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Politique de confidentialité

Vous n’en êtes peut-être pas toujours conscients, mais en utilisant notre site internet, vous rendez accessibles un certain nombre de « données à caractère personnel ». Selon la définition légale, les données personnelles sont celles qui permettent de vous identifier en tant que personne physique (peu importe que nous procédions effectivement ou non à cette identification). Tel est le cas dès que l’on peut établir un lien direct ou indirect entre une ou plusieurs données et une personne physique.

Le législateur a soumis la collecte et le traitement des données personnelles à des conditions strictes, telles que prévues dans la législation, en particulier la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée (dénommée « Loi Vie Privée » ci-après).Nous avons nous aussi beaucoup d’estime pour votre vie privée et voulons être très clairs à ce sujet. C’est pourquoi nous avons rédigé ce Privacy Statement.

Nous partons du principe qu’en faisant usage du site internet et des services connexes, l’Utilisateur a pris connaissance du présent Privacy Statement et autorise en conséquence la collecte et le traitement de ses données personnelles, de la manière décrite ici.

Il n’est pas impensable que dans le futur, notre politique en matière de confidentialité fasse l’objet de modifications et d’amendements. Ceux-ci seront clairement indiqués dans le Privacy Statement. Il est de votre responsabilité, en tant qu’Utilisateur, de consulter régulièrement ce document, pour prendre connaissance des éventuels changements. Toute modification que nous jugeons substantielle vous sera par ailleurs toujours communiquée clairement.

1. Qui est responsable du traitement ?

Dans la Loi Vie Privée, une distinction est opérée entre le « responsable du traitement » et les parties auxquelles il est fait appel pour le traitement effectif des données. Cette distinction est de la plus grande importance pour qu’il n’y ait aucun doute sur les responsabilités en jeu.

1.1 Responsable du traitement ?

Par « responsable du traitement » (aussi appelé « data controller »), il convient de comprendre toute personne physique ou morale qui détermine, seule ou avec d’autres, le but, les moyens juridiques et techniques pour le traitement des données personnelles.

La personne suivante est désignée comme responsable du traitement :

OTTO Office SA (dénommée “OTTO Office” ou “Nous” ci-après)
Interleuvenlaan 62
3001 Leuven
Numéro d’entreprise (TVA-BE): 0889.777.931
Email: service@otto-office.be
Téléphone : 070 234 000

1.2 Sous-traitant ?

Le « sous-traitant » est la personne physique ou morale qui traite les données personnelles sur ordre du responsable du traitement. Il est responsable du bon fonctionnement technique du site web (transmission des données). Les personnes qui ont été mandatées pour traiter les données sous l’autorité directe du responsable du traitement ne sont pas visées.

Évidemment, le responsable du traitement est extrêmement prudent lorsqu’il choisit son sous-traitant. Ainsi, le sous-traitant doit-il offrir des garanties suffisantes en ce qui concerne les mesures de sécurité techniques et organisationnelles relatives au traitement et satisfaire aux exigences de l’article 16, §1 de la Loi Vie Privée.

Le responsable du traitement n’accepte ou n’assume aucune responsabilité en cas de perte ou de corruption de données, de vol d’identité ou de données, de virus ou de chevaux de Troie, d’injections de SQL, ou d’autres attaques visant les systèmes informatiques ou les plateformes de cloudcomputing. Le sous-traitant décide de manière autonome de la meilleure application technique pour traiter les données, et prend cette décision sur base de son expertise professionnelle. On ne peut pas attendre de la part du responsable du traitement qu’il dispose d’une même expertise et spécialisation en la matière.

OTTO Office fait appel aux « sous-traitants » suivants :

  • Google Analytics.

2. A quelles fins mes donnees sont-elles utilisees ?

OTTO Office ne recueille vos données personnelles que dans un seul but à caractère général : offrir à tout Utilisateur du site internet une expérience en ligne qui soit sécurisée, optimale et personnalisée. Lorsque l’Utilisateur fait un usage plus intensif du site et procède à une commande en ligne, la collecte de données à caractère personnel sera plus étendue.

Les données personnelles sont essentiellement traitées pour assurer le bon fonctionnement du site et des services connexes. Le traitement des données n’a lieu qu’aux fins (internes) suivantes :

  • Le Profil d’Utilisateur : Chaque Utilisateur reçoit son propre Profil d’Utilisateur individuel grâce auquel il/elle peut activement faire usage de notre Plateforme. Le Profil d’Utilisateur est essentiel aux fins d’utiliser les fonctionnalités de la Plateforme, en ce compris procéder à des achats, passer des commandes, et autre.
  • Offrir et améliorer nos prestations de services, tant générales que personnalisées. Nous pouvons utiliser vos données à plusieurs fins, en ce compris :
    • L’envoi de communications (raisonnablement) utiles et nécessaires, de nature tant commerciales que non-commerciales. OTTO Office peut envoyer des communications à la demande de parties tierces.
    • La fourniture de soutien en cas de questions ou de remarques.
    • Le suivi de feedback relatif au fonctionnement de notre site internet, de notre webshop ou de notre prestation de services.
    • La détection et la protection contre les cas de fraudes, les erreurs, les conduites criminelles et/ou d’autres actions qui vont à l’encontre des principes qui régissent la fourniture de cette Plateforme.

La technologie et l’innovation n’ayant pas de limites, il est impossible de prédire ce que seront notre site web et nos services dans le futur. Il est donc important que votre autorisation couvre également l’utilisation de données à caractère personnel dans le cadre du développement de nouveaux services et de nouvelles fonctionnalités, pour autant que celui-ci relève de l’objectif initial de notre site web.

Nous recueillons des données personnelles aux occasions suivantes :

2.1 Lors de la procédure d’enregistrement

L’utilisation de notre service de commande en ligne requiert la création d’un profil individuel et votre enregistrement comme Utilisateur. Nous recueillons toutes les données nécessaires à une prestation de service personnalisée, telles que votre sexe, votre âge, ainsi que des données démographiques et des données de contact essentielles, comme votre adresse postale, votre adresse email, votre numéro de téléphone et votre numéro de fax. L’Utilisateur détermine lui-même l’étendue des informations qu’il fournit.

Nous ne recueillons en aucun cas des données personnelles sensibles de l’Utilisateur, telles que des informations sur votre race, vos opinions politiques, votre santé, vos croyances religieuses et autres, votre orientation sexuelle et autres données semblables.

2.2 Via différents moyens techniques

La Plateforme fait usage de divers moyens pour optimaliser l’expérience de l’Utilisateur et pour détecter la présence d’éventuelles erreurs (techniques) sur le site internet :

  • Cookies : ces informations nous permettent d’identifier l’utilisateur et de permettre une utilisation efficace des fonctionnalités du site internet, comme rester connecté, utiliser un panier d’achat, lire des commentaires, afficher des messages publicitaires personnalisés, etc. Pour plus de précisions concernant nos cookies, nous vous renvoyons à notre Cookie Statement ;
  • Logs de connexion : cela concerne des informations telles que l’adresse IP, ainsi que diverses données de télécommunication ;
  • Informations relatives à l’appareil, le logiciel, ou encore le réseau utilisés ;
  • Informations sur le stockage de données locales.

Le site web recueille également des données anonymes, c.à.d. des données techniques qui sont utilisées uniquement à des fins internes, pour obtenir une représentation de la navigation des Utilisateurs sur le site.

2.3 Mes données sont-elles utilisées en dehors de l’UE (voire transmises à des tiers) ?

Les données personnelles sont en premier lieu traitées uniquement pour une utilisation interne au sein de OTTO Office. Nous pouvons vous assurer que les données recueillies ne sont pas vendues, transmises ou partagées avec des parties tierces qui sont liées à nous. Les données peuvent cependant être transmises à des tiers si :

  • La personne concernée y a explicitement consenti ;
  • Le transfert est nécessaire à l’exécution du contrat. Tel sera le cas avec les travailleurs, les employés, les agents, les sous-traitants, les fournisseurs, les partenaires commerciaux, les services de marketing, etc. ;
  • Le transfert est nécessaire pour la conclusion ou l’exécution d’un contrat, conclu ou à conclure dans l’intérêt de l’Utilisateur, entre le responsable du traitement et un tiers (dans un contexte de fraude, par exemple) ;
  • - Le transfert est nécessaire ou requis par la loi (motif d’intérêt public important ou droit).

Pour la vérification et la validation du crédit, les données concernant l’adresse et le crédit peuvent être transférées au groupe OTTO Office, ou, le cas échéant, à la société RBI (Rue de la Fusée 50 bte 20, 1130 Bruxelles), pendant la durée de la relation avec le Client et l’existence d’un compte client résiliable.

Si aucune des mentions de bases mentionnées ci-dessus n’est présente, vous pouvez être assuré€ que vos données personnelles sont traitées de manière confidentielle. Nous ne divulguons jamais vos données en vue d’une analyse externe sans avoir procédé au préalable à une anonymisation desdites données.

La personne concernée peut être rassurée : ses données feront l’objet d’un traitement sécurisé en cas de transfert ou de vente de OTTO Office. Si cela devait arriver, OTTO Office lui transmettra les informations nécessaires.

OTTO Office est une entreprise belge. Il peut toutefois être question de traitement de données et de transfert de données vers des pays qui se situent en-dehors de l’Union Européenne. Conformément à l’article 21 de la Loi Vie Privée, la transmission des données personnelles est limitée aux pays qui offrent un niveau de protection similaire et où des dispositions relatives à la protection de la vie privée identiques ou similaires sont respectées. Le pays, la durée du transfert et du stockage, la nature des données et les buts précis sont des critères qui devront être étudiés au cas par cas.

OTTO Office garantit qu’aucun transfert des données ne sera effectué vers des pays tiers, en vue de leur traitement ou de leur stockage, sans que les mesures nécessaires aient été prises pour répondre aux exigences de protection prévues par la Loi Vie Privée belge. Ce transfert n’aura lieu que sur base de l’un des motifs légitimes, comme le consentement de l’intéressé.

3. Quels sont mes droits ?

3.1 Garantie d’un traitement légitime et sécurisé de vos données personnelles

Tout Utilisateur peut être sûr que OTTO Office traitera toujours ses données personnelles de manière « loyale et licite ». Cela implique les garanties suivantes :

  • que les données personnelles sont traitées uniquement dans le cadre des objectifs explicités et légitimes ;
  • que le traitement des données est toujours adéquat, pertinent et non-excessif ;
  • que nous ne conservons vos données personnelles plus longtemps que ce qui est strictement nécessaire, ce qui veut dire tant que votre compt est actif ou tant que les données personnelles sont nécessaires pour fournir certains services.

OTTO Office a pris suffisamment de mesures de sécurité techniques et organisationnelles que pour pouvoir garantir un traitement sécurisé des données personnelles. Ces mesures de sécurité sont en rapport avec la nature des données personnelles et les risques potentiels.

Les risques de destruction accidentelle ou injustifiée, de perte accidentelle, d’altération de ou d’accès à, et tout autre traitement non autorisé des données personnelles, sont donc réduits au minimum. Cela ne signifie malheureusement pas qu’il n’existe plus aucun risque. En cas d’intrusion dans ses systèmes informatiques, OTTO Office prendra immédiatement toutes les mesures possibles pour réduire au minimum les dommages et/ou le vol.

3.2 Droit d’opposition

Tout Utilisateur peut toujours s’opposer au traitement de ses données personnelles. Ce droit d’opposition n’existe que s’il y a des raisons impérieuses et légitimes en rapport avec sa situation particulière. Les exceptions prévues à l'article 5, b) et c) de la Loi Vie Privée sont aussi applicables à ce droit d’opposition. L’Utilisateur peut s’opposer à tout moment, sans frais et sans indication de motif, au traitement prévu de ses données personnelles si ces données ont été obtenues à des fins de marketing direct.

L’Utilisateur est également en droit d’obtenir à tout moment, sans frais et sans indication de motif, la suppression ou l’interdiction de l’utilisation de toutes les données personnelles le concernant, qui, compte tenu de la finalité du traitement, sont incomplètes ou non-pertinentes, ou pour lesquelles l’enregistrement, la divulgation ou la conservation sont interdits, ou bien qui sont conservées après l’expiration de la durée autorisée.

L’Utilisateur exerce son droit par le biais d’une demande écrite et datée à OTTO Office, par courrier ou par e-mail à service@otto-office.be. OTTO Office s’engage à donner suite à votre demande dans les quinze (15) jours ouvrables.

3.3 Droit d’accès

Tout utilisateur qui prouve son identité dispose d’un droit d’accès aux informations relatives à l’existence ou non d’un traitement de ses données personnelles, ainsi qu’aux finalités de ce traitement, aux catégories de données concernées par le traitement, et aux catégories de destinataires auxquels les données sont fournies.

L’Utilisateur exerce son droit par le biais d’une demande écrite et datée à OTTO Office, par courrier ou par e-mail à service@otto-office.be. OTTO Office s’engage à donner suite à votre demande dans les quinze (15) jours ouvrables.

3.4 Droit de correction

OTTO Office s’engage à collecter des données aussi précises que possible. Des données personnelles inexactes ou incomplètes peuvent en conséquence toujours être corrigées ou même effacées. Puisqu’il est impossible d’être continuellement au courant de tout changement ou erreur dans les données personnelles, il est de votre responsabilité, en tant qu’utilisateur, de signaler des inexactitudes ou des omissions et de procéder en premier lieu vous-mêmes aux ajustements nécessaires sur votre compte d’utilisateur.

Si cela ne paraît toujours pas suffisant, vous pouvez adresser une demande écrite et datée à OTTO Office, par courrier ou par email à service@otto-office.be. OTTO Office s’engage à donner suite à votre demande dans les quinze (15) jours ouvrables, en complètant, corrigeant ou supprimant complètement ou partiellement les données personnelles. La suppression concerne surtout la visibilité, il est donc possible que les données personnelles supprimées soient encore stockées temporairement.

 

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