Tabbladen

Om de orde te bewaren

Het is één ding om door bestanden te sorteren. Maar het is nog iets anders om te kunnen profiteren van de nieuw verworven orde in het dagelijks leven. Dit omvat niet alleen het sorteren en toewijzen van documenten, maar ook een hanteerbaar systeem dat het gemakkelijker maakt om bestanden terug te vinden. Toegangstijden zijn niet alleen een kwestie van handige mappen en gemakkelijk toegankelijke reksystemen. Toegang betekent ook dat het juiste bestand snel moet worden gevonden. Voor dit doel is een geoptimaliseerde etikettering, een register nuttig. Een register is quasi een inhoudsopgave voor een archiefsysteem. Een register kan het hoofd van een map of een bestand zijn, het kan een overzicht bevatten van een hangend bestand of een archief of zelfs een lijst van de bestandssituatie van een heel kantoor. Binnen een map worden meestal indexen gebruikt die ook als verdelers dienen.

Geletterdheid, nummer of zelfgemaakt

Aanvullend worden registers inclusief scheidingsbladen aangeboden met drie verschillende systemen. Ofwel schikt het register de documenten volgens het alfabet, volgens genummerde vakken (van 1 tot 10), ofwel worden er schriften verstrekt die informatie geven over de inhoud van de volgende bestanden. Welk systeem het beste is, hangt af van de situatie van het dossier. In de meeste gevallen is een alfabetische index nauwelijks te gebruiken waar de numerieke indeling de voorkeur geniet. Men mag echter niet vergeten dat de registers vaak een representatief karakter hebben wanneer de classificatiesystemen in aanwezigheid van klanten of zakenpartners worden gebruikt. Net als de producten van de categorie presentatie, moeten ook de registers worden geselecteerd op basis van de optische aspecten. Dit maakt het makkelijker om de dossiers te behandelen, weerspiegelt het professionele kantoorwerk en maakt het niet in de laatste plaats leuker.

Niet elk kantoor gebruikt alle vormen van registers; misschien is het productaanbod beperkt tot, bijvoorbeeld

• kartonregister,
• plastisch register,
• papierregister,
• speciaal register,
• scheidingsplaten en
• verdelende stroken.

Maar er is een hele reeks andere producten op dit gebied, waarvan sommige verwijzen naar het materiaal, andere naar het doel, of ze zijn geclassificeerd als registers met een speciale structuur:

• blank register
• letterregister
• cd register
• dvd-register
• edv register
• labelregister
• kleurenregister
• cover register
• bestand register
• maxi register
• maandelijks registreren
• mappenregister
• Belijnd register
• Verzekeringsregister
• nummerregister

De lijst laat op indrukwekkende wijze zien hoe veelzijdig dit gebied is.

Varianten van het vergeten

Dit is niet verwonderlijk, want - zoals in het begin al werd vermeld - zijn de registers zeer functioneel. Ondanks alle enthousiasme voor het economische principe JIT = Just in Time, uitgevonden in de jaren dertig door een zekere Kiichiro Toyoda, eerste president van TMC (Toyota Motor Corporation), zijn er in elk bedrijf dingen die moeten worden opgeslagen. Bijvoorbeeld producten, maar ook gereedschappen, materialen of zelfs bestanden, zoals bouwtekeningen. Het doel van de opslag is ervoor te zorgen dat het artikel op een later tijdstip sneller (of überhaupt) beschikbaar is. Om op dit ongespecificeerde moment toegang te krijgen tot het item, moet u echter weten waar het zich bevindt. Deze kennis moet dus getransporteerd worden van het moment van opslag tot het moment van hervatting.

Een nog steeds zeer wijdverbreide manier van kennisoverdracht is ""memoriseren"". Sommige mensen kunnen zich drie delen herinneren, andere 300.000 delen. De meeste mensen moeten het met minder onderdelen doen en lopen dan het risico overweldigd te worden door de realiteit. Dus de wieldop van het oude dashboard acht werd aan de binnenkant boven het lager opgehangen. Met verbazing beseft men nu echter dat het object dat men zoekt niet meer op zijn plaats is. Het is inmiddels gerenoveerd en de plaats van de wieldop is niet toegevoegd aan het geheugen van de hersenen. Een register is duidelijk de meest betrouwbare keuze.