erhalten Sie sowohl Mappen mit gerade mal sieben oder zwölf Abteilungen als auch jene mit 24, 32 oder sogar über 40 Seiten. Wie viele Fächer ein Pultordner hat, hängt auch von der Art der Unterteilungen ab. Neben neutralen, unbeschrifteten Taben gibt es auch jene, die bereits eine Struktur vorgeben (zum Beispiel eine alphabetische oder nummerische).

Die folgenden Merkmale sind typisch für die Pultordner:

• Trennlöcher: Dass die einzelnen Seiten beziehungsweise Trennblätter mit zwei bis vier kreisrunden Löchern mitten in der Pappe versehen sind, ist nicht etwa ein Versehen. Natürlich sind sie auch nicht als integriertes Lüftungssystem gedacht. Es handelt sich vielmehr um Sichtlöcher. Auf diese Weise ist beim Blättern direkt und schnell erkennbar, ob die folgenden Seiten bereits mit Dokumenten belegt sind.
• Rücken: Der Rücken der Pultordner besteht häufig aus einem dehnbaren, festen Gewebe. Dieses garantiert einerseits Stabilität und sorgt andererseits für Flexibilität, da es sich dem Füllvolumen anpasst. So finden bei Bedarf auch dickere Verträge oder Broschüren in den einzelnen Fächern einen Platz.
• Beschriftungsfeld:Abhängig vom Modell lassen sich die Ordner meist individuell auf der Außenseite beschriften. Teilweise steht dafür ein einzelnes Beschriftungsfeld auf dem Deckel zur Verfügung, teilweise gibt es sogar mehrere freie Felder zur Kennzeichnung der Fächer.
• Verschluss: Nicht jeder Ordner verfügt über eine Möglichkeit zum Verschließen. Ist ein Verschluss jedoch vorhanden, dann handelt es sich in der Regel um einen elastischen Gummizug, der sich mit einem Handgriff über die Längsseite Nähe der Öffnung auf der rechten Seite spannen lässt.

Wie organisiert man einen Pultordner?

Wer sich nicht für eine Blanko-Version mit leeren Taben entscheidet, der kann auf eine bereits vorhandene Struktur zurückgreifen, um von einer einfachen Organisation und übersichtlichen Ablage zu profitieren. Die Gliederung ist dabei entweder alphabetisch oder nummerisch. Erhältlich sind zum Beispiel folgende Beschriftungsvarianten:

• Wochentage mit Taben von 1 bis 7, teils auch Montag bis Sonntag
• Monate mit Taben von 1 bis 12, teils auch Januar bis Dezember
• Tage im Monat mit Taben von 1 bis 31
• Wochen im Jahr mit Taben von 1 bis 52
• Buchstaben von A bis Z
• Buchstabenreihen, zum Beispiel A bis D, E bis H etc.

Welche Einsatzbereiche gibt es für Pultordner?

Pultordner sind in vielen Bereichen gefragt: Ein wichtiges Ablage- und Organisationssystem sind sie vor allem im Arbeitsalltag. Auf dem Schreibtisch oder in der Schreibtischschublade findet man sie daher in vielen Büros in Unternehmen, Kanzleien und Praxen sowie auch daheim im Homeoffice. Aber auch in der Schule und der Universität, bei Künstlern und Kreativen, für Seminare, Kongresse und Messen sind die flexiblen Mappen mit dem großen Fassungsvermögen gefragt. Hier einige Inspirationen und Tipps für mögliche Einsatzbereiche:

• Ablage/Vorordner:

Pultordner sind eine ideale Zwischenablage beziehungsweise ein geeignetes Vorordnungs-System. Dokumente lassen sich darin nach einem bestimmten System ablegen, bevor sie weiterbearbeitet, final archiviert oder auch entsorgt werden. Im Büro finden darin zum Beispiel Verträge, Rechnungen, Akten und die allgemeine Korrespondenz einen Platz. Diese Form der schnellen und sortierten Ablage sorgt gleichzeitig für einen aufgeräumten Arbeitsbereich.

Auch wenn es weniger wird, trudeln auch im privaten Bereich immer mal wieder Schriftstücke per Post ein. Wer nicht jedes einzelne Dokument sofort mit einem größeren Zeitaufwand in den passenden Aktenordner abheften will, der entscheidet sich zunächst für die schnelle Zwischenablage in einen Pultordner. Natürlich spricht auch nichts dagegen, Bank- und Steuerunterlagen, Versicherungsbescheinigungen und andere wichtige Papiere dauerhaft darin abzulegen.

• Wiedervorlage

Als analoges Wiedervorlagesystem sind Pultordner unschlagbar. Die Ordnungsmappen stellen dabei eine gute Ergänzung zu Terminkalendern und To-do-Listen dar. Sie bieten dabei für sämtliche „Anhänge“ und Anlagen Platz. Bei einer nummerischen Struktur können die Dokumente zum Beispiel im jeweiligen Tag, in der Woche oder in dem Monat einsortiert werden, an dem sie bearbeitet werden müssen. Ein Blick in die Mappe zeigt dann direkt an, welche Aufgaben wann beziehungsweise aktuell zu erledigen sind. Bei alphabetischen Registern kann es sich dagegen anbieten, Mitarbeiter- oder Kundenverzeichnisse mit den Pultordnern zu führen.

• Organisation:

Pultordner erleichtern die Organisation in vielen Bereichen. Anstatt beispielsweise in der Schule die einzelnen Arbeitsblätter in Schnellheftern abzuheften, macht es für Schüler doch viel mehr Sinn, einfach einen Pultordner mitzunehmen und sortiert nach Fächern, die Unterlagen zunächst darin unterzubringen. Das spart Platz und Aufwand.

Auch im Rahmen des Projektmanagements und der Präsentationsvorbereitung sind die Pultordner praktisch. Sämtliche Unterlagen mit Entwürfen, Zeitplänen, Protokollen und anderen wichtigen Dokumenten bringen Sie darin mit einer individuell festgelegten Struktur so unter, dass Sie stets den Überblick behalten und alle Unterlagen schnell und ohne lange Sucherei wiederfinden. Arbeiten mehrere Personen an einem Projekt, können alle darauf Zugriff haben.

• Weitergabe:

Die Ordner machen sich auch als Unterschriftenmappen gut. Vor allem dann, wenn mehrere Dokumente unterschrieben werden müssen, mag ein Pultordner eine gute Wahl sein. Er sorgt nicht nur für den Überblick, sondern auch für eine saubere und knickfreie Weitergabe der meist wichtigen Dokumente. Natürlich muss es nicht zwingend die Unterschrift sein, auch für die Übergabe von Unterlagen in andere Büros oder Abteilungen bieten sich die Ordner an. Und warum für die Urlaubsvertretung oder einen Nachfolger nicht alle relevanten Informationen einfach in der Mappe zusammenstellen, um diese dann gesammelt mit allen wichtigen Informationen zu überreichen?

• Transport:

Es kommt immer wieder vor, dass man Unterlagen in Papierform mitnehmen muss. Wer beispielsweise eine Präsentation hält, der hat gerne alle relevanten Infos sortiert dabei. Auch für Kunden- und Außentermine benötigt man ein gewisses Equipment, zum Beispiel in Form von Werbeflyern, Broschüren und Auftragsformularen. Vielleicht steht ja auch ein Messebesuch an oder es handelt sich einfach nur um das Teammeeting, das einige Büroräume weiter stattfindet? Sind die Unterlagen in einem Pultordner untergebracht, müssen Sie sich nicht erst durch eine lose Zettelwirtschaft kämpfen. Die Dokumente kommen knickfrei an. Die sortierte Ablage sorgt darüber hinaus direkt für einen professionellen und guten Eindruck.

• Optik:

Für Künstler, Designer und Fotografen, aber auch für Ingenieure und Architekten kann ein Pultordner auch als eine Art Sammelmappe dienen, um Entwürfe, Designs, Skizzen, Bauzeichnungen und kleine Kunstwerke darin optisch ansprechend unterzubringen, aufzubewahren und nicht zuletzt zu präsentieren.

Welche Tipps gibt es für eine gelungene Organisation mit den Pultordnen?

Um effektiv mit den Mappen zu arbeiten und einen Mehrwert von diesem Ablage- beziehungsweise Wiedervorlagesystem zu haben, ist es empfehlenswert, bei der Verwendung einige Aspekte zu beachten. Wir haben wichtige praktische Tipps für eine gelungene Organisation zusammengestellt:

• Auch wenn es der Ordner durchaus hergeben würde, sollten Sie ihn nicht übermäßig mit Papieren vollstopfen. Vor allem dann, wenn sich unterschiedliche Dokumente in den einzelnen Fächern befinden, wird es sonst schnell unübersichtlich.
• Sollen die Ordnungsmappen als Wiedervorlagesystem genutzt werden, dann ist Disziplin gefragt. Einen Mehrwert bieten sie tatsächlich nur dann, wenn man gewissenhaft täglich nachschaut, welche Aufgaben noch anstehen. Ein regelmäßiges Aussortieren der Unterlagen ist ebenfalls unerlässlich.
• Um zu verhindern, dass die Schriftstücke auf die Schnelle nicht wiedergefunden werden – da man sie beispielsweise früher beziehungsweise zu einem anderen Zeitpunkt als ursprünglich gedacht benötigt– erstellen Sie bestenfalls eine Übersicht und aktualisieren diese regelmäßig. Abgelegt werden kann diese Liste zum Beispiel im ersten Fach der Mappe.
• Zwar finden natürlich auch kleine Notizzettel einen Platz in den Pultordnern. Um ein versehentliches Herausrutschen zu verhindern, bieten sich jedoch größere Papiere mindestens im Format DIN A5 an.

Welche Vorteile bieten Pultordner?

Fällt die Wahl auf einen Pultordner, profitieren Sie von folgenden Pluspunkten:

• Lose Schriftstücke lassen sich sortiert und organisiert ablegen – Pultordner sorgen daher für Ordnung am Arbeitsplatz, in der Schule und im privaten Bereich.
• Für die Pultordner gibt es viele Einsatzbereiche: Sie können für die Vorsortierung, aber auch für die finale Ablage genauso verwendet werden wie für die Wiedervorlage und als Organisationssystem.
• Die Handhabung ist einfach und selbsterklärend, Dokumente sind schnell einsortiert, ohne vorher gelocht und geheftet zu werden.
• Dank der vorhandenen oder individuellen Struktur behält man stets den Überblick und findet Akten und Unterlagen direkt wieder.
• Die Dokumente sind in der Mappe vor Knickfalten und anderen Beschädigungen sicher und gut geschützt. Pultordner bieten sich daher auch für den Transport an.
• Die stabile Hartpappe ist robust und langlebig. Gleichzeitig handelt es sich um ein umweltfreundliches Material.
• In einem Pultordner lässt sich dank des dehnbaren Rückenteils und folglich eines großen Volumens eine Vielzahl sowohl an losen Blättern als auch an zusammengehefteten Unterlagen unterbringen.
• Pultordner stellen im Vergleich zu anderen Organisationssystemen eine kostengünstige Ablagemöglichkeit dar.
• Es gibt eine große Auswahl an verschiedenen Strukturen, Registern und Farben bei den Pultordnern.

Das passende Produkt finden: Welche Alternativen gibt es zu Pultordnern?

Die Welt der Ordner und Mappen ist groß. Wer in einem Pultordner nicht das optimale Produkt findet, hat eine Reihe an Alternativen. Folgende „verwandte“ Varianten, bei denen weder ein Abheften noch ein Lochen des Papier notwendig ist, gibt es:

• Unterschriftsmappe: Diese Mappen sehen auf den ersten Blick einem Pultordner sehr ähnlich. Der Unterschied besteht darin, dass es zwar einzelne Seiten / Fächer gibt, jedoch kein Register und damit auch keine beschrifteten Taben.
• Fächermappe: Wie der Name bereits suggeriert, verfügt diese Mappenform ebenfalls über einzelne Fächer. Diese sind jedoch an drei Seiten geschlossen, sodass beim Öffnen ein Ziehharmonika-Effekt entsteht. Ein Herausrutschen der einzelnen Seiten ist hier praktisch unmöglich.
• Umlaufmappe: Umlaufmappen dienen in erster Linie der Weiterleitung von Informationen und Dokumenten. Die Vorderseite ist dafür mit einem Raster bedruckt. In die einzelnen Kästen sollen der Name und die Abteilung des nächsten Adressaten eingetragen werden. In der Regel handelt es sich hierbei um eine einfache Mappenform ohne mehrere Fächer.
• Präsentationsmappe: Diese Mappen erfüllen vor allem repräsentative Zwecke, sodass sie immer eine gewisse Wertigkeit mit stabilem und hochwertigem Karton und einer ansprechenden Optik aufweisen. Präsentationsmappen haben dabei kein einheitliches Erscheinungsbild.
• Bewerbungs- und Zeugnismappe: Bei dieser Form einer Mappe liegt ebenfalls die Wertigkeit im Fokus. Sie ist entweder 2- oder 3-teilig aufgebaut, lässt sich aufklappen und ist für die ansprechende Präsentation der Bewerbungsunterlagen konzipiert. Dokumente halten darin mithilfe von Klemmschienen oder Ausstanzungen.
• Eckspannermappe: Ihrem Namen entsprechend verfügt diese Mappe über einen elastischen Gummizug, der sie an zwei Ecken geschlossen hält. Dokumente werden in dieser Einschlagmappe lose abgelegt, es gibt nur ein „Fach“ und nicht mehrere Seiten.
• Klemmmappe: Bei dieser besonderen Mappe handelt es sich in der Regel um eine robuste Kunststoffhülle, die mit einer Metallklammer im Inneren zum Festklemmen von Papieren ausgestattet ist.