Digitale Diktiersysteme

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Sprechen, Aufzeichnen und Verschriften

Das Diktat macht aus dem eigentlich einfacheren Vorgang, dass jemand direkt seine Gedanken mit einem Notebook oder PC zu einer Textdatei umformt, einen aufwändigen Prozess. Das Diktat muss aufgenommen, abgehört und verschriftet werden. Meist wird das Ergebnis noch einmal vorgelegt und korrigiert. Der Aufwand lohnt sich allerdings oft. Dabei geht es nicht um die schon oft beschworene Bequemlichkeit diktierender Vorgesetzter. Wer das digitale Diktiergerät regelmäßig richtig einsetzt, vermeidet beispielsweise das Verlieren und Vergessen guter Ideen. Das angesprochene digitale Diktiergerät hat die Arbeitsschritte im Wesentlichen nicht verändert, wenngleich moderne Geräte durchaus mit neuen Funktionen aufwarten können. Dazu gehört etwa die Sprachsteuerung, die sowohl beim Aufnehmen als auch beim Transkribieren (Transkription, Verschriftung; in der Diplomatik spricht man auch von Mundierung) die Bedienung des digitalen Diktiergeräts vereinfacht.

Fußbedienung

Bei der Transkription verwendete man jahrzehntelang ein Komplettset aus Wiedergabegerät, Kopfhörer und Fußbedienung. Derartige Wiedergabesysteme gibt es nach wie vor, wie das Beispiel „Digta Transcription“ von Grundig zeigt. Vor allem bei längeren Texten, etwa der Verschriftung von Teambesprechungen oder Laborberichten, lohnt sich der Aufwand. Der USB-Fußschalter beschleunigt die Bedienung des digitalen Diktiergeräts bzw. Wiedergabegeräts. Die Hände können auf der Tastatur bleiben, während die Aufnahme vor- und zurückgestellt wird.

Unterschiede bei den digitalen Diktiergeräten ergeben sich nicht nur in Sachen Ausstattung. Auch die Qualität ist von Bedeutung. Hierbei geht es beispielsweise um die Empfindlichkeit des Mikrofons. Ein weiterer Aspekt beim Kauf eines digitalen Diktiergeräts ist die Aufnahmezeit. Diese ergibt sich zum einen aus der Laufzeit der Batterien bzw. Akkus und zum anderen aus der Kapazität des Datenspeichers.

Die angesprochene Empfindlichkeit des Mikrofons ist letztlich nur die halbe Wahrheit. Man kann ein Mikrofon so empfindlich gestalten, dass es in 1 km Entfernung noch jedes Wort klar und deutlich aufnimmt. In der Büropraxis ist so etwa unpraktisch. Ein digitales Diktiergerät sollte so konzipiert sein, dass man es gut beim Wandern durch einen Raum in der Hand nutzen kann. Das bedeutet zum Beispiel, dass die Bediengeräusche beim digitalen Diktiergerät nicht zu laut sein sollten. Andernfalls wäre es für die Person, die sich um die Verschriftung kümmert, geradezu eine Qual. Das Mikrofon sollte also auch gut positioniert sein.
Die Kapazität von Datenspeicher und Akku sind immer das Ergebnis von zwei Momenten:

• der tatsächlichen Kapazität
• dem Verbrauch

Wer mit großen Dateien (etwa WMA) arbeitet, benötigt ein Vielfaches an Datenspeicher. Allerdings kann die bessere Aufnahmequalität hilfreich sein, wenn die Situation bei der Aufnahme vielleicht ungünstig ist. Wenn mehrere Personen sprechen, ist es auf jeden Fall besser, wenn jede Person einzeln aufgezeichnet wird. Optimal wäre hier ein Mischpult vor dem Aufnahmegerät und für jeden Teilnehmer ein Mikrofon. Das können die meisten digitalen Diktiergeräte aber nicht leisten.

Langfristig denken

Schon bei der Anschaffung sollte man wissen, wozu man das digitale Diktiergerät nutzen möchte. Ein Thema ist etwa, ob es angezeigt ist, ggf. ein externes Mikrofon zu nutzen. Dann kommt man nicht darum, dass das Basisgerät bereits über einen solchen Anschluss verfügen sollte. Ob ein Lautsprecher überhaupt an Bord sein muss, hängt ebenfalls von der üblichen Nutzung ab. In der Regel ist ein Lautsprecher dabei; die Qualität ist meist eher bescheiden. Der Lautsprecher dient zur sofortigen Kontrolle der Aufnahme sowie zum Löschen unerwünschter Stellen. Das digitale Diktiergerät ist hier noch besser nutzbar als das analoge. Hier lassen sich wie beim Anrufbeantworter nachträglich einfach störende Textteile löschen, ohne dass deren Lücke auffallen würde.