Zeiterfassungssoftware

Zeiterfassungssoftware – die moderne Variante der Stempeluhr

Wann hat die Arbeit an Tag XY begonnen und wann wurde sie beendet? Wie viele Pausen gab es und wie lang waren sie jeweils? An welchen Tagen war der Mitarbeitende krank und wann hatte er Urlaub? Die Arbeitszeiterfassung ist in vielen Unternehmen heute gängige Praxis – tagtäglich und für jede einzelne Person. Für eine exakte und übersichtliche Dokumentation ist eine Zeiterfassungssoftware eine praktische (ergänzende) Maßnahme.

Welche Zeiterfassungssysteme gibt es?

Um die tagtäglichen Arbeitsstunden der Mitarbeitenden zu erfassen, stehen verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl: Grundsätzlich ist es natürlich immer noch möglich, die Zeiten handschriftlich auf einem Stundenzettel zu notieren und auch die gute, alte Stempeluhr hat noch nicht ausgedient. Dennoch entscheiden sich heute immer mehr Unternehmen für modernere und bequemere Lösungen: In größeren Betrieben hat sich zum Beispiel mehr und mehr die elektronische Zeiterfassung durchgesetzt. An kleinen Terminals werden die Zeiten der Mitarbeiter mithilfe von Chipkarten, per Gesichtserkennung oder Fingerabdruck erfasst. Mit einer dazu passenden Software lassen sich die Daten dann übersichtlich darstellen und auswerten.

Darüber hinaus gibt es auch viele Möglichkeiten, die Daten am Computer, am Laptop oder Smartphone schnell und unkompliziert digital zu erfassen. Zur Verfügung stehen hier diverse App-, Cloud- und Softwarelösungen – von der einfachen Excel-Liste bis hin zum komplexen Software-Zeiterfassungssystem. Auf die mobilen Apps beziehungsweise das Software-Programm hat dabei in der Regel jeder Mitarbeiter Zugriff, um seine Daten (Arbeitszeiten) selbst einzugeben.

Gut zu wissen: Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat im Jahr 2019 entschieden, dass alle Arbeitgeber gesetzlich zur Einrichtung eines „objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems“ zur Erfassung der Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer verpflichtet sind. Dieses Urteil, das auch in Deutschland mit einer Gesetzesänderung einhergehen wird, zeigt deutlich, wie wichtig eine exakte Zeiterfassung jetzt und vor allem zukünftig ist.

Was ist bei der Zeiterfassung erlaubt?

Grundsätzlich können Unternehmen selbst entscheiden, wie sie die Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfassen wollen. Es gibt jedoch gewisse rechtliche Grenzen vor allem in Bezug auf den Datenschutz und die Persönlichkeitsrechte der Arbeitnehmer. Das ist erlaubt und das nicht:

• Fingerabdruck: Grundsätzlich kann ein Arbeitnehmer nicht dazu verpflichtet werden, seine biometrischen Daten „abzugeben“. Stimmt er einer Zeiterfassung per Fingerabdruck nicht zu, müssen seine Zeiten auf andere Art erfasst werden.
• Videoüberwachung: Heimlich durchgeführte Aufzeichnungen mit versteckten Kameras über das Kommen und Gehen der Mitarbeiter sind nicht erlaubt. Anders sieht es aus, wenn die Kameras gut sichtbar installiert sind, die Arbeitnehmer informiert sind und sie einer Aufzeichnung auch zugestimmt haben.
• GPS: Das sogenannte GPS-Tracking kann beispielsweise bei Mitarbeitern im Außendienst sinnvoll sein. Aber auch hier gilt der Aspekt der Freiwilligkeit. Daten dürfen zudem nur dann aufgezeichnet werden, wenn die Mitarbeiter sich selbst ein- und ausloggen können.

Welche Funktionen sollte eine Zeiterfassungssoftware haben?

Die individuellen Voraussetzungen und der jeweilige Bedarf sind grundsätzlich immer die entscheidenden Faktoren, wenn es um die Frage geht, was eine Zeiterfassungssoftware leisten soll. Eine Rolle spielen hier die Unternehmensgröße, die Anzahl der Mitarbeiter, die Branche sowie bereits vorhandene Software (zum Beispiel für die Buchhaltung). Unabhängig von den jeweiligen Voraussetzungen sollte eine spezielle Software aber natürlich die täglichen Arbeits- und Pausenzeiten der Mitarbeiter erfassen.

Eine gute Software bereitet diese Daten dann entsprechend auf, sodass sie als Grundlage für die Lohn- und Gehaltsabrechnung dienen können. Mit einer entsprechenden Dokumentation kommt der Arbeitgeber zudem seiner gesetzlichen Aufzeichnungspflicht nach. Zusätzlich kann eine Software weitere Funktionen bieten. Dazu gehören:

• die Urlaubsverwaltung und die Erfassung von weiteren Abwesenheiten, wie Arztbesuche und Krankheiten
• die Erfassung von Überstunden
• die Projektzeiterfassung
• Dienst- und Schichtpläne

Darüber hinaus sollten Sie sich vor der Anschaffung der Zeiterfassungssoftware folgende Fragen stellen:

• Ist die Software mit der Hardware / dem Zeiterfassungsterminal kompatibel?
• Entspricht die Software den gesetzlichen Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)?
• Bietet der Hersteller im Bedarfsfall einen (technischen) Support an?

Die Vorteile einer Zeiterfassungssoftware im Überblick

Die Anschaffung einer Zeiterfassungssoftware ist mit einigen Vorteilen verbunden. Die Pluspunkte:

• der Überblick und die Kontrolle über die Arbeitszeiten
• die Auswertung und Weiterverarbeitung der Arbeitszeiten (für die Lohn- und Gehaltsabrechnung)
• die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
• die Kontrolle über Abwesenheiten und eine übersichtliche Urlaubsplanung
• die Optimierung von Arbeitsprozessen
• ein individuelles Zeiterfassungsmanagement sowohl für kleine als auch große Unternehmen