Tekststempels

Tekststempels – als het dringend is of al betaald is

Dringend! Kopiëren! Betaald! Het zijn korte woorden als deze die een tekststempel met een sterke afdruk snel en netjes op papier zet en zo verschillende documenten identificeert. De kleine postzegels blijken belangrijke handige hulpmiddelen voor de dagelijkse kantoororganisatie.

Wat is een tekststempel en welke tekst staat erop? Op welke gebieden wordt het gebruikt en welke voordelen biedt het eigenlijk? Wilt u ook weten welke verschillende versies tekststempels er zijn en waar u op moet letten bij het maken van uw keuze, dan vindt u in deze gids de juiste antwoorden. Ook geven we tips waar je op moet letten bij het stempelen om een schoon resultaat te garanderen en welke alternatieven er zijn voor tekststempels.

Wat is een tekststempel?

Een tekststempel valt onder de categorie kantoorstempels en wordt daarom vooral gebruikt in een professionele context. De stempelplaat van de tekststempel is voorzien van een vaste, gestandaardiseerde tekst. Meestal is het een enkel woord. Deze onderscheidt zich simpelweg door de omvang van de rest van de tekst en springt meteen in het oog. Documenten kunnen worden gemarkeerd met belangrijke informatie voor terugkerende bedrijfsprocessen. In de categorie tekststempels vindt u ook naamstempels, die u kunt voorzien van individuele teksten naar uw eigen ontwerp.

Tekststempels zijn verkrijgbaar in verschillende uitvoeringen - van klassieke houten stempels tot zelfinktende stempels van metaal of plastic, elk in verschillende maten en met verschillende stempelkleuren.

Waar worden tekststempels voor gebruikt?

Tegenwoordig worden tekststempels vooral gebruikt in het dagelijkse professionele leven. De kleine handmatige printers hebben een vaste plaats, vooral op de bureaus in de kantoren van administraties, overheden en bedrijven in alle sectoren. Naast het afdrukken van individuele adressen worden ze ook gebruikt voor kantoororganisatie en -administratie en vooral voor de boekhouding om repetitieve informatie snel op papier te zetten. Dit zijn klassieke toepassingsvoorbeelden:

Tekststempels worden gebruikt voor analoog afdrukken.

• label de inkomende en uitgaande e-mail.
• om op facturen te vermelden dat ze betaald zijn.
• Geef op documenten aan of het een origineel of een kopie is.
• om snel en achteraf uw eigen naam en bedrijfsadres op brieven of andere documenten te plaatsen.
• Open de verwerkingsstatus van verschillende documenten.
• Enveloppen afdrukken voor mailings en zakelijke post met relevante informatie voor verzending en bezorging.
• om de indiening duidelijker te maken.
• Het is duidelijk dat u documenten en bestanden moet labelen als onderdeel van de kwaliteitscontrole.
• om ruimte te creëren voor handtekeningen.

Welke voordelen bieden tekststempels?

In alle gebieden waar het werken met papier en gedrukte documenten vereist is, kunnen tekststempels een handig hulpmiddel en kantoorbenodigdheden zijn. Dit zijn de pluspunten:

• Alle soorten documenten kunnen snel en efficiënt worden gemarkeerd. Dit bespaart tijd vergeleken met handgeschreven markeringen.
• De gedrukte vorm zorgt niet alleen voor een uniforme maar ook voor een professionele uitstraling en garandeert tegelijkertijd een goede leesbaarheid.
• Tekststempels zijn robuust en stabiel en ontworpen voor meervoudig gebruik en langdurig gebruik. Eenmaal gekocht hoeft het product doorgaans geen tweede keer te worden besteld.
• De gestempelde teksten maken documentatie eenvoudiger en zorgen tegelijkertijd voor structuur en overzicht. De kans op fouten is kleiner dan zonder passende etikettering.
• De gedrukte tekst springt snel in het oog (ook dankzij de verschillende kleuren en het formaat), waardoor organisatie en tracking eenvoudiger worden.
• Tekststempels zijn verkrijgbaar met de belangrijkste termen op het gebied van kantoororganisatie. Indien nodig is er de mogelijkheid tot individualisering - in principe kan elke gewenste tekst op de stempelplaat worden gezet.
• De tekststempels zijn verkrijgbaar in verschillende designs qua techniek, materiaal, stempelkleur en oppervlak, zodat er voor elke eis en behoefte het juiste product is.

Welke tekst staat er op de postzegels?

De categorie “tekststempels” omvat alle postzegels die een specifieke, meestal korte tekst bevatten met uitsluitend letters. Motieven (bijvoorbeeld logo's), cijfers (bijvoorbeeld de datum) en andere details vormen daarentegen in ieder geval niet het hoofdbestanddeel van de tekststempels.

Wat betreft de inhoud wordt er onderscheid gemaakt tussen postzegels met

• een vaste standaardtekst
• verschillende teksten om uit te kiezen
• en een individuele tekst

Een klassieke tekststempel bevat één of meer van de volgende afdrukken – vaak in hoofdletters, maar in ieder geval vetgedrukt:

• Schiet op
• Dringend
• Kopiëren
• Dupliceren
• Origineel
• Persoonlijk
• Vertrouwelijk
• Beantwoord
• Gereed
• Ingang
• Infopost
• Ontvangen bedrag
• Betaald
• Besteld

Er zijn andere varianten beschikbaar. Indien u niet over de juiste tekst beschikt, kunt u een bedrijfsstempel met individuele opdruk bestellen. Vaak wordt hier gekozen voor namen en/of bedrijfsnamen met en zonder adres. De printgegevens en desgewenst afwerkingen kunt u eenvoudig online naar de fabrikant sturen en bestellen.

Welke versies zijn er voor de tekststempels?

Moet het stempelen zo ongecompliceerd en zo snel mogelijk gebeuren? Gebruik ik meerdere bedrijfsstempels? Hoeveel waarde hecht ik aan factoren als kwaliteit en duurzaamheid? Dit soort vragen moet u uzelf stellen voordat u een tekststempel koopt, zodat u uiteindelijk het model kunt vinden dat bij u past. Om een beter beeld te krijgen van het aanbod, is het de moeite waard om de respectievelijke features te bekijken. Dit zijn:

• de technologie
• de kleur van de stempel
• het materiaal
• de grootte van het stempelgebied

Een belangrijke overweging bij het kopen van een postzegel is of u daar de voorkeur aan geeft

• een zelfinktende stempel of
• een niet-zelfinktende handstempel (met stempelkussen)

zou moeten zijn. In de eerste variant is het stempelkussen al in het compacte apparaat geïntegreerd, voor snel en eenvoudig gebruik. Om de inkt op te pakken, wordt de tekstplaat in de stempel over het stempelkussen bewogen met behulp van een roterende beweging die wordt uitgeoefend door handmatige druk. Sommige van de geïntegreerde inktkussentjes kunnen worden vervangen, maar dit is niet bij alle modellen mogelijk. Bekende vertegenwoordigers van deze variant zijn de postzegels van de fabrikant Trodat uit de serie “Office Printy”; De tekststempels “Colop Printer” zijn afkomstig van “Colop”.

De klassieke variant is daarentegen de zogenaamde handstempel. Om de Stamp Color te kunnen vasthouden, heb je een apart Stamp Pad nodig. De stempelinspanning is dienovereenkomstig iets groter. De grotere flexibiliteit met betrekking tot de keuze van stempelinkt blijkt echter een voordeel te zijn. Zelfs als er meerdere stempels in gebruik zijn, kan deze variant praktisch blijken te zijn, omdat er slechts één extra stempelkussen nodig is.

Een bijzondere vorm van tekststempels zijn de zogenaamde zakstempels, ze zijn klein, handig en opvouwbaar zodat je ze in elke broekzak kunt stoppen. Dankzij het geïntegreerde inktkussen zijn ze onderweg klaar voor gebruik.

Terwijl je bij niet-zelfinktende handstempels een vrije kleurkeuze hebt - de stempelinkt wordt uiteindelijk apart aangeschaft met een vervangend stempelkussen - moet je bij zelfinktende stempels een keuze maken bij de aanschaf. Deze modellen worden bij voorkeur aangeboden met zwarte inktkussentjes. Er zijn ook andere kleuren beschikbaar, waaronder rood, groen, blauw, grijs en geel.

We kennen klassieke handstempels gemaakt van hout met een rubberen stempeloppervlak. Enerzijds kenmerken deze houten stempels zich door hun stabiliteit en waarde en anderzijds zijn ze gemakkelijk vast te houden. De zelfinktende stempels zijn daarentegen meestal gemaakt van stabiel en ongevoelig plastic. Als alternatief zijn de stempels ook van metaal verkrijgbaar: deze modellen blijken bijzonder robuust en duurzaam.

De grootte van het stempelgebied is afhankelijk van de lengte of omvang van de tekst en van de lettergrootte. De afmetingen van het stempelvlak voor tekststempels met een enkel woord liggen tussen de 1 en 1,5 cm breed en 3,5 tot 4,5 cm lang. Afwijkingen zijn mogelijk. Individuele tekststempels hebben ook meerregelige afdrukken en dienovereenkomstig grotere stempelvlakken.

Documentaire stempels: wat betekent dat?

Vooral in een professionele context kan het zinvol zijn om aandacht te besteden aan de eigenschap ‘documentproof’. Het is niet de stempel zelf die authentiek is, maar eerder de inkt die erin zit of gebruikt wordt.

Documentveilige stempelinkten voldoen aan verschillende criteria. Het is in overeenstemming met de ISO 14145-2-norm

• Verouderingsbestendig
• vlekbestendig
• niet uitwisbaar
• lichtecht
• waterdicht
• chemische en oplosmiddelbestendige

Documentveilige stempelinkt is altijd zinvol als het gaat om officiële documenten, zoals certificaten, certificaten of waardepapieren die jarenlang bewaard worden. Voor boekhoudkundige doeleinden is het in het kader van de wettelijke bewaartermijnen voor facturen, balansen en boekhoudkundige overzichten ook zinvol om documentbestendige stempelinkt te gebruiken.

Schone resultaten: waar moet ik op letten bij het stempelen?

Uitlijnen, aantrekken, drukken – klaar. In wezen is stempelen net zo eenvoudig als het klinkt. Om een schoon en egaal resultaat op precies het gewenste gebied te bereiken, is het de moeite waard een korte voorbereiding te nemen en rekening te houden met een aantal aspecten. De volgende tips zijn vooral nuttig bij handstempels:

• De eerste belangrijke vereiste is dat het stempelkussen over het hele gebied met voldoende inkt is doordrenkt.
• Het stempeloppervlak moet ook schoon zijn. Vooral bij het wisselen van kleur dient u de inktresten eerst met een vochtige doek te verwijderen.
• Druk vervolgens de handstempel ongeveer een seconde stevig en gelijkmatig op het stempelkussen en zorg ervoor dat de gehele afdruk volledig bedekt is met stempelinkt.
• Voor de zekerheid is het verstandig om eerst een paar keer een proefstempel te maken op kladpapier, vooral bij nieuwe stempels of stempels die eerder met andere kleuren zijn gebruikt.
• Schone stempelresultaten worden het beste bereikt op glad papier van hoge kwaliteit. Zowel glanzend papier als papier met een poreus oppervlak lopen echter het risico dat de inkt uitloopt.
• De ondergrond speelt ook een rol: zorg ervoor dat deze niet alleen schoon is, maar ook vlak en zo hard mogelijk. Het bureaublad is zeker geschikt.
• De stempel wordt vervolgens precies verticaal op de juiste plaats op het gewenste oppervlak gedrukt. Probeer de druk zo gelijkmatig mogelijk over beide kanten te verdelen.
• Het duurt meestal een paar seconden voordat de inkt volledig droog is. Om vlekken en vlekken te voorkomen, mag u er niet met uw vingers of een pen overheen gaan. Wacht ook even voordat u het archiveert of invoegt.

Welke gerelateerde soorten postzegels zijn er?

Ook al is een stempel doorgaans vereist, een tekststempel is niet altijd de juiste keuze. Misschien past een van de volgende alternatieven beter bij uw wensen?

• Datumstempel: Door de individuele instelling zijn met deze stempel bestanden, documenten, maar ook goederen en producten met een specifieke datum om af te drukken. Afhankelijk van het toepassingsgebied is dit bijvoorbeeld de actuele datum als het gaat om het markeren van ontvangst, aflevering of de dag van indiening. Er kan ook een houdbaarheidsdatum of vervaldatum worden gestempeld.
• Paginastempel / nummerstempel: Als opeenvolgende nummering vereist is, bijvoorbeeld op facturen of producten, dan is een nummerstempel correct. Dankzij het geïntegreerde mechanisme wordt het betreffende aantal bij elk stempelproces met één plaats verhoogd.
• Gegevensbeschermingsstempel: In plaats van een zwarte markeerstift te gebruiken, kan een gegevensbeschermingsstempel een betere optie zijn. Met behulp van deze incognitostempel kunnen allerlei tekstpassages gemakkelijk zwart worden gemaakt.
• Logostempel / motiefstempel Bij deze stempelvariant ligt de nadruk minder op letters en cijfers dan op bepaalde symbolen en karakters. Terwijl een ‘thumbs up’ of een ‘smiley’ goed wordt ontvangen in een schoolomgeving, is het in een professionele context bijvoorbeeld een bedrijfs- en merklogo dat een motiefstempel siert.
• Electrostamp: Deze speciale vorm van stempel werkt volledig automatisch. Het maakt een individueel en aanpasbaar ontwerp van de gedrukte afbeelding mogelijk. Je kunt dus afwisselend motieven, teksten en cijfers stempelen. Nog een voordeel: dankzij de speciale inkt kan er zelfs op bijzonder ruwe en gladde oppervlakken mee worden geprint.