Enveloppes

Guide des enveloppes - pour un envoi sûr de vos lettres

Une lettre sans enveloppe est comparable à un bagage sans valise, à un smartphone sans étui ou à un bâtonnet de poisson sans panure. En d'autres termes, les enveloppes font partie intégrante d'une lettre en tant qu'enveloppe de protection pour l'envoi postal, afin que les messages et documents importants arrivent en toute sécurité chez le destinataire. Même à l'ère du numérique, la lettre classique continue d'occuper une place importante dans la correspondance professionnelle et privée quotidienne.

Quels sont les formats et les modèles d'enveloppes disponibles ? Pour quels documents en ai-je besoin ? A quoi dois-je faire attention lors de l'envoi et comment étiqueter correctement une enveloppe ? Dans notre guide, nous avons rassemblé les questions les plus fréquentes sur les enveloppes afin de vous aider à choisir le produit qui vous convient le mieux. Outre des informations importantes, vous y trouverez également des conseils pratiques sur les enveloppes et l'envoi de lettres.

Qu'est-ce qu'une enveloppe ?

Contrairement aux pochettes d'expédition, l'ouverture des enveloppes se trouve sur le côté long. Différentes variantes de collage sont disponibles pour fermer les enveloppes. Elles sont disponibles avec ou sans fenêtre. Sur les enveloppes avec fenêtre, l'en-tête est visible. L'adresse de l'expéditeur et du destinataire y figure alors.

Depuis quand les enveloppes existent-elles?

Le fait de mettre la correspondance écrite dans des enveloppes pour l'envoyer n'a pas toujours été le cas. Pendant longtemps, on se contentait d'enrouler les documents ou de les plier, puis on les protégeait d'un accès non autorisé en les cachetant. Ce n'est qu'au début du 19e siècle que le papetier et libraire anglais S. K. Brewer a inventé en 1820 une enveloppe en papier dans laquelle on pouvait glisser le papier. Cela permettait un gain de temps considérable, car le fastidieux processus de pliage et de scellage était ainsi supprimé. Parallèlement, il était désormais possible d'écrire au verso du papier à lettres.

Au début, les enveloppes étaient fabriquées entièrement à la main. Mais avec l'augmentation de la demande, une production toujours plus importante s'est avérée nécessaire. L'invention de la plieuse à pédale par Edwin Hill et Warren De La Rue en 1844 a ouvert la voie à la production mécanique des enveloppes. La première véritable production de masse a commencé en Allemagne dans les années 1870. Les enveloppes telles que nous les connaissons aujourd'hui ont été fabriquées à partir de 1925 par la société Winkler + Dünnebier avec la première machine à enveloppes rotative. Les enveloppes avec fenêtre ont ensuite suivi dans les années 1930.

À quoi peuvent servir les enveloppes ?

Les enveloppes font partie intégrante de notre vie quotidienne - que ce soit dans le domaine privé ou professionnel, nous les utilisons pour envoyer des documents et des dossiers de toutes sortes par la poste, par exemple :

• la correspondance commerciale générale
• Factures et rappels
• Factures et rappels
• Candidatures
• Actes et certificats
• Documents électoraux
• Sondagen
• Cartes d'anniversaire et de vœux
• Invitations
• Cartes de vœux
• Protocoles
• Chemises, prospectus et dépliants
• Brochures et livres fins
• et d'autres

Même si la tendance est légèrement à la baisse depuis des années, ce sont toujours 60 millions de lettres (14,2 milliards en un an) qui sont acheminées chaque jour par la Deutsche Post. Lors de l'envoi, les enveloppes servent avant tout à l'adressage et à l'affranchissement, elles protègent en même temps le contenu et contribuent à préserver le secret de la correspondance et la protection des données.

Parfois, une enveloppe contient également une autre enveloppe. Cette enveloppe dite de retour doit offrir au destinataire le service de ne pas devoir acheter lui-même une enveloppe pour sa réponse et lui faciliter ainsi le travail.

Les enveloppes ne sont toutefois pas utilisées uniquement pour l'envoi par la poste. Il y a enfin des situations et des occasions pour lesquelles elles sont remises en main propre (avec leur contenu, bien entendu). Il peut s'agir d'un anniversaire ou d'une autre fête. Dans une enveloppe, on donne par exemple des messages aux enfants pour les enseignants. Elle est également utile lorsque des billets de banque changent de mains. Chez le médecin aussi, nous recevons volontiers des ordonnances et des transferts dans une enveloppe. Et chez soi, on l'utilise volontiers pour y ranger de petites choses. Il peut s'agir par exemple de timbres, de trombones ou de boutons.

Quels sont les formats et les tailles disponibles ?

Les enveloppes existent en différents formats, afin que les documents et les lettres de différentes tailles y trouvent facilement leur place. Pour assurer l'uniformité, les enveloppes sont normalisées selon la norme DIN 678. On distingue ici les séries de formats C et B. Les formats d'enveloppes les plus courants et leurs dimensions respectives sont les suivants:

Les enveloppes de la série B sont chacune légèrement plus grandes que celles de la série C. Une enveloppe B peut donc toujours contenir une enveloppe C portant le même chiffre. Le chiffre le plus élevé indique d'ailleurs que le format est exactement deux fois plus petit. .

Le saviez-vous? L'ouverture de la boîte aux lettres est également normalisée (selon la norme DIN 13724). Cela garantit que toutes les enveloppes jusqu'au format C4 (parfois aussi B4) peuvent entrer dans la boîte aux lettres sans qu'il soit nécessaire de plier le papier.

Quelle enveloppe est adaptée à quels documents ?

Un aperçu des options d'utilisation :

Comment poster des lettres à la Deutsche Post ?

Selon le format de l'enveloppe et le poids de la lettre, les frais d'affranchissement pour l'envoi par la Deutsche Post varient. Les classes de lettres et d'affranchissement sont les suivantes :

Comment sont fermées les enveloppes ?

Pour que les lettres parviennent intactes à leur destinataire, il est important que les enveloppes soient bien fermées et sécurisées. La protection des données et le secret de la correspondance jouent également un rôle important à cet égard. Pour cela, il existe différentes méthodes de collage ou techniques de fermeture:

• enveloppe autocollante

Ce type de fermeture facilite grandement la tâche de l'expéditeur : le rabat et l'enveloppe disposent tous deux d'une bande de latex ou de colle naturelle. Il suffit de rabattre le rabat et d'exercer une légère pression pour que l'enveloppe soit bien fermée. Cette technique de fermeture fonctionne d'elle-même, sans qu'il soit nécessaire d'humidifier ou de retirer une bande de protection. La durée d'adhésion est toutefois relativement courte, de l'ordre de six mois.

• enveloppe autocollante

Les enveloppes dotées d'une bande détachable ont un effet adhésif particulièrement fort. En dessous se trouve une bande adhésive à base de colle froide ou chaude. Après avoir retiré la bande de protection, l'enveloppe peut être fermée directement. L'adhérence est limitée et diminue au bout d'un an environ.

• enveloppe collée par voie humide

Pendant de nombreuses années, les enveloppes à collage humide étaient la norme. Elles disposent d'une bande adhésive caoutchoutée à l'intérieur de la fermeture, dont la force d'adhérence n'est activée que lorsqu'elle est humidifiée. Cela fonctionne à l'aide d'une éponge, d'un chiffon humide ou de salive. Pour l'envoi manuel, la variante humide est la plus compliquée et la moins confortable, mais pour la mise sous pli mécanique, c'est la seule option possible. L'adhérence est en outre particulièrement longue et peut atteindre cinq ans.

• Revelope

Il s'agit d'une forme spéciale qui combine la méthode de fermeture adhésive et autocollante. Sous l'ouverture de l'enveloppe se trouve une languette supplémentaire avec une bande adhésive. Pour fermer l'enveloppe, il faut d'abord rabattre cette languette, puis presser l'autre languette dessus. L'effet adhésif dure jusqu'à deux ans.

Quels sont les grammages des enveloppes ?

L'épaisseur du papier de l'enveloppe joue également un rôle dans l'envoi. On appelle cela le gramage, qui est exprimé en g/m². Le principe est le suivant : plus le papier est épais et solide, plus l'enveloppe est de qualité et plus son contenu est protégé. Inversement, les enveloppes fines sont moins chères à l'achat. Un faible grammage du papier contribue en outre à économiser des frais d'affranchissement.

L'épaisseur optimale du papier est donc une question d'appréciation et dépend surtout du type d'utilisation. Si vous envoyez des mailings de masse, il est préférable d'opter pour une enveloppe en papier de faible grammage. Pour les invitations à une occasion particulière ou les contrats, un grammage plus élevé est recommandé. Pour la correspondance professionnelle, on a généralement recours à des enveloppes d'un grammage standard de 80 g/m².

Ces grammages existent pour les enveloppes :

Quels sont les rabats des enveloppes ?

Pour une fermeture sûre, les enveloppes disposent toujours d'un rabat. Leur forme n'est toutefois pas toujours la même : les enveloppes ont par défaut un rabat pointu. Dans ce cas, la fermeture a la forme d'un triangle. Mais vous trouverez également des rabats ronds, des rabats droits et des rabats trapézoïdaux. Il existe également des rabats triangulaires à insérer dans l'enveloppe

Comment étiqueter les enveloppes ?

Pour s'assurer qu'une lettre parvienne au bon destinataire, il faut respecter certaines consignes lors de l'étiquetage. Ces règles claires sont surtout importantes pour que la lettre puisse être lue par une machine dans les centres de courrier.

• Objectifs généraux:

L'enveloppe doit être étiquetée uniquement sur le recto. Il faut laisser une marge de 1,5 cm à droite et à gauche, sauf pour l'affranchissementIl ne faut pas non plus écrire dans la zone dite de codage. Celle-ci se trouve en bas à droite et est pourvue d'un code-barres par la poste. Celui-ci contient l'adresse de destination et facilite la livraison.

• Le destinataire:

Dans la zone de lecture, située au milieu du côté droit de l'enveloppe, on inscrit le nom et l'adresse du destinataire. Si l'on veut que l'adresse soit formellement correcte, on veillera à ce qu'elle soit alignée à gauche, dans la même taille de police, avec le même interligne, mais sans ligne vide entre le nom de la rue et le code postal.

• L'expéditeur:

Le nom et l'adresse de l'expéditeur trouvent également leur place sur l'enveloppe. Ils sont placés correctement en haut à gauche de l'enveloppe. S'il y a une fenêtre, l'indication de l'expéditeur (si elle ne figure pas encore sur le papier à lettres) peut être placée juste au-dessus.

• L'affranchissement:

Le timbre-poste ou l'affranchissement mécanique se trouve en haut à droite dans la zone de 4 cm (hauteur) et 7,4 cm (largeur) de l'enveloppe. Cette zone d'affranchissement doit être impérativement respectée et ne doit pas être utilisée autrement, faute de quoi la livraison ne peut être garantie.

Peut-on imprimer soi-même des enveloppes?

Lorsque l'on envoie des lettres, il n'est pas nécessaire d'écrire à la main sur chaque enveloppe. L'impression du destinataire et de l'expéditeur est bien plus professionnelle. Une possibilité est bien sûr de recourir à des enveloppes avec fenêtre, mais il n'est pas non plus nécessaire de sortir directement un stylo pour les enveloppes fermées. Il n'est pas non plus nécessaire de mesurer manuellement les dimensions d'un modèle d'impression. Microsoft Word propose une fonction qui fait de l'impression d'enveloppes un jeu d'enfant. Voici comment cela fonctionne:

• Ouvrir un document vide
• Cliquez sur "Transmissions" dans le menu principal, puis sur le bouton "Enveloppes"
• Inscrire l'adresse de l'expéditeur et du destinataire dans les champs prévus à cet effet
• Cliquer sur "Options" et indiquer le format d'enveloppe approprié
• Sous "Options d'impression", indiquez comment l'enveloppe doit être insérée dans l'imprimante
• Cliquer sur "Ajouter au document
• Insérer l'enveloppe dans l'imprimante et lancer l'impression

En sauvegardant le document avec les données d'adresse, on peut s'y référer directement lors de la prochaine correspondance et on économise du travail et du temps.

Comment étiqueter les enveloppes à fenêtre ?

Si une enveloppe a une fenêtre transparente, vous n'avez en principe plus besoin d'écrire sur l'enveloppe. Les adresses du destinataire et de l'expéditeur se trouvent directement sur le papier à lettres et sont lisibles à travers le film transparent de la fenêtre sur le côté gauche de l'enveloppe.

Pour que les indications importantes soient bien et entièrement visibles, elles doivent toutefois être placées correctement sur le papier à lettres. Pour cela, il convient de suivre les directives générales de la norme DIN 5008. Il vaut la peine de créer votre propre modèle de lettre, auquel vous pourrez toujours vous référer. Pour le champ d'adresse, les directives suivantes s'appliquent au format de papier DIN A4: La lettre d'accompagnement est une lettre d'accompagnement.

• Le champ d'adresse a une surface de 4 x 8,5 cm, il comprend neuf lignes avec une taille de police de 10 à 12 pt..
• Le champ est placé à 2,5 cm du bord gauche de la page et à 4,5 cm du bord supérieur.
• Les coordonnées de l'expéditeur sont inscrites sur une ligne dans la partie supérieure du champ. Elles peuvent également être écrites à la main sur l'enveloppe, directement au-dessus de la fenêtre.
• La première marque de pliage est placée à 10,5 cm.

Les enveloppes de couleur sont-elles autorisées pour l'envoi de documents ?

En principe, rien ne s'oppose à l'envoi de documents avec des enveloppes de couleur. Comme celles-ci sont un peu plus chères à l'achat que les blanches, il y a généralement une bonne raison de choisir des enveloppes rouges, jaunes ou bleues - par exemple une occasion particulière ou un mailing publicitaire qui doit attirer l'attention. En revanche, pour les candidatures, les documents importants et les lettres d'affaires, une enveloppe unie et sobre de couleur blanche est un meilleur choix.

Si vous optez pour une enveloppe d'une couleur vive, veillez à ce que l'adresse du destinataire soit bien lisible. Le mieux est d'utiliser une étiquette d'adresse claire ou un autre fond clair. Il convient de noter que les frais de port sont légèrement plus élevés pour les enveloppes de couleur. Vous trouverez les prix actuels auprès de la Deutsche Post. Il y a une exception pour les couleurs pastel, l'affranchissement standard s'applique à ces enveloppes.

À quoi faut-il faire attention lors de l'envoi de lettres?

Pour une distribution sûre, il y a d'autres aspects à prendre en compte lors de l'envoi. Voici quelques conseils et informations utiles :

• L'argent ne doit pas être envoyé dans une simple enveloppe - car si la lettre se perd en route, l'argent est perdu pour toujours. L'argent liquide devrait donc toujours être envoyé en "recommandé valeur". Dans ce cas, l'assurance couvre l'argent liquide jusqu'à 100 euros et les objets de valeur jusqu'à 500 euros.
• Il est en outre déconseillé d'envoyer des petits objets tels que des bijoux, des clés USB ou des clés, car les machines de tri de la poste risquent de les faire sortir de l'enveloppe. Il est donc recommandé d'utiliser des enveloppes à bulles d'air ou matelassées comme emballages appropriés.
• Les lettres standard ne doivent pas dépasser 0,5 cm d'épaisseur. Si vous envoyez plusieurs pages, si vous voulez décorer ou cacheter l'enveloppe, vous choisissez l'envoi en maxi-lettre ou en grande lettre.
• La Deutsche Post n'accepte pas les formats spéciaux d'enveloppes. Ceux qui ont une enveloppe en forme de cœur ou d'étoile doivent donc la placer dans une enveloppe standard.
• Les matériaux spéciaux, tels que le bois ou le tissu, ne sont pas non plus autorisés pour les enveloppes d'expédition.
• Les notes adhésives et les autocollants qui ne collent pas fermement à l'enveloppe ne peuvent pas non plus être envoyés. Les autocollants qui ressemblent visuellement à un timbre-poste sont également à proscrire.

De quels accessoires d'expédition ai-je besoin pour mes enveloppes ?

En principe, vous n'avez besoin d'aucun accessoire pour envoyer une lettre : du papier à lettres, une enveloppe et un timbre ou une autre forme d'affranchissement suffisent. Dans certaines circonstances, les accessoires d'expédition peuvent toutefois être utiles et pratiques. En voici quelques-uns :

• Film adhésif: Pour une double sécurité, vous pouvez également coller l'enveloppe. Le film adhésif est surtout utile lorsque l'enveloppe est déjà un peu vieille et que sa force d'adhérence a déjà diminué.
• Humidificateur de timbres: Cet achat ne vaut la peine que si vous envoyez régulièrement des lettres et que vous les munissez manuellement de timbres à colle humide.
• Ouvre-lettres: Il permet d'ouvrir proprement et rapidement les enveloppes.
• Pèse-lettres: Vous avez souvent des envois de lettres de différentes tailles ? Dans ce cas, un pèse-lettre peut être un investissement judicieux.

Comment se débarrasser des enveloppes ?

Une enveloppe est composée de papier et est éliminée avec les vieux papiers. Si l'enveloppe est munie d'une fenêtre, le film plastique doit être retiré au préalable et jeté dans la poubelle jaune. Mais ce n'est pas obligatoire - les enveloppes avec fenêtre peuvent être jetées entièrement dans la poubelle à papier.

Celui qui veut faire quelque chose pour l'environnement opte pour des enveloppes autocollantes humides, car elles permettent un recyclage facile. En effet, la colle des enveloppes autocollantes et des étiquettes est difficile à séparer du papier lors du recyclage. Dans le meilleur des cas, vous arrachez vous-même la partie adhésive et la jetez dans les déchets résiduels. Une enveloppe à bulles d'air est également jetée dans cette poubelle.