Laser-Faxgeräte

Ratgeber Laser-Faxgeräte – die klassische Art, schnell zu kommunizieren

Schriftstück einlegen, Nummer wählen und den Auftrag per Knopfdruck starten –dank eines Faxgeräts erreicht das Dokument innerhalb weniger Sekunden den Empfänger. Um Bestellbestätigungen, unterschriebene Verträge oder Kündigungen im Papierformat schnell zu verschicken, ist und bleibt ein Laser-Faxgerät im Büroalltag ein wichtiges Kommunikationsmedium.

Dieser Ratgeber liefert alle wichtigen Informationen rund um die Laser-Faxgeräte: Neben einem kurzen Blick in die Geschichte geht es um die Fragen, warum ein Faxgerät heute noch zeitgemäß ist, wofür es verwendet wird und wie sich ein Laser-Gerät von der Tintenstrahldruck-Konkurrenz abhebt. Damit Sie die richtige Kaufentscheidung treffen, führen wir zudem die unterschiedlichen Ausführungsmerkmale auf und erläutern, auf welche Aspekte beim Kauf zu achten ist. Darüber hinaus erhalten Sie praktische Tipps rund um die Nutzung der Laser-Faxgeräte.

Was versteht man unter einem Laser-Faxgerät?

Ein Faxgerät verschickt Dokumente in Papierform in Sekundenschnelle weltweit von A nach B. Anders als bei der Briefpost wird natürlich nicht das Blatt Papier selbst versendet. Das Gerät überträgt lediglich die darauf enthaltenden Informationen – und gibt sie auf dem Empfänger-Faxgerät ebenfalls in Papierform wieder aus. Die Übertragung läuft dabei über die Telefonleitung, ein Anschluss an einen Computer ist in der Regel nicht nötig, je nach Modell aber möglich.

Faxgeräte fallen mittlerweile unter die Rubrik klassische Kommunikationsmittel. Mit ihrer einfachen Bedienbarkeit sowie der sicheren Übertragung bieten sie aber immer noch einige Vorzüge gegenüber der großen digitalen Konkurrenz. Sie erhalten die Faxgeräte in diversen Ausführungen: Unterschiede gibt es dabei vor allem im Hinblick auf die Übertragungsgeschwindigkeit, die Bildqualität sowie die Funktionen und die Ausstattung.

Bei einem Laser-Faxgerät handelt es sich um einen speziellen Gerätetyp, der mit der Laserdrucktechnologie arbeitet, und die Funktionen von Laserschreiber und Faxgerät vereint. Die Laser-Geräte punkten mit einer hohen Druckgeschwindigkeit und einem sauberen Druckbild.

Geschichtliches: Seit wann gibt es Faxgeräte?

Die Karriere des Faxgeräts begann als sogenannter Kopiertelegraf: Im Jahr 1843 entwickelte Alexander Bain ein Gerät, das er als „Electric Painting Telegraph“ zum Patent anmeldete. Dieses war in der Lage, Geschriebenes von einer Sender- auf eine Empfängerseite zu übertragen. Übrigens: Das Faxgerät wurde damit mehr als 30 Jahre vor dem Telefon (1876) erfunden.

Im Laufe der Jahre entwickelten sich die Faxgeräte, die lange Zeit als Fernschreiber bezeichnet wurden, immer weiter. Aufgrund der hohen Anschaffungskosten und des hohen Gewichts handelte es sich bis in die 1970er-Jahre jedoch noch nicht um ein Massenprodukt. Die Hauptnutzer der Geräte waren die Polizei sowie Zeitungsredaktionen.

Nachdem die Deutsche Bundespost 1979 erstmals einen Faxdienst einführte, eroberten die Faxgeräte nach und nach die ersten Büros. Ihren Siegeszug feierten sie dann Mitte der 1990er-Jahre, als das Faxen nicht länger mit Thermopapier erfolgte, sondern auf „normalem“ Druckerpapier möglich war. Aufgrund der großen digitalen Konkurrenz wurde es im 21. Jahrhundert dann jedoch etwas stiller um die Faxgeräte.

Noch zeitgemäß? Warum sich ein Faxgerät auch heute noch lohnt

Die Frage, ob ein Faxgerät noch zeitgemäß ist, mag in einer Zeit, in der Nachrichten und Dokumente einfach per Mausklick papierlos und in wenigen Augenblicken versandt werden, durchaus berechtigt sein. Trotz E-Mail und Co. gibt es aber weiterhin mehrere gute Gründe für den Einsatz eines Faxgeräts als ideale Ergänzung zu den digitalen Medien.

• Die Übertragung über die Telefonleitung gilt als sehr sicher und störungsfrei sowie wenig anfällig für Datenlecks und Hacker-Angriffe.
• Immer dann, wenn eine handschriftliche Unterschrift auf Dokumenten notwendig ist oder Formulare von Hand ausgefüllt werden müssen, punktet das Faxgerät gegenüber dem E-Mail-Versand im Hinblick auf die Schnelligkeit. Es ist schließlich nicht nötig, das Papier erst einzuscannen oder abzufotografieren und im Anschluss als Datei hochzuladen.
• Ein Laser-Faxgerät ist benutzerfreundlich und einfach bedienbar und stellt selbst die Computer-Laien vor keine größeren Herausforderungen.
• Mit dem Fax hat man direkt einen Ausdruck in Papierform in der Hand, sodass als zusätzlicher Schritt das Ausdrucken der Dokumente nicht mehr notwendig ist.
• Ein Sendungsbericht belegt schwarz auf weiß, dass bestimmte Unterlagen versandt wurden.
• Das Faxgerät ist auch als Notfalloption immer dann gefragt, wenn das WLAN ausfällt und sich keine Netzwerkverbindung herstellen lässt.
• Natürlich ist das Versenden eines Faxes deutlich schneller als der Briefversand.

Wofür werden Laser-Faxgeräte genutzt?

Mit Laser-Faxgeräten lässt sich eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumente versenden und natürlich auch empfangen. Zum Einsatz kommen sie sowohl im privaten Bereich als auch in Büros, Praxen und Kanzleien zum Beispiel für

• Bestellungen und Bestätigungen
• Anfragen und Angebote
• Verträge und Kündigungen
• Rechnungen, Mahnungen und Zahlungsnachweise
• die allgemeine Korrespondenz
• vertrauliche Akten, Daten und Informationen
• rechtliche Dokumente
• Preislisten, Produktinformationen und Newsletter
• Skizzen, Grafiken und Illustrationen
• Hausaufgaben
• und viele weitere Dokumente

Was sind die Vorteile eines Laser-Faxgerätes gegenüber der Tintenstrahltechnik?

Genauso wie bei einem Drucker steht vor dem Kauf eines Faxgeräts die grundlegende Entscheidung an, ob es lieber ein Laser- oder doch ein Tintenstrahl-Faxgerät sein soll. Folgende Argumente sprechen für die Laser-Variante:

• Die Druckgeschwindigkeit des Laser-Geräts ist deutlich höher. Vor allem bei größeren Druckaufträgen arbeiten die Laser-Geräte effizienter sowie auch sehr zuverlässig.
• Der Toner hält bei der Laserdrucktechnologie bombenfest auf dem Papier – es gibt kein Risiko, dass die Schrift verwischt oder verschmiert. Selbst im Laufe der Zeit verblasst sie nicht.
• Laser-Faxgeräte sind die ideale Wahl für das Büro und für geschäftliche Zwecke für qualitativ hochwertige Schwarz-Weiß-Drucke.
• Toner trocknet auch bei einer längeren Standzeit anders als Tinte nicht aus.
• Die Kosten für die Tonerkartuschen sind vergleichsweise günstig.

Ein Tintenstrahlfaxgerät punktet dagegen mit einer hohen Bildqualität, vor allem wenn es um Farbdrucke geht. Auch die Anschaffungskosten für das Gerät sind meist etwas geringer als bei Laserdruckern.

Ist ein Faxgerät Bestandteil eines Multifunktionsdruckers?

Ein Multifunktionsgerät bietet sich immer dann an, wenn mehrere Funktionen gewünscht sind, diese aber nicht zu viel Platz im Büro oder in einem anderen Raum einnehmen sollen. Die praktischen Geräte vereinen dabei die Eigenschaften eines Laserdruckers, eines Kopierers sowie eines Scanners. 4-in-1-Geräte ersetzen zusätzlich noch das Faxgerät.

Da diese Drucker mit dem PC verbunden sind, ist es in der Regel möglich, die eingehenden Faxe direkt an den Computer zu übertragen, hier abzuspeichern und bei Bedarf weiterzuleiten. Andersherum gestaltet sich der Versand bei Bedarf ebenfalls papierlos mit digitalen Dokumenten, deren Inhalt an das Faxgerät übertragen wird.

Auf welche Aspekte sollte man beim Kauf eines Laser-Faxgerätes achten?

Habe ich ein größeres Faxaufkommen und soll der Versand möglichst zügig vonstattengehen? Lege ich Wert auf eine gute Druckqualität bei den eingehenden Faxen und ist es mir wichtig, dass auch bei einem ausgeschalteten Gerät keine Nachrichten verlorengehen? Wer sich ein Laser-Faxgerät kauft, ist gut damit beraten, vorher einen genaueren Blick auf die diversen Eigenschaften und Funktionen zu werfen. Unterschiede gibt es dabei vor allem in folgenden Aspekten:

• Übertragungsgeschwindigkeit
• Druckauflösung
• Speicherkapazität
• Papiervorrat
• Funktionen
• Display
• Maße und Gewicht
• Konnektivität

Wie schnell die Daten vom Sender zum Empfänger übermittelt werden, gibt die Übertragungsgeschwindigkeit bei einem Laser-Faxgerät vor. Man misst diese in Bits pro Sekunde (bps) – je höher der Wert, desto kürzer sind die Übertragungszeiten. Standardgeräte weisen heute bereits hohe Werte von 14.400 bps auf, noch schneller läuft es mit leistungsstarken Geräten, die 33.600 bps mitbringen.

Zu beachten ist, dass die tatsächlichen Übertragungsgeschwindigkeit auch immer von der Qualität der Telefonleitung abhängt.

Wer Wert auf einwandfreie und gestochen scharfe Ausdrucke und eine gute Bildqualität bei seinen eingehenden Faxen legt, der berücksichtigt die Druckauflösung. Angegeben wird sie in dpi (dots per inch), sprich der Anzahl der Laserpunkte, die das Gerät pro Zoll (entspricht 2,54 cm) auf dem Papier hinterlässt. Standardmäßig liegen die Werte der Laser-Faxgeräte heute im Bereich von 300 x 600 dpi und 600 x 600 dpi. Wer auch Bilder und Fotos überträgt, achtet auf eine noch höhere Auflösung von zum Beispiel 1200 x 1200 dpi.

Ein interner Speicher ist vor allem bei einem größeren Faxaufkommen sinnvoll. Er sorgt dafür, dass angestaute Aufträge (zum Beispiel verursacht durch eine leere Papierkassette, ein ausgeschaltetes Gerät oder eine zu geringe Druckgeschwindigkeit) auch zu einem späteren Zeitpunkt noch abrufbar sind. Ein gutes Gerät hat einen Empfangsspeicher von 400 bis 600 Seiten.

Andersherum ist ein Faxgerät auch in der Lage, mehrere Faxnummern für die einfache und schnelle Bedienung beim Versand zu speichern. Diese werden im Kurzwahl- oder Zielwahlspeicher abgelegt und lassen sich bei Bedarf über das interne Adress- beziehungsweise Telefonbuch oder eine Zahlentaste abrufen.

Die Kapazität der Papierkassette gibt an, wie viele Einzelpapiere dort hineinpassen. Wer ein hohes Faxaufkommen hat, der achtet auf ein möglichst großes Fach, damit nicht ständig Papier nachgelegt werden muss. Der übliche Papiervorrat variiert zwischen 100 und bis zu 300 Blatt. Zu berücksichtigen ist, dass die Kapazität der Papierkassette auch Einfluss auf die Gesamtmaße des Geräts hat.

Wenn es um die Seitenkapazität geht, dann spielt zudem der automatische Dokumenteneinzug beim Versenden eine Rolle. Je nach Gerät lassen sich hier zwischen 10 und 50 Blatt Papier einlegen und automatisch ohne manuelles Nachlegen an den Empfänger in einem Rutsch verschicken.

Laser-Faxgeräte verfügen regelhaft über mehrere praktische Funktionen. Dazu gehören:

• Wahlwiederholung: Diese Funktion ist heute Standard. Ist der Empfänger nicht erreichbar, dann wählt das Gerät diesen dank der Wahlwiederholung entweder einfach per Knopfdruck oder sogar automatisch nach einer gewissen Zeit nochmal an.
• Rundsenden: Als besonders praktisch erweist sich diese Funktion, wenn eine Information gleichzeitig mehrere Empfänger erreichen soll.
• zeitversetztes Senden: Dank dieser Funktion ist es möglich, ein Laserfax zu einem vorab festlegten Zeitpunkt zu versenden. Geräte mit einem integrierten Timer bieten je nach Modell sogar die Option, verschiedene Faxaufträge zu unterschiedlichen Zeiten auf den Weg zu bringen.
• Weiterleitung: Eingehende Faxe lassen sich mit einer entsprechenden Einstellung direkt an eine andere Faxnummer oder sogar E-Mail-Adresse weiterleiten.
• Protokollierung: Die Geräte erstellen in vorab festgelegten Zeitintervallen oder nach einer bestimmten Anzahl an Sende- und Empfangsvorgängen automatisch Sendeberichte beziehungsweise Protokolle – diese dienen der Dokumentation und als Nachweis für den erfolgten Versand.
• Fax-to-PC Über diese Funktion verfügen nur Geräte, die mit einem Computer gekoppelt sind. Eingehende Faxe können so direkt an den PC übertragen werden, außerdem lassen sich Dokumente, auch ohne sie vorher auszudrucken, papierlos versenden.
• Sicherheit: Ein Passwortschutz oder eine Verschlüsselungsfunktion bei einigen Fax-Geräten sorgt für Sicherheit und einen Schutz vor unbefugten Zugriffen.

Laser-Faxgeräte sind regelhaft mit einem mehrzeiligen Display ausgestattet. Dieser zeigt diverse für den Betrieb des Geräts relevante Informationen an. Dazu gehören je nach Produkt und Hersteller die Faxnummer beziehungsweise bei eingespeicherten Nummern der Name des Senders oder Empfängers, Statusmeldungen zum Versand und Empfang, ein Menü und Einstellungen, Benachrichtigungen und Fehlermeldungen.

Es handelt sich bei dem Display übrigens nicht um einen Touchscreen. Die Bedienung erfolgt vielmehr über einzelne Zahlen- und Funktionstasten.

Die Größe eines Faxgeräts wird im Wesentlichen von drei Aspekten bestimmt:

• der Größe der Papierkassette
• dem Papierformat (meist DIN A4)
• der Größe der Toner-Trommel

Kompakte Geräte haben dabei Maße zwischen je 30 und 40 cm in der Länge, Breite und Höhe. Sie bringen zwischen 7 und 10 kg Gewicht auf die Waage. Multifunktionsgeräte sind in der Regel etwas größer und schwerer – die Unterschiede zum einfachen Faxgerät sind hier jedoch eher gering.

Standard-Faxgeräte laufen unabhängig von WLAN und von einem Computer und werden entsprechend auch nicht an diesen angeschlossen. Um damit arbeiten zu können, benötigen sie neben der Energie aus der Steckdose und einer entsprechenden Kabelverbindung zudem eine Connection zur Telefonleitung. Schließen Sie das Gerät daher zusätzlich auch an den Router oder an die Telefonbuchse im Haus oder in der Wohnung an.

Gut zu wissen: Auch die Multifunktionsgeräte benötigen eine Verbindung zur Telefonleitung, wenn ein Faxgerät integriert ist. Gleichzeitig lassen sich mit diesen Produkten aber auch drahtlose Verbindungen herstellen. So können Sie beispielsweise Druckaufträge vom PC steuern oder sich hier eingescannte Seiten am Bildschirm anzeigen lassen.

Kurze Anleitung: Wie versende ich ein Fax?

Ein Fax zu versenden, ist nicht weiter schwierig – sofern man weiß, wie es geht. Bei den meisten Modellen funktioniert es wie folgt:

• Das Blatt Papier wird mit der beschriebenen Seite nach unten in den Dokumenteneinzug des Faxgeräts eingelegt. In der Regel ist es problemlos möglich, direkt mehrere Seiten einzulegen.
• Über das Tastenfeld geben Sie die Faxnummer des Empfängers (ähnlich wie bei einem Telefon) ein. Je nach Anschluss ist es notwendig, eine 0 vor die eigentliche Nummer zu wählen.
• Bestätigen Sie den Auftrag mit der OK- oder Senden-Taste und bringen ihn so auf den Weg. In der Regel zieht das Gerät das einzelne Schriftstück oder auch mehrere Dokumente automatisch ein.

• Das Gerät wählt nun die Faxnummer, im Anschluss erklingt ein Wählton.
• Ob der Versand erfolgreich war, lässt sich meist direkt am Display ablesen. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, der fordert einen Sendebericht an.

Warum sollte ein Anschreiben zu jedem Fax gehören?

Auch wenn der Aufwand etwas größer sein mag, ist es empfehlenswert, Dokumenten und Schriftstücken immer ein Anschreiben sozusagen als Seite 1 vorauszuschicken. Dieses enthält Informationen zum Adressaten und Absender, zur Gesamtseitenzahl sowie in Stichworten oder kurzen Worten zum Anlass und Inhalt der folgenden Faxpost. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihr Fax bei der richtigen Person ankommt – wichtig ist das vor allem in Büros, wo das Faxgerät von mehreren Personen genutzt wird. Vor allem bei mehrseitigen Drucken behält man so zudem den Überblick. Ganz davon abgesehen macht ein Deckblatt beziehungsweise ein Anschreiben einfach einen guten und professionellen Eindruck.

Wieviel kostet es, ein Fax zu versenden?

Die Kosten für den Faxversand hängen vom Tarif des jeweiligen Telefonanbieters ab. Der Preis, um ein Fax zu verschicken, entspricht dabei in der Regel dem eines Telefonanrufs. Wer eine Telefonflatrate hat, auf den kommen keine zusätzlichen Kosten beim Faxen zu. Ausnahmen gelten meist jedoch für den Versand ins Ausland.

Wie kann ich Dokumente vom Rechner auf das Faxgerät übertragen?

Um Computer und Faxgerät zu verbinden, geht es nicht ohne ein internetfähiges beziehungsweise WLAN-fähiges Faxgerät. Teilweise ist zur Unterstützung auch ein WLAN-Adapter nötig. Auf jeden Fall muss die Funktion Fax-to-PC aktiviert sind.

Das Gerät wird dann an den Router angeschlossen. Über die Netzwerkeinstellungen des Rechners lässt sich dann eine Verbindung zum Laser-Faxgerät herstellen. Mit einer entsprechenden Faxsoftware ist es möglich, die digitalen Dokumente direkt auf das Faxgerät zu übertragen. Andersherum lassen sich eingehende Faxe auch auf dem Rechner abbilden.