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Trieurs – le suivi avec la structure et le système

Le fait que l'ordre et la structure facilitent grandement la vie professionnelle quotidienne n'est pas une découverte nouvelle. Et pourtant, il y a toujours des bureaux qui sombrent régulièrement dans le chaos. Lorsqu'il s'agit d'organiser rapidement et facilement des documents volants et des documents papier, les classeurs de bureau sont une aide pratique au quotidien au bureau. Les dossiers épais avec compartiments d'index individuels permettent de stocker des documents à soumettre à nouveau et de créer une structure claire.

Qu'est-ce qu'un dossier de bureau, qu'est-ce qui le distingue et que signifie réellement son nom? Ce guide fournit des informations sur les dossiers de classement pratiques pour le bureau et d'autres domaines et montre, à l'aide des différents modèles, ce à quoi vous devez faire attention lors de l'achat. En même temps, nous avons des conseils et de l'inspiration sur les domaines d'application possibles et sur la façon dont vous pouvez tirer le meilleur parti des dossiers de bureau.

Qu'est-ce qu'un dossier de bureau?

Un dossier de bureau, également appelé dossier de rangement, est un dossier pliable et robuste conçu pour organiser, trier et classer des documents volants, en particulier au bureau et dans le travail quotidien. Comparé à d’autres dossiers, un dossier de bureau est généralement plus large ou plus épais; Avec ses nombreuses pages, il rappelle visuellement un livre plus grand. Les documents – des feuilles individuelles aux documents agrafés en passant par les dépliants et les brochures – peuvent être rangés librement dans les compartiments individuels ou entre les séparateurs. Les onglets dits ou onglets de registre fournissent une structure et une catégorisation avec leur étiquetage numérique ou alphabétique et facilitent la recherche rapide des documents.

Dossier de bureau: quel est le nom?

Tout d'abord: le terme dossier de bureau est fondamentalement incorrect. Il ne s'agit pas à proprement parler d'un dossier, mais plutôt d'un dossier. Alors que les documents d'un dossier doivent d'abord être perforés pour ensuite être classés (généralement via un mécanisme à anneaux), les feuilles d'un dossier trouvent une place lâche et donc non perforées et non agrafées. Le terme dossier organisateur ou dossier de suivi semble donc plus approprié.

On ne sait plus exactement comment le nom du bureau est né. Cependant, l'hypothèse est que le bureau est destiné à sa fonction de bureau. Les classeurs de bureau sont des fournitures de bureau pratiques que vous pouvez trouver ici même, sur le lieu de travail, pour mettre de l'ordre et structurer les documents.

À quoi dois-je faire attention lors de l'achat de dossiers de bureau?

L'apparence et la structure des dossiers de bureau ne diffèrent pas significativement d'un produit à l'autre. Cependant, afin de trouver le dossier qui correspond à vos besoins, il vaut la peine d'y regarder de plus près lors de l'achat et de se renseigner sur les différents modèles et fonctionnalités. Voici les critères essentiels ou caractéristiques distinctives:

• le matériel
• la couleur
• la taille/le format
• le nombre de compartiments
• fonctionnalités spéciales

Contrairement aux classeurs et autres dossiers, les dossiers de bureau ont clairement un favori en matière de matériel. La couverture est généralement en carton dur robuste et flexible; les versions légèrement plus fines sont en carton (spécial). Les dossiers en plastique pur, en revanche, sont l'exception. Cependant, les languettes sont souvent en plastique. Le carton solide et le plastique évitent la formation de plis disgracieux, voire de déchirures, lors de l'utilisation et lors du tournage des pages.

Les dossiers classiques sont disponibles dans les couleurs courantes gris et noir. Certains onglets individuels sont colorés. Si vous souhaitez un produit coloré, vous ne manquerez pas cette occasion. Les dossiers sont également disponibles en bleu, vert, rouge, rose et violet, entre autres. Les variantes environnementales aux couleurs naturelles en papier kraft constituent une autre alternative.

En ce qui concerne la taille des dossiers, la sélection est claire. Presque sans exception, tous les dossiers de bureau sont proposés au format standard DIN A4, afin que les papiers, documents et dossiers au format papier courant puissent y trouver leur place. Une taille courante est de 26,5 x 34 cm. Les dossiers plus grands au format DIN A3 ou les versions plus petites au format DIN A5 sont beaucoup plus rares.

En ce qui concerne l'épaisseur ou la hauteur, cela dépend du nombre de compartiments et de l'épaisseur du carton. Lorsqu'ils ne sont pas remplis, les dossiers de bureau mesurent généralement moins d'un centimètre, mais parfois un peu plus. Avec un dos extensible et un remplissage correspondant avec de nombreuses feuilles, le volume peut augmenter considérablement.

Il y a beaucoup de possibilités en ce qui concerne le nombre de compartiments individuels: selon vos besoins et votre utilisation, vous pouvez obtenir des dossiers avec seulement sept ou douze compartiments ainsi que ceux de 24, 32 ou même plus de 40 pages. Le nombre de compartiments d'un dossier de bureau dépend également du type de divisions. En plus des onglets neutres et sans étiquette, il existe également ceux qui fournissent déjà une structure (par exemple alphabétique ou numérique).

Les fonctionnalités suivantes sont typiques des dossiers de bureau:

• Trous de séparation: Le fait que les pages individuelles ou les intercalaires comportent deux à quatre trous circulaires au milieu du carton n'est pas un hasard. Bien entendu, ils ne sont pas non plus conçus comme un système de ventilation intégré. Ils observent plutôt des trous. De cette façon, lors de votre navigation, vous pouvez voir directement et rapidement si les pages suivantes sont déjà occupées par des documents.
• Dos: le dos des dossiers de bureau est souvent constitué d'un tissu extensible et ferme. Cela garantit d'une part la stabilité et d'autre part la flexibilité en s'adaptant au volume de remplissage. Si nécessaire, il y a également de la place pour des contrats ou des brochures plus épais dans les compartiments individuels.
• Champ d'étiquetage:Selon le modèle, les dossiers peuvent généralement être étiquetés individuellement à l'extérieur. Dans certains cas, il y a un seul champ d'étiquetage sur le couvercle, et dans certains cas, il y a même plusieurs champs libres pour étiqueter les compartiments.
• Verrouillage: tous les dossiers ne disposent pas d'une option de verrouillage. Cependant, s'il y a une fermeture, il s'agit généralement d'un élastique qui peut être tendu d'une seule main sur le côté long près de l'ouverture du côté droit.

Comment organiser un dossier de bureau?

Si vous n'optez pas pour une version vierge avec des onglets vides, vous pouvez utiliser une structure existante pour bénéficier d'une organisation simple et d'un classement clair. La structure est soit alphabétique, soit numérique. Par exemple, les variantes d'étiquetage suivantes sont disponibles:

• Jours de la semaine avec onglets de 1 à 7, parfois aussi du lundi au dimanche
• Mois avec onglets de 1 à 12, parfois aussi de janvier à décembre
• Jours du mois avec onglets de 1 à 31
• Semaines de l'année avec onglets de 1 à 52
• Lettres de A à Z
• Des rangées de lettres, par exemple A à D, E à H, etc.

Quels sont les domaines d'application des dossiers de bureau?

Les dossiers de bureau sont demandés dans de nombreux domaines: ils constituent un système de classement et d'organisation important, en particulier dans le travail quotidien. Vous pouvez les trouver sur le bureau ou dans le tiroir du bureau dans de nombreux bureaux d'entreprises, de cabinets d'avocats et de cabinets ainsi qu'à la maison au bureau à domicile. Mais les chemises flexibles de grande capacité sont également très demandées dans les écoles et universités, parmi les artistes et les créateurs, pour les séminaires, les congrès et les salons. Voici quelques inspirations et conseils pour des domaines d'application possibles:

• Fichier/pré-dossier:

Les dossiers de bureau constituent un presse-papiers idéal ou un système de pré-organisation approprié. Les documents peuvent être stockés dans un système spécifique avant d'être traités ultérieurement, finalement archivés ou même éliminés. Au bureau, par exemple, il y a de la place pour les contrats, les factures, les dossiers et la correspondance générale. Cette forme de stockage rapide et trié garantit également un espace de travail bien rangé.

Même si cela devient moins fréquent, des documents privés continuent d'arriver par la poste de temps en temps. Si vous ne voulez pas passer beaucoup de temps à classer immédiatement chaque document dans le dossier de fichiers approprié, vous pouvez d'abord opter pour le presse-papiers rapide dans un dossier de bureau. Bien entendu, il n'y a rien de mal à y conserver en permanence les documents bancaires et fiscaux, les attestations d'assurance et autres papiers importants.

• Resoumission

En tant que système de suivi analogique, les dossiers de bureau sont imbattables. Les dossiers sont un bon complément aux calendriers de rendez-vous et aux listes de tâches. Ils offrent de l'espace pour toutes les «pièces jointes» et pièces jointes. Grâce à une structure numérique, les documents peuvent, par exemple, être triés selon le jour, la semaine ou le mois au cours duquel ils doivent être traités. Un coup d'œil au dossier montre alors directement quelles tâches doivent être accomplies à quel moment ou actuellement. Toutefois, dans le cas de registres alphabétiques, il peut être conseillé de conserver des répertoires d'employés ou de clients avec les dossiers de bureau.

• Organisation:

Les dossiers de bureau facilitent l'organisation dans de nombreux domaines. Par exemple, au lieu de classer les feuilles de travail individuelles dans des classeurs à feuilles mobiles à l'école, il est beaucoup plus logique que les élèves prennent simplement un dossier de bureau avec eux et y trient d'abord les documents, triés par sujet. Cela permet d'économiser de l'espace et des efforts.

Les dossiers de bureau sont également pratiques dans le cadre de la gestion de projet et de la préparation de présentations. Vous pouvez stocker tous les documents avec les brouillons, les calendriers, les protocoles et autres documents importants dans une structure définie individuellement afin de pouvoir toujours garder une vue d'ensemble et retrouver tous les documents rapidement et sans longue recherche. Si plusieurs personnes travaillent sur un projet, tout le monde peut y avoir accès.

• Distribution:

Les dossiers fonctionnent également bien comme dossiers de signature. Un dossier de bureau peut être un bon choix, surtout si plusieurs documents doivent être signés. Cela garantit non seulement une vue d'ensemble, mais garantit également que les documents les plus importants sont transmis proprement et sans plis. Bien entendu, il ne doit pas nécessairement s'agir d'une signature: les dossiers peuvent également être utilisés pour remettre des documents à d'autres bureaux ou services. Et pourquoi ne pas simplement rassembler toutes les informations pertinentes dans le dossier destiné au remplaçant ou au successeur en vacances et le remettre ensuite avec toutes les informations importantes?

• Transport:

Il arrive souvent que vous deviez emporter des documents papier avec vous. Par exemple, si vous faites une présentation, vous aimeriez que toutes les informations pertinentes soient triées. Vous avez également besoin de certains équipements pour les rendez-vous clients et externes, par exemple sous forme de dépliants publicitaires, de brochures et de bons de commande. Peut-être avez-vous une visite à un salon à venir ou s'agit-il simplement d'une réunion d'équipe qui a lieu à quelques bureaux de chez vous? Si les documents sont stockés dans un dossier de bureau, vous n'avez pas à vous battre contre un désordre de papiers. Les documents arrivent sans aucun défaut. Le stockage trié assure également une bonne impression professionnelle.

• Optique:

Pour les artistes, les designers et les photographes, mais aussi pour les ingénieurs et les architectes, un dossier de bureau peut également servir comme une sorte de dossier pour accueillir, stocker et, enfin et surtout, présenter des ébauches, des dessins, des croquis, des dessins de construction et des petits œuvres d'art d'une manière visuellement attrayante.

Quels conseils existe-t-il pour une organisation réussie de la disposition des bureaux?

Afin de travailler efficacement avec les dossiers et de tirer une valeur ajoutée de ce système de classement ou de resoumission, il est recommandé de prendre en compte quelques aspects lors de leur utilisation. Nous avons rassemblé des conseils pratiques importants pour une organisation réussie:

• Même si le dossier est utile, vous ne devez pas le surcharger de papiers. Surtout lorsqu'il y a différents documents dans les différents compartiments, les choses deviennent vite confuses.
• Si les dossiers doivent être utilisés comme système de suivi, de la discipline est alors requise. En fait, ils n’offrent une valeur ajoutée que si vous vérifiez consciencieusement chaque jour quelles tâches restent à accomplir. Un tri régulier des documents est également indispensable.
• Pour éviter que les documents ne soient perdus précipitamment (par exemple parce que vous en avez besoin plus tôt ou à un moment différent de celui initialement prévu), il est préférable de créer un aperçu et de le mettre à jour régulièrement. Cette liste peut être stockée, par exemple, dans le premier compartiment du dossier.
• Bien sûr, les petites notes trouvent également leur place dans les dossiers du bureau. Toutefois, pour éviter tout glissement accidentel, il est recommandé d'utiliser des papiers plus grands au format DIN A5 au moins.

Quels sont les avantages des dossiers de bureau?

Si vous choisissez un dossier de bureau, vous bénéficierez des avantages suivants:

• Les documents en vrac peuvent être stockés triés et organisés: les dossiers de bureau assurent l'ordre au travail, à l'école et dans les espaces privés.
• Les dossiers de bureau peuvent être utilisés dans de nombreux domaines: ils peuvent être utilisés pour le pré-tri, mais aussi pour le classement final ainsi que pour la nouvelle soumission et comme système d'organisation.
• La manipulation est simple et explicite, les documents sont rapidement triés sans avoir à les perforer et à les agrafer au préalable.
• Grâce à la structure existante ou individuelle, vous avez toujours une vue d'ensemble et pouvez trouver immédiatement des fichiers et des documents.
• Les documents sont en sécurité et bien protégés dans le dossier contre les plis et autres dommages. Les dossiers de bureau sont donc également idéaux pour le transport.
• Le carton rigide et solide est robuste et durable. En même temps, c'est un matériau respectueux de l'environnement.
• Grâce à la partie arrière extensible et donc à un volume important, un dossier de bureau peut accueillir une variété de feuilles volantes ainsi que des documents agrafés.
• Les dossiers de bureau représentent une option de stockage rentable par rapport à d'autres systèmes organisationnels.
• Il existe un large choix de différentes structures, registres et couleurs pour les dossiers de bureau.

Trouver le bon produit : quelles sont les alternatives aux dossiers de bureau?

Le monde des dossiers et des dossiers est vaste. Si vous ne trouvez pas le produit optimal dans un dossier de bureau, vous disposez de plusieurs alternatives. Il existe les variantes «associées» suivantes, qui ne nécessitent ni classement ni perforation du papier:

• Dossier Signature: à première vue, ces dossiers ressemblent beaucoup à un dossier de bureau. La différence est qu'il y a des pages/sujets individuels, mais pas d'index et donc pas d'onglets étiquetés.
• Fächermappe: Comme son nom l'indique, ce type de dossier comporte également des compartiments individuels. Cependant, ceux-ci sont fermés sur trois côtés, créant un effet accordéon une fois ouverts. Il est pratiquement impossible que les pages individuelles s'échappent.
• Dossier de circulation: les dossiers de circulation sont principalement utilisés pour transmettre des informations et des documents. Le devant est imprimé d'une grille. Le nom et le département du prochain destinataire doivent être inscrits dans les cases individuelles. En règle générale, il s'agit d'un simple dossier sans plusieurs compartiments.
• Dossier de présentation: Ces dossiers servent principalement à des fins de représentation, ils ont donc toujours une certaine valeur avec un carton solide et de haute qualité. et une optique attrayante. Les dossiers de présentation n'ont pas une apparence uniforme.
• Dossier d'application et de certificat: cette forme de dossier se concentre également sur la valeur. Il est construit en 2 ou 3 parties, peut être ouvert et est conçu pour une présentation attrayante des documents de candidature. Les documents sont maintenus en place à l'aide de rails de serrage ou de découpes.
• Eckspannermappe: Fidèle à son nom, ce dossier est doté d'un élastique qui le maintient fermé aux deux coins. Les documents sont stockés de manière lâche dans ce dossier; il n'y a qu'un seul « compartiment » et non plusieurs pages.
• Klemmmappe: Ce dossier spécial est généralement un couvercle en plastique robuste doté d'un clip métallique à l'intérieur pour serrer les papiers.