Textstempel

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Ratgeber Textstempel – wenn es EILT oder schon BEZAHLT wurde

Dringend! Kopie! Bezahlt! Es sind kurze Wörter wie diese, die ein Textstempel mit einem kräftigen Aufdruck schnell und sauber aufs Papier bringt und so verschiedene Dokumente kennzeichnet. Für die tägliche Büroorganisation erweisen sich die kleinen Stempel im Business als wichtige handliche Helfer.

Was ist ein Textstempel und welchen Text enthält er? In welchen Bereichen wird er eingesetzt und welche Vorteile bietet er eigentlich? Wer zudem wissen möchte, welche verschiedenen Ausführungen es bei den Textstempeln gibt und worauf bei der Auswahl zu achten ist, der findet in diesem Ratgeber die passenden Antworten. Wir haben zudem Tipps, worauf beim Stempeln für ein sauberes Ergebnis zu achten ist und welche verwandten Alternativen es für die Textstempel gibt.

Was ist ein Textstempel?

Ein Textstempel fällt unter die Kategorie Bürostempel und findet dementsprechend vorzugsweise im beruflichen Kontext seine Bestimmung. Die Stempelplatte des Textstempels ist dabei mit einem festen, standardisierten Text versehen. Meist handelt es sich um ein einzelnes Wort. Dieses hebt sich allein durch seine Größe vom restlichen Text ab und fällt direkt ins Auge. Dokumente lassen sich so für wiederkehrende Geschäftsabläufe mit wichtigen Informationen kennzeichnen. Zur Rubrik Textstempel gehören auch die Namenstempel, die mit individuellen Texten im eigenen Design selbst gestaltet werden können.

Textstempel sind in diversen Ausführungen erhältlich – vom klassischen Holzstempel bis zum selbstfärbenden Stempel aus Metall oder Kunststoff jeweils in verschiedenen Größen und mit unterschiedlichen Stempelfarben.

Wofür werden Textstempel eingesetzt?

Zum Textstempel greift man heute vorzugsweise im beruflichen Alltag. Vor allem auf den Schreibtischen in den Büros von Verwaltungen, Behörden und Unternehmen aller Branchen haben die kleinen manuellen Drucker einen festen Platz. Verwendung finden sie dabei neben dem individuellen Adressaufdruck zudem für die Büroorganisation und -verwaltung sowie speziell für die Buchhaltung , um sich wiederholende Informationen schnell aufs Papier zu bringen. Dies sind klassische Anwendungsbeispiele:

Für den analogen Print werden Textstempel eingesetzt, um

• den Posteingang und Postausgang zu kennzeichnen.
• auf Rechnungen zu vermerken, dass sie bezahlt wurden.
• auf Dokumenten zu markieren, ob es sich um ein Original oder eine Kopie handelt.
• den eigenen Namen und die Firmenanschrift auf Briefen oder anderen Dokumenten schnell und nachträglich zu platzieren.
• den Bearbeitungsstatus diverser Unterlagen offen darzulegen.
• Briefkuverts für Mailings und Geschäftspost mit relevanten Informationen für den Versand und die Zustellung zu bedrucken.
• die Ablage übersichtlicher zu gestalten.
• im Rahmen der Qualitätskontrolle Dokumente und Akten offensichtlich zu kennzeichnen.
• einen Platz für Unterschriften zu schaffen.

Welche Vorteile bieten Textstempel?

In allen Bereichen, in denen die Arbeit mit Papier und ausgedruckten Dokumenten gefragt ist, können Textstempel ein nützliches Werkzeug und Büromaterial sein. Das sind die Pluspunkte:

• Dokumente aller Art lassen sichschnell und effizient kennzeichnen. Im Vergleich zu handschriftlichen Markierungen spart dies Zeit.
• Die gedruckte Form sorgt nicht nur für ein einheitliches, sondern auch ein professionelles Erscheinungsbild und garantiert gleichzeitig eine gute Lesbarkeit.
• Textstempel sind robust und stabil verarbeitet und für die mehrfache Verwendung und den langfristigen Einsatz konzipiert. Einmal gekauft muss das Produkt in der Regel kein zweites Mal bestellt werden.
• Die gestempelten Texte erleichtern die Dokumentation und sorgen gleichzeitig für Struktur und Übersicht. Das Risiko für Fehler ist geringer als ohne eine entsprechende Kennzeichnung.
• Der aufgedruckte Text fällt (auch dank verschiedener Farben und seiner Größe) schnell ins Auge und erleichtert so die Organisation und Nachverfolgung.
• Textstempel sind mit den wichtigsten Begriffen der Büroorganisation erhältlich. Bei Bedarf besteht die Möglichkeit der Individualisierung – grundsätzlich lässt sich jeder gewünschte Text auf die Stempelplatte bringen.
• Die Textstempel gibt es in unterschiedlichen Ausführungen im Hinblick auf Technik, Material, Stempelfarbe und -fläche, sodass für jeden Anspruch und Bedarf das passende Produkt dabei ist.

Welcher Text steht auf den Stempeln?

Unter die Rubrik „Textstempel“ fallen der Bezeichnung entsprechend sämtliche Stempel, die einen bestimmten, meist kurzen Text ausschließlich mit Buchstaben enthalten. Motive (zum Beispiel Logos), Zahlen (zum Beispiel das Datum) und andere Details sind dagegen zumindest nicht Hauptbestandteil der Textstempel.

In Bezug auf den Inhalt unterscheidet man dabei zwischen Stempeln mit

• einem festen Standardtext
• mehreren Texten zur Auswahl
• und einem individuellen Text

Ein klassischer Textstempel enthält eine oder mehrere der folgenden Aufdrucke – häufig in Versalien, zumindest aber in Fettdruck:

• Eilt
• Dringend
• Kopie
• Duplikat
• Original
• Persönlich
• Vertraulich
• Beantwortet
• Erledigt
• Eingang
• Infopost
• Betrag erhalten
• Bezahlt
• Bestellt

Weitere Varianten sind erhältlich. Ist nicht der passende Text dabei, können Sie einen Firmenstempel mit einem individuellen Aufdruck bestellen. Häufig gewählt sind hierbei Namen und/oder Firmenbezeichnungen mit und ohne Adressen. Die Druckdaten sowie auf Wunsch auch Veredelungen lassen sich dabei einfach online an die Hersteller übermitteln und in Auftrag geben.

Welche Ausführungen gibt es bei den Textstempeln?

Soll das Stempeln möglichst unkompliziert und so schnell wie möglich erledigt sein? Habe ich mehrere Firmenstempel im Einsatz? Wie viel Wert lege ich auf Faktoren wie Qualität und Langlebigkeit? Fragen wie diese sollte man sich vor dem Kauf eines Textstempels stellen, um am Ende das für den eigenen Bedarf passende Modell zu finden. Zur besseren Orientierung über das Angebot lohnt ein Blick auf die jeweiligen Ausstattungsmerkmale. Das sind:

• die Technik
• die Stempelfarbe
• das Material
• die Größe der Stempelfläche

Eine wichtige Überlegung beim Stempelkauf ist, ob es lieber

• ein selbstfärbender Stempel oder
• ein nicht-selbstfärbender Handstempel (mit Stempelkissen)

sein soll. Bei der ersten Variante ist das Stempelkissen für die unkomplizierte und schnelle Nutzung bereits in das kompakte Gerät integriert. Um die Farbe aufzunehmen, wird die Textplatte im Inneren des Stempels über eine durch manuellen Druck ausgeübte Drehbewegung über das Farbkissen geführt. Teilweise lassen sich die integrierten Stempelkissen austauschen, aber nicht bei allen Modellen ist das möglich. Bekannte Vertreter dieser Variante sind die Stempel des Herstellers Trodat der Reihe „Office Printy“; aus dem Hause „Colop“ kommen die „Colop Printer“-Textstempel.

Die klassische Variante sind dagegen die sogenannten Handstempel. Um die Stempelfarbe aufnehmen zu können, benötigt man ein separates Stempelkissen. Der Stempelaufwand ist hierbei entsprechend etwas größer. Als vorteilhaft erweist sich jedoch die höhere Flexibilität im Hinblick auf die Wahl der Stempelfarbe. Auch wenn mehrere Stempel im Einsatz sind, kann sich diese Variante als praktisch erweisen, schließlich wird nur ein zusätzliches Stempelkissen benötigt.

Eine besondere Form der Textstempel stellen die sogenannten Taschenstempel dar. Sie sind klein, handlich und zusammenklappbar, sodass man sie in jede Tasche stecken kann. Dank des integrierten Stempelkissens sind sie unterwegs direkt einsatzbereit.

Während Sie bei den nicht-selbstfärbenden Handstempeln die freie Farbauswahl haben – die Stempelfarbe wird schließlich separat mit einem Ersatzstempelkissen gekauft – ist bei den selbstfärbenden Stempeln bereits beim Kauf eine Wahl zu treffen. Angeboten werden diese Modelle vorzugsweise mit schwarzen Stempelkissen. Erhältlich sind aber auch andere Farben, darunter Rot, Grün, Blau, Grau und Gelb.

Klassische Handstempel kennen wir aus Holz mit einer Stempelfläche aus Gummi. Diese Holzstempel zeichnen sich einerseits durch ihre Stabilität und Wertigkeit aus und liegen andererseits gut in der Hand. Die selbstfärbenden Stempel sind dagegen regelhaft aus stabilem und unempfindlichem Kunststoff hergestellt. Alternativ gibt es die Stempel auch aus Metall: Diese Modelle erweisen sich als besonders robust und langlebig.

Die Größe der Stempelfläche hängt zum einen von der Länge beziehungsweise dem Umfang des Textes und zum anderen von der Schriftgröße ab. Die Abmessung der Stempelfläche bei Textstempeln mit einem einzelnen Wort beträgt zwischen 1 und 1,5 cm in der Breite und 3,5 bis 4,5 cm in der Länge. Abweichungen sind möglich. Bei individuellen Textstempeln gibt es zudem mehrzeilige Aufdrucke und entsprechend größere Stempelflächen.

Dokumentenechte Stempel: Was bedeutet das?

Vor allem im beruflichen Kontext kann es sinnvoll sein, auf die Eigenschaft „dokumentenecht“ zu achten. Dabei ist nicht der Stempel selbst dokumentenecht, sondern vielmehr die enthaltende oder verwendete Tinte.

Dokumentenechte Stempelfarben erfüllen dabei gleich mehrere Kriterien. Sie ist gemäß der Norm ISO 14145-2

• alterungsbeständig
• wischfest
• nicht radierbar
• lichtecht
• wasserfest
• chemikalien- und lösungsmittelresistent

Dokumentenechte Stempelfarbe macht immer dann Sinn, wenn es sich um offizielle Dokumente handelt, wie beispielsweise Urkunden, Zeugnisse oder Wertpapiere, die viele Jahre aufbewahrt werden. Auch für die Buchhaltung ist es im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bei Rechnungen, Bilanzen und Buchungsabschlüssen sinnvoll, auf dokumentenechte Stempelfarbe zu setzen.

Saubere Ergebnisse: Worauf sollte ich beim Stempeln achten?

Ausrichten, aufsetzen, drücken – fertig. Im Grunde ist das Stempeln genauso einfach, wie es klingt. Damit ein sauberes und gleichmäßiges Ergebnis an genau der gewünschten Stelle gelingt, lohnt es sich als kurze Vorbereitung, einige Aspekte im Blick zu haben. Folgende Tipps sind vor allem bei den Handstempeln hilfreich:

• Die erste wichtige Voraussetzung ist, dass das Stempelkissen flächendeckend mit ausreichend Farbe getränkt ist.
• Die Stempelfläche sollte zudem sauber sein. Besonders beim Wechseln einer Farbe entfernen Sie die Tintenreste zunächst mit einem feuchten Tuch.
• Drücken Sie den Handstempel dann kräftig und gleichmäßig für circa eine Sekunde auf das Stempelkissen und stellen Sie sicher, dass der gesamte Abdruck komplett mit Stempelfarbe bedeckt ist.
• Zur Absicherung ist es vor allem bei neuen oder vorher mit anderen Farben verwendeten Stempeln sinnvoll, zunächst einige Male zur Probe auf Schmierpapier zu stempeln.
• Saubere Stempelergebnisse lassen sich am besten auf hochwertigem und glattem Papier erzielen. Sowohl bei Hochglanzpapier als auch bei jenem mit einer porösen Oberfläche besteht dagegen das Risiko, dass die Tinte verschmiert.
• Auch der Untergrund spielt eine Rolle: Achten Sie darauf, dass dieser nicht nur sauber, sondern auch eben und möglichst hart ist. Die Schreibtischplatte ist auf jeden Fall geeignet.
• Auf die gewünschte Oberfläche wird der Stempel dann genau senkrecht an der passenden Stelle aufgedrückt. Versuchen Sie dabei, den Druck beidseitig möglichst gleichmäßig zu verteilen.
• Die Tinte benötigt in der Regel einige Sekunden, bis sie vollständig getrocknet ist. Um ein Verwischen und Verschmieren zu verhindern, fährt man daher weder mit den Fingern noch mit einem Stift darüber. Darüber hinaus sollten Sie auch mit der Ablage oder dem Kuvertieren zunächst ein paar Augenblicke warten.

Welche verwandten Stempelarten gibt es?

Auch wenn ein Stempel grundsätzlich gefragt sein sollte, muss nicht immer ein Textstempel die richtige Wahl sein. Vielleicht passt eine der folgenden Alternativen besser zum eigenen Bedarf?

• Datumstempel: Aufgrund der individuellen Einstellung ermöglicht es dieser Stempel, Akten, Dokumente, aber auch Waren und Produkte mit einem bestimmten Datum zu bedrucken. Je nach Einsatzbereich handelt es sich dabei zum Beispiel um das tagesaktuelle Datum, wenn es darum geht, den Eingang, die Auslieferung oder den Tag der Ablage zu kennzeichnen. Aufstempeln lassen sich zudem ein Haltbarkeits- oder Ablaufdatum.
• Paginierstempel / Ziffernstempel: Sind fortlaufende Nummerierungen gefragt, zum Beispiel auf Rechnungen oder Produkten, dann ist ein Ziffernstempel richtig. Dank der integrierten Mechanik erhöht sich die jeweilige Zahl bei jedem Stempelvorgang um eine Stelle.
• Datenschutzstempel: Anstatt zum schwarzen Textmarker zu greifen, mag ein Datenschutzstempel die bessere Option sein. Mithilfe dieses Inkognito-Stempels lassen sich Textpassagen aller Art ganz einfach schwärzen.
• Logostempel / Motivstempel Bei dieser Stempelvariante sind es weniger Buchstaben und Zahlen, die im Fokus stehen, als vielmehr bestimmte Symbole und Zeichen. Während im schulischen Bereich zum Beispiel ein „Daumen hoch“ oder ein „Smiley“ gut ankommt, sind es im beruflichen Kontext ein Firmen- und ein Markenlogo, die einen Motivstempel zieren.
• Elektrostempel: Vollautomatisch funktioniert diese spezielle Form eines Stempels. Er ermöglicht eine individuelle und anpassbare Gestaltung des Druckbilds. Es lassen sich daher sowohl abwechselnd Motive, Texte als auch Ziffern stempeln. Ein weiterer Vorteil: Dank spezieller Tinte können damit sogar besonders raue sowie glatte Oberflächen bedruckt werden.