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Formularbuch

 

Bevor Sie sich selbst einen Zettel für bestimmte Aufgaben gestalten, schauen Sie lieber mal in der Rubrik Formularbuch nach. Vielleicht gibt es hier schon unter Arbeitsvertrag, Auftragsbuch, Fahrtenbuch, Reisekostenabrechnung und Zahlschein das richtige Formularbuch. Oder Sie finden bei Lieferschein und Mahnbescheid, Rapport und Aufmaß, Gehaltsabrechnung und Telefonnotiz das Formularbuch für Ihr Unternehmen. Bei Otto Office finden Sie jeweils eine passende Lösung, die auf Wunsch auch dem kritischen Finanzamt gefällt.

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Formularvorlagen für mobile Daten

Ein typisches Beispiel für die Nutzung eines Formularbuches sind Fahrtenbücher für Dienstfahrzeuge. Diese Formularbücher vereinfachen die Erfassung mobiler Daten. Gemeint sind dabei Geschäftsdaten, die vorrangig außerhalb des Büros entstehen und für die in der Regel weder ein passender Drucker (wie etwa ein mobiler Laserdrucker) noch ein elektronisches Gerät vorhanden ist. Das Formularbuch sorgt dabei mit seiner tabellarischen Abfrage der notwendigen Daten dafür, dass keine Angaben vergessen werden. Das wäre beispielsweise bei unformatierten Vorlagen ein häufig anzutreffendes Phänomen. Würde man statt des Formularbuches einfach eine Zettelbox in den Dienstfahrzeugen verteilen, so würden permanent Eintragungen vergessen werden. Die Tabellenform der Formularbuchs stellt aber die Vollständigkeit der Angaben weitgehend sicher. Denn leere Tabellenzellen sind leicht zu identifizieren. Das gilt für die Schreiber wie auch für die Leser der Eintragungen im Formularbuch.
Insbesondere Berufsanfänger sind mit dem Formularbuch erfolgreicher. Es präsentiert auch den Prozess der Arbeit. Ein Formularbuch, das im Außeneinsatz genutzt wird, zeigt mit der Zeit Gebrauchsspuren, die nicht nur auf einen mangelhaften Umgang mit dem Buch hindeuten, sondern auch auf getane Arbeit.

Bedrucken mit System

Allerdings gibt es inzwischen auch andere Wege. Als Beispiel für Formularbücher mag hier der Überweisungsträger für Bankgeschäfte dienen. Dieser lässt sich natürlich handschriftlich ausfüllen oder man nutzt Schreibmaschinen, um die Lesbarkeit der ausgefüllten Formularvorlagen zu verbessern. Beide Möglichkeiten sind bei großem Arbeitsaufkommen sehr zeitintensiv. Doch mit der entsprechenden Software lassen sich auch diese Arbeitsabläufe automatisieren und optimieren.
Das Spektrum an Formularvorlagen ist sehr groß und es gibt für fast jeden Bereich und fast jede Branche die richtigen Formularblöcke. Das belegen Produkte wie

  • Bautagebuch,
  • Bonbuch,
  • Inventurbuch,
  • Lieferschein und
  • Rapport.

Durchstöbern Sie einfach mal die Kategorie und lassen Sie sich inspirieren. Schnell werden Sie merken, dass die Verwendung von Formularbüchern die administrativen Abläufe verbessern und vor allem Fehler reduzieren. Letztlich kann man Ungereimtheiten bei der Abrechnung besser aufklären, wenn die Formularbücher sorgfältig ausgefüllt werden.
Die Formularbücher eignen sich damit auch als Sicherungskopie im Archiv. Sollte wirklich mal die Technik streiken, so kann hier noch nachgelesen werden.

Das altertümliche Formularbuch gegen die moderne Technik

Moderne Erfassungssysteme genießen ein hohes Ansehen und viel Vertrauen. Dabei sind sie meist lediglich komfortabler bei der Datenweiterverarbeitung. Die Eingabe der Daten kann sogar komplizierter als beim Formularbuch sein und mehr Kenntnisse und Übung voraussetzen. Zudem sind dafür immer technische Geräte mit Stromversorgung notwendig. Ferner müssen die Geräte zur Datenverarbeitung kompatibel sein. Manchmal gehen Daten in Firmen verloren, weil auf ein neues Betriebssystem umgestellt wird. Auf die Datensätze des vorigen Betriebssystems wird geachtet, auf ältere Daten mit vielleicht anderen Formatierungen nicht mehr. Und dann sind die Stundenabrechnungen oder Bautagebücher des Rathaus-Neubaus vor 24 Jahren nicht mehr einsehbar. Glück im Unglück bieten hier die Formularbücher, wenn sie aufbewahrt wurden. Die Daten gehen dann nicht trotz der modernen Technik, sondern wegen der modernen Technik verloren. Der Glaube an die Computer ist teilweise so unerschütterlich, dass wichtige Vorsichtsmaßnahmen vergessen werden.
Insbesondere Jungunternehmer sind hier betroffen. Sie beginnen mit frischem Elan, von Anfang an auf eine computergesteuerte Datenverarbeitung zu setzen, vergessen aber das Thema Datensicherung. Tipps zur Datensicherung kann man sich eigentlich sparen: Sie war nur dann erfolgreich, wenn die notwendigen Daten nach einer Katastrophe noch vorhanden sind. Ein Formularbuch kann da schon mal einem Kleinunternehmer die Zukunft retten. Man sollte nie vergessen, dass jahrtausendealte Höhlenmalereien noch gut lesbar und verständlich sind, während für manche Computerdatensätze heute nicht mehr die notwendige Software auf dem Markt ist.

 

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