Brievenbakjes

Gids voor brievenbakken - het archiverings- en organisatiesysteem voor het bureau

Voor het opbergen van brieven, documenten en andere papieren zijn brievenbakken in de ware zin van het woord open. Het praktische opberg- en organisatiesysteem voor het bureau biedt een nette en gesorteerde plaats voor allerlei soorten documenten binnen handbereik.

Wanneer zijn brievenbakken de moeite waard en welke voordelen bieden ze? Welke varianten zijn er, hoe kan ik de bakjes labelen en welk materiaal moet ik kiezen? In deze gids hebben we alle belangrijke informatie en praktische tips over brievenbakken verzameld om uw aankoopbeslissing wat gemakkelijker te maken.

Wat is een brievenbak?

Briefbakjes bieden een praktische opbergmogelijkheid voor documenten. Ze staan bij voorkeur op het bureau om brieven, facturen en dergelijke snel op te bergen en bij de hand te hebben wanneer ze nodig zijn. De archiefdozen hebben een laag gewicht en zijn daarom gemakkelijk te vervoeren. Tegelijkertijd zijn ze zeer robuust en stabiel.

Het ontwerp van de brievenbakken is eenvoudig, functioneel en uniform met een platte, rechthoekige vorm en met drie opstaande zijden. Deze houden de papieren op hun plaats en bieden de mogelijkheid om er nog een lade bovenop te plaatsen. De brievenbakken zijn namelijk stapelbaar (in bijna elk gewenst aantal), zodat ze niet alleen een gestructureerde maar ook een ruimtebesparende oplossing bieden voor de organisatie op het bureau.

Dankzij een geïntegreerde grijperuitsparing kunnen documenten ook gemakkelijk in de onderste opbergvakken worden geplaatst en eruit worden gehaald zonder dat eerst de andere vakken moeten worden opgetild. Om alles bij te houden, is er een kleine ruimte aan de voorkant waar u de doos kunt labelen.

Wanneer zijn brievenbakjes nuttig?

Veel mensen kennen deze situatie uit het stressvolle dagelijkse kantoorleven: met een stapel werk lukt het niet om alle taken tegelijk af te ronden en alles tot een goed einde te brengen. Daarom worden de relevante documenten uitgeprint, maar ze blijven voorlopig op het bureau liggen. Daarnaast zijn er brieven die wel gelezen maar nog niet beantwoord zijn en facturen die ook op een later tijdstip betaald moeten worden. Om te voorkomen dat de documenten verspreid over het bureau blijven liggen en u het overzicht verliest, zijn brievenbakken nu een praktisch ding om te hebben.

Deze situatie is slechts één voorbeeld van waarvoor en wanneer brievenbakjes nuttig zijn. In principe vinden brievenbakken overal een praktische en nuttige toepassing waar brieven, kwitanties, facturen, contracten en andere papieren documenten zich regelmatig opstapelen. De bakken zorgen voor orde en maken een opgeruimde indruk. Ze verbeteren ook de workflow en verhogen de concentratie, omdat er geen losse documenten rondslingeren die afleiden van het werk. Documentenbakken worden vaak aangetroffen in commerciële kantoren. Maar ze kunnen ook een nuttig organisatiesysteem zijn in de privé-studie, en maken het gemakkelijker om huiswerk te organiseren in kinder- en jeugdkamers.

De brievenbakken worden bij voorkeur gebruikt als klemborden. Papieren documenten vinden er een plaatsje in, vooral als ze nog de status niet hebben of wachten op hun definitieve archivering. Uiterlijk als de archiefmand (bijna) vol of al overvol is, is het tijd om de papieren te verwerken of op te bergen in mappen of archiefdozen in kasten of planken. Of u gooit gewoon het ene of het andere document in de "P-archiefkast"?

Wat zijn de voordelen van een brievenbakje?

Er zijn veel goede redenen waarom het een goed idee is om uw bureau uit te rusten met een brievenbakje. Dit zijn de voordelen op een rijtje:

• Functionaliteit: Alle soorten papieren documenten passen in de opbergboxen, zelfs in grote aantallen. Ze kunnen snel worden neergezet en in een handomdraai weer tevoorschijn worden gehaald.
• Structuur: Dankzij de brievenbakjes ziet het bureau er meteen opgeruimd uit. Als u meerdere vakken gebruikt, creëert u ook structuur in het archiefsysteem. Als de vakken gelabeld zijn, behoudt u gegarandeerd het overzicht.
• ruimtebesparende opslag: omdat de vakken bijna onbeperkt kunnen worden opgestapeld, nemen ze niet veel plaats in op het bureau en passen ze ook goed in een hoek van de tafel.
• Stabiliteit: Brievenbakjes zijn meestal gemaakt van kunststof of metaal - materialen die stabiel en robuust blijken te zijn. U krijgt dus een duurzaam product dat tegen een stootje kan.
• Snelle toegang: Als u briefladen gebruikt, kunt u snel de documenten vinden die u nodig hebt zonder lang te hoeven zoeken.
• Bescherming: Belangrijke brieven en documenten vinden een veilige plaats in de opbergvakken. De kans op beschadiging is veel kleiner dan wanneer de papieren gewoon op het bureau rondslingeren.
• eenvoudig ontwerp: met hun onopvallende uiterlijk passen de brievenbakjes bij de stijl van het kantoor en het bureau en zijn daarom eigenlijk altijd een goede keuze.
• laag gewicht: De afzonderlijke dozen wegen niet veel. Zelfs geladen kunnen ze daarom zonder veel moeite van A naar B worden vervoerd.
• Eenvoudig te reinigen: dankzij het gladde oppervlak van kunststof of metaal zijn kleinere en grotere vlekken snel te verwijderen. Een vochtige doek is meestal voldoende, maar ook schoonmaakmiddelen kunnen de brievenbakjes niet beschadigen.
• lage prijs: De praktische dozen zijn zeer betaalbaar in vergelijking met andere archiveringssystemen. Als u meerdere brievenbakken tegelijk koopt, krijgt u vaak zelfs kwantumkorting.

Van welk materiaal zijn de letterbakken gemaakt?

De brievenbakjes zijn verkrijgbaar in verschillende materialen. U kunt kiezen uit:

• Kunststof: De populaire en meest gevraagde standaardmodellen van brievenbakken zijn gemaakt van 100 procent kunststof en zijn verkrijgbaar in verschillende kleuren. Ze scoren met een gunstige prijs en een stabiele en tegelijkertijd robuuste verwerking. Een bijzondere vorm zijn de glasachtige, transparante kunststof bakjes van acryl.
• Metaal: Metalen planken hebben vaak een rasterlook. De draadmanden zien er visueel aantrekkelijk uit en scoren met vergelijkbare eigenschappen als de kunststof modellen, maar zijn meestal nog stabieler.
• Hout: Houten brievenbakken, die goed passen bij een klassieke kantoorinrichting, hebben een bijzonder hoogwaardig effect. De houten versies zijn verkrijgbaar in naturel, gebeitst of gelakt. Ze wegen iets meer dan de kunststof bakjes.
• Andere materialen: Als u een bijzonder product zoekt dat ook visueel opvalt, kunt u kiezen voor brievenbakken van hardboard, bamboe, staal of gerecycleerde materialen.

Welke variaties zijn er in brievenbakjes?

Naast het materiaal verschillen letterbakken ook op het gebied van stapelbaarheid, formaat, kleuren en het etikettenveld. Hieronder gaat de gids dieper in op de respectieve varianten:

U kunt brievenbakjes gemakkelijk op elkaar stapelen op de twee zijwanden, zodat de ruimte op het bureau in de hoogte verstandig wordt gebruikt (en niet horizontaal). Of u drie, vier, zes of nog meer dozen wilt stapelen, hangt af van wat u erin wilt opbergen. Om ervoor te zorgen dat de afzonderlijke boxen ook echt precies op elkaar passen, kunt u het beste modellen van één fabrikant uit dezelfde serie kiezen.

Dankzij de zogenaamde greepuitsparing is toegang tot de onderste vakken en hun inhoud gemakkelijk mogelijk. Als alternatief, of als aanvulling, kunnen de dozen offset gestapeld worden, zodat één deel aan de bovenkant open blijft, wat het verwijderen van de papieren vergemakkelijkt.

Naast de stapelbare modellen zijn er ook vaste opbergboxen die via een frame al stevig met elkaar verbonden zijn als een meervoudig mandje. Sommige vakken kunnen afzonderlijk worden uitgetrokken. Andere varianten zijn zogenaamde draaibare legborden en boxen waarin de documenten rechtop gesorteerd zijn.

Letterbakken zijn verkrijgbaar in verschillende afmetingen. De meeste hebben een oppervlakte die past bij het standaard papierformaat DIN A4. Om ervoor te zorgen dat de documenten losjes passen en er geen kreuken ontstaan, zijn de binnenmaten meestal enkele centimeters groter dan 30 x 21 cm. Er zijn ook dozen voor grotere papierformaten en kleinere modellen waarin bijvoorbeeld enveloppen en briefjes passen en die dus weinig ruimte innemen op de werkplek. In de regel worden de vakken aangeboden in staand formaat met de opening aan de korte zijde; het liggende formaat is zeldzamer.

Ook de hoogte van de brievenbakken speelt een belangrijke rol: deze bepaalt uiteindelijk hoeveel papieren erin passen. De standaardhoogte van een lade ligt tussen ca. 5,5 en 6,5 cm. Indien nodig kunt u terugvallen op smallere modellen: Dat is bijvoorbeeld zinvol als u een bijzonder groot aantal dozen op elkaar wilt stapelen om gestructureerd te sorteren en in de afzonderlijke vakken slechts enkele stukken papier moeten worden opgeborgen. Bijzonder hoge modellen met een hoogte tot 10 cm kunnen zelfs dikkere stapels aan elkaar geniette documenten bevatten. Ook nietmachines en mappen kunnen er goed in worden opgeborgen.

Groen, geel, blauw of rood - brievenbakjes zijn er in verschillende kleuren. Vooral de discrete modellen in zwart, wit of grijs zijn gewild. Sommige fabrikanten bieden een breed scala aan kleuren, terwijl andere slechts een beperkt kleurengamma hebben. De metalen bakken zijn meestal zilverkleurig, terwijl de acrylplaten transparant zijn. Welke kleur wordt gekozen hangt natuurlijk af van de inrichtingsstijl en persoonlijke smaak.

Verder kunnen verschillende kleuren een belangrijke visuele bijdrage leveren aan de structurering van de opbergruimte en daarmee aan het overzicht. Verschillende gekleurde vakken kunnen bijvoorbeeld aan verschillende thema's worden toegewezen.

Voor het labelen van de vakken is er een klein labelveld aan één kant van de voorkant. Hier is ruimte voor uw individuele opschriften, zodat het van buitenaf op het eerste gezicht duidelijk is of er "Facturen" of "Inbox" in staat. Het is bijzonder snel om een markeerstift te gebruiken. Deze schrijft echter ofwel permanent, zodat latere wijzigingen niet meer mogelijk zijn, of het schrift smeert uit zodra u het met uw handen aanraakt. Een zelfklevend etiket is hier waarschijnlijk de schonere oplossing.

Voor wie niet permanent wil bepalen welke documenten een plaats vinden in de brievenbak en tegelijkertijd een nette oplossing zoekt, zijn labeltags een goede optie. Deze kunnen met kleine clips of een andere houder aan het etikettenveld worden bevestigd en kunnen naar behoefte gemakkelijk opnieuw worden gelabeld of verwisseld. Wie niet permanent wil bepalen welke documenten een plaats vinden in de brievenbak en tegelijkertijd op zoek is naar een nette oplossing, vindt etiketten een goede optie.

Kunnen brievenbakken ook voor andere dingen dan papier worden gebruikt?

Zoals de naam al zegt, worden brievenbakken voornamelijk gebruikt voor het opbergen en ordenen van papieren documenten. Dit staat echter niet vast. Natuurlijk kunt u de archiefmanden ook voor andere zaken gebruiken. Qua formaat zijn ze ideaal voor bijvoorbeeld transparanten of plastic losbladige ordners, maar ook andere voorwerpen zoals pennen, paperclips, lijmstiften, scharen en ander kantoorgerei passen erin. Ook zijn de dozen geschikt om gereedschap en schroeven, deuvels en dergelijke in de werkplaats in op te bergen. In de kinderkamer vindt klein speelgoed er een geordende plaats in, en zelfs cosmetica kan in de platte dozen worden opgeborgen. In principe zijn er geen grenzen aan de fantasie, zolang de voorwerpen niet te groot en omvangrijk zijn voor de letterbakken.

Wanneer wordt het gebruik van brievenbakken afgeraden?

Voor snel en ongecompliceerd archiveren zijn brievenbakjes met hun eenvoudige vormgeving ideaal. Onder bepaalde omstandigheden zijn ze echter niet de perfecte oplossing. Dit zijn de nadelen:

• Verrommeling: Brievenbakken zijn alleen nuttig als de documenten er niet permanent in moeten worden opgeborgen. Als de vakken niet regelmatig worden opgeruimd, ziet het archiefsysteem er al snel rommelig uit.
• Tijdverlies: Als de afzonderlijke papieren en briefjes ongesorteerd in de brievenbakken liggen, kunt u snel het overzicht verliezen. Het kost ook tijd om een bepaald document terug te vinden.
• Vervuiling: De letters liggen open in de brievenbakken, zodat zich hier na verloop van tijd een dikke laag stof kan vormen - en dat ziet er niet erg fraai uit.
• Risico van verlies: De documenten liggen meestal los in de archiefdozen en kunnen dus sneller verloren gaan dan wanneer zij in een map zijn opgeborgen.

Hoe kies ik de juiste brievenbak voor mijn behoeften?

Om de juiste brievenbak voor uw behoeften te vinden, is het de moeite waard het volgende te overwegen:

• Formaat: Is de opslagruimte groot genoeg voor het gewenste papierformaat?
• Hoogte: Wil ik volledige mappen in de dozen passen of is het belangrijker om aan de bovenkant zo weinig mogelijk ruimte in te nemen?
• Materiaal: Moeten het plastic bakken zijn met een lage prijs en een hoge functionaliteit? Of toch liever brievenbakjes met een langere levensduur en een waardevollere uitstraling van acryl of metaal?
• Stapelbaar: Wil ik flexibel zijn en mijn brievenbak naar behoefte uitbreiden zonder extra ruimte in te nemen?
• Hoeveelheid: Hoeveel vakken heb ik nodig om mijn archivering bij te houden? Kan ik kosten besparen als ik er meerdere in een pakket bestel en eventueel zelfs tegen een speciale prijs?
• Stijl en kleur: Is het voor mij belangrijk dat de dozen passen bij de stijl en kleur van het interieur of wil ik verschillende kleuren gebruiken om mijn opslag te organiseren?

Welke praktische tips zijn er voor een georganiseerde archivering?

Om het archiveren bijzonder overzichtelijk te maken en het werk gemakkelijker te maken, kunnen de volgende tips (afhankelijk van het doel) nuttig zijn.

• Inbox: Als u de manden daadwerkelijk gebruikt als archiefsysteem voor brieven, kunt u ze sorteren op "Inbox" en op "Outbox". De laatste bevat de correspondentie die nog verstuurd moet worden, de inbox bevat de post die nog niet geopend is.
• Verkeerslicht: Met de overeenkomstige kleurmarkering is het archiveren bijzonder eenvoudig: alle documenten die dringend behandeld moeten worden, liggen bijvoorbeeld in het rode vak. Het gele vak geeft taken aan die nog gedaan moeten worden, maar de tijd dringt niet. Het groene vak bevat alle documenten die al zijn afgewerkt.
• Themen: Facturen, contracten, bevestigingen, bestellingen, reclame - afhankelijk van het verantwoordelijkheidsgebied is een thematische structuur met bijbehorende etikettering zinvol voor de archiefdozen.
• Opruimen: Iedereen die regelmatig archiefkasten gebruikt, weet dat deze op een gegeven moment hun opslagcapaciteit hebben bereikt en gewoon vol zijn. Als u niet wilt dat al uw documenten bij het vuilnis belanden, moet u op een gegeven moment de brievenbak opruimen, sorteren en in het beste geval definitief opbergen (bijvoorbeeld in mappen). Tip: Uiterlijk wanneer de manden voor 80 procent gevuld zijn, is het tijd voor de kantoorarchivering.

Wat is het verschil met een brievenrek?

Als alternatief kunt u een brievenrek gebruiken om te archiveren. In tegenstelling tot brievenbakken worden de brieven hier echter niet neergelegd, maar rechtop gezet. Door hun compacte formaat zijn brievenrekken minder geschikt voor een grote hoeveelheid papier en meer geschikt voor kleinere documenten, bijvoorbeeld brieven in enveloppen. Briefrekken dienen ook een decoratief doel.