Aanbiedingen voor zakelijke klanten. Alle prijzen excl. btw.
Naar de winkel voor particulieren.
Nederlands
 

Privacybeleid

U bent er zich niet altijd van bewust, maar iedere Gebruiker van ons platform geeft steeds enkele ‘persoonsgegevens’ vrij. Persoonsgegevens zijn die gegevens die ons toelaten u als natuurlijke persoon te identificeren, ongeacht of we dit daadwerkelijk doen of niet. Dit zal het geval zijn zodra men een directe of indirecte link kan leggen tussen ťťn of meerdere gegevens en een natuurlijke persoon.

De verzameling en verwerking van persoonsgegevens wordt door de wetgever aan strenge voorwaarden verbonden zoals bepaald in de wetgeving, voornamelijk de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer (Privacywet). Wij hebben dit Privacy Statement opgemaakt omdat wij hierover eerlijk en transparant willen communiceren.

Door gebruik te maken van het platform en haar diensten gaan wij ervan uit dat iedere Gebruiker kennis heeft genomen van dit Privacy Statement en bijgevolg de verzameling en verwerking van zijn persoonsgegevens, op de wijze zoals hier beschreven, aanvaardt.

Ons Privacy-beleid is vatbaar voor toekomstige aanpassingen en wijzigingen. Deze zullen duidelijk gecommuniceerd worden in het Privacy Statement. Het is dan ook aan de Gebruiker om op regelmatige basis kennis te nemen van dit document. Iedere substantiŽle wijziging zal steeds duidelijk gecommuniceerd worden.

1. Wie verwerkt de persoonsgegevens?

De Privacywet maakt een onderscheid tussen de verantwoordelijke voor de verwerking en partijen die de feitelijke verwerking uitvoeren. We onderscheiden om die reden:

1.1 Verantwoordelijke van de verwerking?

De verantwoordelijke voor de verwerking, ook wel data controller genaamd, is elke natuurlijke persoon of rechtspersoon die alleen of samen met anderen het doel en de juridische en technische middelen bepaalt voor de verwerking van persoonsgegevens. Volgende persoon is aangeduid als verantwoordelijke verwerker:

OTTO Office NV (hierna “OTTO Office” of “wij”)
Interleuvenlaan 62
3001 Leuven
Ondernemingsnummer (BTW-BE): 0889.777.931

E-mail: service@otto-office.be
Telefoon: 070 234 000

1.2 Feitelijke verwerker?

De feitelijke verwerker is de natuurlijke persoon of rechtspersoon die in opdracht van de verantwoordelijke voor de verwerking persoonsgegevens verwerkt. De feitelijke verwerker is verantwoordelijk voor de goede technische werking van het platform en functionaliteiten. De personen die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke voor de verwerking gemachtigd zijn om de gegevens te verwerken vallen hier niet onder.

OTTO Office selecteert op uitermate zorgvuldige wijze haar feitelijk verwerkers. Iedere feitelijke verwerker moet voldoende waarborgen bieden met betrekking tot technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen rond de verwerking, en voldoen aan de verplichtingen van artikel 16, ß1 privacywet.

De verantwoordelijke voor de verwerking draagt of neemt geen enkele aansprakelijkheid op bij verlies of corruptie van data, identiteitsdiefstal, diefstal van gegevens, virussen of Trojaanse paarden, SQL-injecties of andere aanvallen op de informaticasystemen of online cloud-portalen. De feitelijke verwerker beslist autonoom over de meest technisch geschikte toepassing om de gegevens te verwerken, en doet dit vanuit zijn professionele expertise. Van de verantwoordelijke voor de verwerking kan niet verwacht worden over dezelfde expertise en specialiteit te beschikken.

OTTO Office maakt gebruik van volgende “feitelijke verwerkers”:

  • Google Analytics.

2. Voor welke doeleinden worden mijn persoonsgegevens gebruikt?

OTTO Office verzamelt uw persoonsgegevens slechts voor ťťn overkoepelend doel, namelijk iedere Gebruiker van ons platform en webshop een veilige, optimale en persoonlijke gebruikerservaring te bieden. De verzameling van persoonsgegevens wordt uitgebreider naarmate de Gebruiker intensiever gebruik maakt van het platform en onze online dienstverlening.

Deze gegevensverwerking is dus essentieel voor de werking van het platform en de daarbij horende diensten. De verwerking gebeurt slechts voor volgende (interne) doeleinden:

  • - Het Gebruikersprofiel; iedere gebruiker krijgt een eigen, individueel Gebruikersprofiel waarmee hij/zij actief ons platform kan gebruiken. Het Gebruikersprofiel is noodzakelijk om gebruik te maken van de functionaliteiten van de website, waaronder aankopen verrichten, beoordelingen opmaken en dergelijke.
  • - Een gepersonaliseerde en algemene dienstverlening; wij kunnen uw gegevens gebruiken voor volgende doeleinden:
    • Het versturen van (redelijkerwijs) nuttige en noodzakelijke communicaties, ongeacht van commerciŽle of niet-commerciŽle aard. OTTO Office kan commerciŽle communicaties in opdracht van derde partijen versturen.
    • Het verlenen van ondersteuning in geval van vragen of opmerkingen.
    • De opvolging van klachten omtrent de werking van ons platform, malafide verkopersgedragingen en andere platform-gerelateerde feedback.
  • - De detectie van en bescherming tegen fraude, fouten, criminele gedragingen en/of iedere andere handeling die ingaat tegen de voorwaarden waaronder ons platform wordt aangeboden.

Aangezien er geen rem op technologie en innovatie staat is het onmogelijk een inschatting te maken van onze toekomstige website en dienstverlening. Het is bijgevolg belangrijk dat deze toestemming ook betrekking heeft op het gebruik van de persoonsgegevens in het kader van de ontwikkeling van nieuwe diensten en functionaliteiten voor zover deze binnen de oorspronkelijke doelstelling van ons platform valt.

We verzamelen de persoonsgegevens op volgende wijzen:

2.1 Via de registratieprocedure.

Het gebruik van onze online ordermethode vereist de aanmaak van een individueel Gebruikersprofiel en de daarbij horende Gebruikersregistratie. Dit betekent dat we alle gegevens verzamelen die nodig zijn voor de gepersonaliseerde dienstverlening zoals geslacht, leeftijd, demografische gegevens net als enkele essentiŽle contactgegevens zoals adres, email-adres, telefoon- en faxnummer. Tijdens de verdere afhandeling van de aankoop kunnen bijkomende persoonsgegevens verzameld worden. De betrokkene beslist steeds zelf over de hoeveelheid informatie die hij vrij geeft.

We verzamelen in geen geval gevoelige persoonsgegevens van de Gebruiker, zoals gegevens over uw ras, politieke opvattingen, gezondheid, godsdienstige en andere geloofsovertuigingen, seksuele geaardheid en dergelijke.

2.2 Via verscheidene technische middelen.

Het platform maakt gebruik van verscheidene middelen om de Gebruikerservaring te optimaliseren en eventuele (technische) fouten in het platform te detecteren;

  • Cookies; deze informatie laat ons toe de Gebruiker te herkennen en zodoende efficiŽnt gebruik te maken van het platformfuncties zoals ingelogd blijven, winkelwagen gebruiken, reviews lezen, gepersonaliseerde commerciŽle berichten weergeven, etc. Voor een verdere verduidelijking rond onze cookies verwijzen we u graag door naar onze Cookie Policy;
  • Log-informatie: dit betreft informatie zoals het IP-adres en diverse telecommunicatie-gegevens.
  • Informatie met betrekking tot het gebruikte toestel zoals hardware- en software informatie en netwerk informatie.
  • Local storage informatie.

Het platform verzamelt eveneens anonieme gegevens, zijnde technische gegevens die uitsluitend voor interne doeleinden gebruikt worden om een beeld te krijgen van de Gebruikersnavigatie op uw website.

2.3 Worden mijn gegevens buiten de EU gebruikt (of zelfs overgedragen op derde partijen)?

De persoonsgegevens worden in de eerste plaats enkel verwerkt voor intern gebruik binnen OTTO Office. We kunnen u dan ook gerust stellen dat persoonsgegevens niet verkocht, doorgegeven of meegedeeld worden aan derde partijen die aan ons verbonden zijn. Gegevens kunnen toch meegedeeld worden aan derden indien:

  • Er een uitdrukkelijke toestemming is van de betrokkene;
  • Met toestemming van de Klant in het kader van direct marketing
  • Wanneer de doorgifte noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst. Dit zal het geval zijn met werknemers, medewerkers, agenten, onderaannemers, leveranciers, commerciŽle partners, marketingdiensten, etc.;
  • Wanneer de doorgifte noodzakelijk is voor de sluiting of de uitvoering van een in het belang van de Gebruiker tussen de verantwoordelijke voor de verwerking en een derde gesloten of te sluiten overeenkomst. Bijvoorbeeld in het kader van fraude;
  • - Wanneer de doorgifte noodzakelijk is of wettelijk verplicht (zwaarwegend algemeen belang of recht);

Voor de kredietcontrole en de verificatie van de kredietwaardigheid kunnen tijdens de duur van de relatie met de Klant en het bestaan van de opzegbare klantenrekening de adres- en kredietwaardigheidsgegevens aan andere ondernemingen van de OTTO Office groep of in voorkomend geval aan de firma RBI (Raketstraat 50 bus 20, 1130 Brussel) worden doorgegeven.

Indien geen van voorgenoemde grondslagen aanwezig is kan u er op vertrouwen dat uw persoonsgegevens vertrouwelijk verwerkt worden. Wij geven uw persoonsgegevens nooit door aan derden zonder een voorafgaande anonimisering hebben doorgevoerd (vb. externe analyse).

De betrokkene is zeker van de vertrouwelijke verwerking van zijn persoonsgegevens in geval van een overname of verkoop van OTTO Office. In dit geval zal OTTO Office de nodige informatie aan betrokkene verschaffen.

OTTO Office is een Belgische onderneming. Niettemin kan er gegevensverwerking en/of –overdracht zijn naar landen buiten de Europese Unie. Ingevolge artikel 21 van de privacywet mogen persoonsgegevens alleen worden doorgegeven aan landen die eenzelfde passend beschermingsniveau waarborgen, en waar dezelfde of gelijkaardige bepalingen van de privacywet worden nageleefd. Het land, duur van de overdracht en opslag, aard van de gegevens en precieze doeleinden zijn criteria die per geval onderzocht moeten worden.

OTTO Office garandeert dat er geen overdracht naar derde landen voor gegevensverwerking of –opslag plaats heeft zonder dat de nodige maatregelen genomen zijn om te voldoen aan de beschermingsvereisten uit de Belgische Privacywet. Deze overdracht zal slechts plaats vinden op basis van ťťn van de wettelijke gronden, zoals de toestemming van de betrokkene.

3. Wat zijn mijn rechten?

3.1 Garantie van een rechtmatige en veilige verwerking van de persoonsgegevens

Iedere Gebruiker kan er van uitgaan dat OTTO Office jouw persoonsgegevens steeds ‘eerlijk en rechtmatig’ verwerkt. Dit betekent volgende garanties;

  • Persoonsgegevens worden enkel conform de uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden verwerkt.
  • Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens enkel voor zover dit toereikend, ter zake dienend en niet overmatig is.
  • Wij bewaren uw persoonsgegevens nooit langer op dan strikt noodzakelijk, dit wil zeggen zolang uw account actief is of zolang de persoonsgegevens noodzakelijk zijn om u een bepaalde dienst aan te bieden.

OTTO Office heeft voldoende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen om u een veilige verwerking van de persoonsgegevens te garanderen. Deze beveiligingsmaatregelen zijn in verhouding met de aard van de persoonsgegevens en de potentiele risico’s.

De risico’s van een toevallige of ongeoorloofde vernietiging, toevallig verlies, de wijziging van of de toegang tot, en iedere andere niet toegelaten verwerking zijn dan ook tot een minimum gereduceerd. Dit betekent jammer genoeg niet dat er geen risico meer bestaat. Bij een inbraak op haar informaticasystemen zal OTTO Office onmiddellijk alle mogelijke maatregelen nemen om schade en/of diefstal tot een minimum te beperken.

3.2 Recht op verzet

Iedere Gebruiker kan zich steeds verzetten tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens. Dit recht van verzet bestaat slechts indien er sprake is van zwaarwegende en gerechtvaardigde redenen die verband houden met zijn bijzondere situatie. De uitzonderingen van artikel 5, (b) en (c) Privacywet zijn eveneens van toepassing op dit recht van verzet.

De Gebruiker kan zich te allen tijde, kosteloos en zonder motivering verzetten tegen de voorgenomen verwerking van zijn persoonsgegevens indien deze persoonsgegevens verkregen werden met het oog op direct marketing.

De Gebruiker is eveneens gerechtigd om te allen tijde, kosteloos en zonder motivering de verwijdering van of het verbod op de aanwending van alle hem betreffende persoonsgegevens te bekomen die gelet op het doel van de verwerking, onvolledig of niet ter zake dienend zijn, of waarvan de registratie, de mededeling of de bewaring verboden zijn, of die na verloop van de toegestane duur zijn bewaard.

De Gebruiker oefent zijn recht uit via een gedagtekend, schriftelijk verzoek aan OTTO Office, per post of per e-mail via service@otto-office.be. OTTO Office verbindt er zich toe binnen de vijftien (15) werkdagen aan uw verzoek een gevolg te geven.

3.3 Recht op toegang

Iedere Gebruiker die zijn identiteit bewijst beschikt over een recht op toegang tot de informatie rond het al dan niet bestaan van verwerkingen van zijn persoonsgegevens, net als de doeleinden van deze verwerking, de categorieŽn gegevens waarop deze verwerkingen betrekking hebben en de categorieŽn van ontvangers aan wie de gegevens worden verstrekt.

De Gebruiker oefent zijn recht uit via een gedagtekend, schriftelijk verzoek aan OTTO Office, per post of per e-mail aan service@otto-office.be. OTTO Office verbindt er zich toe binnen de vijftien (15) werkdagen aan uw verzoek een gevolg te geven.

3.4 Recht op verbetering

OTTO Office engageert zich tot een zo nauwkeurig mogelijke gegevensverzameling. Onnauwkeurige of onvolledige persoonsgegevens kunnen bijgevolg steeds verbeterd of zelfs uitgewist worden. Aangezien het onmogelijk is om continu op de hoogte te zijn van iedere verandering of fout in de persoonsgegevens, is het aan u als Gebruiker om onnauwkeurigheden en onvolledigheden te melden en in de eerste plaats zelf de nodige aanpassingen te maken binnen zijn Gebruikersregistratie.

Indien dit toch niet voldoende blijkt kan men steeds een gedagtekend, schriftelijk verzoek aan OTTO Office richten, per post of per e-mail aan service@otto-office.be. OTTO Office verbindt er zich toe binnen de vijftien (15) werkdagen aan uw verzoek een gevolg te geven, door de persoonsgegevens geheel of gedeeltelijk aan te vullen, te verbeteren of zelfs te verwijderen. De verwijdering heeft voornamelijk betrekking op de zichtbaarheid, het is dus mogelijk dat de verwijderde persoonsgegevens toch nog tijdelijk bewaard worden.

 

OTTO Office - Alles voor uw kantoor!