Bedrijfsformulieren

Formulierenboek - invullen, invullen, afvinken

Een blanco vel papier biedt veel ruimte voor veel informatie, het kan vrij worden vormgegeven en gelabeld volgens de eigen ideeën en respectieve behoeften: Dit is echter niet altijd zinvol en raadzaam. Op veel gebieden is het veel gemakkelijker en veiliger om een formulierenboek met gestandaardiseerde modellen te gebruiken en alleen de noodzakelijke informatie in te vullen of aan te kruisen. Van leveringsbonnen en kassabonnen, tot chauffeurslogboeken en reiskostendeclaraties, tot bouwagenda's en gespreksnotitieboekjes, u kunt formulierenboeken gebruiken voor een breed scala aan toepassingen.

Wat is een formulierenboek?

Een formulier - Latijn voor ""datgene wat tot de juridische formules behoort"" - is een gestandaardiseerd document in de vorm van een tekstsjabloon waaraan individuele details met de hand worden toegevoegd. Een formulierenboek bevat dan ook meerdere identieke pagina's van deze formulieren die aan elkaar geniet zijn.

In de regel bevatten de formulieren verschillende tekstvelden die overeenkomstige informatie of antwoorden vereisen. De essentiële gegevens van elk formulier omvatten altijd de voor- en achternaam en de datum; in sommige gevallen moeten ook de geboortedatum en het adres worden vermeld. De overige details hangen altijd af van het soort formulierenboek en het doel ervan. In sommige gevallen volstaat het een vakje aan te kruisen. De formulierenboeken zijn vaak verkrijgbaar met een zogenaamde doorschrijfkopie: dankzij het zelfkopiërende papier krijgt u dus direct een kopie zonder dat u een formulier twee keer hoeft in te vullen.

Welke formulierenboeken zijn er?

Er zijn verschillende formuliersjablonen voor verschillende bedrijfstakken en vakgebieden. Zij worden bij voorkeur gebruikt door overheidsinstanties, maar ook in het bedrijfsleven worden zij regelmatig toegepast, bijvoorbeeld als:

• Kasboek
• Rittenboek
• Orderboek
• Bouwdagboek
• Kasboek
• Rapportenboek
• Arbeidsovereenkomst
• Huur- en koopcontractenboek
• Gespreksnotitieboekje
• Overdrachtformulier boek
• en anderen

De respectieve toepassingsgebieden en toepassingen zijn uiteenlopend: terwijl een logboek het aantal afgelegde kilometers registreert, wordt een kwitantieformulier gebruikt om de aankoop van een goed schriftelijk te bevestigen. In een bouwdagboek noteert u de voortgang van een bouwproject, terwijl een overschrijvingsformulier wordt gebruikt om de bank schriftelijke instructies te geven om een bepaald bedrag van de ene rekening naar de andere over te maken.

Wat zijn de voordelen van formulierenboeken?

Een formulierenboek helpt om administratieve taken en processen te vergemakkelijken en dienovereenkomstig te versnellen. Het gestandaardiseerde model garandeert dat alle relevante informatie volledig wordt verstrekt en dat dubbelzinnigheden en latere inconsistenties worden vermeden. Door fouten in de eerste plaats te voorkomen, bespaart dit veel werk voor rectificatie of correctie. Als u standaardsjablonen gebruikt, zit u aan de veilige kant als het bijvoorbeeld gaat om kwitanties, kasbonnen of chauffeurslogboeken, zelfs als de belastingdienst een kritische blik werpt - veel formulieren zijn geschikt om te gebruiken als bewijsstukken voor belastingdoeleinden.

Een boek met formulieren is de beste manier om fouten in de eerste plaats te voorkomen.

Een boek met formulieren biedt bovendien het voordeel dat de belangrijke gegevens en informatie altijd volledig en verzameld zijn. De boeken voor ontvangstbewijzen en kasbonnen worden gewoonlijk zelfs voorgenummerd, zowel voor de duidelijkheid als in het kader van een goede boekhouding. U kunt de afzonderlijke ingevulde formulieren gewoon in het formulierenboek laten staan of ze uit elkaar halen en de afzonderlijke formulieren in een map opbergen.

In het digitale tijdperk zijn formulieren tegenwoordig vaak online beschikbaar en kunnen ze soms zelfs rechtstreeks elektronisch worden overgedragen. De verwerking ervan vereist echter een bepaald niveau van computervaardigheden, en er zijn altijd veiligheidslacunes in de wetgeving inzake gegevensbescherming, zodat de elektronische vorm niet noodzakelijk de betere optie is. Het voordeel van een formulierenboek bijvoorbeeld is dat u het altijd bij de hand hebt en niet hoeft uit te printen om het op papier te archiveren.

De varianten en ontwerpen van de vormboeken

Kasboeken, logboeken, kwitanties en dergelijke zijn verkrijgbaar in diverse uitvoeringen: Qua formaat komen de formulierenboeken in het algemeen overeen met de gangbare papierformaten van DIN A6 (klein) tot DIN A4 (groot). Dit garandeert een uniforme opberging in een map. Het aantal afzonderlijke formulieren in een boek varieert van ongeveer 20 tot 30 vel papier tot 120 tot 150 afzonderlijke formulieren.

Het aantal formulieren kan variëren naar gelang van het product.

Afhankelijk van het product in kwestie kunnen de vormboeken de volgende kenmerken/bijzondere eigenschappen hebben:

• een perforatie voor snel klasseren
• een perforatie voor het gemakkelijk losmaken van afzonderlijke formulieren
• gekleurde carbon kopieën voor duplicaten of drievoudige kopieën
• een fraudebestendige beveiligingsafdruk
• een geïntegreerd schrijfblok
• een opeenvolgende nummering