Archiefboxen

Archiefkasten - ondersteuning voor een goede archivering

In vergelijking met bewaarboxen, die meestal van polypropyleen zijn gemaakt, worden archiefdozen geproduceerd van golfkarton of karton. Zo bieden archiefdozen een licht en milieuvriendelijk alternatief voor het veilig archiveren van documenten in dossiermappen of losse vellen archiefsystemen, waarbij de documenten beschermd blijven tegen stof en andere omgevingsinvloeden en zelfs na enkele jaren nog leesbaar zijn. Hier kunnen de bestandsmappen waarin de documenten al gearchiveerd zijn direct in de archiefbox worden gebracht of bijvoorbeeld worden gebruikt voor losse vellen archiefbescheiden archiefdozen De capaciteit varieert tussen vijf en acht mappen, afhankelijk van het product. Dit betekent ook dat het laadvermogen niet wordt overbelast. Het voordeel ten opzichte van eenvoudige verhuisdozen is dat de archiefdozen specifiek ontworpen zijn voor de grootte van bestandsmappen. Zo wordt voorkomen dat de mappen tijdens het transport in de doos vallen en worden de documenten niet beschadigd. Afhankelijk van uw smaak kunt u kiezen tussen een los deksel en een scharnierend deksel, zoals het scharnierend deksel van Bankers Box System. Producten met een scharnierend front zorgen voor een nog snellere en gemakkelijkere toegang tot de gewenste mappen. Als de inhoud van buitenaf zichtbaar moet zijn, zijn de archiefdozen in verschillende kleuren beschikbaar.

Waarom is archivering überhaupt nodig?

De wetgever eist bepaalde bewaartermijnen voor bepaalde documenten. Deze gelden voor bedrijven en handelaars die verplicht zijn een boekhouding bij te houden. Hieronder vallen niet alleen handelsondernemingen zoals GmbH's, OHG's, AG's etc., maar ook land- en bosbouwers, alsmede handelaars die meer dan € 60.000 aan winst per kalenderjaar genereren. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen documenten die zes jaar of zelfs tien jaar moeten worden bewaard. Zes jaar moet dus bewaard worden:

• Ingekomen zakelijke of commerciële brieven, zoals offertes, herinneringen, orderbevestigingen, contracten of ook verzekeringspolissen.
• documenten die ook van belang zijn voor de belastingheffing

De bewaartermijn van 10 jaar geldt voor:

• De jaarrekening
• Managementrapporten
• inventarissen
• Het plaatsen van documenten
• Facturen
• Driver's logboek
• Gegevens van rekening en bankdocumenten
• Belastingopbrengsten
• Aangiften omzetbelasting
• Boeken.
• Records

Wat zijn de gevolgen van een overtreding van de registratieplicht?

Als een zakenman of een bedrijf zijn administratieplicht schendt omdat hij de administratie voor het verstrijken van de vereiste termijn beschadigt, vernietigt, verbergt of weggooit, dan is dat een schending van de administratieplicht. De juridische consequenties kunnen worden getrokken uit verschillende rechtsgrondslagen, bijvoorbeeld het StGB (wetboek van strafrecht) of de AO (belastingwetboek). Bijgevolg kan het belastingkantoor met behulp van de branchevergelijking een schatting maken van de activa, indien de grondslag voor de belastingheffing niet kan worden vastgesteld wegens ontbrekende documenten. Afhankelijk van de omvang van de overtreding van de bewaarplicht kan de rechter ook aannemen dat er sprake is van een fiscaal risico of dat er sprake is van belastingontduiking. In het ergste geval kan dit leiden tot hoge boetes of zelfs gevangenisstraffen.

Compliante opslagverplichtingen ook voor particulieren ?

Privaten zijn niet onderworpen aan het fiscaal of handelsrecht en worden dus niet beïnvloed door de overeenkomstige bewaarplicht. Toch kunnen bepaalde documenten relevant zijn, bijvoorbeeld voor belastingaangiftes, en worden bepaalde bewaartermijnen ook aanbevolen voor particulieren. Zo is een bewaartermijn van twee jaar voor facturen en kwitanties voor grotere aankopen zoals meubelen of elektrische apparaten aan te raden, omdat hierop een garantietermijn van twee jaar van toepassing is. Hieraan gekoppeld zijn rekeningafschriften en bankdocumenten. Zolang de garantie geldig is, moet het mogelijk zijn om te bewijzen dat de nieuwe aankoop is betaald. Het zou ook mogelijk moeten zijn om de betaling voor lopende contracten te bewijzen. Verzekeringscontracten en -documenten moeten gedurende de looptijd van de garantie beschikbaar zijn. Indien de verzekeringspolissen fiscaal relevant zijn, dient de bewaartermijn te verwijzen naar die van de belastingdocumenten. De verjaringstermijn voor huurcontracten is drie jaar. Daarom moeten de documenten beschikbaar zijn. Loon- en salarisafrekeningen kunnen relevant zijn voor de berekening van de pensioenen en moeten daarom tot aan de pensionering worden bewaard. Documenten en certificaten daarentegen mogen nooit worden vernietigd en moeten een leven lang meegaan.