Standaard enveloppen

Normformaten voor individuele correspondentie

Door de jaren heen zijn er voor enveloppen norm-formaten uitgekristalliseerd. Daarbij horen ook de enveloppen van formaat DL. De afkorting staat voor DIN-lang. DL-enveloppen zijn er met en zonder venster. Zijn ze met een venster uitgerust, dan wordt de ingelegde brief in de regel zo gevouwen (DIN 676 / 5008, tweemaal gevouwen), dat in het venster het adres van de ontvanger duidelijk te zien is. In voorkomend geval kan extra, in duidelijk kleinere letters ook het adres van de afzender aangegeven zijn. Voor DL-enveloppen zonder venster geldt gewoonlijk dat het adres van de ontvanger met een balpen ongeveer in het midden en parallel aan de lange zijde wordt opgeschreven. Zo blijft er plaats over voor de postzegel en het stempel (boven recht boven het adres van de ontvanger) en het adres van de afzender (boven links; alternatief ook op de achterzijde, zoals vaak bij privé brieven). Zulke standaardiseringen optimaliseren niet alleen het werkproces bij de post, maar ook binnen de bedrijven. Daarom zijn deze regels als een soort leidraad voor correspondentie. Hierop kunnen ook jonge ondernemers zich oriënteren. Bij enveloppen met formaat DL met venster bevindt zich dit meestal aan de linker zijde. Zo blijft rechts veel plaats voor noodzakelijke postachtige zaken. De spelregels bij de enveloppen dient men te respecteren. Grappige tijdgenoten veranderen het soms, maar in de zakelijke omgeving heeft dat in de regel geen zin. Men moet daarbij niet noodzakelijkerwijs aan postsorteerders denken van wie teveel geëist wordt. Enveloppen landen vaak in de postkamer van een firma. Dat kan een afdeling zijn of de chef van een eenmanszaak. De brief landt tussen andere brieven en wanneer deze bij het eruit sorteren van de reclame niet verloren moet gaan, is een zekere mate van ernst aan te bevelen.

De kosten en moeite om enveloppen met de printers & multifunctionele apparaten te beschrijven, loont in de regel ook uit ecologisch oogpunt niet. Natuurlijk kan men afzien van vensters uit dunner papier- of kunststof folie. Maar men met hier de kosten van de printer berekenen, die tenaamstelling en adres dubbel moet printen. En niet elke eenvoudige kantoorprinter zal deze klus netjes uitvoeren. Dan moet het papier nog exacter worden ingetrokken dan bij briefpapier.

De kleine verschillen

De verschillen, die we zien bij enveloppen, zijn vaak slechts minimaal maar in het zakelijke gebruik aanzienlijk. Dat het aanbod amper minder flexibel is dan de rubriek schriften & schrijfblokken wordt al aan de hand van zulke kleinigheden als

• zelfklevende flap met beschermstrip resp.. gegomd,
• met venster of zonder venster,
• papiergewicht 80, 90 of 100 g/m² en
• natuurlijk de vele formaten als DL, C4, C5 of B4 duidelijk.

Het aanbod enveloppen wordt bijna reeds traditioneel met het formulierenboek postkaart: 100 bladen in formaat A6 uitgebreid. De veelheid in gebruik daarvan heeft daadwerkelijk onder de ontwikkeling van Internet & Co. geleden. Want juist minder officiële korte boodschappen worden eenvoudiger per www vezonden.

Cultuur van een onderneming

Een onderneming presenteert zich met alles wat er binnen de onderneming geschiedt. Vaak zijn het echter totaal niet de kennelijke zelf-presentaties zoals bijvoorbeeld reclame of andere vormen van presentatie, die nauwkeurig door klanten in de gaten worden gehouden. Betrouwbaarheid is daar een belangrijk thema en daarbij hoort een professionele postkamer. Wie op enveloppen bespaart, bespaart aan het verkeerde einde en moet niet verwonderd zijn, wanneer klanten stilzwijgend weglopen. De postkamer is in de regel deel van de administratie en dat weer deel van de onderneming. Zakelijke processen kunnen gevoelig gestoord worden, wanneer hier niet zorgvuldig gewerkt wordt.