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Ratgeber Hefter – auf Wiedersehen, lose Zettelwirtschaft!

Sie gehören zum Must-have des täglichen Bürobedarfs und dürfen an keinem Schreibtisch fehlen. Hefter sind ein praktisches Arbeitsgerät, wenn es darum geht, mehrere Papiere mit Heftklammern schnell und mit nur einem Handgriff zusammenzuheften – und strukturierte Ordnung in eine lose Zettelwirtschaft zu bringen.

Warum ist ein Heftgerät eigentlich so praktisch? Welche Hefter, Heftvarianten und Heftklammern gibt es und für welche soll ich mich entscheiden? Diese Ratgeber liefert alle wichtigen Informationen rund um das Thema Hefter und erläutert, worauf man beim Kauf achten sollte. Wir haben zudem praktische Tipps zur Anwendung und Nutzung der Heftgeräte für Sie zusammengestellt.

Was ist ein Hefter?

Bei einem Hefter, auch als Heftgerät bezeichnet, handelt es sich um ein Arbeitsgerät beziehungsweise ein Werkzeug, das zur Kategorie Bürobedarf gehört. Wird das Gerät mit den passenden Heftklammern als wichtiges und unbedingt notwendiges Zubehör beladen, lassen sich damit einzelne Seiten Papier in unterschiedlicher Menge in einer festen Reihenfolge dauerhaft zusammenfassen. Heftgeräte können dabei ohne Aufwand und Vorkenntnisse schnell und unkompliziert bedient werden. Vom Standard-Bürohefter über den Block-, Flach und Langarmhefter bis hin zum Elektrohefter gibt es die Geräte in verschiedenen Ausführungen für die unterschiedlichen Bedarfe und Anwendungsbereiche.

Wie funktioniert ein Heftgerät?

Zum Zusammenheften legt man die einzelnen Papiere bündig übereinander auf die Grundplatte des Hefters. Durch manuellen Druck auf den oberen Teil des Hefters wird eine einzelne Heftklammer aus dem Magazin und durch die Papiere gedrückt. Damit die Seiten zusammenhalten, biegt der Hefter die Klammern auf der Rückseite des Papiers entweder nach innen oder nach außen um.

Wo kann man Hefter einsetzen?

Heftgeräte sind immer dann praktisch, wenn lose Papiere ohne großen Aufwand schnell, aber auch fest zusammengefügt werden sollen. Dementsprechend gibt es viele Einsatzbereiche für die Hefter: Denn auch in einer zunehmend digitalen Welt haben Dokumente in Papierform nach wie vor einen hohen Stellenwert und wollen sortiert und organisiert werden.

In diesen Bereichen werden Hefter eingesetzt:

• Büro

Zusammen mit einem Locher sind Hefter das perfekte Duo des Büro-Schreibtischs in jedem Unternehmen. Man findet die beiden praktischen Geräte entweder direkt auf dem Schreibtisch oder sie verschwinden griffbereit in der Schublade. Zum Einsatz kommen die Hefter im Büro immer dann, wenn wir einzelne Schriftstücke für die Ablage oder auch die Weitergabe dauerhaft und verlässlich zusammenfassen wollen. Das können mehrseitige Ausdrucke sein genauso wie der Arbeitsvertrag, die Rechnung oder das Protokoll des letzten Team-Meetings.

• Haushalt

Um in einer unsortierten Zettelwirtschaft den Überblick zu behalten und um die persönliche Ablage zu organisieren, darf ein Hefter auch im privaten Bereich nicht fehlen. Gleichzeitig ist er hier ein praktisches Werkzeug für Bastel- und Do-it-yourself-Arbeiten, wenn zwei Materialien schnell und unkompliziert miteinander verbunden werden sollen. Zu beachten ist jedoch, dass die Klammernadel sichtbar bleibt.

• Schule, Studium und Seminare

Arbeitsblätter, Dokumentationen, Lernzettel – in der Schule, in der Universität sowie auf Seminaren werden regelmäßig schriftliche Unterlagen verteilt. Wer jetzt den Überblick behalten möchte, ist mit einem Heftgerät gut ausgestattet. Um Unordnung gar nicht erst entstehen zu lassen, sind besonders kleine und flache Modelle eine gute Wahl zum Mitnehmen in der Schul- oder Aktentasche. Papiere können damit direkt vor Ort zusammengeheftet werden.

• Einzelhandel, Gastronomie und Praxen

Um EC-Belege, Quittungen oder einfach Notizen an größere Schriftstücke (zum Beispiel Rechnungen) anzubringen, sind die Hefttacker in vielen gewerblichen Bereichen eine praktische Sache. Man findet sie daher zum Beispiel am Empfang in der Arztpraxis, der Kanzlei oder an der Rezeption im Hotel. Auch im Restaurant und in der Modeboutique sind die Heftgeräte praktisch für das schnelle Anheften der Kassenbons an eine Rechnung.

Die Einsatzbereiche im Überblick:

• lose Blätter dauerhaft zusammenheften
• Unterlagen in einer geordneten und festen Reihenfolge zusammenbringen
• verschiedene Materialien beim Basteln zusammenfügen
• Notizen und Kassenbons an Rechnungen fixieren

Welche Vorteile bieten Hefter?

Wer ein Heftgerät zur Organisation seiner Unterlagen nutzt, profitiert von mehreren Vorteilen. Das sind die Pluspunkte der Hefter:

• einfache Handhabung: Die Geräte lassen sich unkompliziert und kinderleicht, meist sogar mit einer Hand bedienen.
• dauerhafte Heftung: Zusammengeheftete Unterlagen bleiben dauerhaft miteinander verbunden. Zum Vergleich: Haftnotizzettel können mit der Zeit ihre Klebekraft verlieren und abfallen.
• geordnete Ablage: Bei der Ablage in einem Ordner erkennt man dank der Heftung sofort, dass bestimmte Unterlagen (ganz gleich, ob Amtsheftung oder kaufmännische Heftung) zusammengehören. Sie können zudem gebündelt mit einem Griff wieder aus dem Aktenordner entnommen werden.
• feste Sortierung: Das Zusammenheften loser Papiere garantiert, dass sie in der gewünschten Reihenfolge bleiben, nicht verrutschen oder gar verloren gehen. Eine Seitennummerierung ist dank der Heftung zudem nicht mehr notwendig.
• Varianten: Für unterschiedliche Verwendungszwecke und Bedarfe stehen verschiedene Modelle (zum Beispiel Flachhefter, Blockhefter, Langarmhefter) und Heftungsvarianten (unter anderem offene, geschlossene und flache Heftung) zur Verfügung.
• Flexibilität: Heftgeräte sind klein und handlich. Dementsprechend passen sie nicht nur auf den Schreibtisch und in Schubladen, sondern auch in Akten-, Schul- und Handtaschen und können überallhin mitgenommen werden.
• Kostenersparnis: Im Vergleich zu anderen Befestigungsmethoden, wie Büroklammern oder Klebeband, sind die Hefter und Heftklammern etwas günstiger in der Anschaffung.

Welche verschiedenen Hefter gibt es?

Soll das Heftgerät einen festen Platz auf dem Schreibtisch haben oder brauche ich es eher als Taschenbegleiter? Möchte ich lediglich die tägliche Korrespondenz zusammenheften oder muss es auch mal ein größerer Papierstapel sein? Für die unterschiedlichen Anforderungen gibt es verschiedene Arten an Heftgeräten. Das sind die gängigsten Modelle:

• Bürohefter: Dieses Standardmodell ist in nahezu jedem Büro zu finden, daher wird es auch als Bürotacker bezeichnet. Je nach Ausführung schafft es dieser Klassiker unter den Heftern, zwischen zehn und circa 40 Blatt Papier mit einer Klammer zusammenzuheften. Bürohefter passen auf jeden Schreibtisch und können entweder im „Stehen“ auf einer ebenen Fläche oder in der Hand liegend bedient werden.
• Elektrohefter: Ohne Kraftaufwand und lediglich auf Knopfdruck funktioniert ein elektronischer Hefter, der entsprechend einen hohen Bedienkomfort bietet. Dieses vergleichsweise teure Gerät lohnt sich immer dann, wenn sehr häufig Dokumente geheftet werden müssen. Elektrohefter sind je nach Modell unterschiedlich leistungsstark. Während die meisten bis zu 20 Blatt Papier gleichzeitig schaffen, gibt es auch Geräte, für die 80 Blatt kein Problem sind.
• Blockhefter: Dieses Kraftpaket unter den Heftern schafft problemlos 100 Blätter, teilweise verfügen die Geräte sogar über eine Heftleistung von bis zu 200 Seiten. Dass diese ohne enorme Kraftanstrengung möglich ist, dafür sorgt die stabile Verarbeitung sowie die Hebelwirkung des längeren Arms des Blockhefters. Eine sinnvolle Anschaffung ist dieses Heftgerät immer dann, wenn längere Abhandlungen, Verträge, Produktbeschreibungen und Hausarbeiten mit vielen Seiten sauber zusammengeheftet werden sollen.
• Langarmhefter: Ins Auge fällt dieses Heftgerät vor allem aufgrund seines namensgebenden langen Arms. Dieser ermöglicht eine höhere Einlegetiefe, sodass Blätter nicht nur am Rand, sondern auch mittig geheftet werden können. Abhängig von der Ausführung beträgt die Einlegetiefe bis zu 30 cm. Sinnvoll sind Langarmhefter, um Papiere zu Broschüren, Heften und Zeitungen zusammenzufassen.
• Flachhefter:
Diese besondere Form eines Bürohefters sorgt für eine besonders flache Abheftung. Die Klammern liegen ohne Wölbung flach auf dem Papier an. Praktisch ist ein Flachhefter immer dann, wenn regelmäßig größere Mengen zusammengehefteter Papiere in Ordnern abgelegt werden sollen – die flache Heftung sorgt hier für eine deutliche Platzersparnis.
• klammerloses Heftgerät: Ganz ohne Heftklammern kommt dieser Hefter aus, der als die umweltfreundlichste Variante gilt. Ein klammerloses Heftgerät hält einige, wenige Blätter lediglich durch eine entsprechende Ausstanzung sowie ein Durchfädeln der daraus entstehenden Lasche zusammen.
• Heftzange: Ihrem Namen entsprechend erinnert die Heftzange optisch ein wenig an die Kneifzange aus dem Werkzeugkasten. Sie lässt sich ausschließlich in der Hand liegend bedienen, indem man die zwei Hebel zusammendrückt. Die Heftleistung der Heftzange ist vergleichbar mit der des Bürohefters.

Die verschiedenen Hefter und ihre Eigenschaften im Überblick:

Welche verschiedenen Heftvarianten gibt es?

Sollen die Klammern bombenfest sitzen oder möchte ich sie bei Bedarf schnell wieder entfernen können? Ist es mir wichtig, dass die Blätter möglichst flach zusammenheftet werden oder kann ich sogar komplett auf die Klammern verzichten? Bei der Wahl des passenden Hefters spielt auch die Art der Heftung eine wichtige Rolle. Ob es nun die offene, geschlossene oder doch lieber die Flachheftung sein soll, hängt vom individuellen Anspruch, dem Verwendungszweck und nicht zuletzt auch von der Anzahl der zu heftenden Seiten ab.

Man unterscheidet zwischen folgenden Heftungsarten:

• die geschlossene Heftung: Bei dieser am häufigsten genutzten Standardheftung halten die Klammern einzelne Papiere zuverlässig und dauerhaft zusammen. Die Klammerenden werden auf der Rückseite nach innen gebogen. Durch die leicht gewölbten Klammerenden lässt sich die Klammer bei Bedarf mit einem Heftklammernentferner wieder herausziehen – sie hinterlässt jedoch, wie bei allen Heftungen, zwei kleine Löcher im Papier.
• die offene Heftung: Die meisten Tacker mit geschlossener Heftung können mit einer kleinen Einstellungsänderung auch offen heften. Hierbei werden die beiden Klammerenden nach außen gebogen. Dies hat zur Folge, dass die Klammer deutlich flacher am Papier anliegt, sodass bei der Ablage insgesamt eine Platzersparnis erzielt werden kann. Außerdem lässt sich die Heftklammer etwas einfacher wieder aus dem Papier entfernen.
• die Flachheftung: Die sogenannte Flat-Clinch-Technologie ermöglicht ein besonders flaches Abheften der Papiere in geschlossener Heftung. Da die Heftklammer ohne Wölbung eng am Papier anliegt, nimmt sie so gut wie keinen Platz in Anspruch. Auf diese Weise lassen sich im Vergleich zur offenen Heftung bis zu 30 Prozent mehr Dokumente in einem Ordner ablegen. Gleichzeitig halten die Blätter fest zusammen.
• die klammerlose Heftung: Die nachhaltigste Variante verzichtet komplett auf die Metallklammern. Das Heftgerät stanzt hierbei lediglich eine Lasche in das Papier. Diese wird dann durch einen ebenfalls durch das Gerät gestanzten Schlitz gezogen, um bis zu fünf Blätter zusammenzuhalten. Die Heftung lässt sich problemlos wieder entfernen, das Papier bleibt jedoch „beschädigt“.
• die Bypass-Heftung: Auf den ersten Blick erinnert diese Art der Heftung an die geschlossene Heftung. Die vergleichsweise langen Klammerenden liegen jedoch nicht in einer Linie, sondern sie verlaufen parallel zueinander. Diese Klammerung eignet sich daher sowohl für kleinere als auch für größere Papiermengen – schließlich überlappen sich die Klammerenden nicht, auch wenn es sich nur um zwei oder drei Seiten handelt.
• die genagelte Heftung: Diese Sonderform der Heftung ist weniger zum Zusammenheften von Papier als zur Befestigung des Papiers an festeren und dickeren Materialien geeignet. Die Klammerenden werden hierbei senkrecht durch ein Material gedrückt und im Anschluss nicht gebogen. Ideal ist die genagelte Heftung zum Beispiel zur Befestigung von Notizen, Dokumenten und Fotos an einer Pinnwand.

Die Heftungsarten im Überblick

Welche Klammern für Hefter sind erhältlich?

Auch wenn sie auf den ersten Blick erst einmal fast alle gleich, zumindest aber sehr ähnlich aussehen, gibt es dennoch wesentliche Unterschiede bei den Klammern. Das Angebot ist sogar sehr groß. Welche Heftklammern die richtigen sind, hängt dabei vor allem vom Hefter ab. Informieren Sie sich daher immer beim Hersteller über seine Produktbeschreibung, welches Zubehör mit dem Gerät kompatibel ist. Häufig befindet sich ein entsprechender Hinweis direkt am Gerät (zum Beispiel auf einem Aufkleber). Bei der Wahl der Tackerklammern spielen zudem die benötigte Papiermenge beziehungsweise die Papierdicke eine Rolle.

Zur Unterscheidung der Heftklammern gibt es verschiedene Typenbezeichnungen. Besonders häufig findet man hierbei zwei Ziffern – die erste bezieht sich auf die Drahtstärke, die zweite zeigt die Länge der Klammerenden beziehungsweise das Schenkelmaß an. Eine geläufige Größe ist 24/6. Mit diesen Haftklammern können Sie je nach Papierstärke bis zu 30 Seiten Papier zusammentackern. Etwas filigraner sind im Vergleich Klammern mit der Bezeichnung 26/6, auch sie schaffen bis zu 30 Seiten. Wer eine andere Heftleistung benötigt, kann unter anderem auf folgende Klammertypen zurückgreifen:

Da es keine DIN-Norm und keine einheitlichen Vorgaben für die Heftklammern gibt, stoßen Sie unter Umständen auch auf ganz andere Typenbezeichnungen. Das können zum Beispiel sein:

Wie befüllt oder wechselt man die Klammern eines Hefters?

Damit ein Hefter einwandfrei funktioniert, muss die „Munition“ in Form der Heftklammern spätestens dann nachgeladen werden, wenn das Magazin leer ist. Das Wechseln beziehungsweise Befüllen gestaltet sich dabei in aller Regel schnell und unkompliziert. Dafür stehen verschiedene Systeme zur Verfügung. Das sind:

• die Oberlademechanik: Dieses System ist das gängigste. Um Klammern in die Schiene nachzulegen, wird der obere Teil des Heftgeräts nach oben aufgeklappt. Eine auf Spannung gesetzte Feder sorgt dafür, dass die Klammern auch nach dem Schließen fest in der Schiene bleiben.
• die Springfachmechanik: Zum Nachfüllen geht das Fach entweder auf Knopfdruck oder manuell nach vorne auf. Sind die Klammern eingelegt, dann schiebt man es einfach wieder zurück in den Hefter.
• die Hinterlademechanik: Etwas seltener erhält man auch Geräte, bei denen das Magazin nach hinten zum Befüllen aufgezogen wird.

Tipp: Um nicht ins „Leere“ zu heften, verfügen einige Geräte über eine Markierung oder ein Sichtfenster, sodass man auch ohne vorheriges Öffnen des Magazins sieht, wann es Zeit zum Nachfüllen der Klammern ist.

Welche Unterscheidungsmerkmale gibt es bei den Heftern?

Auf der Suche nach einem Hefter gibt es eine Vielzahl an Auswahlkriterien. Die wichtigsten Unterscheidungsmerkmale sind die in diesem Ratgeber bereits genannten Eigenschaften. Hier nochmal ein Überblick:

Darüber hinaus gibt es weitere Aspekte, die beim Kauf eine Rolle spielen. Das sind:

• die Farbe: Die meisten Hefter werden standardmäßig in Schwarz angeboten. Vergleichsweise häufig gibt es zudem noch blaue, graue und rote Modelle, die gerne einen Platz auf dem Schreibtisch finden. Wer es ausgefallener mag, der findet zudem Hefter in Rosa, Gelb und Grün. Sehr edel wirken silberfarbene Geräte.
• das Material: Heftgeräte haben immer einen Anteil aus Metall. Zumindest die wichtigen mechanischen Komponenten, zu denen das Magazin und der Amboss gehören, sind bei (fast) allen Modellen aus stabilem Metall. Der Korpus und das Gehäuse können dagegen entweder aus Metall oder (immer häufiger) auch aus stabilem Kunststoff bestehen.

Welche Tipps gibt es zur Verwendung eines Hefters?

Mit einem Hefter können wir auch ohne Bedienungsanleitung in der Regel intuitiv umgehen. Für ein sauberes und optimales Ergebnis, eine sichere Handhabung und die perfekte Organisation des Arbeitsplatzes kann es sich aber lohnen, auf einige Aspekte zu achten. Wir haben einige praktische Tipps und Tricks rund um die Nutzung der Heftgeräte für Sie zusammengestellt:

• schneller Wechsel: Bei den meisten Standardheftern ist es problemlos möglich, von der geschlossenen zur offenen Heftung (und wieder zurück) zu wechseln. Dafür reicht es aus, die kleine, runde Platte, auf der das Papier beim Tackern aufgelegt wird, entweder zu drehen oder etwas zu verschieben.
• sauberes Ergebnis: Bevor Sie mehrere Papiere zusammenheften, sollten Sie sich vergewissern, dass diese richtig herumliegen und in der korrekten Reihenfolge angeordnet sind. Wichtig ist zudem, die Seiten genau bündig aufeinanderzulegen.
• Vorgaben beachten: Ist der Hefter für meine Zwecke geeignet? Sind die Heftklammern groß genug? Kann ich eine bestimmte Seitenanzahl wirklich tackern? Bevor Sie sich am Ende über unschöne kleine Löcher im Papier ärgern müssen, da die Klammern nicht passen und das Zusammenheften nicht möglich war beziehungsweise nicht das gewünschte Ergebnis gebracht hat, ist es vorab empfehlenswert, auf die Vorgaben des Herstellers, die Heftleistung und die verwendeten Heftklammern zu achten.
• Rahmenbedingungen: Wer eine größere Anzahl an Blättern zusammenfassen möchte oder hochwertige Dokumente tackert, der geht auf Nummer sicher und stellt das Gerät auf eine ebene und ruhige Fläche beim Arbeiten. Ein Verrutschen der Papiere lässt sich so verhindern.
• richtige Stelle: Grundsätzlich steht es Ihnen natürlich frei, an welcher Stelle Sie die Papiere zusammenheften. Aus praktischen und optischen Gründen eignet sich dafür aber besonders der linke, obere Rand einer Seite – je nach Beschriftung entweder im Hoch- oder im Querformat. Wird die Heftklammer hier platziert, lassen sich die zusammengehefteten Seiten auch bei einer Ablage im Ordner weiterhin problemlos durchblättern, ohne dass eine vorherige Entnahme notwendig ist.
• Entklammern Auch wenn die Papiere mit einem Hefter bombenfest zusammengefasst werden können, bedeutet das jedoch nicht, dass sie nicht mehr trennbar sind. Wer die Heftung auflösen will, der verwendet am besten einen Heftklammerentferner. Mit diesem lässt sich die Klammer schnell und sauber aus dem Papier ziehen. Es gibt sogar Geräte, in die ist ein Entklammerer (auf der Unterseite) bereits integriert. Achtung: Mit kleinen Löchern im Papier müssen Sie jedoch in jedem Fall leben.

Was ist der Unterschied zu einem Tacker?

Auch wenn man bei einem Hefter umgangssprachlich häufig von einem Tacker spricht und beide Werkzeuge zum dauerhaften Zusammenfügen von Dingen genutzt werden, gibt es jedoch wesentliche Unterschiede. Während ein Hefter vor allem bei der täglichen Büroarbeit zum Einsatz kommt, fungiert ein Tacker eher als Werkzeug, das man für handwerkliche Tätigkeiten benötigt. Der deutlich kleinere Hefter verwendet vergleichsweise filigrane Heftklammern, mit denen sich vorzugsweise Papiere zusammenheften lassen. Anders beim Tacker: Dieser fügt auch dickere und festere Materialien, wie Holz, Stoffe, Pappe sowie Kunststoff (zum Beispiel Isolier- und Dämmmaterial), zusammen. Dementsprechend stabiler sind auch die Tackernadeln. Da beim Tackern in der Regel ein deutlich höherer Kraftaufwand erforderlich ist, funktionieren diese nicht selten elektronisch und meist über einen Akku.