Mappen met vakken

Vele vakken vormen een systeem

Een compartimentmap en frontmap zijn geschikte hulpmiddelen om de zaken op kantoor en onderweg netjes te houden. De primaire taak van alle apparatuur in de professionele sector, of het nu gaat om techniek of enveloppen, is het optimaliseren van werkprocessen. Het voorbeeld van de fanfolder & frontmap laat heel duidelijk zien wat hiermee bedoeld wordt. De optimalisatie heeft niet alleen betrekking op een vereenvoudigde afhandeling. Ook zou het niet voldoende gedifferentieerd worden uitgelegd als kantoorapparatuur en  gereedschap als een comfortabele luxe zou worden beschouwd. De administratieve instrumenten vereenvoudigen de bewegingspatronen en zorgen zo uiteindelijk ook voor een vermindering van het aantal fouten. Dit vat een essentieel aspect van compartimentmappen & frontmappen, sorteerhulpmiddelen en andere kantoorbenodigdheden samen: het product creëert overzicht, optimaliseert de verwerking en dus de toegangstijden en vermindert het risico dat er bij het sorteren iets in de verkeerde map terechtkomt. Fouten tijdens het sorteren leiden echter uiteindelijk tot verborgen rommel, wat gemakkelijk kan gebeuren als u geen ventilatormap en submappen heeft. Als het verkeerd geadresseerde bestand vervolgens wordt opgezocht, kan dit zeer lang aanslepen en mogelijk andere operationele processen verstoren. Hulpmiddelen zoals de fanfiles zijn dus echt geen luxe.

Zoals bij veel andere kantoorhulpmiddelen blijkt de effectiviteit van de compartimentmappen en hefboomboogbestanden al uit de kwaliteit ervan. Wat hier ook bedoeld wordt is een mate van volwassenheid, wat bewijst dat er vele jaren ervaring is opgedaan in de verdere ontwikkeling van het product. Menig nieuw systeem dat er op het eerste gezicht effectiever uitziet, moet passen wanneer het dagelijks leven erom vraagt.

Zeven op de weg

Specialisten voor docenten, mappen en submappen zijn een effectief middel om orde te scheppen in het systeem. Als bijvoorbeeld deelnemers aan seminars worden voorzien van werkmateriaal, kunnen de documenten goed gesorteerd worden opgeslagen door middel van een ventilatormap & map – ook op de weg. De compacte modellen in deze categorie zorgen hiervoor. Fanfolders & hefboomboogbestanden gebruiken in principe dezelfde technologie als u kent van hefboomboogbestanden of -mappen: Deze producten zijn gemaakt van een stabieler materiaal dan het op te slaan of te sorteren papier.

De vakkenmap is zeer praktisch, bijvoorbeeld bij het uitdelen van lesmateriaal tijdens lopende seminars, die ook regelmatig worden bijgevuld. Vervolgens kunt u de onderwerpmap naar de fotokopieermachine brengen en de voorraad bijvullen. Het is heel praktisch als u hier één sjabloon in een transparante hoes opslaat:

• Aan de ene kant zijn de originelen dan goed beschermd, bijvoorbeeld tegen weer, vocht, sporen van balpennen, etc.
• Aan de andere kant, op deze manier blijven de kopieersjablonen in de map van de ventilator en worden ze niet per ongeluk mee uitgevoerd.

Aankoopbeslissingen voor fan-bestanden en frontmappen

Voor de ventilatormap geldt meestal de eerste keuze van het aantal ventilatoren. Veel modellen hebben 12 of 13 compartimenten, sommige slechts 5 of 6. Een aantal compartimenten boven de 13 is relatief zeldzaam, op 24 compartimenten na. In de meeste gevallen heeft het in de praktijk van educatief materiaal weinig zin om de voorkeur te geven aan mappen met een groot aantal vakken. Als er meer dan 13 onderwerpen nodig zijn, dan is een tweede map vaak aan te bevelen.

Bij de keuze van de materialen is kunststof bijzonder populair. Dit is niet verwonderlijk, want de materialen in de compartimenten zijn zeer goed beschermd. Aan de andere kant is plastic vrij goedkoop. Men mag echter niet vergeten dat bijvoorbeeld hoogwaardig leer meestal een aanzienlijk langere levensduur belooft. De ouderdomssporen worden ook niet ""shabby outfit"" genoemd maar patina en oogsten zelfs af en toe bewondering.

De keuze van de kleur is zeer liberaal, vooral voor plastic, en kan zeer persoonlijk zijn.