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Ratgeber Ordner-Rückenschilder – für Struktur & Ordnung bei der Aktenablage

Für einen Aktenordner sind sie das Tüpfelchen auf dem i. Ohne sie wäre das Ablagesystem im Schrank und Regal nicht annähernd so ordentlich und strukturiert. Für die saubere und einheitliche Ordner-Beschriftung sind Ordner-Rückenschilder ein Must-have des täglichen Bürobedarfs.

Wer braucht Ordner-Rückenschilder und warum lohnt sich ihre Anschaffung? Welche verschiedenen Ausführungen gibt es und auf welche Aspekte sollte ich beim Kauf achten? Dieser Ratgeber liefert alle relevanten Informationen rund um das wichtige Zubehör eines jeden Ordners. Wir haben zudem praktische Tipps und Tricks rund um die Beschriftung und das Bedrucken der Etiketten für mehr Struktur und Übersicht im Aktenregal.

Was sind Ordner-Rückenschilder

Der Name ist im Grunde selbsterklärend: Bei einem Ordner-Rückenschild handelt es sich um ein Etikett, das am schmalen Rücken von Aktenordnern angebracht oder aufgeklebt wird. Eine individuelle Beschriftung des Schilds (zum Beispiel mit Name, Thema und Datum) sorgt für eine schnelle Zuordnung und schnellere Auffindbarkeit. Ordner-Rückenschilder dienen daher der Organisation der Ordner und schaffen Struktur in der Ablage. Man erhält sie in verschiedenen Ausführungen und Farben.

Warum beschriftet man den Rücken des Ordners?

Natürlich spricht nichts dagegen, einen Aktenordner auf seiner Vorder- oder Rückseite zu beschriften, am meisten Sinn macht eine Kennzeichnung beziehungsweise ein Hinweis auf den Inhalt aber auf der schmalen Rückenseite: Bei der Ablage im Schrank oder im Regal ist das nämlich die einzige Seite, die von außen sichtbar ist. Wer nach einem bestimmten Dokument sucht, muss daher nicht erst jeden Ordner einzeln herausziehen, um zu sehen, was sich darin befindet.

Welche Vorteile bieten Ordner-Rückenschilder?

Es gibt mehrere gute Argumente, die dafür sprechen, einen Aktenordner mit einem passenden Rückenschild zu versehen und dieses entsprechend zu beschriften. Das sind die Vorteile im Überblick:

• Die klare Kennzeichnung bringt Struktur und Ordnung in die Ablage und verbessert die eigene Organisation.
• Ordner-Rückenschilder tragen zu einem einheitlichen Erscheinungsbild im Aktenschrank bei und vermitteln gleichzeitig einen professionellen und seriösen Eindruck.
• Dank einer eindeutigen Beschriftung auf dem Rückenschild erkennt man bei Ordnern bereits von außen und im Regal stehend, was sich darin befindet. Sie profitieren dadurch von einer schnellen Identifizierung, einer hohen Effizienz und einer deutlichen Zeitersparnis.
• Die Etiketten lassen sich individuell nach den eigenen Vorstellungen und dem jeweiligen Bedarf beschriften und gestalten. Auf Wunsch können die Schilder auch bedruckt werden.
• Ein flexibler Austausch der Ordnerrückenschilder ist jederzeit und unkompliziert möglich. Anstatt einen gebrauchten Ordner einfach wegzuwerfen, ist das schnelle Auswechseln zudem die kostengünstigere und nachhaltigere Variante.

In welchen Bereichen werden Ordner-Rückenschilder genutzt?

Ordnerrückenschilder sind überall dort gefragt, wo Aktenordner für die Ablage von Dokumenten, Akten und Unterlagen zum Einsatz kommen und eine einheitliche und ordentliche Struktur gewünscht ist: Es verwundert daher nicht, dass die Ordner-Rückenschilder in vielen Bereichen des täglichen Lebens als wichtiges „Necessaire“ einen Platz gefunden haben.

Nicht fehlen dürfen die Ordner-Schilder im Büro und im Archiv. Im Materiallager und in der Schreibtischschublade sollte dabei immer ein gewisser Vorrat dieser praktischen Schreibwaren bereitliegen: Hier gibt es schließlich täglich neues Ablagepotenzial, wenn neue Ordner für Kundenunterlagen, Verträge, Projektpläne oder allgemeinen Schriftverkehr angelegt oder alte neu bestückt und beschriftet werden müssen.

Der geschäftliche Bereich umfasst dabei alle Branchen, in denen Dokumente in Papierform anfallen. Benötigt werden die Rückenschilder unter anderem in

• Verwaltungen und Ämtern
• Produktionsunternehmen und Handwerksbetrieben
• Dienstleistungsbetrieben
• Kanzleien (Steuerberater und Anwälte)
• Arztpraxen
• Redaktionen und Agenturen
• Schulen und Universitäten
• und weiteren Bereichen

Im Aktenschrank oder -regal des heimischen Arbeitszimmers erfüllen die Ordner-Rückenschilder natürlich ebenso gut ihren Zweck: So findet man im privaten Bereich häufig gut gefüllte Ordner mit Beschriftungen wie „Verträge“, „Kinder“, „Immobilienfinanzierung“ oder „Nebenkosten“. Da Ordner hier nach wie vor das Ordnungssystem Nummer eins sind, werden auch Ordner-Rückenschilder häufig nachgefragt.

Welche Formen und Ausführungen von Ordner-Rückenschildern gibt es?

Wer unter der Annahme „Ordnerrückenschild ist Ordnerrückenschild“ einkauft, der wird spätestens dann eines Besseren belehrt, wenn das Etikett nicht zum oder besser auf den Ordner passt. Denn tatsächlich gibt es bei diesem Zubehör für eine sortierte Ablage verschiedene Ausführungen. Das sind die wichtigsten Unterscheidungsmerkmale:

• die Art (selbstklebend / ohne Klebung)
• die Größe
• die Farbe
• der Vordruck / die Beschriftung
• das Material
• die Verpackungsgröße

Tipp: Wir empfehlen, die Ordnerrückenschilder immer auf die vorhandenen Ordner anzupassen und nicht andersherum vorzugehen. Bestenfalls bestellen Sie beim Ordner-Einkauf direkt passende Etiketten auch auf Vorrat (für einen schnellen und flexiblen Austausch) mit.

Rückenschilder erhalten Sie entweder als

• permanent-haftendes und selbstklebendes Produkt oder
• auswechselbare Variante zum Einstecken

Welche Variante die richtige ist, hängt vom Aktenordner-Modell ab. Befindet sich dort auf dem Rücken eine transparente Folientasche, kann ein Etikett (ohne Klebung) aus Pappe einfach durch den Öffnungsschlitz dahinter geschoben werden. Ist eine Aktualisierung oder Korrektur notwendig, lässt sich das Etikett jederzeit austauschen. Ein weiterer (Kosten-)Vorteil: Einsteck-Schilder sind in der Regel von beiden Seiten beschreibbar. Interessant ist diese Variante vor allem bei regelmäßig wechselndem Inhalt.

Alternativ gibt es Ordner, die bereits mit einem aufgeklebten Rückenschild ausgestattet sind. Bei Bedarf können Sie einfach ein neues, selbstklebendes Etikett darüber setzen und das bestehende überkleben. Durch die permanente Haftung lassen sie sich einmal aufgeklebte Schilder meist nicht immer rückstandslos wieder entfernen.

Das Format der Etiketten ist natürlich auf die Maße der Ordnerrücken abgestimmt. Dementsprechend findet man die Ordner-Etiketten vorzugsweise passend zu den gängigen Ordnerbreiten von 5 cm (schmale Ordner) und 8 cm (breite Ordner). Besonders schmale Schilder sind gerade mal 3 cm breit.

Häufig nehmen die Rückenschilder etwa zwei Drittel der Länge des Ordners ein und messen rund 19 bis 20 cm. Einige Ordnerschilder kann man aber auch über die gesamte Länge (von rund 30 cm) kleben. Im Vergleich dazu sind die Einsteckschilder meist deutlich kürzer.

In der Standardvariante sind die Rückenschilder weiß oder grau. Es gibt aber farbliche Varianten: Hier haben Sie die Wahl zwischen Grün, Blau, Rot, Gelb und weiteren Farben. Wer auf verschiedene Farben zurückgreift, bringt nicht nur einen bunten Farbklecks in die Ablage, sondern sorgt für zusätzliche Struktur.

Fast alle Ordner-Rückenschilder sind so konzipiert, dass man sie manuell (entweder per Hand oder bedruckt) beschriften kann. Dementsprechend steht ausreichend Platz für individuelle Beschreibungen auf den Blanko-Etiketten zur Verfügung. Für die Einheitlichkeit, zur Erleichterung der Beschriftung und für die Struktur verfügen einige Modelle über Vordrucke. Dazu gehören:

• Hilfslinien
• Jahreszahlen
• Inhalts-Bezeichnungen, zum Beispiel „Rechnungen“ oder „Kunden“
• der Name des Herstellers

Die Rückenschilder sind ein typisches Papier-Produkt. Während für die selbstklebende Variante eine Standard-Grammatur von 80 bis 100 g/m² verwendet wird, bestehen die Einsteck-Schilder meist aus Karton und sind damit deutlich dicker und stabiler (circa 150 bis 200 g/m²). Seltener sind Kunststoff-Etiketten. Diese lassen sich mit Folienstiften beschriften.

Ein Ordnerschild kommt niemals allein – nach diesem Motto erhalten Sie mit dem Kauf eines Produkts immer mehrere Exemplare. Diese sind teilweise durch Perforation miteinander verbunden. Die Anzahl variiert dabei zwischen acht und bis zu 800 Stück. Häufige Stückzahlen je Verpackungseinheit sind zehn und 100. Auch verschiedenfarbige Etiketten kann eine Packung enthalten.

Welche praktischen Tipps gibt es für die Beschriftung der Ordner-Schilder?

Ordner-Rückenschilder können Sie grundsätzlich ganz nach den individuellen Vorstellungen gestalten, beschreiben und sogar bedrucken. Für die gut sortierte, übersichtliche und strukturierte Ordnerablage haben wir dafür einige Tipps, worauf bei der Beschriftung der Ordner-Rückenschilder zu achten ist:

• Die Etiketten werden für eine komfortablere Handhabung zunächst beschriftet und erst danach aufgeklebt beziehungsweise eingesteckt.
• Stehen die Ordner nebeneinander im Regal und legen Sie Wert auf ein ansprechendes Erscheinungsbild, dann achten Sie beim Beschriften auf eine einheitliche Schriftgröße und -art. In dem Zusammenhang spielt auch die bestenfalls einheitliche Position auf dem Ordner-Etikett eine Rolle.
• Für eine gute Lesbarkeit ist darauf zu achten, dass die Buchstaben ausreichend groß und aus einigen Metern Entfernung noch gut erkennbar sind. Gefragt ist jetzt zudem unbedingt gut leserliche Schönschrift.
• Für eine direkte Zuordnung können Sie auch gerne mit Logos und Symbolen arbeiten.
• Verschiedene Farben bei den Schildern lassen sich verschiedenen Themen oder Personen zuordnen. Als Beispiel: In den Ordnern mit roten Rückenschildern sind die Rechnungen zu finden, während in den blauen Verträge und in den grünen Mitarbeiterakten lagern. Alternativ kann man auch auf verschiedenfarbige Ordner zurückgreifen.
• Beschränken Sie sich bei der Beschriftung des Etiketts auf das Wesentliche. Einzelne Schlagworte an prominenter Stelle sagen mehr aus als ganze Sätze. Wählen Sie die Begriffe zudem so, dass noch vor dem Öffnen des Ordners klar ist, was sich darin befindet. Konkretisierungen (zum Beispiel Orte, Daten oder Namen) sind meist sinnvoll.
• Eine Nummerierung der Schilder im Hinblick auf die Ablagereihenfolge sorgt dafür, dass jeder Ordner einen festen Platz hat. Noch einfacher wird es, wenn ein Klebeband diagonal über mehrere Ordnerrücken verläuft. Nach der Entnahme sieht man direkt, wo der Ordner im Schrank hingehört.
• Überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen, ob die Beschriftung noch aktuell ist und ob diese zum Inhalt passt. Ist das nicht der Fall, verwenden Sie ein neues Schild und beschriften dieses neu – verzichten Sie darauf, die bestehende Beschriftung durchzustreichen.

Wie kann man in Microsoft Word Orderrücken erstellen?

Sollen die Ordner-Schilder nicht mit der Hand beschriftet werden, können Sie den Text natürlich auch ausdrucken. Vergewissern Sie sich dabei unbedingt vorher, ob das jeweilige Produkt auch zum Bedrucken geeignet ist.

In Microsoft Word gestaltet sich die Formatierung besonders einfach, da es hierfür spezielle Etikettenvorlagen gibt. Und die finden Sie so:

• Öffnen Sie ein Word-Dokument.
• Im oberen Menü klicken Sie den Reiter „Sendungen“ an.
• Im Feld „Erstellen“ finden Sie den Button „Etiketten“, den Sie nun auswählen.
• Für die passende Größe des Etiketts wählt man das Feld „Optionen“ und geht anschließend auf „Etikettenhersteller“.
• In einer Liste werden nun alle Schild-Größen des Herstellers angezeigt. Wählen Sie die passende mit einem Klick aus und drücken Sie anschließend auf „Ok“.
• In einem Textfeld geben Sie nun die gewünschte Beschriftung ein und starten dann den Druckauftrag. Hierbei ist darauf zu achten, das manuelle Eingabefach des Druckers zu nutzen, in das zuvor das Ordnerrückenschild eingelegt wurde.

Tipp: Die Hersteller selbst bieten darüber hinaus häufig Formatvorlagen zum Download an – die passenden Verlinkungen dazu finden Sie bei OTTO Office!

Warum haben einige Etiketten mittendrin ein Loch?

Es ist nicht etwa ein besonders extravagantes Design oder gar ein Versehen, warum einige Ordnerrückenschilder eine Aussparung beziehungsweise eine kreisrunde Ausstanzung haben. Dieses „Phänomen“ tritt dabei ausschließlich bei selbstklebenden und extralangen Etiketten auf. Eine Erklärung dafür liefert bereits ein Blick auf die Ordner – denn diese besitzen fast immer ein Loch im unteren Drittel ihrer Stirnseite.

Dieses sogenannte Griffloch befindet sich dort natürlich nicht grundlos, sondern es dient der komfortableren Entnahme der Ordner aus dem Schrank, dem Aktenregal oder der Ordnerdrehsäule. Steckt man einen Finger in die Aussparung, lässt sich selbst ein zwischen anderen Ordnern eingeklemmter Ordner bequem und schnell herausziehen.

Welche Stifte eignen sich für die Beschriftung?

Wer sich für Ordner-Rückenschilder entscheidet und sich eine ordentliche Ablage wünscht, der greift für die Beschriftung nicht zu irgendeinem Stift, sondern achtet darauf, dass dieser gut schreibt, die Schrift gut sichtbar ist und seine Tinte wisch- und wasserfest ist. Dementsprechend sind folgende Kriterien bei der Wahl des Stifts relevant:

• eine schnelltrocknende Tinte
• ein Textmarker, der permanent schreibt und wasserfest ist
• eine Strichstärke von (je nach Textmenge) zwischen 1 und 3 mm
• eine gut sichtbare Farbe
• ein qualitativ hochwertiger Stift

Tipp: Wir empfehlen aus Gründen der Einheitlichkeit, immer nur einen Stift für die Beschriftung von Ordnerreihen zu verwenden und maximal bei der Farbe zu variieren.

Ordnung in die Ablage bringen: Welches Zubehör brauche ich noch?

Für Struktur und Ordnung in der Ablage gibt es neben den Rückenschildern weiteres praktisches Zubehör für Aktenordner. Dazu gehören:

• Register Trennblätter und -laschen
• Lochverstärker
• Niederhalter
• Klarsichthüllen mit Lochung