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Guide des porte-revues – le système de classement permanent et libre

Si vous cherchez un moyen de ranger rapidement des documents, des brochures et des magazines, toujours à portée de main, sans trous et en même temps visuellement attrayant, vous trouverez un système de classement utile dans un classeur debout. Les dossiers ouverts pour le rangement vertical prennent peu de place, ont fière allure sur n'importe quel bureau et sont également une garantie d'ordre sur le lieu de travail.

Que sont les dossiers de fichiers et en quoi diffèrent-ils des dossiers de fichiers et des compartiments de stockage? Quelles utilisations possibles proposent-ils et que puis-je y mettre? Ce guide fournit des informations sur les limes debout pratiques, explique les différentes versions et montre les points à prendre en compte lors de l'achat. Vous recevrez en même temps des conseils pratiques pour un rangement efficace dans les classeurs.

Qu'est-ce qu'un collectionneur permanent?

Un dossier permanent est un système de classement ou de stockage dans lequel les documents - comme son nom l'indique - sont stockés debout (verticalement). À première vue, les fichiers permanents rappellent un dossier. Mais au deuxième coup d'œil, plusieurs différences importantes apparaissent: les modèles sur pied sont typiques du dossier haut, des parties latérales inclinées «inclinées» et de la façade relativement plus basse. Les dossiers ont une base solide, généralement en carton ou en plastique, mais ils sont complètement ouverts en haut.

Par rapport à un dossier de fichiers, les dossiers de fichiers n'ont pas de mécanisme de classement. Ainsi, les documents peuvent être rangés librement dans les dossiers, et les magazines et brochures y trouvent également une place sûre. La conception ouverte permet également une vue permanente des documents, qui sont immédiatement à portée de main en cas de besoin.

Les classeurs debout, également appelés classeurs collectifs, se trouvent particulièrement souvent sur les bureaux, où ils constituent une alternative peu encombrante aux compartiments de rangement (ce qu'on appelle l'étagère horizontale) comme étagère (temporaire) et assurent une lieu de travail bien rangé. Les classeurs sur pied pratiques, qui répondent souvent non seulement aux exigences fonctionnelles mais aussi visuelles, sont disponibles en différentes tailles, matériaux et couleurs.

Quelles sont les différentes versions de collecteurs debout?

Quelle valeur dois-je accorder à l’apparence et quel rôle joue le prix? Est-il important pour moi que le dossier de collection soit aussi stable que possible? Combien et quels documents dois-je stocker dans le dossier de fichiers et doit-il y avoir un moyen de les étiqueter? Tu dois absolument te poser des questions comme celles-ci avant d'acheter une lime permanente afin d'obtenir exactement le bon produit. Les aspects suivants jouent un rôle important lors du choix d'un dossier de collection:

• le matériel
• la taille
• la couleur/le design
• la marque/le fabricant
• le champ d'étiquette
• fonctionnalités spéciales

Les dossiers sont disponibles dans différents matériaux. Les plus répandus sont:

• Carton / carton

Si vous recherchez une solution simple, écologique et pratique, les modèles en carton, carton dur ou ondulé sont le bon choix. Les versions papier sont pliées de manière compacte avant la première utilisation et prennent donc peu de place. Ils peuvent être pliés en quelques étapes seulement. Le faible poids et le prix raisonnable sont les avantages de ces classeurs debout qui conviennent parfaitement à une utilisation quotidienne sur le bureau.

Cependant, leur stabilité relativement faible s'avère être un inconvénient: l'humidité, la saleté ainsi que les chocs ou une manipulation quelque peu brutale entraînent rapidement des dommages. Avec une utilisation régulière et un contenu changeant, les chemises en carton présentent rapidement certains signes d'usure et doivent donc être remplacées au fil du temps.

• Plastique

La durabilité et la stabilité sont des propriétés essentielles qui caractérisent les classeurs en plastique. Même lorsque les dossiers sont pleins, ils restent stables. Les traces d'utilisation et d'usure sont rares sur les modèles en plastique. Les modèles les plus colorés sont généralement fabriqués en polystyrène (PS) ou en polypropylène (PP). Comme les versions en carton, ils marquent des points par leur petit prix. Les collecteurs en plastique, en revanche, offrent moins de flexibilité car ils ne peuvent pas être pliés.

• Combinaison carton-plastique

En version mixte, il existe également des dossiers debout avec un support en carton solide respectueux de l'environnement. Celui-ci est recouvert ou laminé d'une fine couche de plastique, qui offre un certain niveau de protection contre les influences extérieures lors d'une utilisation quotidienne.

De plus, des modèles de meilleure qualité fabriqués à partir de matériaux plus résistants sont également disponibles. Outre le facteur de stabilité, l’apparence joue également un rôle important. Ces collecteurs permanents sont constitués de:

• Bois: Un dossier debout en bois robuste ne tombe pas si vite. Une fois acheté, vous profiterez longtemps de ce produit. L'aspect naturel (par exemple avec le bambou) fait bonne impression sur le bureau, de sorte que le dossier attire rapidement l'attention.
• Acrylique:. Les propriétés de l'acrylique sont comparables à celles du plastique, mais ce matériau spécial se distingue par son aspect cristallin. Grâce à leur aspect transparent, les modèles en acrylique permettent de voir facilement en un coup d'œil quels documents y sont stockés.
• Métal: Les classeurs métalliques sont particulièrement souvent constitués de treillis en acier, ce qui crée une certaine impression de transparence. Les collecteurs métalliques sont très robustes et résistants aux rayures et aux chocs. Grâce à leur revêtement, ils ne rouillent pas non plus.

En termes de format, les collectionneurs s'adaptent à leur contenu. Et comme la plupart des documents, dossiers, documents et brochures sont au format standard DIN A4, on trouve particulièrement souvent des collectionneurs dans ce format. Ils sont conçus pour que les documents A4 tiennent confortablement. Leurs propres dimensions sont donc légèrement plus grandes et correspondent au format DIN C4. Bien que moins courants, d'autres formats DIN pour des documents plus grands (DIN A3) et plus petits (DIN A5) sont également proposés.

En plus de la version portrait habituelle des dossiers de collection, vous pouvez également choisir des produits au format paysage. Celles-ci sont moins hautes, mais prennent un peu plus de place sur le bureau. Ils sont idéaux pour les documents au format paysage.

En termes de taille, la largeur/épaisseur du collecteur joue également un rôle. À titre indicatif, les dossiers de fichiers sont à peu près aussi larges qu'un dossier de fichiers. Ils mesurent donc entre 7,5 cm et environ 8,5 cm. Si vous avez besoin de plus d’espace de stockage, vous le trouverez également. Des versions plus épaisses sont disponibles avec une largeur de 10, 11 ou même 12 cm.

Le classeur debout doit-il attirer l'attention en couleur ou l'aspect uniforme et subtil est-il plus important? Il existe un large choix de couleurs pour les dossiers, qu'ils soient en plastique ou en carton: il existe des modèles noir, gris et blanc ainsi que des dossiers rouges, bleus, roses et turquoise. Divers motifs et motifs sont également disponibles. Alors que la version naturelle et respectueuse de l'environnement en carton est présentée en marron, le collecteur en acrylique est translucide et transparent. Si vous choisissez le plastique, vous pouvez même utiliser des modèles spéciaux. Il s'agit par exemple d'un aspect grillagé sur les côtés ou d'ouvertures et d'encoches partielles.

Les classeurs debout sont proposés par tous les «grands» fabricants de fournitures de bureau. Les marques connues incluent Leitz, Herlitz, Durable et helit. Le fabricant HAN jouit également d'une bonne réputation parmi les collectionneurs permanents. Otto Office propose également des dossiers de collection exclusifs de la marque propre et abordable du même nom.

Semblables aux dossiers de fichiers, les dossiers de fichiers peuvent également être étiquetés au dos. Cela présente le grand avantage que vous pouvez toujours voir ce qu'il y a à l'intérieur même si plusieurs collectionneurs se trouvent à proximité les uns des autres. Selon le matériel et les besoins, il existe différentes manières d'étiqueter les dossiers:

• Étiquettes autocollantes: des étiquettes spéciales au dos des dossiers sont déjà présentes sur les dossiers lorsque vous les achetez et peuvent être étiquetées ici. Si le contenu change et qu'un nouvel étiquetage est nécessaire, vous pouvez simplement coller une nouvelle étiquette dessus.
• Sacs en aluminium avec étiquettes à insérer: cette variante se retrouve principalement parmi les collecteurs en plastique. Une étiquette en carton est insérée derrière un couvercle de protection transparent ouvert vers le haut. Bien entendu, il peut être remplacé si nécessaire. Le porte-étiquette des classeurs debout est plutôt petit et ne mesure que quelques centimètres. Alternativement, certains dossiers debout sont également dotés de clips de fixation, qui sont généralement situés sur le devant le plus court.
• Champ d'étiquetage du collecteur: Certains porte-documents en carton comportent déjà un champ d'étiquetage imprimé. La flexibilité est donc limitée car une fois quelque chose écrit, il ne peut plus être facilement supprimé. Ces modèles conviennent aux dossiers à contenu fixe. Sur certains modèles, cet imprimé est parfois même présent sur les côtés.
• Aucun champ d'étiquetage: Les porte-classeurs debout sont également disponibles en version vierge - car l'étiquetage n'est pas toujours nécessaire ou souhaité. En principe, si nécessaire, une étiquette peut bien sûr être apposée de manière flexible n'importe où sur le dos du dossier, même sans champ correspondant.

Pour une utilisation pratique, certains collecteurs sur pied disposent de fonctionnalités supplémentaires:

• Trou de poignée: Cet évidement circulaire est situé dans le tiers inférieur du dos du collectionneur, à la manière d'un dossier. Il est destiné à faciliter le retrait d'un seul collecteur d'une étagère ou d'un placard lorsque plusieurs dossiers sont rapprochés. Un doigt peut être inséré dans le trou de la poignée et le collecteur peut ensuite être retiré en utilisant une force de traction manuelle. Des variantes avec poignées et fentes encastrées sont également disponibles.
• Fentes latérales: Les découpes sur les côtés sous forme de fentes ou d'autres évidements remplissent non seulement des aspects optiques, mais fournissent également des informations sur le contenu du collecteur.

Que puis-je mettre dans un fichier permanent?

La facture du nouveau canapé, le recueil de recettes de cuisine ou encore le matériel d'information sous forme de livret - en principe, les documents papier peuvent de préférence être conservés dans un dossier. Ceux-ci incluent:

• des morceaux de papier individuels
• Agrafeuses et chemises
• Carton et carton (par exemple, cartes et dépliants)
• Livrets et blocs-notes
• Journaux et magazines
• Brochures
• Revues et catalogues
• Livres

Quelles utilisations possibles pour les collecteurs sur pied?

Il est toujours judicieux d'utiliser un dossier permanent si vous disposez d'un volume de documents important

• en vrac
• gain de place
• soigné
• rapidement
• propre

vous voulez accueillir et ranger. Les dossiers de collection sont populaires à la fois comme stockage intermédiaire et comme périphérique de stockage final. Pour vous inspirer, nous avons rassemblé quelques utilisations possibles:

• Bureau: les classeurs permanents sont idéaux pour classer rapidement toutes sortes de documents – des factures et contrats aux dépliants publicitaires et brochures. Les documents sont rapidement classés et prêts à être remis en cas de besoin. L'effet secondaire positif: par rapport aux compartiments de rangement, ils ne nécessitent pas beaucoup d'espace.
• Classeur: Les dossiers debout peuvent bien sûr également être utilisés comme alternative aux dossiers et peuvent être utilisés comme rangement final dans l'armoire ou l'étagère. Ils sont placés ici rapprochés, dos au spectateur. Grâce aux champs d'étiquetage, vous savez déjà ce qu'il y a à l'intérieur de l'extérieur. Des dossiers individuels peuvent être retirés à l'aide des trous pour les doigts.
• Maison privée: Les collectionneurs debout se portent également bien à la maison. Dans la cuisine, par exemple, on y stocke des recettes, tandis que dans la chambre des enfants, on l'utilise pour les manuels scolaires ou les bandes dessinées. Et pourquoi ne pas l'utiliser dans le couloir comme étagère à courrier et à journaux? Les collectionneurs debout ne devraient pas manquer dans le bureau privé.
• Zone d'accueil et d'attente: à des fins d'information et de publicité, des dépliants, des catalogues et des brochures se trouvent souvent triés dans des dossiers debout visuellement attrayants sur les comptoirs d'accueil, notamment dans les entreprises, les hôtels, les cabinets d'avocats et les médecins. 'bureaux . Les dossiers de collecte ont également une place permanente dans les zones d'attente.
• Stand de salon: Afin de présenter des supports marketing de manière attrayante et professionnelle lors de salons et d'expositions, les collecteurs sur pied sont un incontournable absolu pour tout équipement de salon.

De plus, il existe d'autres utilisations comme suit:

• Dans les salles de classe pour la fourniture de matériel pédagogique (par exemple, un dossier séparé pour chaque élève ou trié par matière)
• dans les restaurants et les cafés, pour les menus de plats et de boissons sur les tables
• pour les séminaires et les cours de formation, les supports de travail et les documents de formation destinés aux participants
• dans les salles de vente pour fournir aux clients des informations sur les produits
• dans les musées pour obtenir des informations sur les œuvres d'art et les expositions
• dans les appartements de vacances et les chambres d'hôtel pour obtenir des informations importantes sur le logement et ses environs

Quels sont les avantages des collecteurs debout?

Pour une organisation rapide du bureau et un stockage flexible, vous ne pouvez pas vous tromper avec un dossier permanent. Au contraire: les dossiers pratiques offrent de nombreux avantages. Voici un aperçu:

• Les documents, papiers et brochures peuvent être rangés rapidement d'une seule main dans les dossiers permanents. Contrairement au stockage dans des dossiers, les documents restent indemnes car vous n'avez pas besoin de les percer ou de les classer au préalable.
• Grâce à l'étagère lâche ainsi qu'à la grande ouverture supérieure et aux côtés inclinés du collecteur, un retrait rapide et simple est garanti à tout moment. Vous pouvez même parcourir des documents sans avoir à les supprimer.
• La conception ouverte garantit également que le contenu reste au moins partiellement visible afin que vous ayez toujours une aperçu.
• L'étagère sur pied s'avère peu encombrante contrairement aux compartiments de rangement. Les classeurs sur pied prennent donc très peu de place sur le bureau.
• Les documents trouvent un emplacement protégé et sûr dans les fichiers permanents. Le risque de plis est ici faible, mais en même temps l'étagère elle-même fait une impression soignée.
• Si les options d'étiquetage individuelles sont utilisées pour plusieurs classeurs, cela garantit la structure et la clarté et facilite l'organisation du bureau.
• Les classeurs debout sont polyvalents : ils peuvent remplacer le classement dans des dossiers, être utilisés comme presse-papiers et également présenter les documents de manière élégante et attrayante. Les dossiers sont aussi beaux sur les étagères et les placards que sur le bureau.
• Les dossiers pratiques sont disponibles dans différents modèles et matériaux pour différentes utilisations et exigences en termes de stabilité, de capacité, d'apparence et de maniabilité.
• Un classeur debout est un produit à la fois léger et robuste et durable, conçu pour de nombreuses utilisations, même changeantes, notamment grâce aux options d'étiquetage flexibles.
• Les dossiers de collection peuvent être développés à volonté. Si nécessaire, vous pouvez également acheter le bon produit plus tard (à un coût raisonnable).

Quels sont les conseils pratiques et créatifs pour classer les dossiers permanents?

L'utilisation d'un dossier de fichiers est fondamentalement explicite: après tout, il vous suffit de placer les documents dans le dossier et de les supprimer à nouveau si nécessaire. Les conseils suivants sont néanmoins utiles et pratiques pour un système de classement structuré:

• Si seules des feuilles de papier volantes individuelles sont placées, elles risquent de se replier dans le dossier en raison de leur stabilité insuffisante et de leur manque de support. Les compartiments de rangement sont désormais le meilleur choix.
• La stabilité et la stabilité sont pertinentes si des catalogues ou des magazines lourds doivent y être stockés. Un modèle en plastique, en acrylique ou en métal est désormais un bon choix.
• Si un dossier permanent fait office de presse-papiers sur le bureau, il est recommandé de le «nettoyer» régulièrement avant qu'une montagne de documents trop volumineux ne s'accumule, ne déborde du collecteur et ne provoque le chaos. Le moment du dépôt final est au plus tard lorsque le dossier de collecte est rempli à 95 pour cent.
• Si vous optez pour une sélection colorée, vous pouvez attribuer différents thèmes aux différentes couleurs, de sorte qu'il soit clair au premier coup d'œil que le modèle rouge contient les dépliants publicitaires et le modèle bleu contient les brochures de l'entreprise. Une mission par personne est également envisageable.
• Les étagères sur pied peuvent également être utilisées à d'autres fins: elles trouvent des utilisations créatives dans la maison, par exemple pour ranger du papier toilette dans la salle de bain, pour ranger des canettes dans la cuisine ou même comme petite étagère fixée au mur.

Le bon choix? Il existe ces alternatives aux collectionneurs debout

• Aktenfolder: Malgré la similitude visuelle, il existe des différences significatives. Ce qui frappe particulièrement, c'est le mécanisme à anneaux du classeur, qui sert à y attacher des papiers préalablement perforés. Les dossiers de fichiers n'ont pas non plus de base comme les fichiers permanents et doivent être ouverts comme un livre pour insérer et supprimer des documents.
• Compartiments de rangement: Debout ou allongé? C'est la question ici et, dans ce cas, la principale caractéristique qui les distingue des collectionneurs permanents. Les documents sont rangés dans les compartiments de rangement, également appelés boîtes aux lettres. En d’autres termes: ils reposent librement dans les compartiments. Grâce au rangement horizontal, un seul panier de rangement prend un peu plus de place, mais plusieurs compartiments peuvent également être empilés à volonté.
• Boîte à tiroirs: Cette variante est également une étagère horizontale dans laquelle les documents sont rangés couchés dans des tiroirs individuels. Les tiroirs doivent être ouverts pour retirer les documents volants. Une boîte à tiroirs se compose toujours de plusieurs compartiments.