Gespreksnotities

Het telefoonmemo als onderdeel van de oproep

In principe is de telefoonmemo of de gespreksmemo geen homogeen geheel, omdat elk gesprek, elk telefoongesprek anders verloopt. Maar er zijn basisgegevens die over het algemeen geldig zijn. In de telefonische notitie worden de deelnemers, de datum en het tijdstip en de reden voor het telefoongesprek vastgelegd. Dit geldt natuurlijk ook voor de gespreksnota als u uw partner persoonlijk ontmoet heeft. Maar daarnaast kan de gespreksnotitie veel flexibeler worden behandeld dan bijvoorbeeld het rittenboek. Toch blijkt uit een overzicht van de verzamelde gespreksnotities al snel dat een bepaalde hoeveelheid systematische documentatie de blijvende waarde van de korte notities verhoogt. Dit maakt het gemakkelijk te begrijpen waarom het aanbod van verschillende soorten schrijfblokken en boeken voor gespreksnotities zo divers is. Indien nodig is het raadzaam om ervaring op te doen in een team om zo optimaal gebruik te kunnen maken van de telefoonnotities. Het zou fataal zijn als alleen al uit gemak belangrijke informatie, die misschien een betere orderpositie garandeert, verloren zou gaan.

Met producten uit de telefoonnotitie & gespreksnotitie kunnen de procedures dus te professionaliseren zijn. Dit kan voor de een of andere notitie te veel zijn. Maar de systematisering van workflows in een bedrijf heeft een aantal voordelen:

• Zoals reeds vermeld, dienen telefoon- en gespreksnotities om de communicatie op te nemen.
• En de notities kunnen worden gearchiveerd.
• De afschriften kunnen informatie opslaan die anders verloren zou zijn gegaan. Dit kan ook aanleiding geven tot ideeën.
• De systematisering van dergelijke processen door middel van telefonische aantekeningen en gespreksnotities vergemakkelijkt de doorgifte in het team. Dergelijke aantekeningen zijn zeldev voor de ""receptionist"" of de ""portier"" aan de telefoon. Het schrijven van de notities vereenvoudigt de toewijzing aan de juiste geadresseerde.
• De notities zijn eenvoudig te schrijven.
• De systematisering vereenvoudigt ook het teamwork in de telefooncentrale. Een gemeenschappelijke structuur voor het opnemen van telefoongesprekken is een belangrijke voorwaarde voor het doorgeven van informatie, die niet afhankelijk is van de kwalificaties van de werknemer of de stemming aan de telefoon.
• Het gebruik van telefoon- en gespreksnotities vergemakkelijkt ook de doorgifte naar andere of nieuwe medewerkers. In de productie en in bijna alle andere gebieden van het bedrijf zijn er soms zeer nauwkeurige werkinstructies. Ze zijn minder dictaat dan hulp bij het waarborgen van een constante kwaliteit. Dit zou ook op kantoor van groot belang moeten zijn.

Handling

Dat papier van verschillende kwaliteit kan zijn, wordt onmiddellijk duidelijk voor elke amateurfotograaf die experimenteert met zijn eigen fotoprinter. Maar ook bij handgeschreven gespreksnotities is de verwerking van een papieren product van doorslaggevend belang. Dit houdt bijvoorbeeld een zinvolle verdeling in van de onderdelen van een gesprek die moeten worden bevraagd. De structuur moet in één oogopslag zichtbaar zijn en ervoor zorgen dat belangrijke aspecten van de telefoonnota niet worden vergeten. Dan moet het blok of boek of het notitieboekje goed op een bureau liggen, omdat veel mensen de handset meestal met één hand vasthouden als ze een telefoontje plegen. Dit betekent dat de tweede hand de notatie overneemt en alleen is bij het vasthouden van het papier, bij wijze van spreken.

Bepaal en optimaliseer de basisregels

Wat er op het telefoon- of gespreksnotitie met balpen of ander schrijfgerei geschreven staat, moet natuurlijk ook leesbaar zijn. Het gaat niet alleen om de schrijfkwaliteit, maar ook om de zeggingskracht van wat daar te lezen is. Dit is bijvoorbeeld nog steeds geen klein probleem in grotere bedrijven die zijn overgestapt van handgeschreven telefoonnotities en gespreksnotities naar computeropname. Soms is de ruimte voor aantekeningen zo klein dat er afkortingen worden gebruikt, maar deze zijn niet altijd duidelijk te begrijpen. Een trefwoord als vervanging kan betekenen: ""iemand heeft een vervanging nodig"" of ""iemand werkt als vervanger"".