Inventarisatie-etiketten

Wat is een inventaris?

Elk jaar worden alle activa en passiva van de onderneming gewogen, geteld en geregistreerd. Deze procedure wordt een inventaris genoemd. Het resultaat van de voorraden is de inventaris, die de basis vormt van de balans. Naast de jaarlijkse inventaris zijn er nog andere versies, zoals de inventaris van de overbrenging, de permanente inventaris of de steekproefsgewijze inventaris. Deze vormen een vereenvoudiging voor de handelaar, aangezien het vaak moeilijk is om op een bepaalde referentiedatum een volledige inventaris op te maken.

Wat zijn de soorten inventaris en procedures?

Op de eerste plaats is er de boekeninventaris. Dit is de inventaris, de waarden die niet fysiek moeten worden geregistreerd. Dit kunnen de banksaldi of de schulden zijn, de vorderingen of de handelsschulden. Deze waarden worden geregistreerd en geteld op basis van documenten, de openstaande postenlijst, contracten, bankafschriften, enz. In het geval van de jaarlijkse inventarisatie wordt de inventarisatie op een specifieke sleuteldatum uitgevoerd. In de meeste gevallen wordt deze inventaris op de balansdatum opgemaakt. De inventaris kan tot tien dagen vóór of na de sleuteldatum worden opgemaakt. De jaarlijkse inventarisatie is voor veel bedrijfstakken en ondernemingen moeilijk uit te voeren. Dit is vaak te wijten aan het feit dat er niet voldoende personeel beschikbaar is of dat het volume van de te inventariseren activa en goederen dit onmogelijk maakt. Daarom heeft de wetgever andere inventarisatieprocedures ingevoerd, waarmee ondernemingen de inventaris naar voren of naar achteren kunnen schuiven, steekproeven kunnen nemen of de inventaris permanent kunnen maken.

Welke inventarisvereenvoudigingsprocedures zijn er?

• Met de uitgestelde inventarisatie mag de ondernemer zijn inventaris op elke dag binnen drie maanden vóór of anders twee maanden na de balansdatum opmaken. Deze procedure is echter alleen mogelijk indien zij door het systeem wordt ondersteund, bijvoorbeeld door een commerciële software. In dit geval worden de waarden geteld terwijl het systeem in werking is, maar de evaluatie vindt pas later plaats. Daarbij moet rekening worden gehouden met de toevoegingen en vervreemdingen, die de waarde in de tussentijd verhogen of verlagen.
• Bij een permanente inventarisatie vindt de fysieke inventarisatie op elk willekeurig tijdstip plaats. In een permanente inventaris moeten alle ontvangsten en vervreemdingen worden gedocumenteerd. Dit zou bijvoorbeeld kunnen gebeuren via een voorraadboekhouding. Maar niet alleen de boekeninventaris moet permanent worden gemaakt, ook een fysieke inventarisatie is vereist tijdens het boekjaar. In tegenstelling tot de jaarlijkse inventarisatie is het tijdstip hiervoor echter vrij te kiezen, d.w.z. dat het tijdstip voor de feitelijke inventarisatie kan worden aangepast aan de omstandigheden. Het kan bijvoorbeeld aangewezen zijn de feitelijke inventarisatie uit te voeren op een tijdstip waarop het voorraadniveau laag is. Voor deze vereenvoudigde procedure is echter een systeem vereist of zelfs een voorwaarde, waarmee de in- en uitstroom van het bestand opnieuw kan worden berekend en bijgewerkt.
• Bij voorraadbemonstering wordt niet de gehele magazijnvoorraad geteld, maar slechts een deel. Dit betekent uiteraard dat deze methode om de inventaris te vereenvoudigen veel tijd en geld bespaart. Het mag echter alleen worden gebruikt als het anders onevenredig zou zijn om de hele magazijnvoorraad te tellen. Bij voorraadbemonstering worden wiskundige en statistische methoden gebruikt om uit de deelhoeveelheid de totale hoeveelheid te berekenen.

Wat is er nog meer nodig voor een inventaris?

Voor de inventarisatie op basis van belangrijke data, de permanente of zelfs de verhuisde inventaris is systeemondersteunende software nodig, die ook geschikt is om deze procedures in kaart te brengen. Hier zijn speciale programma's op de markt die met extra overzichten, functies en evaluaties komen. Het individuele voorraadbeheer kan zo worden geoptimaliseerd. De getelde voorraden van de afzonderlijke goederen kunnen naar de respectieve magazijnen worden overgebracht als inventariswaarden met de overeenkomstige datum. Zodra alle waarden zijn ingevoerd, helpt een assistent bij de gegevensoverdracht. De ""oude"" voorraadniveaus worden overgedragen met de getelde waarden volgens de inventaris. Export- en importfuncties ondersteunen de overdracht van gegevens uit bijvoorbeeld Excel-lijsten. Evaluaties kunnen gemakkelijk worden uitgevoerd door middel van diverse afdrukken, zoals lijsten van defecten, inventarislijsten en lijsten met belangrijke data of zelfs tellerlijsten.

Inventarisetiketten helpen om bedrijfseigendommen te labelen en altijd overzicht te houden. Deze etiketten worden aangeboden in een verscheidenheid van materialen. Deze omvatten onvervalsbare en duurzame polyester etiketten en verwijderbare inventarisetiketten. De inventarisetiketten zijn alle bestand tegen diverse invloeden van buitenaf, zoals vocht, reinigingsmiddelen, olie, oplosmiddelen of ontsmettingsmiddelen. Bovendien kunnen gekleurde etiketten ook helpen bij het tellen en sorteren tijdens een inventarisatie.