Visitekaartjes

Gids voor visitekaartjes – klein kaartje, grote impact

Zoals we allemaal weten is de eerste indruk cruciaal: met een visitekaartje kun je zakenpartners en (potentiële) klanten meteen van jezelf overtuigen. Naast het eenvoudig uitwisselen van contactgegevens biedt het kleine, persoonlijk gepresenteerde kaartje ook een perfecte gelegenheid om zelf reclame te maken.

Wat zijn visitekaartjes precies en waar komt de naam eigenlijk vandaan? Welke informatie hoort op de kaarten en op welke gebieden is deze nodig? Antwoorden op dit soort vragen vindt u in deze handleiding. Ook leest u op welke aspecten u moet letten bij het kopen van visitekaartjes en hoe de afzonderlijke producten van elkaar verschillen. Bovendien hebben wij nuttige tips voor het professioneel en individueel vormgeven van visitekaartjes.

Wat is een visitekaartje?

Puur formeel gezien is een visitekaartje een rechthoekig stuk papier of karton ter grootte van een bankpas. Deze kaart wordt op maat bedrukt en bevat de contactgegevens van een persoon en/of bedrijf. Visitekaartjes zijn vooral in een professionele context wijdverbreid als het gaat om het uitwisselen van contactgegevens en het leggen van contacten.

Welke opties heb ik om een visitekaartje te ontwerpen?

In tegenstelling tot wenskaarten en kerstkaarten zijn visitekaartjes doorgaans gepersonaliseerd en dus geen “kant-en-klaar” product dat je zomaar koopt. Er zijn twee mogelijkheden om de kleine kaartjes volgens uw eigen specificaties en ideeën te ontwerpen:

1. U koopt blanco visitekaartjes: u ontwerpt de inhoud en lay-out van uw persoonlijke visitekaartje op de computer met behulp van geschikte formaatsjablonen, software of een app en drukt het vervolgens zelf af.
2. U kiest visitekaartjes waarvan u de inhoud en het ontwerp bij de bestelling bij de fabrikant opgeeft. Bij Otto Office kunt u met een speciale editor personaliseerbare visitekaartjes ontwerpen en deze vervolgens bestellen.

Waar komt de term visitekaartje vandaan?

Het is de Franse term “visite” die letterlijk op het visitekaartje staat. De Duitse vertaling “Bezoek” maakt duidelijk hoe mensen oorspronkelijk de kleine kaartjes met hun eigen naam gebruikten. In adellijke kringen werden deze visitekaartjes in de 17e eeuw uitgedeeld aan bedienden bij de voordeur. Vervolgens brachten ze deze naar hun meesters en dames des huizes. Toen ze naar de kaart keken, wisten ze meteen wie hen bezocht. In sommige gevallen werd op de achterkant een handgeschreven briefje achtergelaten over de reden van het bezoek.

Het begin van de kaarten is te vinden in Frankrijk, Engeland en Oostenrijk - geleidelijk werden de visitekaartjes in heel Europa ingeburgerd. Ze worden tegenwoordig echter minder als visitekaartjes gebruikt; De uitwisseling van persoonlijke en professionele gegevens speelt echter nog steeds een rol.

Waarom gebruik je visitekaartjes?

Het overhandigen van een visitekaartje is tegenwoordig veel meer dan “slechts” het doorgeven van contactgegevens en gaat gepaard met een hoge, representatieve symbolische kracht. Mensen gebruiken ze (vooral in een professionele context) om de volgende redenen:

• om te onthouden
• om een professionele en serieuze indruk over te brengen
• voor de persoonlijke touch
• om nieuwe klanten te werven
• om jezelf voor te stellen
• als reclame voor het bedrijf
• om contactgegevens in gecomprimeerde vorm weer te geven
• om een verbinding tot stand te brengen

In welke gebieden worden visitekaartjes gebruikt?

Het gesprek is veelbelovend. Het eerste contact is zojuist gelegd: naast small talk zijn ook professionele onderwerpen besproken en zijn creatieve ideeën en mogelijke verbindingen verkend. Om contact te houden volgt aan het eind van het gesprek de verplichte visitekaartjesoverhandiging. Situaties als deze of soortgelijke komen regelmatig voor in het bedrijfsleven en het zakenleven. Er is veel vraag naar de kleine kaarten in bijvoorbeeld de volgende gebieden:

• op beurzen, evenementen en conferenties
• tijdens verkoopgesprekken
• na het interview
• tijdens het netwerken
• tijdens zakelijke bijeenkomsten
• als onderdeel van klantenondersteuning en -behoud
• op zakenreizen

Welke voordelen bieden visitekaartjes?

Zelfs als je zou denken dat het kleine stukje papier in het digitale tijdperk steeds meer verouderd is, is het tegenovergestelde het geval. Bovenal is er op veel gebieden nog steeds vraag naar visitekaartjes van hoge kwaliteit. En daar zijn goede redenen voor:

• Je kunt een goede eerste indruk maken met een visitekaartje. Een kaart van hoge kwaliteit straalt ernst en professionaliteit uit.
• In tegenstelling tot digitaal opgeslagen gegevens heeft een visitekaartje een hoge representatieve symbolische kracht en zorgt ervoor dat de persoon in het geheugen blijft.
• De overdracht van het visitekaartje maakt een ongecompliceerde uitwisseling van contactgegevens mogelijk. U hoeft het nummer en e-mailadres niet te laten dicteren en noteert deze zelf.
• Alle relevante gegevens over een persoon passen compact in een papierruimte van enkele centimeters. Op de achterkant is ook ruimte voor persoonlijke notities.
• Dankzij het creditcardformaat passen visitekaartjes perfect in elke portemonnee.
• Het promotionele belang van visitekaartjes mag niet worden onderschat als het gaat om klantenwerving en -behoud.
• Visitekaartjes zijn altijd bij de hand, snel bij de hand en vereisen geen internetverbinding of batterijen.
• De mogelijkheden voor maatwerk zijn vrijwel onbeperkt. U ontwerpt uw eigen persoonlijke visitekaartje qua vormgeving, inhoud en afwerking geheel naar eigen idee.

Welke verschillende versies zijn er van visitekaartjes?

Hoe belangrijk is de look voor mij en hoe belangrijk is het gevoel? Welke papierdikte moet ik kiezen, welk formaat is het juiste en wil ik ook graag tekst op de achterkant plaatsen? Voordat u kunt beginnen met het ontwerpen van de inhoud, moeten de formaliteiten worden vervuld: Om de randvoorwaarden voor de optimale visitekaartjes te bepalen, moet u eerst een aantal beslissingen nemen met betrekking tot de verschillende ontwerpkenmerken. De volgende aspecten spelen een rol:

• het formaat
• de papierkwaliteit
• de papiersoort
• de kleur
• Speciale kenmerken
• de hoeveelheid

Wat het formaat betreft, is de keuze eenvoudig. Een klassiek visitekaartje meet 8,8 x 5,5 mm. Het heeft hetzelfde formaat als debet- en verzekeringskaarten en uw identiteitskaart en past perfect in elk compartiment van de portemonnee. Dit formaat komt met geen enkel DIN-formulier overeen, maar is in Duitsland ingeburgerd.

De gevouwen visitekaartjes hebben in opgevouwen toestand ook de genoemde afmetingen, maar worden bij het openen verdubbeld in lengte. Afwijkingen zijn zeldzaam, maar er zijn uiteraard ook andere formaten. Vierkante, ronde of verticale kaarten kunnen een goede keuze zijn, vooral als je je wilt onderscheiden van de massa.

De papierdikte, ook wel gramsgewicht genoemd, bepaalt grotendeels de kwaliteit van het papier en wordt uitgedrukt in grammen per vierkante meter (g/m²). Hoe dikker, sterker en dus kwalitatief beter het papier is, hoe hoger de papierdikte. Terwijl de dunnere 08/15 kaarten een papierdikte hebben van 180 tot 200 g/m², begint het gramsgewicht van hoogwaardige kaarten bij 250 tot 300 g/m². Nu praat men al over karton en niet meer over papier. Bijzonder stabiele kaarten hebben een dikte van 400 g/m².

Naast het gramsgewicht zijn er nog andere factoren die de kwaliteit van het papier beïnvloeden. Deze omvatten witheid en dekking (de factor van dekking). Hier geldt: hoe hoger beide factoren zijn, hoe beter de papierkwaliteit.

Voor visitekaartjes kun je kiezen uit verschillende papiersoorten, die van elkaar verschillen qua look, feel en niet in de laatste plaats qua printresultaat. Je kunt kiezen uit:

• Gecoat kunstpapier: Als je een glad en egaal oppervlak wilt, is gecoat en gecoat papier de juiste keuze. Bovendien garandeert deze papiersoort een scherp en helder drukbeeld met fijne kleurverlopen van de hoogste kwaliteit. Het fotoprintpapier is verkrijgbaar in matte en glanzende versies.
• Ongecoat offsetpapier: Dit papier is niet gecoat en heeft een iets ruwer en gestructureerd oppervlak. Kleurcontrasten zijn bijzonder duidelijk.
• Gerecycled papier: Dit papier is verkrijgbaar in zowel gecoate als ongecoate versies. Puur visueel gezien zijn er vrijwel geen verschillen met ‘normaal’ papier; gerecycled papier valt vooral op door zijn milieu- en duurzaamheidsaspecten.
• Natuurkarton: Net als offsetpapier is ook natuurkarton ongecoat. De structurering wordt hier echter nog duidelijker. Deze visitekaartjes hebben doorgaans een zeer hoog gramsgewicht.

Lege visitekaartjes zijn meestal wit. Er zijn slechts enkele uitzonderingen waarbij de blanco papieren kaart ook in gekleurde versie wordt aangeboden (bijvoorbeeld blauw, grijs of groen). Integendeel, kleur en kleuraccenten spelen pas later een rol als onderdeel van de individualisering van het ontwerp. Het ontwerp en de mogelijke afwerkingen zijn alleen relevant bij het afdrukken van visitekaartjes.

Ook wordt er onderscheid gemaakt tussen visitekaartjes op basis van het feit of ze enkelzijdig of dubbelzijdig bedrukt kunnen worden. Als de kaart dubbelzijdig bedrukt kan worden, is er meer ruimte voor informatie. Minder belangrijke maar toch noodzakelijke details kunnen nu op de achterkant worden geplaatst. Dit gebied ontbreekt dan echter voor handgeschreven notities. Dubbelzijdig bedrukte kaarten zijn ook iets duurder vanwege de hogere drukinspanning.

Als u blanco visitekaartjes koopt om zelf te ontwerpen, ontvangt u deze doorgaans in een DIN A4-vel waaruit maximaal tien visitekaartjes kunnen worden gescheiden. Dit is mogelijk door middel van een perforatie. Om ervoor te zorgen dat er geen zaagtandachtige rand ontstaat, zijn veel producten voorzien van een zogenaamde microperforatie (MP) met vrijwel geheel gladde randen. Bij de 3C-technologie zijn daarentegen geen perforaties nodig. Dit garandeert een rondom gladde snede en is daarom een bijzonder hoogwaardig product. Als alternatief kunt u, hoewel erg ingewikkeld, visitekaartjes zelf snijden met een papiersnijmachine.

Je ontvangt een visitekaartje uiteraard niet als los artikel. In plaats daarvan gaat het altijd om een grotere oplage, waarbij de kleine kaartjes blanco of al bedrukt worden aangeboden. Een kleine bestelhoeveelheid begint bij 50 kaarten. Standaard vormen 100 tot 200 stuks meestal een verpakkingseenheid. Maar grotere aantallen tussen de 500 en 1000 stuks zijn ook leverbaar. Uw eigen behoeften en gebruiksfrequentie spelen een essentiële rol bij het kiezen van de optimale hoeveelheid.

In principe is het raadzaam om nog een paar kaarten op voorraad te bestellen, zodat je niet binnen korte tijd nieuwe hoeft te kopen en deze eventueel opnieuw hoeft te ontwerpen. Grotere bestelhoeveelheden zijn over het algemeen kosteneffectiever. In snel evoluerende bedrijfstakken die aan aanzienlijke veranderingen onderhevig zijn, kan terughoudendheid echter een betere optie zijn. Als de functietitel of het telefoonnummer verandert, verliezen alle bestaande visitekaartjes onmiddellijk hun relevantie en waarde.

Functie Versie (standaard) Versie (zeldzaam) Formaat 8,8 x 5,5 mm vierkante, ronde, grotere, vouwkaart Papierkwaliteit/gramgewicht 250 tot 350 g/m² (karton) 180 tot 240 g/m² (papier), meer dan 400 g/m² Papiersoort gecoat kunstpapier ongestreken offsetpapier, natuurkarton Kleur wit gekleurd Afdrukbaarheid eenzijdig beide kanten Perforatie Microperforatie (MP), 3C-technologie Uitknippen Aantal 50 tot 1000 stuks Enkele exemplaren

Welke informatie kan op een visitekaartje staan?

Natuurlijk kunnen het ook vliegende roze olifanten zijn die een visitekaartje sieren. Er zijn immers geen grenzen aan je fantasie als het gaat om het ontwerpen van de kleine rechthoekige kaart. Degenen die ze gebruiken voor het daadwerkelijke doel van het stijlvol doorgeven van contactgegevens zijn echter wat beperkter als het om de inhoud gaat. Sommige informatie is een must-have op elk goed visitekaartje. Dit zijn:

• de volledige voor- en achternaam, inclusief een academische titel (indien beschikbaar)
• de functie in het bedrijf of de functietitel
• de bedrijfsnaam en het bedrijfslogo
• het adres
• minstens één telefoonnummer (mobiel of vast)
• een e-mailadres
• het webadres

Afhankelijk van het beoogde gebruik en individuele ideeën kunnen en mogen de visitekaartjes ook de volgende informatie bevatten:

• een tweede telefoonnummer
• een faxnummer
• een QR-code
• Notities en links naar profielen op sociale media (Instagram, LinkedIn of X)
• Openingstijden en/of beschikbaarheid

Waar moet ik op letten bij het ontwerpen van visitekaartjes?

Net als bij de inhoud zijn er geen grenzen als het gaat om het ontwerp van het witte vel: Als u het visitekaartje echter ook om imagoredenen gebruikt en om een goede indruk achter te laten, moet u nadenken over het ontwerp in voorschot. Naast de reeds genoemde inhoudelijke must-haves zijn er nog andere aspecten waarmee rekening gehouden moet worden. Dit zijn:

• het lettertype

Als het lettertype al is bepaald als onderdeel van de huisstijl, dan is dit punt snel afgevinkt. Verder is het belangrijk dat het lettertype goed aansluit bij het type, merk of bedrijf: terwijl het schrift creatiever en speelser overkomt, stralen blokletters rechtlijnigheid en elegantie uit. Schreefschriften zien er waardig uit, terwijl schreefloze lettertypen een moderne en vriendelijke indruk wekken. Belangrijk: Houd het bij één lettertype op het visitekaartje en varieer hier niet.

• de lettergrootte

Als richtlijn geldt dat lettergrootte punt 8 de minimale grootte is (voor een goede leesbaarheid mag deze niet kleiner zijn). Ook hier is het lettertype cruciaal; het is immers soms kleiner, soms iets groter. Ook het gewicht van de tekst mag niet worden verwaarloosd: de naam en/of bedrijfsnaam mag daarom iets groter zijn en in lettergrootte 12 en vetgedrukt worden weergegeven.

• de kleur van het lettertype

Leesbaarheid heeft de hoogste prioriteit bij het kiezen van de lettertypekleur. Met zwarte letters kun je (bijna) nooit fout gaan, zolang ze maar niet op een donkere achtergrond worden geplaatst. Het is belangrijk dat het contrast tussen de achtergrond- en lettertypekleuren voldoende groot is.

• de lay-out

Waar plaats ik de naam en waar het bedrijfslogo? En moet het telefoonnummer boven het e-mailadres staan? Een duidelijke structuur van de informatie wordt ten zeerste aanbevolen; in het beste geval resulteert de opstelling in een harmonieus totaalbeeld. Er is geen goed of fout antwoord op de vraag of de tekst rechts of links, boven of onder staat. Een tip: te veel tekst kan snel verwarrend worden. Het is daarom beter om je te beperken tot de essentiële informatie.

• het ontwerp

Het ontwerp past bovendien uitstekend bij jouw persoonlijke en zakelijke stijl. Houd je van strak, kies dan voor een simpele witte kaart met maximaal het logo erop om wat kleur toe te voegen. Zwarte kaarten zien er daarentegen elegant uit, terwijl patronen en lijnen creatief en elegant zijn. Het ontwerp weerspiegelt bovendien op zijn best de huisstijl van het bedrijf.

• de afwerking

Als u zich wilt onderscheiden van de massa visitekaartjes, heeft u verschillende opties om uw eigen visitekaartjes te verfijnen. Dit kan bijvoorbeeld een reliëfdruk zijn waarbij individuele letters omhoog worden gebracht. Speciale druktechnieken zorgen bovendien voor een 3D-effect, terwijl folies voor een extravagante glans zorgen.

• Aanpassingen

Visitekaartjes worden doorgaans niet alleen voor één persoon in een bedrijf besteld, maar voor meerdere medewerkers. Zorg ervoor dat de bestaande lay-out altijd past en er goed uitziet, zelfs met namen van verschillende lengtes. Er zou zelfs ruimte moeten zijn voor een Richard-Emil Großenbroder-Meierheinrich.

• controle

Controleer voordat de printgegevens definitief worden verzonden minimaal twee keer uw eigen specificaties. Het is erg vervelend als op 500 visitekaartjes het verkeerde telefoonnummer wordt afgedrukt.

Waar kan ik de visitekaartjes bewaren?

Het simpelweg in je zak stoppen is net zo'n slecht idee als het in de diepte van je handtas laten verdwijnen. Visitekaartjes verdienen zeker een meer “waardige” plek – vooral een plek waar het kaartje onbeschadigd blijft en terug te vinden is.

Het is het beste om altijd een paar exemplaren van uw eigen visitekaartjes bij de hand te hebben. Voor het geval dat, is het de moeite waard om het in een compartiment in uw portemonnee te bewaren. Speciale visitekaartjesdoosjes bieden een perfecte en vooral stijlvolle opbergmogelijkheid. Voor een professionele indruk zijn deze vaak gemaakt van metaal of leer.

Tegelijkertijd moet je ook rekening houden met de visitekaartjes die je van andere mensen ontvangt. De uitstraling is hierbij minder belangrijk dan de heldere structuur en helderheid. Speciaal voor het opbergen van visitekaartjes is het raadzaam om visitekaartjesmappen te gebruiken en visitekaartjeshoezen . Voor het bureau kan Rollkarteien een goede optie zijn.