Konferenzmappen

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Konferenzmappen – das kompakte mobile Büro

Für Meetings, Außentermine und Kundengespräche ist eine Konferenzmappe ein praktischer und kompakter Organizer und ein wichtiges Arbeitsutensil. Als kleines mobiles Büro bietet sie Geschäftsleuten und Berufstätigen die Möglichkeit, Dokumente und Schreibutensilien geordnet und sicher aufzubewahren und diese auch unterwegs immer direkt griffbereit zu haben.

Was kann ich in einer Schreibmappe alles unterbringen? Welche Vorteile bietet sie und eignet sie sich überhaupt für meinen Bedarf? Der folgende Ratgeber informiert rund um die Konferenzmappen und gibt Tipps und Ratschläge, worauf beim Kauf zu achten ist.

Was ist eine Konferenzmappe?

Eine Konferenzmappe, auch als Schreibmappe oder Ringbuchmappe bezeichnet, stellt als kompakte Aktentasche die Profi-Version einer einfachen Mappe dar. Darin untergebracht werden können nicht nur Dokumente in Papierform, sondern auch weitere Dinge des Bürobedarfs, wie Stifte, Visitenkarten, Kabel und Taschenrechner. Ihr Einband aus Leder oder Kunstleder macht sie darüber hinaus auch optisch zu einem hochwertigen Produkt.

Zur Standardausstattung einer Konferenzmappe gehört ein Schreibblock sowie nicht selten ein Taschenrechner. Steckfächer, Visitenkartenhalter, kleine Taschen, Schlaufen sowie eine Ringbuchmechanik sind für die organisierte Ablage ebenfalls üblich. Die Mappe als kompaktes Ordnungssystem lässt sich zusammenklappen und in der Regel mit einem Reißverschluss rundherum komplett verschließen, sodass die Unterlagen auch während des Transports sicher verstaut sind und nicht herausfallen können. Bei Bedarf öffnet man den Verschluss einfach wieder und hat alle Unterlagen direkt parat.

Welche Unterlagen passen in die Ringbuchmappe?

Um perfekt vorbereitet in eine Konferenz oder in ein Meeting zu gehen, sind Sie mit einer Ringbuchmappe bestens ausgestattet – vorausgesetzt natürlich, diese ist mit den relevanten Unterlagen bestückt. Ob das nur ein Schreibblock (der meist bereits im Lieferumfang enthalten ist) mit zwei bis drei Stiften ist oder das komplette Unternehmensportfolio inklusive des notwendigen technischen Equipments, hängt von der eigenen Verwendung sowie der Größe und der Ausstattung der Mappe ab.

Diese Unterlagen passen je nach Ausführung in die Schreibmappe:

• Schreibblock
• Stifte
• Visitenkarten
• Taschenrechner
• USB-Kabel, USB-Stick und CD
• Radiergummi, Anspitzer und Lineal
• Locher und Hefter
• Papierdokumente und Notizzettel (zum Abheften)
• Tablet, Notebook oder Laptop
• persönliche Dokumente, wie Firmenausweis, Personalausweis und Führerschein
• Bargeld

Welche Einsatzbereiche gibt es für die Konferenzmappen?

Kennen Sie Situationen, wie diese? Man sitzt in einem Meeting und stellt fest, nichts zum Schreiben dabei zu haben. Und nach einem erfolgversprechenden Gespräch hat man keine Visitenkarten zur Hand. Oder: Unterwegs möchte man aus der Aktentasche das Handykabel herausnehmen, muss aber erst die ganze Tasche durchwühlen, bevor es auftaucht. Diese „Probleme“ lassen sich mit einer Schreibmappe vermeiden.

Für Konferenzmappen gibt es eine Vielzahl an möglichen Einsatzbereichen. Hier einige konkrete Beispiele:

• Konferenzen: Ihrem Namen entsprechend sind die Konferenzmappen ein praktisches Ordnungssystem für Konferenzen, Meetings, Seminare und Präsentationen. Während der Sitzungen können wesentliche Informationen direkt mitgeschrieben werden. Als Vortragender hat man dagegen alle Unterlagen ohne Suche schnell zur Hand. Werden Unterlagen ausgeteilt, können diese in der Mappe abgelegt oder sogar direkt abgeheftet werden.
• Außentermine: Wer im Außendienst tätig ist, hat unterwegs nicht immer einen Schreibtisch und einen Bürostuhl, um daran komfortabel zu arbeiten. Informationen, Daten, Zahlen, Kontakte und Gesprächsprotokolle müssen teilweise im Stehen geschrieben werden. Mit einer Konferenzmappe ist das kein Problem. Sie haben alle relevanten Utensilien parat und können auf dem verstärkten und stabilen Einband sogar sicher ohne eine zusätzliche Unterlage schreiben. Ist man fertig, ist kein umständliches Verstauen der Schreibutensilien nötig – einfach die Mappe mit dem Reißverschluss verschließen, unter den Arm klemmen, fertig.
• Kundengespräche: Wer zu einem Gespräch bei (potenziellen) Kunden eingeladen ist, möchte natürlich einen guten und seriösen Eindruck vermitteln. Eine Dokumentenmappe mit ihrem hochwertigen Design trägt dazu garantiert ihren Teil bei. Gleichzeitig sind benötigte Unterlagen direkt griffbereit und können übergeben geben. Das kann zum Beispiel eine Visitenkarte sein. Erhält man selbst eine, ist diese mit einem Handgriff sicher in dem dazu passenden Visitenkartenfach verstaut, sodass sie unterwegs definitiv nicht verloren geht.
• Bewerbungsgespräch: Bewerber, die gut vorbereitet mit einer Konferenzmappe zum ersten Vorstellungsgespräch erscheinen, heimsen damit beim Personaler unter Garantie Pluspunkte ein. Um Interesse zu signalisieren, schreiben Sie wesentliche Informationen auf dem Schreibblock mit. Auch Info-Broschüren und Visitenkarten sortieren Sie bestenfalls direkt in die Mappe ein, sodass sich gar nicht erst die Frage nach dem „Wohin damit?“ stellt.
• Studium: Für das Seminar oder die Vorlesung sind die platzsparenden Ringbuchmappen ideal. Sie nehmen nicht viel Platz auf den meist schmalen, hochklappbaren Tischen der Hörsäle ein und dennoch hat man alle benötigten Utensilien vor sich liegen. Werden Unterlagen ausgeteilt, lassen sich diese direkt abheften. Tipp: Verstauen Sie dafür einen kleinen Taschenlocher in der Schreibmappe.
• weitere Beispiele: Verfügt ein Unternehmen über einen Firmenwagen, erhält der Mitarbeitende, der das Fahrzeug nutzt, mit Fahrzeugschein, Schlüssel, Tankkarte und Fahrtenbuch alle notwendigen Unterlagen kompakt zusammengefasst in einer Aktenmappe. Auch bei der Vermietung von Ferienwohnungen erweist sich die Orgamappe als praktisch. Darin verstaut sind neben dem Schlüssel alle wesentlichen Informationen rund um die Wohnung und den Urlaubsort. Die Mappe wird dabei entweder persönlich überreicht oder sie liegt bereits in der Wohnung. Eine weitere Verwendungsoption: Immobilienmakler haben die Konferenzmappe bei Haus- und Wohnungsbesichtigungen dabei, um Interessierten gewünschte Unterlagen zu überreichen oder sich bei Bedarf Kontaktdaten und Fragen zu notieren.

Welche Vorteile hat eine Konferenzmappe?

Die Anschaffung einer Konferenzmappe erweist sich aus mehreren Gründen als sinnvoll und lohnenswert. Mit diesen Argumenten kann sie überzeugen:

• Organisation: In einer Konferenzmappe haben Sie Ihr Büro immer mit dabei. Unterlagen, Dokumente, Stifte und weitere Arbeitsmaterialien sind darin in verschiedenen Fächern gut geordnet untergebracht, sodass man stets den Überblick behält.
• Image: Eine Konferenzmappe macht optisch etwas her und sieht wertig aus. Wer sie nutzt, signalisiert zudem, dass er vorbereitet und organisiert ist. Dementsprechend trägt die Mappe zu einem guten und professionellen Eindruck bei.
• Vielfältigkeit: Für die Konferenzmappen gibt es eine Vielzahl an Einsatzbereichen. Benötigt werden sie immer dann, wenn man sich gerade nicht an seinem festen Arbeitsplatz im Büro aufhält und etwas zum Schreiben oder andere Utensilien braucht – und das kommt bei Berufstätigen häufiger vor als man denkt.
• Flexibilität: Bestücken lässt sich eine Konferenzmappe nach Belieben mit Unterlagen, die individuell für den jeweiligen Bedarf relevant sind. Für die jeweiligen Ansprüche und Vorlieben gibt es die Mappen in unterschiedlichen Ausführungen und Varianten.
• Schutz: Die in den Mappen aufbewahrten Dokumente sind aufgrund des unempfindlichen Materials und der robusten Verarbeitung des Einbandes vor Verschmutzungen, Knicken sowie anderen Beschädigungen und einem möglichen Verlust gut geschützt. Auch Elektronikgeräte, wie Laptops oder Tablets, sind in der Tasche sicher aufgehoben.
• Transport: Die kompakten Mappen sind kleiner als eine Aktentasche und bringen nur ein geringes Eigengewicht auf die Waage. Dementsprechend lassen sie sich schnell und ohne Aufwand überallhin mitnehmen.
• Langlebigkeit: Mit dem Kauf einer Konferenzmappe entscheiden Sie sich für ein hochwertiges Produkt, das häufig sogar mehrere Jahre sogar für wechselnde Einsatzbereiche genutzt werden kann.

Aus welchen Materialien bestehen Konferenzmappen?

Um den täglichen, mobilen Einsätzen im beruflichen Umfeld gerecht zu werden, ist es empfehlenswert, an das Material der Konferenzmappen gewisse Qualitätsansprüche zu stellen. Dabei soll es idealerweise nicht nur langlebig und strapazierfähig sein, sondern auch optisch etwas hermachen. Dementsprechend sind viele Aktenmappen aus einem hochwertigen Material hergestellt. Auf welches Material die Wahl fällt, hängt vor allem vom Bedarf, dem individuellen Geschmack sowie nicht zuletzt vom eigenen finanziellen Budget ab.

Konferenzmappen gibt es in folgenden Materialien:

• Leder: Dieses Naturmaterial fühlt sich nicht nur gut an, sondern es sieht auch gut aus und wirkt sehr edel. Mit dem Kauf einer Ledermappe erhalten Sie ein hochwertiges Produkt, an dem Sie garantiert lange Freude haben werden. Konferenzmappen aus Leder sind zudem ein ideales Geschenk, zum Beispiel zum Schulabschluss, zum bestandenen Studium oder zum Jubiläum.
• Kunstleder: Die etwas günstigere Alternative stellen Mappen aus einem Lederimitat dar. Auf den ersten Blick sind gute Modelle aus Nylon oder Polyester häufig sogar gar nicht von denen aus echtem Leder zu unterscheiden. Sie punkten zudem mit ihrer einfachen Reinigung und ihrer Strapazierfähigkeit und verzeihen sogar einen etwas raueren Umgang.
• Kunststoff: Konferenzmappen können als weitere Option auch aus Kunststoff hergestellt sein. Dieses Material ist unempfindlich und robust, kann in puncto Design jedoch nicht mit den Leder-Produkten mithalten.
• Karton: Schreibmappen aus Papier sind die preisgünstigste Variante für das begrenzte Budget. Diese Konferenzmappen sind vergleichsweise anfällig für Beschädigungen und Verschmutzungen und daher weniger für den langfristigen Gebrauch konzipiert.

Welche Varianten gibt es bei den Konferenzmappen?

Beim Kauf einer Konferenzmappe lohnt es sich, auf weitere Kriterien zu achten, da sich die Modelle neben dem Material auch im Hinblick auf ihre Ausstattung, ihre Größe, den Verschluss und die Farben voneinander unterscheiden:

Welche Unterlagen in welcher Anzahl in eine Konferenzmappe passen, hängt im Wesentlichen von der Ausstattung ab. Je nach Modell und Hersteller variiert diese für die unterschiedlichen Verwendungen und Nutzungen – während die eine Mappe nur ein bis zwei Fächer hat, gibt es in der anderen weitere Unterteilungen sowie Einschübe und Taschen, um eine größere Anzahl an Gegenständen darin verstauen zu können.

Das sind die wesentlichen (möglichen) Ausstattungsmerkmale:

• Fächer in unterschiedlichen Größen für diverse Papiere, zum Beispiel Visitenkarten, Chipkarten, Broschüren, Flyer und weitere
• Schlaufen für Stifte, Presenter, USB-Sticks und teils sogar größere elektronische Geräte
• Taschen beziehungsweise Etuis für Kleingeld, Büroklammern und kleinere Büromaterialien
• ein Klemmbrett oder ein Fach für einen Schreibblock
• eine Ringheftmechanik mit zwei oder vier Ringen zum Abheften loser Papiere
• ein integrierter Taschenrechner
• ein (Reißverschluss)-Fach auf der Außenseite
• ein Griff zum Tragen der Mappe (selten)

Ein markantes Merkmal der Konferenzmappen ist die Schutzfunktion: Die Unterlagen sollen darin schließlich auch für Transporte sicher verstaut werden können. Dementsprechend wichtig ist der zuverlässige Verschluss, der die Unterlagen an Ort und Stelle hält, gleichzeitig einfach zu bedienen ist und auch optisch gut zur Mappe passt. Die meisten Schreibmappen lassen sich dabei mit einem umlaufendem Reißverschluss verschließen. Etwas seltener sind dagegen Magnet- und Klettverschlüsse.

Konferenzmappen mögen es farblich schlicht und klassisch. Dementsprechend reduziert ist auch das Design. Vor allem die hochwertigen Modelle präsentieren sich meist in Schwarz, Grau oder in Braun – und halten sich daher gerne dezent im Hintergrund, um den Unterlagen nicht die Show zu stehlen. Mit der Zeit und häufiger Nutzung präsentieren sich die Mappen aus Leder dann gerne in einem Vintage-Look, der die Mappen zu einem attraktiven Unikat macht.

Im Vergleich zu einer Aktentasche oder zu einem Aktenkoffer sind die Konferenzmappen eher klein; gegenüber einer Präsentationsmappe wirken sie jedoch fast schon mächtig. Die übliche Größe der Konferenzmappen entspricht dem Format DIN A4 mit Abmessungen von circa 32 x 24 oder 25 cm, sodass Dokumente im gängigen Papierformat locker hineinpassen.

Erhältlich sind zudem kleinere Modelle. Diese sind vor allem für die Unterbringung von Notebooks konzipiert und weniger für Papierdokumente. In den eher seltenen, größeren Konferenzmappen finden dagegen zusätzliche Utensilien, wie großformatige Dokumente, einen Platz.

Kann man in einer Konferenzmappe einen Laptop oder ein Tablet mitnehmen?

Notebook, Tablet und Laptop gehören für viele Menschen zum beruflichen Alltag mittlerweile selbstverständlich dazu. Auf diese Entwicklung haben die Mappen-Hersteller reagiert und viele Modelle mit gepolsterten Fächern speziell für die elektronischen Geräte ausgestattet, sodass das technische Equipment inklusive Ladekabel, USB-Sticks und Kopfhörern problemlos immer dabei sein kann. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, dass das eigene Gerät in die Konferenzmappe passt, überprüft vor dem Kauf auf jeden Fall die jeweiligen Abmessungen. Alternativ gibt es natürlich immer noch die klassischen „analogen“ Modelle, die keine Aufbewahrungsmöglichkeit für Laptop und Co. bieten.

Gibt es umweltfreundliche oder recycelte Optionen für Konferenzmappen?

Wer Wert auf Nachhaltigkeit legt und einen kleinen Beitrag für die Umwelt leisten will, der erhält Konferenzmappen auch in der umweltfreundlichen Variante. So gibt es mittlerweile Modelle aus recyceltem Papier oder Kunststoff. Um die Belastung für die Umwelt zu minimieren, setzen einige Hersteller mit einer bewussten Abfall- und Emissionsreduzierung auf nachhaltige Produktionsverfahren. Ob ein Unternehmen umweltbewusst wirtschaftet, erkennt man unter anderem an speziellen Umwelt- und Recycling-Labeln. Auf den Webseiten der Hersteller können Sie sich zudem über ein mögliches nachhaltiges Engagement informieren.

Tipp: Umweltschutzgründe mögen aber auch für den Kauf von hochwertigen Mappen aus Leder oder Kunstleder sprechen. Aufgrund der Langlebigkeit dieser Produkte schonen Sie so unter dem Strich Ressourcen.

Wie lange hält eine Konferenzmappe?

Wie lange Sie eine Konferenzmappe nutzen können, lässt sich nicht pauschal beantworten und hängt von verschiedenen Faktoren ab. Eine Rolle spielt vor allem die Qualität des Materials. So ist eine Mappe aus feinem Nappaleder nach zwei, fünf oder sogar zehn Jahren wahrscheinlich noch ansehnlich, während die Kunststoffmappe vielleicht schon nach der zehnten Nutzung deutliche Gebrauchsspuren aufweist und lieber ausgetauscht werden sollte.

Neben dem Material sind zudem die Verarbeitung, die Ausstattung und die Konstruktion sowie die Art und Häufigkeit der Nutzung relevant, wenn es um die Haltbarkeit geht. Ist die Konferenzmappe zum Beispiel im ständigen Einsatz, wird sie täglich von A nach B mitgenommen und ist sie sogar auf Geschäftsreisen ein treuer Begleiter, zeigt sie mit großer Wahrscheinlichkeit schneller Abnutzungserscheinungen, als eine Mappe, die ihr Dasein auf dem Schreibtisch fristet.

Die Lebensdauer der Konferenzmappen lässt sich mit einem pfleglichen Umgang natürlich etwas verlängern. So können Verschmutzungen häufig bereits mit einem feuchten Tuch schnell und effektiv beseitigt werden. Es lohnt sich zudem bei der Lagerung darauf zu achten, dass die Mappen weder einer zu hohen Feuchtigkeit noch übermäßiger Hitze oder direkter Sonneneinstrahlung ausgesetzt sind.

Kann eine Konferenzmappe wichtige Dokumente schützen?

Die Schutzfunktion gehört zu den wesentlichen Eigenschaften einer Konferenzmappe. Dass wichtige Dokumente und empfindliche technisches Equipment gut geschützt darin aufbewahrt werden, dazu tragen mehrere Faktoren bei. Das sind:

• ein robustes und langlebiges Material
• eine gepolsterte Hülle
• Fächer, Klemmschienen und die Ringheftmechanik
• ein sicherer Verschluss

Was ist der Unterschied zwischen einer Konferenzmappe und einer Aktentasche?

Sowohl eine Aktentasche als auch eine Konferenzmappe bieten die Möglichkeit, Dokumente, Stifte, Notizblöcke und weitere Gegenstände sicher zu verstauen und zu transportieren. Die wesentlichen Unterschiede der beiden Taschen liegen dabei in ihrer Größe und ihrem Verwendungszweck.

Aktentaschen werden vorzugsweise von Berufstätigen für den Transport ihrer Arbeitsmaterialien, zum Beispiel für den Arbeitsweg oder auf Geschäftsreisen, genutzt. Sie sind in der Regel größer als Konferenzmappen und bieten dementsprechend mit größeren Fächern und zusätzlichen Unterteilungen mehr Platz als die kompakten Konferenzmappen, die vor allem für die Organisation der Unterlagen und Notizen während Konferenzen und Außenterminen genutzt werden. Im Gegensatz zu Aktentaschen haben die Konferenzmappen in der Regel keinen separaten Griff oder Schultergurt für den komfortablen Transport.