Etikettenprinters

Handleiding voor labelprinters – voor labels met een blijvende indruk

Etiketten zijn handig voor het voorbereiden van pakketten voor verzending, het labelen van goederen met prijzen of het maken van tickets. Met een labelprinter kunnen deze individueel, snel en professioneel in grotere aantallen worden geproduceerd.

Wat is een labelprinter en waarin verschilt deze van een labelprinter? Welke toepassingsmogelijkheden zijn er voor de compacte printers en welke voordelen hebben ze? Deze handleiding geeft antwoord op deze en andere vragen over labelprinters. Ook leest u welke verschillende uitvoeringen er zijn en waar u bij de aanschaf op moet letten. Ook hebben we tips over hoe u de juiste labels kunt vinden voor optimale printresultaten en hoe u de labelprinter optimaal kunt onderhouden en verzorgen.

Wat is een labelprinter?

Een labelprinter, ook wel labelprinter genoemd, is zoals de naam zegt een bijzondere printer die zelfklevende labels met individuele inhoud print en print. Met dit apparaat kunt u bijvoorbeeld adreslabels, barcodelabels, verzendlabels, maar ook tickets, tickets en allerlei soorten labels maken.

Om de digitale gegevens van de computer of een ander apparaat naar de labelprinter over te brengen, beschikt de printer over één of meerdere interfaces. Labelprinters kenmerken zich door hun kleine en compacte formaat, maar tegelijkertijd zijn hun printvolume en printsnelheid doorgaans hoog.

Of het nu gaat om verzending, productetikettering, kantoororganisatie of magazijnbeheer, de toepassingsgebieden en mogelijke toepassingen voor de kleine printers zijn divers. Bekende fabrikanten zijn onder meer de merken Dymo, Brother en Zebra.

Waarin verschilt de labelprinter van een labelmachine?

Labelapparaat of labelprinter? De twee termen worden vaak door elkaar gebruikt als het gaat om het afdrukken van stickers en labels. De twee apparaten verschillen vooral in hun bediening. Met een etiketteerapparaat voert u de tekst of de gewenste inhoud rechtstreeks op het apparaat zelf in met behulp van een toetsenbord. De all-in-one printer werkt autonoom. Een labelprinter is anders: hij functioneert uitsluitend als uitvoerapparaat. Hij ontvangt de inhoud en informatie via een (draadloze of bekabelde) verbinding met een computer of een mobiel apparaat.

Terwijl de labelprinter wordt gebruikt als speciale printer voor grotere printopdrachten, is het labelapparaat als handzame printer meer geschikt voor kleinere printopdrachten. Daarom staat hier vooral de individuele en handmatige etikettering centraal. Als het om labelprinters gaat, zijn het echter meer de verzendlabels, prijskaartjes en adreslabels in grotere aantallen.

Waar worden labelprinters voor gebruikt?

Er zijn verschillende toepassingsmogelijkheden voor de compacte en praktische labelprinters. De toepassingen variëren van particulier huishoudelijk gebruik, zakelijk gebruik tot industrieel gebruik.

Je kunt labels afdrukken in deze gebieden:

• voor verzending

Als u regelmatig mailings verstuurt, een bepaalde hoeveelheid zakelijke post heeft en regelmatig pakketjes verstuurt, kunt u voor het afdrukken van adres- en verzendlabels het beste een verzendlabelprinter gebruiken. Zogenaamde DHL-printers kunnen zowel de zelf gemaakte labels als de pakketdienstlabels met voldoende kwaliteit afdrukken.

• voor productetikettering

Een labelprinter kan worden gebruikt voor het labelen en markeren van goederen en producten in de detailhandel en in bedrijven. Dit kunnen bijvoorbeeld prijskaartjes en artikelbeschrijvingen zijn met informatie over de productnaam, maar ook serie- en fabrikantnummers. Afhankelijk van het product is etikettering met productie- en houdbaarheidsdatum nuttig of zelfs noodzakelijk. De labels kunnen ook worden bedrukt met veiligheids- en waarschuwingsinformatie. Daarnaast krijgen de stickers desgewenst een extra of alternatieve barcode.

• voor kantoororganisatie

Voor structuur en orde in het dagelijkse kantoorleven kunt u de kleine printer gebruiken om stickers te maken voor het ordenen van documenten, mappen en bestanden om te archiveren. Dit kunnen bijvoorbeeld maplabels of naamplaatjes zijn. Maar de apparaten worden ook gebruikt voor inventarisatie met speciale inventarislabels.

• voor logistiek

In het magazijn en de logistiek maakt etikettering ook de organisatie eenvoudiger. De labels kunnen worden gebruikt voor het labelen, beheren en volgen van de voorraad (bijvoorbeeld op planken, op pallets, in dozen of in andere containers). De speciale labels plakken niet alleen op verschillende ondergronden, maar zijn ook bestand tegen ongunstige omstandigheden (bijvoorbeeld hitte, kou of vocht).

• voor privégebruik

Uiteraard zijn de labelprinters ook geschikt voor particuliere doeleinden. U kunt de bedrukte stickers bijvoorbeeld gebruiken om voedsel voor uw eigen opslag op een nette en consistente manier te labelen. Ze blijken bijzonder nuttig te zijn als het om zelfgemaakte dingen gaat. Door de individuele designmogelijkheden en het individuele design zijn de apparaten ook een goede aankoop als u uw eigen producten op de markt wilt brengen en deze wilt labelen. Ontworpen en aantrekkelijk vormgegeven etiketten passen bijvoorbeeld op wijnflessen, jampotten of kruidenpotjes.

Er zijn ook andere gebieden waarop labelprinters waardevolle diensten leveren. U kunt ook labels afdrukken

• voor het afdrukken van internetzegels
• in het evenementen- en evenementengedeelte voor toegangsbewijzen, vouchers en tickets
• in de administratie van parkeerkaarten en “verkeersboetes”
• op medisch gebied om medicijnen, apparaten en patiëntgegevens te labelen
• in laboratoria voor het labelen van monsters en stoffen (inclusief mogelijke waarschuwingen en veiligheidsmededelingen)
• in de voedingssector, om voedsel te voorzien van informatie over voedingswaarden, ingrediënten, allergenen, houdbaarheid en andere informatie

Wat kan de labelprinter afdrukken?

Als het om printsoorten en lettertypestijlen gaat, is de labelprinter een alleskunner op het gebied van maatwerk. In principe kan alles wat het printsjabloon bevat op het etiket worden gezet. Deze omvatten:

• De TrueType-lettertypen (inclusief speciale tekens)
• Streepjescodes
• QR-codes
• Grafiek en tekeningen
• Achtergrondpatroon
• Foto's en afbeeldingen

Welke voordelen bieden de kleine printers?

Heb ik überhaupt een labelprinter nodig? Kan ik niet gewoon mijn “normale” printer gebruiken of handmatig prijskaartjes of adreslabels labelen? Als je nog steeds twijfelt of het kopen van een labelprinter de moeite waard is en de juiste beslissing is, zijn hier enkele goede argumenten om deze aan te schaffen:

• Met behulp van de labelprinter kunnen stickers snel en eenvoudig in grotere hoeveelheden worden geproduceerd. Vergeleken met handmatig labelen kunt u met een labelprinter veel tijd besparen.
• Omdat de etiketten individueel ontworpen volgens uw eigen ideeën en specificaties, zijn de kleine printers geschikt voor diverse toepassingen voor efficiënt en snel etiketteren - van prijsetiketten tot verzendlabels tot naamplaatjes.
• De labelprinter belooft labels met een professionele uitstraling. Met een goed apparaat krijgt u een helder en nauwkeurig afdrukbeeld. Dit garandeert niet alleen een goede leesbaarheid en een aantrekkelijk design, maar ook een langdurig resultaat.
• Labelprinters scoren ook punten met hun hoge gebruiksvriendelijkheid. Ze kunnen zonder veel moeite worden aangesloten op bestaande systemen en zijn zeer eenvoudig te bedienen.
• Het compacte apparaat vindt een plekje op elk bureau en kan indien nodig ook gemakkelijk worden getransporteerd.
• Een labelprinter drukt labels af in verschillende formaten en formaten. Als u wilt, kunt u er ook afbeeldingen, streepjescodes en QR-codes mee afdrukken.

Welke technologie gebruiken de labelprinters?

In tegenstelling tot gewone printers maakt een labelprinter meestal geen gebruik van laser- of inkjettechnologie. Het is eerder een speciale thermische printer waarvoor geen inkt of toner nodig is. Er wordt onderscheid gemaakt tussen twee varianten:

• Directe thermische printer

Warmte is het sleutelwoord bij direct thermisch printen. Het warmtegevoelige speciaal- of etikettenpapier kleurt op sommige plekken zwart door de warmte die het apparaat uitoefent. Het gewenste afdrukbeeld wordt in grijstinten of zwart-wit gemaakt.

Het resultaat is echter niet UV-bestendig en kan na verloop van tijd vervagen. Direct thermisch printen is daarom ook de meest kosteneffectieve optie. Deze labels zijn meer geschikt voor kortdurend gebruik, bijvoorbeeld voor de scheepvaart, voor reis- en toegangsbewijzen of voor parkeerkaarten. Direct thermisch printen was voorheen ook gebruikelijk in faxmachines.

• Thermische transferprinter

In tegenstelling tot direct thermisch printen heeft deze printer ook een inktlint nodig dat is gecoat met een thermische transferfilm. De sterke hitte in de labelprinter smelt de inktlaag op het papier of label en brengt zo het gewenste gedrukte beeld over.

Als je een temperatuur- en lichtongevoelige en duurzame print wilt, is een thermische transferprinter de juiste keuze. Het resultaat is helder, scherp en intenser dan bij direct thermisch printen. Een kleurenlabelprinter maakt ook gekleurde afdrukken mogelijk (afhankelijk van het lint). Thermisch transfer printen is onder andere geschikt voor barcodes, QR-codes of productlabels.

Welke verschillende versies van labelprinters zijn er?

Moet ik zo nu en dan een label printen of heb ik elke dag een groter printvolume? Welk formaat hebben de etiketten en welke eisen heb ik qua printresolutie? Om het juiste apparaat voor uw behoeften te vinden, is het raadzaam uzelf een aantal vragen te stellen voordat u een labelprinter aanschaft. Let voor een snelle oriëntatie op de verschillende ontwerpkenmerken. Dit zijn de essentiële vergelijkingscriteria:

• de afdruksnelheid
• het afdrukvolume
• de afdrukresolutie
• de afdrukbreedte
• de apparaatgrootte
• compatibiliteit
• verwerking
• speciale functies

Hoeveel labels een printer maakt, hangt in essentie af van de afdruksnelheid. Dit criterium is vooral interessant als er regelmatig sprake is van een groter printvolume. Voor een betere vergelijking wordt de snelheid vaak aangegeven in ppm (pagina's per minuut), oftewel in pagina's per minuut. Afhankelijk van het product en de prestaties ligt dit aantal tussen de 30 en maximaal 100.

Wat betreft capaciteit speelt ook het draagvermogen van het apparaat een rol. Niet elke labelprinter is ontworpen voor urenlang continu gebruik. Een printer met een relatief lage belasting produceert ongeveer 500 labels per dag, terwijl krachtige printers tot 3.000 afdrukken kunnen produceren.

De printresolutie is een essentieel kwaliteitskenmerk bij het printen van labels. Wil je stickers van hoge kwaliteit, let dan op een zo hoog mogelijke dpi-waarde. Standaardwaarden zijn 200 tot 300 dpi. Een printresolutie van 300 x 300 dpi levert solide resultaten op. Voor duidelijke en haarscherpe afdrukken (bijvoorbeeld voor streepjes- en QR-codes) kies je een toestel met een resolutie van 600 x 300 dpi.

De afdruk of bandbreedte laat zien hoe breed het afgedrukte label maximaal is. Aan de lengte van de uitvoersleuf kunt u grofweg zien welke stickerformaten kunnen worden afgedrukt. Als u alleen prijskaartjes of kaartjes nodig heeft, kunnen printbreedtes van drie tot vijf centimeter voldoende zijn. Voor verzendlabels en labels met grotere lettertypen of iets meer tekst kunnen ook iets grotere apparaten met een sleufbreedte van ongeveer tien centimeter worden gebruikt.

Etikettenschrijvers voor kantoorgebruik zijn doorgaans compact en handzaam. Vooral mobiele labelprinters zijn doorgaans slechts zo'n tien centimeter hoog, breed en diep. Stationaire apparaten voor op het bureau, zoals zogenaamde desktoplabelprinters, hebben daarentegen iets grotere afmetingen. Voor hoge printvolumes zijn er ook industriële labelprinters die qua formaat vergelijkbaar zijn met een PC-toren.

Aangezien bij een labelprinter, in tegenstelling tot bij een labelapparaat, de invoer niet rechtstreeks op de printer plaatsvindt, kan dit niet worden gedaan zonder een overeenkomstige verbinding met een systeem (pc of een mobiel apparaat) dat de labelschrijver "voedt" met de benodigde printgegevens. Vrijwel alle goede apparaten hebben meerdere aansluitmogelijkheden, zowel met als zonder kabelaansluiting. Je kunt kiezen uit:

• W-LAN (draadloos/draadloos)
• USB-poort (met kabel)
• Bluetooth (draadloos/draadloos)
• Ethernet-verbinding (LAN) (met kabel)

In de regel is het niet nodig om in eerste instantie uw eigen software voor de labelprinter te installeren. De meeste verzendprinters werken met de zogenaamde plug-and-play technologie, waardoor het apparaat klaar is voor gebruik zodra de verbinding tot stand is gebracht.

Standaard labelprinters hebben een stevige kunststof behuizing. Als alternatief zijn er ook bijzonder robuuste modellen met een metalen schaal verkrijgbaar. Kortom, de afwerking en het ontwerp spelen een rol in termen van levensduur en kwaliteit. Iedereen die regelmatig veel etiketten drukt, doet er goed aan om op precies deze aspecten te letten.

Voor eenvoudig en handig gebruik hebben sommige printers speciale kenmerken en/of extra functies. Dit zijn:

• een snijgereedschap (handmatig of automatisch)
• een automatische detectie van de labelgrootte
• een energiebesparende modus
• een labelopwikkelaar
• een etiketdispenser
• een geïntegreerd adresboek
• een snelle afdrukwidget

Hoe vind ik de juiste labels voor de printer?

Om met een labelprinter te kunnen werken, heb je speciale thermal labels nodig. De eerste belangrijke vereiste is dat ze compatibel zijn met het betreffende apparaat wat betreft het printproces (thermisch direct printen of thermisch transferprinten). Wil je aan de veilige kant blijven, kies dan voor labels van dezelfde fabrikant als de printer. Daarnaast zijn er nog andere onderscheidende criteria die afhankelijk van jouw wensen een rol spelen:

• het materiaal (papier, plastic of textiel)
• de grootte (breedte x hoogte) van de afzonderlijke labels
• de kleur van de labels (wit, transparant of gekleurd)
• de afdrukkleur (zwart-wit of gekleurd)
• aansprakelijkheid (permanent of verwijderbaar)
• het aantal labels
• de kwaliteit van het oppervlak (mat of glanzend)

Waar moet je op letten bij het onderhouden en schoonmaken van een labelprinter?

Voor een zo lang mogelijke levensduur en mooie printresultaten heeft een labelprinter een zekere mate van zorg nodig. Hoe vaak dit nodig is, hangt vooral af van hoe vaak je het apparaat gebruikt. Uiterlijk wanneer de afdruk strepen vertoont, onrein of zelfs onvolledig is, is er dringend actie nodig. Wij hebben enkele tips voor een optimale reiniging:

• Verwijder eerst de labels van het apparaat.
• Gebruik een fijne borstel of alternatief perslucht om stof en andere kleine deeltjes van het apparaat te verwijderen.
• Reinig de drukrol (in het beste geval na elke derde of vierde labelwisseling) met een vochtige microvezel- of fleecedoek.
• Vergeet het labelbeheer niet. Mochten hier lijmresten achterblijven, verwijder deze dan met een in alcohol gedrenkt wattenstaafje.
• Defecte onderdelen kunnen op sommige hoogwaardige apparaten worden vervangen. Het vervangen of repareren van mobiele handheld-apparaten is echter over het algemeen niet de moeite waard.