Gegevensbeschermingsstempels

Gegevensbeschermingsstempel - om uw identiteit te beschermen

Heeft u zich ooit afgevraagd of u een stuk papier, bijvoorbeeld een contract, een factuur of een bankafschrift, zonder nadenken gewoon in de prullenbak moet gooien? Misschien hebt u het papier al eens in flarden gescheurd of zelfs versnipperd, zodat uw persoonsgegevens niet meer leesbaar zijn. Ter bescherming tegen gegevensdiefstal is deze procedure hoe dan ook zinvol, maar zij is ook gemakkelijker: met een gegevensbeschermingsstempel wordt gewoon een stempel op alle gevoelige gegevens gezet. Dit kleine apparaat voor dagelijks gebruik op kantoor is echter niet alleen praktisch voor documenten die worden weggegooid, maar ook voor die welke u bewaart.

Wat is een privacy stempel?

Een privacystempel, ook wel tekstverduisteraar, incognitostempel of camouflagestempel genoemd, is een stempeltje van meestal plastic dat bepaalde tekstgedeelten zwart maakt. Gevoelige gegevens worden eenvoudigweg met een speciaal stempelpatroon - in de vorm van een willekeurige reeks cijfers en letters - op het desbetreffende deel van het papier gestempeld om de identiteit te beschermen en persoonlijke informatie te verbergen. Het stempeloppervlak varieert van model tot model, maar is meestal slechts enkele centimeters.

Aan welke eisen het gegevensbeschermingsstempel moet voldoen, wordt uiteengezet in DIN-norm 14145-2: Dit houdt in dat de stempelinkt documentbestendig moet zijn en dat het afdrukoppervlak niet uitgewist of afgewassen kan worden.

Het stempel moet ook geschikt zijn voor gebruik op het gebied van gegevensbescherming.

De toepassingsgebieden van het veiligheidsstempel

Een privacystempel kan zowel in het dagelijkse beroepsleven als in het privéleven worden gebruikt. De stempels zijn bijzonder gebruikelijk in regeringskantoren, scholen, in rechtbanken, in advocatenkantoren en notariskantoren, in uitgeverijen en redactiekantoren en natuurlijk in vele andere kantoren. Ze zijn nuttig voor documenten met persoonlijke of andere gevoelige gegevens

• die moeten worden weggegooid
• die worden gearchiveerd of hergebruikt, maar waarvan een deel van de gegevens niet voor derden bestemd is
.

Als een document dat niet langer nodig is in de prullenbak belandt, hebben onbevoegden toegang tot deze gegevens. Er zijn zelfs criminelen die zich hierin specialiseren en het vuilnis doorzoeken op adressen, rekeninggegevens en dergelijke. Natuurlijk kunnen de papieren ook worden versnipperd, maar met een veiligheidsstempel gaat het veel sneller.

Soms wil je ook belangrijke informatie op brieven, rekeningen of contracten beschikbaar maken voor andere mensen - maar niet alle gegevens zijn bedoeld voor vreemde ogen. Om ze onherkenbaar te maken, maar tegelijkertijd het document te kunnen blijven gebruiken, is ook een privacy-stempel nodig. Hoewel u de afzonderlijke passages ook zwart kunt maken met een Permanent-Marker, bieden deze geen 100 procent bescherming. Meestal is er nog iets van de originele afdruk te zien.

Het is ook zinvol om het privacy-stempel te gebruiken om derden te beschermen. Indien u bijvoorbeeld monsters of voorbeeldteksten aan anderen ter beschikking stelt, terwijl daarop nog steeds andermans gegevens te zien zijn, maakt u inbreuk op de gegevensbescherming. In het ergste geval kunnen de betrokkenen zelfs juridische stappen tegen u ondernemen - met een veiligheidsstempel kunnen deze onaangename en misschien zelfs dure gevolgen worden vermeden, omdat de vertrouwelijke gegevens beschermd blijven. Tegelijkertijd voorkomt het extra werk omdat een formulier gebruikt kan blijven worden in plaats van volledig opnieuw te moeten worden gemaakt.

Een ander voorbeeld: soms moeten bankafschriften als bewijs worden overgelegd. Indien de ontvanger echter niet verondersteld wordt alle informatie te zien die relevant is voor de transactie in kwestie, bestaat de mogelijkheid deze te verduisteren met het veiligheidsstempel.

Zonder een apart stempelkussen: zo werkt de privacystempel

Aangezien de privacystempel een zogenaamde zelfinktende stempel is, is het stempelkussen met water- en lichtbestendige stempelinkt reeds in de stempel geïntegreerd. U kunt er ongeveer 700 tot 800 keer mee stempelen voordat u de zwarte stempelinkt moet bijvullen of een reserve stempelkussen moet plaatsen.

Om te stempelen, plaatst u gewoon het kleine apparaat precies op de plaats waar zwart moet worden gemaakt. Sommige stempels hebben een transparante basis, zodat de te stempelen zone nauwkeurig kan worden geïdentificeerd. Een drukknop maakt het stempelproces vervolgens bijzonder gemakkelijk en handig.

De pluspunten van de postzegel in een oogopslag

Er zijn een paar voordelen verbonden aan de aankoop van een privacyzegel. U zult er baat bij hebben

• van een tijdbesparende manier om gegevens onherkenbaar te maken
• van een kosteneffectief werkend apparaat.
• om documenten niet volledig te hoeven vernietigen en herschrijven.
• van het hebben van een document-proof indruk en het waarborgen van gegevensbescherming.
• Doordat er geen extra inktkussen nodig is.
• om de handige stempel snel en handig te kunnen opbergen, bijvoorbeeld in de bureaula.