Notizzettel

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Ratgeber Notizzettel – Wichtiges schnell notieren

Man kennt sie in Weiß oder Gelb, manchmal fallen sie aber auch mit einem knallig-bunten Design auf. Häufig sind sie quadratisch und eher klein. Beim Kauf befinden sie sich immer in guter Gesellschaft, hat man sie aber beschriftet, dann sind sie lieber solo – Notizzettel kommen in vielen Büros und Haushalten als praktischer Alltagshelfer zur Organisation zum Einsatz. Für handschriftliche Notizen zur Kommunikation, als Information und als Gedächtnisstütze sind sie auch im digitalen Zeitalter nicht wegzudenken.

Wofür kann ich die Notizzettel verwenden und warum lohnt sich die Nutzung für mich? Sollen die kleinen Papiere selbstklebend sein oder reicht mir die lose Zettelwirtschaft? Welche Farbe passt gut, welches Form ist richtig und auf welche Aspekte soll ich beim Kauf noch achten? In diesem Ratgeber geben wir ausführlich Antworten auf die häufigsten Fragen rund um die kleinen Notizzettel und haben zudem praktische Tipps zur Verwendung für Sie zusammengestellt.

Was sind eigentlich Notizzettel?

Bei Notizzetteln handelt es sich um kleine Papierstücke im handlich-kompakten Format, auf denen man handschriftlich kurze Notizen, Informationen, Erinnerungen und Nachrichten für sich oder andere aufschreiben kann. Notizzettel gibt es in unterschiedlichen Größen, Farben und Designs. Man kann sie lose oder als Block kaufen. Bei einigen Notizzetteln befindet sich auf der Rückseite eine schmale Klebefläche. Diese sorgt dafür, dass sie auf verschiedenen Flächen haften bleiben und sich von dort aber auch wieder rückstandslos entfernen lassen.

Wofür können Notizzettel verwendet werden?

„Nicht vergessen: Teammeeting, Montag, 15 Uhr“, „Andreas Meier anrufen: Tel. 452 23 25“ oder „Wünsche dir einen schönen Tag“ – dies sind nur einige von beinahe unzähligen Beispielen, wie man die Notizzettel individuell mit Leben füllen und beschriften kann. Zum Einsatz kommen sie dabei für unterschiedliche Zwecke. Verwendet werden sie vor allem

• als Erinnerung: Um Termine, Aufgaben und andere Verpflichtungen nicht zu vergessen, können kurze Notizen auf den Zetteln eine hilfreiche Gedankenstütze sein. Dafür ist es natürlich wichtig ist, die Erinnerung an einer markanten Stelle zu platzieren, sodass sie auf keinen Fall übersehen wird.
• für Informationen: Damit man wichtige und allgemeine Informationen, wie Telefonnummern, Adressen, Ferientermine oder Preislisten, schnell im Blick hat und sie zum richtigen Zeitpunkt präsent und abrufbar sind, nutzt man Notizzettel als praktisches Medium.
• zur Kommunikation: Ein lieber Gruß und ein paar nette Worte sind schnell auf einen Notizzettel geschrieben. Als Kommunikationsmittel können darauf zudem Nachrichten mit Anweisungen, Informationen und Instruktionen für Kollegen, Freunde und Familienmitglieder hinterlassen werden.
• zum Lernen: Wer wichtige Inhalte visualisiert und auf einem Notizzettel kurz und knapp zusammenfasst, kann sich Gelerntes viel besser merken. Ein kurzer Blick auf die beschriebenen Zettel holt die Inhalte dann schnell ins Gedächtnis zurück.
• zur Kreativität: Auf den Notizzetteln können Sie erste Gedanken, kreative Einfälle, Ideen und sogar Skizzen und Zeichnungen „wild“ als Brainstorming sammeln.
• zur Organisation: Um die Gedanken zu sortieren und Wichtiges zusammenzufassen, sind Notizzettel nützliche Helfer, die Struktur und Ordnung in Arbeitsabläufe bringen.
• für weitere Verwendungen: Notizzettel können darüber hinaus ein effektives Werbemittel sein und für diesen Zweck sogar (zum Beispiel mit einem Firmenlogo) personalisiert werden. Sie eignen sich zudem im privaten wie beruflichen Kontext als Geschenk.

Büro, Schule und Arztpraxis: In welchen Bereichen kommen Notizzettel zum Einsatz?

Ihr hoher praktischer Nutzen, die unkomplizierte Handhabung sowie die vielen Verwendungsmöglichkeiten machen die Notizzettel zu einem beliebten Medium, das in vielen Bereichen gefragt ist. Hier einige Einsatzmöglichkeiten mit konkreten Beispielen und Inspirationen.

• Büro

Der Notizzettel gehört auf den Schreibtisch im Büro wie das Messer in die Küche. Notizzettel in den unterschiedlichsten Varianten sind definitiv ein Standard-Bürobedarf, der bei der täglichen Arbeit wertvolle Dienste leistet: Während des Telefongesprächs notiert man darauf beispielsweise kurz und knapp relevante Informationen und Kontaktdaten. Dringliche Mitteilungen werden dem Arbeitskollegen an den Rand des Computerbildschirms geklebt, damit er die Nachricht auf jeden Fall und schnell sieht. Man notiert sich darauf zudem wichtige Aufgaben, die noch erledigt und nicht vergessen werden sollen.

• weitere Arbeitsbereiche

Es muss natürlich nicht zwingend das Büro sein, auch an anderen Arbeitsplätzen machen sich die Notizzettel gut. So liegen sie beispielsweise am Verkaufstresen im Einzelhandel, in Ateliers von Künstlern und Designern oder in der Werkstatt von Handwerkern. In meist individualisierter Form und/oder als Terminblock findet man sie zudem am Empfang von Arztpraxen, um darauf den nächsten Termin für die Patienten zu notieren und ihnen den Zettel direkt mitzugeben.

• Meeting / Seminar

In einem Meeting, für ein Seminar oder während einer Präsentation sind die handlichen Zettel vor allem für den Vortragenden sinnvoll, da sie sich entsprechend beschriftet zum Beispiel an ein Whiteboard oder eine Pinnwand anheften lassen und einen Vortrag lebendig gestalten. Die Notizzettel können jetzt ebenso für die Teilnehmenden zur Abfrage verteilt werden, damit sie sich beteiligen oder darauf ihr Feedback hinterlassen können.

Gleichzeitig kann man sich mit den Notizzetteln auch auf einen Vortrag vorbereiten. Die kurzen Notizen darauf helfen beim Auswendiglernen und können während der Präsentation natürlich als Spickzettel genutzt werden.

• Zu Hause

Neben der netten Nachricht für die Liebsten am Kühlschrank können Sie Notizzettel auch verwenden, um Einkaufslisten oder andere To-do-Listen zu erstellen. Es finden ferner Erinnerungen, zum Beispiel der Termin für den nächsten Elternabend oder der Friseurtermin, darauf einen Platz. Und müssen Lose gezogen werden, um zu bestimmen, wer den nächsten Abwasch übernimmt, dann haben Sie bereits das passende Papier parat.

• Schule / Universität

Auf den Zetteln lassen sich wichtige Informationen während des Unterrichts oder bei Seminaren notieren. Auch Abgabefristen und Termine für Klassenarbeiten vermerken Sie einfach darauf und kleben sie dann zum Beispiel auf den Einband von Büchern oder Heften. Darüber hinaus sind die Papiere eine große Unterstützung beim Lernen. Man kann sie beispielsweise verwenden, um Passsagen in Büchern zu markieren. Beim Lesen und Studieren von Unterlagen können die Zettel ergänzend parat liegen, um sich parallel dazu Notizen zu machen.

• Unterwegs

Um sich Telefonnummern, Wegbeschreibungen und weitere Informationen unterwegs zu merken, sind Notizzettel ein „Retter in der Not“, wenn man weder Smartphone noch Laptop dabei hat. Die kleinen Zettel passen in jede Handtasche und jeden Aktenkoffer, sie finden überdies im Seitenfach des Autos einen Platz und können sogar in der Jackentasche verschwinden.

Welche Vorteile haben Notizzettel?

Mit Notizzetteln können Sie im Grunde nichts falsch machen, schließlich gibt es sehr viele gute Gründe, die für den Kauf und ihre Verwendung sprechen. Hier ein kurzer Überblick über die Vorteile:

• viele praktische Verwendungsmöglichkeiten (Gedankenstütze, Erinnerung, Lernen, Kommunikation etc.)
• klein und handlich: Notizzettel finden beinahe überall einen Platz und können überallhin mitgenommen werden.
• einfache und unkomplizierte Nutzung, die für jeden auch ohne Vorkenntnisse möglich ist
• analoge Unterstützung in digitaler Welt
• Zettel fallen direkt ins Auge (nach dem Motto „Klein, aber oho“)
• ein günstiges Produkt, das gleichzeitig sehr ergiebig ist (hoher Kosten-Nutzen-Effekt)
• variantenreich: in verschiedenen Größen, Farben, Designs und Formen erhältlich
• bei Bedarf als selbstklebende Zettel erhältlich
• lassen sich (wenn nichtklebend) im Altpapier recyclen
• je nach Modell inklusive eines stabilen Zettelkastens

Wichtiges Unterscheidungsmerkmal: selbstklebend oder nichtklebend?

Bei der Überlegung, welche Art von Notizzettel für den jeweiligen Gebrauch am besten geeignet ist, sollten Sie sich zunächst die Frage stellen, ob es selbstklebende Haftnotizen sein sollen oder doch eher nichtklebende Notizzettel die bessere Wahl sind. Die Eigenschaften der verschiedenen Arten haben wir im Folgenden zusammengefasst:

• selbstklebende Notizzettel

Selbstklebende Notizzettel werden auch als Haftnotizblöcke, Klebezettel oder nach ihrer bekanntesten Marke als Post-it® bezeichnet. Auf ihrer Rückseite weisen sie an einem der vier Seitenränder eine Klebeschicht auf. Diese ermöglicht es, die Zettel auf verschiedene Oberflächen zu kleben. Die Klebezettel haften dabei vorzugsweise auf glatten Untergründen, zum Beispiel Papier und Folien. Wie gemacht sind sie ebenfalls für Kühlschranktüren, Bildschirme, Spiegel und Schreibtische.

Die selbstklebenden Haftnotizen zeichnen sich zudem dadurch aus, dass sie sich schnell und rückstandsfrei mit nur einem Handgriff von allen Oberflächen wieder entfernen lassen. Der spezielle lösungsmittelfreie und wasserbasierte Kleber hinterlässt dabei weder auf ebenen noch auf unebenen Flächen Spuren.

• nichtklebende Notizzettel

Die Standard-Notizzettel kommen ohne Klebeschicht aus und werden entweder lose als einzelne Blättersammlung angeboten oder man erhält sie in Form eines Notizblocks, aufgrund der kompakten, würfelähnlichen Form gerne auch als Notizklotz bezeichnet. Bei dieser Variante sind die Blätter mit einer sogenannten Kopfleimung miteinander verbunden. Mit einem Handgriff lassen sich die einzelnen Zettel bei Verwendung einfach abziehen beziehungsweise abreißen. Nichtklebende Notizzettel haften nicht auf Oberflächen und müssen bei Bedarf auf eine andere Weise befestigt werden. Vor allem die losen Zettel werden immer in einer Zettelbox aufbewahrt.

Notizzettel: Lieber mit oder ohne Kleber?

Die Entscheidung, ob selbstklebende oder nichtklebende Notizzettel, ist immer eine individuelle und hängt von verschiedenen Kriterien, vor allem dem Verwendungszweck ab:

Die selbstklebenden Notizzettel punkten durch ihren Klebestreifen mit einer zusätzlichen Eigenschaft, die sich bei der Organisation und Kommunikation im Alltag häufig als sehr praktisch erweist. Gefragt sind sie zum Beispiel, um schnell eine Notiz an einem markanten Ort zu hinterlassen, an dem sie direkt ins Auge stechen. Die Klebesticker bleiben zudem an Ort und Stelle, sodass nicht das Risiko besteht, dass sie bei einem Windstoß einfach vom Tisch geweht und übersehen werden. Und da sie sich rückstandslos wieder von den Oberflächen lösen, ist die Klebevariante auch für Notizen an bestimmten Stellen in Büchern oder auf anderen Dokumenten, die nicht beschädigt werden dürfen, praktisch.

Es gibt aber auch Nutzungen, bei denen lose Notizzettel die bessere Wahl sein können: Tendenziell sind diese meist etwas größer als die selbstklebende Variante, sodass mehr Notizen darauf einen Platz finden. Dementsprechend eignen sich die nichtklebenden Zettel unter anderem besser als Spickzettel und zum Notieren wichtiger Inhalte zum Lernen. Ebenfalls keine Klebefläche wird für einen Einkaufszettel benötigt. Sollen die Zettel an Oberflächen befestigt werden, gibt es Alternativen: Kommen sie zum Beispiel bei Vorträgen zum Einsatz, lassen sie sich mit einem Magnet am Whiteboard befestigen. Auch an der Kühlschranktür klappt es meist mit der magnetischen Haftung. An Wänden und Pinnwänden muss man dagegen auf alternative Befestigungsmöglichkeiten zurückgreifen (zum Beispiel Klebefilm, Reißzwecke oder Klemmschiene).

Hier eine Gegenüberstellung der beiden Varianten zur Übersicht:

Welche weiteren Ausführungsvarianten gibt es?

Notizzettel unterscheiden sich in weiteren Merkmalen. Das sind:

• Format
• Farbe
• Anzahl
• Zubehör
• Grammatur
• Lineatur

Vor dem Kauf ist es empfehlenswert, sich genauer über die verschiedenen Varianten zu informieren. Das sollten Sie über die Notizzettel wissen:

Format: Welche Größe hat ein Notizzettel?

Quadratisch, praktisch, gut – diese Beschreibung trifft das Format der meisten losen Notizzettel schon sehr gut. Viele haben vier gleich lange Seiten, dabei gelten folgende Größen als gängig:

• 8,25 cm x 8,25 cm
• 9 cm x 9 cm
• 9,5 cm x 9,5 cm

Diese einheitlichen Formate bieten den Vorteil, dass die Notizzettel in die Zettelboxen passen, selbst wenn sie nicht vom selben Hersteller sind. Im Vergleich dazu sind die selbstklebenden Haftnotizen meist etwas kleiner und nicht immer quadratisch: Die Bandbreite an unterschiedlichen Maßen ist hier sehr groß.

Natürlich gibt es die Zettelblocks auch in anderen Formaten. Vergleichsweise häufig sind noch die rechteckigen Zettel (zum Beispiel in Form von Haftstreifen). Dagegen fallen runde, herz- oder sternförmige Formen eher unter die Rubrik ausgefallen.

In der beliebten Standardversion sind die losen Notizzettel weiß. Die Haftnotizzettel der Marke Post-it® sind dagegen für ihre gelbe Farbe bekannt. Erhältlich sind die Papiere darüber hinaus in anderen Farben mit rosa, orange, blau, grün oder grau. Teilweise sind bereits verschiedene Farben sortiert im Set enthalten. Neben den farbigen Varianten gibt es sogar transparente Klebezettel, die dann sinnvoll sind, wenn der Hintergrund weiterhin sichtbar bleiben soll (zum Beispiel bei Notizen in einem Buch oder Heft).

Wenn es um die Anzahl der einzelnen Blätter eines Blocks geht, hat man in der Regel die Wahl zwischen 500, 700 oder 1000 Blatt. Hier gilt: Je häufiger Sie die Zettel im beruflichen oder privaten Alltag nutzen, desto eher lohnt es sich, zu einem möglichst dicken Block zu greifen. Wer darüber hinaus direkt mehrere kauft, profitiert von einem Sparvorteil.

Bei der selbstklebenden Variante ist die Stückzahl pro Block geringer: Üblich sind hier 90 oder 100 Blatt pro Block.

Ein passender Zettelkasten ist bei den losen Notizzetteln ein absolutes Muss, um die einzelnen Blätter an Ort und Stelle zu halten. Aber auch für die Blöcke mag die Box ein praktisches Zubehör sein, um ihnen einen festen Platz zuzuweisen. Diese Boxen sind teilweise bereits im Lieferumfang enthalten, man kann sie zudem separat kaufen.

Ein typischer Zettelkasten ist oben komplett offen und hat an einer Seite einen bodentiefen Greifausschnitt, sodass eine komfortable Zettel- beziehungsweise Blockentnahme gewährleistet ist. Die Boxen sind häufig transparent oder weiß, seltener erhält man farbige Modelle.

Für ihre einfache Handhabung bestehen Notizzettel natürlich nicht aus festem Karton. Verwendet wird vielmehr „normales“ Papier. Dementsprechend liegt die Papierstärke (Grammatur) genau wie bei Kopier- und Druckerpapier häufig bei 80 g/m². Nicht ungewöhnlich sind aber auch dünnere Haftnotizzettel mit einer Grammatur von 70 g/m².

In der Regel kauft man die kleinen Blöcke als Blanko-Variante und erhält sie dementsprechend ohne Aufdruck und Hilfslinien. Karierte, linierte oder rautierte Lineaturen findet man dagegen eher bei Notizblöcken und bei Karteikarten. Wohl aber gibt es die Notizzettel mit bestimmten Aufdrucken, zum Beispiel mit Rastern und Tabellen in Form eines Terminplaners, wie wir ihn aus der Arztpraxis kennen. Individuelle Drucke, zum Beispiel mit einem Logo, sind ebenfalls optional möglich. Bei Otto Office besteht dafür die Möglichkeit, die Blöcke online selbst zu gestalten und zu personalisieren.

Welche praktischen Tipps gibt es zur Verwendung von Notizzetteln?

Um Informationen zu notieren und sich an Aufgaben zu erinnern, sind Notizzettel ein praktisches Arbeitsutensil. Um möglichst effektiv damit zu arbeiten, haben wir einige hilfreiche Tipps zusammengestellt:

• Notizzettel sollten immer griffbereit in der Nähe zusammen mit einem Stift parat liegen. Ein markanter und fester Ablageort, wie der Schreibtisch oder die Küchenablage, ist dabei auf jeden Fall empfehlenswert, damit im Bedarfsfall nicht erst die Suche nach den Zetteln beginnt. Es lohnt sich zudem, stets einen gewissen Vorrat zu haben.
• Aufgrund des begrenzten Platzes auf dem Notizzettel sollten Sie Ihre Gedanken vorab sortieren und tatsächlich nur das Wesentliche auf den Blättern festhalten.
• Symbole und Farben sorgen für zusätzliche Struktur. So können Sie mit einer entsprechenden Markierung zum Beispiel Priorisierungen oder thematische Zuordnungen vornehmen.
• Grundsätzlich können Sie mit jedem beliebigen Stift auf den Notizzetteln schreiben. Achten Sie aber darauf, dass die Tinte darauf möglichst nicht verschmiert und die Schrift nicht zu schwach ist.
• Unter Umständen ist es sinnvoll, Datum und Uhrzeit auf dem Zettel zu hinterlassen, damit nachträglich noch eine zeitliche Zuordnung möglich ist.
• Notizzettel sollten keine komplette Arbeitsorganisation ersetzen. Denn wer seinen Tag ausschließlich mit den keinen Papieren strukturiert, läuft Gefahr, sich im wahrsten Wortsinn zu verzetteln.
• Wer mit Notizzetteln arbeitet, überprüft deren Inhalt bestenfalls regelmäßig und entfernt bereits erledigte Aufgaben, um nicht den Überblick zu verlieren. Dieses Vorgehen hat den Vorteil, dass nichts Wichtiges vergessen wird.
• Während die nichtklebenden Zettel einfach und umweltfreundlich im Altpapier entsorgt werden können, ist die Klebevariante ein Fall für den Restmüll.

Welche Vorteile hat ein analoger Notizzettel gegenüber den digitalen Formaten?

In einer zunehmend digitalen Welt haben es Schreibwaren immer schwerer, sich zu behaupten. Notizzettel gibt es unter anderem als „Sticky Notes“ mittlerweile sogar als App, um Kurznotizen in diversen Dateiformaten schnell mit persönlichen Anmerkungen zu platzieren. Dennoch sollten die wichtigen Vorteile der analogen Notizzettel nicht unterschätzt werden. Im Vergleich zu Smartphone, Laptop, Diktiergerät und Co. überzeugt die klassische Zettelwirtschaft mit folgenden Argumenten:

• einfache Nutzung: Auch ohne Vorkenntnisse und technisches Know-how kann jede Person einfach zum Notizzettel greifen und diesen nach Belieben beschriften.
• schnelle Anwendung: Innerhalb weniger Sekunden ist eine Information auf einem Notizzettel notiert. Sie müssen nicht erst ein Gerät starten oder nach einer App oder Anwendung suchen.
• Individualität: Wer eine handschriftliche Nachricht hinterlässt, sorgt immer für eine persönliche Note – und die kommt bei vielen Menschen gut an.
• Erinnerung: Informationen, die man handschriftlich notiert, bleiben besser und länger im Gedächtnis als digital aufgezeichnete Notizen.
• Sichtbarkeit: Die Wahrscheinlichkeit, dass eine Notiz am Spiegel oder Bildschirm wahrgenommen wird, ist ungleich höher, als wenn man die Information per E-Mail verschickt.
• Verfügbarkeit: Ihre handschriftlichen Notizen können Sie überallhin mitnehmen.
• Unabhängigkeit: Akku, Batterien und Strom benötigen Sie nicht, wenn Sie mit Notizzetteln arbeiten. Man ist daher nicht auf die störungsanfällige Technik angewiesen.

Natürlich haben aber auch die digitalen Lösungen Vorteile. So ist es hier beispielsweise möglich, Notizen zu teilen, nachträglich zu bearbeiten und sich automatisch daran erinnern zu lassen. Die Entscheidung zwischen digital und analog ist daher immer gut abzuwägen – nicht selten ist dabei der goldene Mittelweg eine optimale Lösung.

Nicht das Richtige? Welche Alternativen gibt es für Notizzettel?

Notizzettel sind aufgrund ihrer vielseitigen Verwendbarkeit in vielen Bereichen beliebt. Je nach Bedarf kann unter Umständen aber ein anderes Medium besser für Notizen infrage kommen. Hier einige Alternativen:

• Haftstreifen: Diese bunte Mini-Variante der Haftnotizzettel eignet sich vorzugsweise zur Markierung, da der Platz auf den schmalen Streifen aus Papier oder Kunststoff für Notizen in der Regel nicht ausreicht.
• Notizblöcke: Notizblöcke sind deutlich größer als Notizzettel und haben in der Regel immer ein DIN A-Format (üblich sind DIN A4 und DIN A5). Zusammengefasst sind die einzelnen Seiten mit einer Spiral-, Klebe- oder Fadenbindung, sie lassen sich meist an einer Perforation aus dem Block lösen. Neben der Blanko-Variante weisen Notizblöcke häufig eine Lineatur auf.
• Notizbücher: Die feste Variante eines Notizblocks weist einen buchähnlichen Charakter auf und hat meist mehr Seiten, die individuell mit Notizen beschriftet werden können.
• Collegeblöcke: Diese spezielle Form eines Notizblocks hat immer eine Spiralbindung und eine Perforierung. Die einzelnen Seiten sind vorgelocht.
• Bestellblöcke: Diese Notizzettel kommen vor allem in der Gastronomie zum Einsatz. Sie sind klein und länglich und liegen daher gut in der Hand und passen in jede Tasche. Das Papier ist sehr dünn.
• Notizblöcke: Karteikarten sind meist größer als Notizzettel, aber kleiner als Notizblöcke. Sie unterscheiden sich von den kleinen Zetteln aber vor allem durch ihre höhere Grammatur, es handelt sich meist um einen festen Karton.
• Schreibhefte: Schreibhefte haben vergleichsweise wenig Seiten. Sie sind regelhaft an der langen Seite fest geheftet, daher lassen sich die einzelnen Papiere nicht einfach heraustrennen.