Präsentationsmappen

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Ratgeber Präsentationsmappen – für den guten ersten Eindruck

Bei Seminaren und Workshops, auf Messen und bei Kundenbesuchen sowie als Direktmarketing per Post bieten Präsentationsmappen eine gute Möglichkeit, sich stilvoll und kompakt zu präsentieren. Wichtige Informationen, Flyer und Broschüren finden dabei einen geordneten Platz in einer Präsentationsmappe, die Interesse weckt und einen guten ersten Eindruck vermittelt.

Wann lohnt es sich, Präsentationsmappen zu verwenden und welche Vorteile bieten sie? Was kann ich in den Mappen alles unterbringen und welche Variante ist die richtige für mich? Dieser Ratgeber gibt grundlegende Informationen zu den Präsentationsmappen und ihren verschiedenen Einsatzbereichen. Sie erhalten zudem praktische Tipps, worauf es sich lohnt, beim Kauf zu achten und wie Sie die Mappen am besten mit Leben füllen, damit der Inhalt garantiert im Gedächtnis bleibt.

Was sind Präsentationsmappen?

Um Unterlagen und Dokumente kompakt zusammenzufassen, sicher und geschützt aufzubewahren und ansprechend zu präsentieren, sind Präsentationsmappen ein geeignetes Medium. Es handelt sich dabei um eine spezielle Form einer Mappe, die vor allem repräsentativen Zwecken dient und daher immer eine gewisse Wertigkeit aufweist.

Wie genau eine Präsentationsmappe auszusehen hat, ist nicht eindeutig definiert. Die Unterschiede zu anderen Mappenarten, wie Bewerbungs- und Angebotsmappen, sind daher auch marginal. Dementsprechend gibt es die Präsentationsmappen in verschiedenen Formaten, Farben, Designs sowie mit diversen Ausstattungen und variabler Aufteilung. Eine Individualisierung ist auf Wunsch meist möglich.

Wozu und wann werden Präsentationsmappen eingesetzt?

Was bei einem Präsent die Verpackung mit Geschenkpapier und Schleife, sind bei werbewirksamen Unterlagen die Präsentationsmappen. Sie erfüllen daher neben informativen auch immer repräsentative Zwecke und tragen dazu bei, ein professionelles Statement zu setzen.

Mögliche Einsatzbereiche können dabei sein:

• Ein Unternehmen möchte die eigenen Produkte und/oder Dienstleistungen potenziellen Kunden vorstellen und dabei direkt Werbung in eigener Sache machen. Die Mappen können dabei zum Beispiel auf Messen, bei Ausstellungen und Veranstaltungen ausliegen, beim persönlichen Termin überreicht oder per Post an Interessenten versandt werden.
• Nach einer Präsentation oder einer Projektvorstellung erhalten die Kollegen und Vorgesetzten die Präsentationsmappe mit allen relevanten Informationen kurz und ansprechend zusammengefasst.
• Kurs- und Seminarteilnehmende freuen sich nach einem Workshop über eine Präsentationsmappe mit allen relevanten Unterlagen, die dazu beitragen, dass die vermittelten Inhalte im Gedächtnis bleiben.
• Selbstständige und Freiberufler bestücken die Mappen zum Beispiel mit Arbeitsproben und machen so auf sich aufmerksam, um neue Aufträge zu erhalten.
• Natürlich ist es nicht zwingend nötig, die hochwertigen Mappen nur zu Präsentationszwecken zu nutzen. Sie können darin auch einfach Unterlagen sicher aufbewahren, Angebote zusammenstellen und sie für die Bewerbung nutzen.

Was gehört in eine Präsentationsmappe?

Ob Bilder, Grafiken, Visitenkarten oder Flyer – in eine Präsentationsmappe passen Dokumente aller Art. Welche Unterlagen hineingelegt werden, hängt vom jeweiligen Einsatzbereich und Verwendungszweck sowie vom individuellen Bedarf und persönlichen Geschmack ab. Es spielen zudem die Größe, das Format und die Ausstattung der Mappen und damit verbunden die Rahmenbedingungen zur repräsentativen Platzierung der Dokumente eine Rolle.

Grundsätzlich ist eine Präsentationsmappe zur Aufbewahrung von Dokumenten in Papierform konzipiert: Das können allgemeine Flyer, Fotos und Broschüren sein genauso wie Produktinformationsblätter, Kataloge, Geschäftsberichte und Visitenkarten. Hinzu kommen individuell beschriebene Papiere, zum Beispiel ein persönliches Anschreiben auf Briefpapier, sowie Grafiken, Skizzen, Tabellen und weitere Informationen.

Zusätzlich lässt sich eine Präsentationsmappe mit weiteren Gegenständen bestücken, sofern diese ausreichend flach und klein genug sind, um in den Einstecktaschen einen Platz zu finden. Untergebracht werden können beispielsweise Speichermedien, wie ein USB-Stick oder eine CD, aber auch Werbeartikel, wie Süßigkeiten, Aufkleber und Stifte, machen sich in den Mappen gut.

Welche Vorteile haben Präsentationsmappen?

Wer Unterlagen in Papierform zusammenstellen möchte, findet mit den Präsentationsmappen ein geeignetes analoges Medium und profitiert von folgenden Vorteilen:

• Hochwertigkeit: Edel, ansprechend und stabil – die Präsentationsmappen punkten mit ihrem hochwertigen Design und hinterlassen bei Interessenten, Kunden, Gästen und Geschäftspartnern einen guten ersten Eindruck.
• Übersichtlichkeit: In einer Imagemappe lassen sich die wichtigsten Unterlagen kompakt und übersichtlich unterbringen. Die flache Mappe nimmt zudem wenig Platz weg und passt in jede Aktentasche.
• Sparpotenzial Wer Werbung in eigener Sache gezielt platzieren will, investiert mit den Präsentationsmappen in eine vergleichsweise günstige Werbemaßnahme, die nur wenige Euro kostet. Wer direkt mehrere Mappen benötigt, profitiert bei Otto Office von einem attraktiven Mengenrabatt.
• Flexibilität Die Präsentationsmappen bieten lediglich einen ansprechenden Rahmen, wie Sie die Mappen dann bestücken, bleibt alleine Ihnen überlassen. Mit verschiedenen Fächern, Folien und Ablagemöglichkeiten bieten sie eine hohe Variabilität für flexible Einsätze.
• Schutz: Broschüren, Flyer und Co. finden in den Mappen mit dem stabilen Cover einen sicheren Platz, sodass Knickfalten definitiv nicht entstehen. Verschwinden die Dokumente zusätzlich hinter oder in Folien, sind sie zudem vor Verschmutzungen und Feuchtigkeit geschützt.
• Individualisierung: Mit dem eigenen Logo, dem Namen des Unternehmens, einem Bild oder einem Slogan lassen sich die Imagemappen je nach Hersteller nach Bedarf individuell bedrucken und gestalten.
• Auswahl: Die Auswahl im Hinblick auf das Design, die Farbe, das Format, die Größe sowie die Ausstattung macht die Präsentationsmappen zu einem variantenreichen Produkt für unterschiedliche Vorstellungen, Bedarfe und Vorlieben.

Welche Varianten von Präsentationsmappen gibt es?

Bei Präsentationsmappen haben Sie die Wahl zwischen Modellen aus stabilem Karton mit einer Papierstärke zwischen 200 und 350 g/m² und jenen aus festem Kunststoff. Das nachhaltigere Produkt ist aus Papier und punktet mit einer edlen Optik. Besonders hochwertig sind Mappen aus Karton mit einer Prägung. Die Kunststoff-Varianten sind dagegen deutlich unempfindlicher: So knicken sie nicht so leicht, außerdem kann ihnen Feuchtigkeit nichts anhaben. Bei einer entsprechenden Pflege können Sie die Kunststoffmappen sogar ein zweites oder drittes Mal verwenden. Ausgefallen und besonders edel sind Modelle aus Kunstleder oder Leder.

Wie üblich bei Mappen und Heftern erhalten Sie auch die Präsentationsmappen in verschiedenen Größen. Standardmäßig sind die Mappen so groß, dass Unterlagen im gängigen Papierformat DIN A4 optimal hineinpassen. Sie erhalten aber zudem größere Modelle in den Formaten DIN A3 sowie teilweise sogar DIN A2 oder DIN A1. Letztere werden zum Beispiel für Kunstwerke oder Zeichnungen und Grafiken von Architekten, Ingenieuren und Designern verwendet. Kleinere Präsentationsmappen im Format DIN A5 eignen sich unter anderem für Fotos und Flyer und dann, wenn die Mappe auch in die Handtasche passen soll.

Wenn es um die Größe geht, spielt zudem die Mappenbreite eine Rolle. Diese ist im Hinblick auf die Füllhöhe relevant. In besonders flache Mappen mit einer Füllhöhe von 1 mm passen maximal fünf Blätter. Sollen weitere Dokumente oder beispielsweise eine dickere Broschüre darin Platz finden, dann ist eine Füllhöhe von 5 bis 10 mm ideal. Besonders dicke Präsentationsmappen haben eine Rückenbreite von 20 mm. Bis zu 160 Blatt Papier und damit sogar ein dünnes Buch oder eine Doktorarbeit können Sie in diesen Mappen dann unterbringen.

Wenn es um die Farbe geht, haben Sie die freie Auswahl. Und selbst dann, wenn es einen bestimmten Farbton nicht geben sollte, ist es möglich, diesen als Spezialanfertigung individuell drucken zu lassen. Für welche Farbe Sie sich bei den Präsentationsmappen entscheiden, ist vor allem eine Frage des persönlichen Geschmacks und des Stils. Optimal ist es zudem, wenn sich die Unternehmensfarben in den Mappen wiederfinden. Und wer sich eine perfekte farbliche Harmonie wünscht, der stimmt sogar sein Outfit auf sein Arbeitsmaterial ab.

Darüber hinaus haben die unterschiedlichen Farben auch einen symbolischen Charakter. Wer sich unsicher ist, orientiert sich an folgenden „Eigenschaften“:

• Weiß: Weiße Mappen wirken clean und machen einen aufgeräumten, sortierten und klaren Eindruck. Da Weiß zudem neutral ist, passt die Farbe zu allen Themen und Produkten, sie kann im wahrsten Wortsinn aber auch einen „farblosen“ Eindruck hinterlassen.
• Schwarz:
Kraftvoll und elegant wirken schwarze Präsentationsmappen, die einen schicken Kontrast zu den eingelegten Unterlagen bieten, die hier besonders gut zur Geltung kommen. Geringes Risiko: Schwarz kann manchmal düster wirken und den Unterlagen einen leicht negativen Touch verleihen.
• Grau: Professionell, elegant und neutral wirken graue Präsentationsmappen, für die sich viele Unternehmen, zum Beispiel in der Versicherungs- und Finanzbranche, entscheiden.
• Rot: Bei dieser Signalfarbe heißt es Achtung. Man möchte auf etwas deutlich hinweisen und Aufmerksamkeit erlangen. „Sensible“ Themen sind hier jedoch fehl am Platze.
• Gelb: Fröhlichkeit und Optimismus verströmen gelbe Mappen, die direkt leuchtend ins Auge fallen. Kleines Manko: Bei konservativen Unternehmen und „seriösen“ Produkten könnte die auffällige Farbe etwas zu knallig wirken.
• Grün: Die Farbe der Hoffnung sorgt für einen frischen und natürlichen Look. Wer Wert auf Nachhaltigkeit legt, kann dies bereits mit der Farbe vermitteln. Da Grün zudem für Wachstum steht, ist der Farbton ideal, um auf Expansionsmöglichkeiten und hohe Gewinne hinzuweisen.
• Blau: Kompetenz, Seriosität und Loyalität signalisieren Sie, wenn Sie Ihre wichtigen Unterlagen in eine blaue Mappe legen und diese potenziellen Kunden überreichen.
• Braun: Etwas aus der Mode gekommen sind braune Mappen. Genau das mag aber ein guter Grund sein, diese Farbe auszuwählen – Mappen in Braun sind selten und fallen daher bestimmt wieder direkt ins Auge.
• Transparent: Wer sich für eine transparente Sammelmappe entscheidet, der hat nichts zu verbergen. Man erkennt schließlich schon von außen, was sich darin befindet. Das Risiko ist jedoch vorhanden, dass ein unaufgeräumter und unorganisierter Eindruck aufkommt.

Neben Farbe, Format und Material unterscheiden sich die Mappen zudem im Hinblick auf ihre Ausstattung: Ob eine Klemmleiste ideal ist, ein Visitenkartenfach gefragt ist oder die Papiere in eine Folie geschoben werden sollen, hängt im Wesentlichen vom Bedarf und Geschmack ab. Wie eine Präsentationsmappe ausgestattet ist, variiert dabei von Modell zu Modell. Das sind die wichtigsten Ausstattungsmerkmale:

• Dokumentenhalter: Damit die Dokumente nicht lose in der Mappe liegen und möglicherweise herausrutschen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, sie an Ort und Stelle zu halten. Eine beliebte und einfache Lösung sind die Einschlagklappen. Alternativ kommen Klemmschienen infrage, seltener sind dagegen eine feste Heftmechanik oder Abheftlaschen.
• Verschluss: Viele Präsentationsmappen werden einfach zugeklappt. Es gibt aber auch Modelle, die sich zum Beispiel mit einem Gummi, einem Band oder mit einem Magneten verschließen lassen.
• Visitenkartenschlitze: Visitenkarten lassen sich meist an markanter Stelle über Schlitze einklemmen und bei Bedarf schnell entnehmen. Interessierte und Kunden haben so die Kontaktdaten direkt parat.
• Einstecktasche: Für schmale Gegenstände, wie CDs oder Sticks, haben einige Mappen eine spezielle Tasche. Diese besteht häufig aus Klarsichtfolie, es gibt aber zudem Taschen aus Karton. Sichttaschen findet man teilweise auch auf der Vorderseite.
• Größe: Neben den gängigen 2-teiligen Mappen erhalten Sie auch 3-teilige Modelle, die sich mit ihren drei Seiten zweimal zusammenfalten lassen und mehr Platz für die übersichtliche Präsentation bieten.
• Individualisierung: Wer konkrete Vorstellungen vom Design und der Ausstattung einer Präsentationsmappe hat, der kann diese individuell gestalten lassen, damit sie zum Beispiel mit einem Firmenlogo bedruckt ist. Wer eine Inspiration benötigt, der hat häufig die Möglichkeit, sich an Vorlagen zu orientieren und diese dann zu modifizieren.

Wie bestücke ich eine Präsentationsmappe richtig?

Eine Präsentationsmappe mit „Leben zu füllen“, ist immer eine sehr individuelle Angelegenheit, je nachdem, was Sie präsentieren wollen, wen Sie erreichen wollen und was Ihre Intention ist. Dennoch gibt es einige allgemeingültige Hinweise, worauf man bei der Bestückung der Mappen achten sollte, damit diese gut ankommen und im Gedächtnis bleiben.

• Um die Aufmerksamkeit des Lesers zu wecken, sollte bereits das Titelblatt ein Eyecatcher sein und zum Umblättern animieren.
• Die Informationen sind wohldosiert und überfordern den Betrachter nicht. Anstelle von langen Textblöcken werden die Infos in Stichpunkten aufgeführt und mit Grafiken, Skizzen, Tabellen und Fotos visualisiert.
• Sämtliche Unterlagen weisen ein einheitliches Design auf, zum Beispiel mit dem Firmenlogo, derselben Schriftart und -größe und der Farbe, um einen stimmigen Gesamteindruck zu erzeugen.
• Enthält die Präsentationsmappe mehrere Seiten, lohnt sich eine kurze Zusammenfassung auf der ersten Seite.
• In jeder guten Präsentationsmappe finden Interessierte schnell und mit einem Blick die wichtigen Kontaktdaten mit Ansprechpartner, E-Mail und Telefonnummer. Die Platzierung einer Visitenkarte ist jetzt eine gute Option.
• Eine Präsentationsmappe wird immer nur im einwandfreien Zustand überreicht. Knickfalten, Fettflecken sowie eine unvollständig bestückte Mappe sind daher ein absolutes No-Go.

Ordnungsmappe & Angebotsmappe: Was sind die Unterschiede?

Neben den Präsentationsmappen gibt es eine Vielzahl an weiteren Mappentypen – diese unterscheiden sich weniger in ihrem Aussehen als vielmehr in der Art der Nutzung. Dementsprechend können Sie zum Beispiel problemlos eine Präsentationsmappe kaufen und diese dann als Angebots- oder Bewerbungsmappe nutzen. Das sind die gängigsten Mappen:

• Angebotsmappen: Während es bei den Präsentationsmappen um den ersten Eindruck geht, ist man bei den Angebotsmappen schon einen Schritt weiter. Interessierte erhalten darin ein konkretes Angebot zu bestimmten Produkten und Leistungen inklusive der Preise.
• Messemappen: Messemappen enthalten allgemeine Daten und Informationen zu einem Unternehmen, das sich auf einer Messe oder Ausstellung präsentiert und die Mappen hier an Interessierte ausgibt.
• Pressemappen: In diesen Mappen befinden sich relevante Informationen zu einem Unternehmen und/oder aktuelle Ankündigungen und Vorstellungen. Verteilt werden diese in der Regel im Rahmen einer Pressekonferenz ausschließlich an Journalisten für deren Berichterstattung.
• Bewerbungsmappen: Im Unterschied zu Präsentations- und Angebotsmappen werden Bewerbungsmappen meist nicht in großer Stückzahl geordert. Genutzt werden sie von Menschen, die sich für einen Job in einem Unternehmen bewerben – jede Mappe sollte daher einzigartig bestückt sein.
• Sammelmappen: Diese Mappen dienen eher internen und weniger repräsentativen Zwecken und haben eine relativ große Füllhöhe, sodass sich darin mehrere Unterlagen ordentlich und gesammelt ablegen lassen.

Welche weiteren Mappen gibt es?

Neben den Mappen, die sich vor allem in der Verwendung von den Präsentationsmappen unterscheiden, gibt es auch jene, die bereits auf den ersten Blick deutliche Unterschiede aufweisen. Dazu gehören:

• Eckspannmappen: Diese einfache Form einer Mappe erkennt man an ihrem elastischen Gummiband, mit dem sie verschlossen werden kann.
• Fächermappen: Optisch erinnern diese Mappen etwas an eine Aktentasche: Öffnet man sie, klappen mehrere Fächer fächerartig auf.
• Unterschriftenmappen: Durch mehrere Seiten, die sich einzeln umschlagen lassen, zeichnen sich diese Unterschriften- und Umlaufmappen mit dem breiteren Rücken aus.
• Zeugnismappen: Hierbei handelt es sich um Dokumentenmappen mit einem besonders dicken und stabilen Einband.
• Ordnungsmappen: Zur sortierten Ablage und Aufbewahrung eignen sich Ordnungsmappen, bei denen die einzelnen Seiten mit einem Register versehen sind. Dank der auffälligen Reiter, die sich individuell beschriften lassen, findet man die abgelegten Unterlagen schnell wieder.