Dossiers suspendus

Qu'est-ce qu'un dossier suspendu ?

Présentés pour la première fois en 1893 à Chicago à l'exposition universelle, les dossiers suspendus sont encore utilisés aujourd'hui pour le classement au bureau ou à domicile. Même si de nombreux documents et papiers sont désormais enregistrés numériquement, tous les bureaux ne sont pas à 100% sans papier. De nombreux documents sont encore exigés sous forme papier. Afin de les archiver proprement et de pouvoir y accéder rapidement, on utilise des dossiers suspendus. Le dossier suspendu est fabriqué à partir d'une feuille de carton pliée, est suspendu dans un dossier suspendu avec le pli vers le bas et est ouvert sur le côté. Dans la zone supérieure, des onglets de vue complète peuvent être étiquetés et placés individuellement pour le résumé du contenu. Par rapport au dossier suspendu, dans lequel les documents sont classés dans un système de classement en anneau, le dossier suspendu est utilisé pour le classement des feuilles mobiles. Il est équipé d'une suspension à deux points sur la face supérieure, de sorte qu'ils peuvent être rapidement et facilement accrochés et retirés du rail de suspension à l'intérieur du conteneur mobile, du bureau ou de l'armoire.

Les avantages des dossiers suspendus

Les dossiers de suspension offrent des avantages significatifs lors du travail sur les documents. Ils sont:

• poids léger,
• économie d'espace,
• respectueux de l'environnement s'ils sont fabriqués à partir de carton recyclé,
• rapide, dans la manipulation des documents, car ils ne doivent pas être perforés avant le classement,
• claire et facile à comprendre
• efficace,
• peut être utilisé pour un système de couleurs par des dossiers de différentes couleurs et
• prix

Les différences avec les autres dossiers suspendus

L'impression organisationnelle est un sujet familier dans les bureaux. Car si les documents ne sont pas déposés correctement, la recherche demande plus de temps. Cela peut être particulièrement désagréable si des documents sont demandés à court terme par le patron ou d'autres collègues. Dans ce cas, le bureau auxiliaire ne doit pas être le seul à se considérer comme responsable de l'archivage des documents en temps utile et de manière structurée. Outre les dossiers suspendus, il existe d'autres possibilités de dossiers suspendus:

• Les classeurs suspendus ressemblent aux classeurs bien connus, sont également équipés d'un trou pour les doigts pour faciliter l'accès et la traction du classeur et peuvent également être placés debout sur le bureau. Toutefois, des crochets supplémentaires, généralement rétractables, permettent également d'accrocher le dossier dans un registre correspondant. Ils sont disponibles avec un dos étroit (5 cm) ou large (7,5 cm) et offrent donc également l'espace nécessaire pour de plus grandes quantités de documents sur un sujet particulier. Cependant, en raison du carton solide, ils prennent beaucoup de place dans le système de classement par rapport aux dossiers suspendus, même s'ils ne contiennent que quelques documents.
• Chemises suspendues ressemblent beaucoup aux fichiers suspendus à l'extérieur. Toutefois, ils sont souvent aussi fabriqués en carton recyclé et sont dotés d'impressions appropriées pour un étiquetage facile et rapide sur la page de garde. Cependant, les documents sont agrafés dans le dossier suspendu. Cela nécessite la perforation correspondante des documents. En outre, le rail métallique de suspension des dossiers se trouve sur le côté plié du carton et le dossier est ouvert au fond.
• Pochettes suspendues sont les plus similaires aux dossiers de suspension. Le sac, comme le dossier, est ouvert sur le dessus et possède un système de rails de suspension plastifiés sur le côté ouvert. Cependant, les poches suspendues sont pourvues de bandes de lin sur les côtés et sont ainsi fermées sur les côtés. Cela les rend un peu plus sûrs que les dossiers, car les documents ne peuvent pas tomber aussi facilement.