Destructeurs de documents

Guide du destructeur de documents - si le classement P ne suffit pas

La corbeille ne suffit pas toujours pour jeter les documents. Surtout en ce qui concerne le règlement général sur la protection des données (RGPD), vous devriez réfléchir à deux fois pour savoir si le "Shelf P" est vraiment un bon choix. Un destructeur de documents est définitivement plus adapté : pour détruire correctement les fichiers personnels, dans le respect des règles de protection des données et en toute sécurité, le destructeur de documents est un outil important dans chaque bureau et dans chaque entreprise qui devrait faire partie de l'équipement de base.

Ai-je vraiment besoin d'un destructeur de papier ? Quelles sont les classes de protection et les niveaux de sécurité et quelle est la différence entre une coupe en bande et une coupe en particules ? Ce guide répond aux questions les plus importantes sur le sujet et donne un bon aperçu complet de ce que vous devez rechercher lors de l'achat d'un destructeur de documents afin d'obtenir le bon appareil pour vos besoins individuels et les exigences légales.

Qu'est-ce qu'un destructeur de documents ?

Aussi connu sous le nom de destructeur ou destructeur de documents, un destructeur de documents est un appareil électronique qui déchiquette les documents en fines bandes ou même les plus petites particules grâce à son mécanisme de coupe intégré. Il est toujours utilisé lorsque des données et des fichiers confidentiels, sensibles et personnels doivent être rendus si méconnaissables que leur récupération est (presque) impossible.

Les destructeurs de documents sont depuis longtemps un outil nécessaire dans le secteur commercial. Avec l'entrée en vigueur du règlement général sur la protection des données en 2018, le sujet de la destruction de documents a pris une toute nouvelle explosivité, de sorte qu'un destructeur de documents est désormais un must absolu pour chaque entreprise et pour tous les indépendants. Les appareils fournissent également des services pratiques dans la sphère privée si vous ne souhaitez pas simplement jeter des documents personnels (par exemple, anciens relevés bancaires et déclarations de revenus) pour des raisons de confidentialité.

Depuis combien de temps les destructeurs de papier existent-ils ?

L'histoire des destructeurs de documents remonte au début du XXe siècle. Un appareil a été breveté pour la première fois en 1909 par l'abbé américain Augustus Low. Cependant, son invention n'a pas fait son chemin et la production de masse n'a pas eu lieu. Seulement trois décennies plus tard, en 1935, l'entrepreneur Adolf Ehringer lançait les premiers destructeurs de documents en Allemagne. Avant que les appareils mécaniques ne conquièrent alors progressivement les bureaux, un panier à feu était souvent utilisé. Des papiers et des documents y étaient brûlés - bien sûr, la saleté et la crasse étaient inévitables.

Que puis-je déchiqueter avec une déchiqueteuse ?

Factures, relevés bancaires, fiches de paie ou dossiers fiscaux - un destructeur de documents peut être utilisé pour détruire des documents papier de toutes sortes. Par défaut, il peut être utilisé sur tous les appareils avec du papier standard et une épaisseur de papier de 80 g/m². Des machines plus puissantes peuvent également gérer du papier plus lourd et peuvent déchiqueter du papier cartonné plus lourd ou plusieurs pages. Cependant, la plupart des appareils ne conviennent pas aux ordinateurs portables, aux journaux ou même aux livres. Dans ce cas il est conseillé de découper les pages au préalable.

Il existe également des destructeurs de documents qui (généralement avec un compartiment séparé) peuvent détruire irrémédiablement les CD, DVD, cartes à puce et autres supports de stockage et supports de données. Ces appareils peuvent également être utilisés pour détruire des documents avec des agrafes et des trombones.

Pourquoi un destructeur de documents est-il important en termes de protection des données ?

Dans le cadre du Règlement général sur la protection des données, chaque entreprise est tenue de détruire définitivement ou de rendre méconnaissable tous les documents personnels avant leur élimination de telle sorte que les données qu'ils contiennent ne puissent plus être lues et qu'une récupération soit impossible.

Ce règlement s'applique à toutes les sociétés, entreprises, associations et tous les indépendants et indépendants basés dans l'Union européenne, à condition qu'ils collectent, stockent et traitent les données personnelles des citoyens de l'UE. Outre le nom, ces données personnelles comprennent également des informations sur le lieu de résidence, l'âge, le sexe et la nationalité ainsi que d'autres données.

Celui qui ne veut pas allumer un feu dans la cour de l'entreprise tous les jours, déchirer les dossiers en morceaux les plus fins à la main ou même traiter chaque document avec un surligneur noir épais, ne pourra pas éviter un destructeur de documents. Par conséquent, un destructeur de papier n'est pas seulement important, mais en fait un must. Ce n'est que pour les entreprises ayant un volume de fichiers particulièrement élevé qu'il peut être utile de faire appel à un prestataire de services pour effectuer le travail nécessaire.

Quels sont les avantages et les inconvénients des destructeurs de documents ?

Les destructeurs de documents sont toujours pratiques lorsqu'il s'agit de détruire définitivement des documents et de rendre leurs données irréversiblement méconnaissables. Les avantages en un coup d'œil sont :

• Politique de confidentialité

En détruisant des données personnelles, vous vous conformez aux exigences du RGPD. Les documents confidentiels ne peuvent pas non plus tomber entre de mauvaises mains, le vol et l'usurpation d'identité sont évités.

• travail propre

Une déchiqueteuse de papier déchiquette proprement les fichiers en petites bandes ou particules afin que le contenu ne soit plus lisible. Une récupération n'est pas non plus possible.

• Efficacité

Travailler avec un destructeur de documents est simple et rapide et, selon le modèle, parfois même automatique. Le gain de temps par rapport au déchirement ou au découpage manuel est important.

• Économie d'espace

Puisqu'une déchiqueteuse détruit les vieux documents qui ne sont plus nécessaires, vous libérez de l'espace au bureau ou à la maison.

• Économies

Si vous détruisez vous-même vos documents, vous pouvez économiser beaucoup d'argent car vous n'avez pas besoin de faire appel à un prestataire de services externe pour cette tâche.

• différentes versions

Les destructeurs de documents sont disponibles en différentes versions pour différents besoins et exigences. Les modèles diffèrent, entre autres, par leur taille, la technique de coupe et la classe de protection et le niveau de sécurité.

D'autre part, il y a les inconvénients suivants :

• Bruit :

Certains modèles fonctionnent relativement fort. Le bruit de fond peut être perçu comme dérangeant et nuire à la concentration.

• Entretien :

Pour que les destructeurs de documents fonctionnent correctement, ils doivent être entretenus régulièrement. L'entretien est également recommandé; cela entraîne des coûts supplémentaires.

• Susceptibilité :

Si le destructeur ne fonctionne pas correctement, provoque un bourrage papier ou ne déchique pas correctement le papier, cela coûte du temps, des nerfs et parfois de l'argent.

Comment fonctionne un destructeur de documents ?

Les destructeurs de documents fonctionnent généralement avec un moteur électrique. En conséquence, ils ont besoin d'une source d'alimentation. Les appareils sont donc soit connectés à une prise via un câble, soit dotés d'une batterie rechargeable, ce qui garantit une utilisation flexible en tout lieu.

Une fois que l'appareil est prêt à fonctionner, les documents à déchiqueter sont soit placés collectivement dans une fente, soit introduits manuellement dans l'appareil. Les destructeurs de papier ont un coupeur intégré composé de deux rouleaux pour déchiqueter le papier. Ceux-ci courent les uns contre les autres et sont ondulés avec des dents acérées pour diviser le papier en bandes. Plus il y a de "dents coupantes" et plus elles sont rapprochées, plus le papier est déchiqueté fin et petit. Certains modèles déchiquetent le papier non seulement dans le sens de la longueur, mais également dans le sens de la largeur, ce que l'on appelle une coupe de particules. Les modèles de haute qualité ont un mécanisme de coupe en métal. Dans le cas des destructeurs de documents moins chers et plus simples, celui-ci est généralement en plastique.

Quelles sont les techniques de coupe ?

Quiconque achète un destructeur de documents sera inévitablement confronté aux différentes techniques de découpe. On distingue la coupe bande et la coupe particule. Voici les différences :

• Coupe rayée

Le nom en dit long : les destructeurs de documents à coupe en bande découpent le papier en fines bandes individuelles d'une largeur comprise entre 2 et 12 mm, en fonction de l'appareil et du niveau de sécurité. L'aspect sécurité est relativement faible, surtout avec les bandes larges, après tout il est théoriquement possible de rejoindre les bandes individuelles. Les avantages des appareils avec coupe en bande sont une vitesse élevée, une faible maintenance et des coûts d'acquisition relativement faibles.

• Coupe particule

Cette technique de coupe du destructeur de documents, également connue sous le nom de coupe transversale, coupe les documents individuels à la fois dans le sens de la longueur et dans le sens transversal, de sorte qu'à la fin, il ne reste que des "particules" sous forme de petits extraits. Comme pour les bandes, la granulométrie dépend du niveau de sécurité et est comprise entre 240 mm² et 5 mm². Les destructeurs de papier avec coupe en particules sont toujours importants lorsque des exigences de sécurité élevées sont imposées à la destruction des données. Afin de travailler en conformité avec le GDPR, vous ne pouvez pas éviter ces modèles. Autre avantage de la coupe de particules : le volume de collecte est relativement faible en raison des plus petites pièces, de sorte que ni les déchets de papier qui en résultent ni l'appareil lui-même ne prennent beaucoup de place.

Quelles sont les classes de protection et les niveaux de sécurité pour les destructeurs de documents ?

Les bandes étroites sont-elles suffisantes ou les documents doivent-ils uniquement être utilisés comme des confettis, peut-être même plus petits ? La dureté avec laquelle un destructeur de papier détruit le papier dépend à la fois de la classe de protection et du niveau de sécurité de l'appareil.

Une division est faite en trois classes de protection et sept niveaux de sécurité. Le niveau de sécurité adapté individuellement est déterminé par la classe de protection comme suit :

• Classe de protection 1 : protection normale des données non personnelles, non conforme à la protection des données, pour les niveaux de sécurité P-1 à P-3
• Classe de protection 2 : haute protection des données confidentielles et personnelles, conforme au RGPD, pour les niveaux de sécurité P-3 à P-5
• Classe de protection 3 : très haute protection des données strictement confidentielles et secrètes, conforme au RGPD, pour les niveaux de sécurité P-5 à P-7

Les niveaux de sécurité diffèrent principalement par la manière dont le papier est déchiqueté et la taille des morceaux de papier. Ce qui suit s'applique ici : Plus le niveau de sécurité est élevé, plus la sécurité lors de la destruction des données est élevée. Alors que la coupe en bande ne se trouve qu'aux niveaux de sécurité P-1 et P-2, le niveau de sécurité P-3 commence par la coupe en particules, dans laquelle les morceaux de papier (au fur et à mesure que le nombre augmente) deviennent de plus en plus petits. Alors que le papier déchiqueté à P-3 a toujours une granulométrie de 240 mm², à P-7, il est coupé en morceaux de seulement 5 mm².

Voici un aperçu des classes de protection et des niveaux de sécurité pour les destructeurs de documents et le domaine d'application respectif :

Classe de protection Niveau de sécurité Taille Nombre de particules (chaque DIN A4) convient pour Conforme au RGPD ? 1 P-1 Largeur de bande de 12 mm 32 documents écrits généraux tels que catalogues, mailings, notes non 1 P-2 Largeur de bande de 6 mm 78 communication interne, e-mails, factures non 1 ou 2 P-3 Taille des particules de 240 mm² 195 données confidentielles et personnelles, par exemple ventes, données sur les employés, documents fiscaux conditionnel 2 P-4 Taille des particules de 30 mm² 420 données particulièrement sensibles, secrètes et confidentielles oui 2 ou 3 P-5 Taille des particules de 12 mm² 2 100 données top secrètes, secrets commerciaux, documents juridiques, brevets oui 3 P-6 Taille des particules de 10 mm² 6 300 Documents Top Secret (voir P-5) oui 3 P-7 Taille des particules de 5 mm² 12 600 Documents top secret, par exemple rapports des services secrets, documents militaires oui

Quels destructeurs de documents sont conformes au RGPD ?

Pour s'assurer que les documents sont effectivement dégradés de façon permanente, un destructeur de papier devrait faire du bon travail. Pour que les fichiers personnels soient détruits conformément à la réglementation sur la protection des données, vous avez besoin d'un appareil avec une coupe de particules correspondant au moins à la classe de protection 2 et au niveau de sécurité 4. Les destructeurs de papier avec une coupe en bande, en revanche, ne conviennent pas.

Quel est le volume des destructeurs de papier ?

Un aspect important lors de l'achat d'un destructeur de documents est sa taille ou son volume de collecte : après tout, cela fait une différence si vous ne détruisez que des factures et d'autres documents de temps en temps ou si vous détruisez des documents régulièrement et en grande quantité.< /p >

Pour le bureau à domicile, un bureau individuel ou pour un usage privé occasionnel, des appareils avec un petit récipient de collecte sont généralement suffisants. Dans une version particulièrement petite, celles-ci commencent à deux à trois litres. Dans les modèles légèrement plus grands avec un volume de collecte moyen, les particules d'un volume compris entre 25 et jusqu'à 100 litres peuvent être accueillies avant que le conteneur ne doive être vidé. Ceux-ci sont utiles pour une utilisation régulière et pour une utilisation dans un bureau à aire ouverte ou un département entier. Si, en revanche, il y a chaque jour un flot de fichiers qui doivent être éliminés conformément à la réglementation sur la protection des données, vous devez opter pour un gros appareil d'un volume d'environ 200 litres ou plus.

Quel volume de collecte est le bon ? Un aperçu :

Volume de collecte Utilisation 2 à 10 litres Travail à domicile, privé, besoin occasionnel 10 à 40 litres petit bureau, usage régulier 40 à 80 litres département entier ou bureau paysager, demande régulière 80 à 200 litres Utilisé dans toute l'entreprise, usage courant à partir de 200 litres usage industriel, usage quotidien

Quelle est la puissance d'un destructeur de documents ?

Les performances d'un destructeur de documents se reflètent principalement sous deux aspects :

• réduction des performances
• la vitesse de coupe

La capacité de coupe est mesurée par la quantité de papier qui peut être déchiquetée en une seule fois : si vous devez régulièrement déchiqueter des montagnes de fichiers, vous ne voudrez probablement pas rester devant l'appareil pendant des heures et l'alimenter page par page. page, comme c'est le cas avec les modèles moins puissants . Les bons appareils peuvent gérer plus de dix feuilles en même temps. Si vous recherchez un modèle professionnel, recherchez un chargeur automatique, dans lequel 50 feuilles ou plus sont insérées puis alimentées progressivement par elles-mêmes. Les performances de coupe se réfèrent toujours à une page DIN A4 avec un grammage de 80 g/m².

La vitesse de fonctionnement d'une déchiqueteuse est indiquée en mètres par minute (m/min). Les appareils standards gèrent entre 1,5 et 2 m/min. Si ce n'est pas assez rapide pour vous, vous pouvez choisir un destructeur de documents avec une capacité de coupe de 3,5 m/min ou plus.

Comment et pourquoi dois-je entretenir une déchiqueteuse ?

Pour qu'un destructeur de documents fonctionne correctement, efficacement et de manière fiable, il nécessite un entretien à intervalles réguliers (en fonction de la fréquence d'utilisation). Il s'agit moins de dépoussiérer l'extérieur et de nettoyer la surface que d'huiler les rouleaux de coupe. Ceci est particulièrement important pour les appareils avec une coupure de particules.

Pour ce faire, appliquez de l'huile spéciale sur le chargeur de la fraise. Afin d'éviter une couche de graisse, deux à trois pages de papier sont déchiquetées immédiatement après. Alternativement, vous pouvez également utiliser du papier huilé pour l'entretien. Celui-ci est tiré à travers le chargeur et réduit en taille comme du papier normal. Un nettoyage supplémentaire avec une petite brosse, qui est utilisée pour enlever les plus petits morceaux de papier du massicot, est recommandé.

L'importance des soins réguliers est illustrée par les conséquences possibles de ne pas les faire :

• Des bourrages papier se produisent régulièrement.
• L'appareil deviendra plus lent et plus lent.
• Les performances de coupe sont réduites.
• La maintenance du service sera plus coûteuse.
• L'appareil est défectueux après un court laps de temps.

À quelles caractéristiques dois-je faire attention lors de l'achat d'un destructeur de documents ?

Outre les caractéristiques pertinentes de l'équipement avec les performances et le volume de collecte ainsi que les classes de protection et les niveaux de sécurité importants, il existe d'autres aspects qui méritent d'être examinés de plus près. Selon l'usage, les fonctions suivantes peuvent donc être utiles :

• Format du papier

La plupart des destructeurs de documents sont conçus pour s'adapter au format de papier courant DIN A4. Si vous devez détruire des formats de fichiers plus volumineux, il est préférable d'utiliser un appareil avec un chargeur suffisamment grand pour s'adapter également au format DIN A3. Cela vous évite d'avoir à plier les documents avant de les déchiqueter.

• Entrée papier

Les appareils standard ont une alimentation papier manuelle, où chaque feuille de papier doit être placée dans le chargeur. Si cela vous prend trop de temps, vous pouvez opter pour un destructeur de documents avec chargeur automatique. Ici, il vous suffit de placer une pile plus grande dans un bac d'alimentation et l'appareil tire les pages individuelles par lui-même.

• Résolution de bourrage

L'élimination d'un bourrage papier peut être longue et frustrante, et vous pouvez l'éviter si vous choisissez un destructeur de papier doté d'une fonction de rembobinage. Si un bourrage papier s'est formé dans l'unité de coupe, il suffit généralement d'activer la marche arrière en appuyant sur un bouton. Le morceau de papier coincé est récupéré et le bourrage papier est éliminé.

• Exécution

Le temps de fonctionnement indique combien de temps un broyeur peut fonctionner sans interruption avant d'avoir besoin d'une pause et s'éteint automatiquement pour se protéger de la surchauffe. Alors que les appareils plus petits s'épuisent après seulement cinq à dix minutes, les appareils plus professionnels sont équipés d'une protection contre la surchauffe qui permet des autonomies allant jusqu'à quatre heures.

• Mode d'économie d'énergie

Afin de maintenir la consommation d'énergie et les coûts d'électricité associés aussi bas que possible, de nombreux appareils qui ne sont pas utilisés pendant une certaine période passent automatiquement en mode d'économie d'énergie.

• Démarrage automatique

Pour faire fonctionner le destructeur de documents avec démarrage automatique intégré, il suffit d'introduire du papier. Cela déclenche un démarrage automatique, de sorte qu'il n'est plus nécessaire d'activer le broyeur en appuyant sur un bouton.

• Verrouillage par code

Si vous souhaitez vous assurer que seules les personnes autorisées ont accès au destructeur de documents, vous devez choisir un modèle qui peut être sécurisé avec un code PIN si nécessaire.

• Niveau sonore

Si un destructeur de documents se trouve juste à côté du bureau et est également utilisé régulièrement, un niveau de bruit élevé peut être assez épuisant. Dans ce cas, il vaut la peine d'utiliser un appareil à faible bruit inférieur à 60 dB.

• Rôles

Pour une utilisation mobile à différents endroits, il est conseillé d'utiliser un destructeur de documents facilement déplaçable sur roulettes.

De quels accessoires ai-je besoin pour mon destructeur de documents ?

Les accessoires suivants sont disponibles pour un destructeur de documents :

• @Shredder Collection Bag : :{assortment#20~85~02~~~}@

En principe, il n'y a rien de mal à collecter le papier déchiqueté dans le conteneur intégré à l'appareil. Cependant, les sacs de collecte pour le conteneur peuvent être pratiques pour une élimination plus rapide et simple. Les chutes de papier atterrissent alors directement dans le sac. S'il est plein, vous pouvez simplement le supprimer avec les déchets de données collectés.

• Shredder Oil / Oil Leaves

Lorsque vous achetez un nouveau destructeur de documents, n'oubliez pas la bonne huile spéciale ou le bon papier huilé pour entretenir régulièrement le mécanisme de coupe de l'appareil. Un pinceau fin peut également être utile.

Comment éliminer le papier déchiqueté ?

Si le papier n'est pas couché, les documents déchiquetés peuvent être éliminés avec les vieux papiers. Bien sûr, le sac de collecte en plastique n'a pas sa place dans le bac bleu, mais est un étui pour le sac jaune ou les déchets résiduels. Assurez-vous également qu'il n'y a pas de trombones ou de punaises sur le papier. Si vous avez de grandes quantités de déchets de données papier, vous pouvez les éliminer (généralement gratuitement) dans les centres de recyclage et de recyclage des villes et municipalités. Il est même possible de mandater un prestataire avec la disposition.

Au fait, un ancien destructeur de documents est considéré comme un déchet électronique qui n'a pas sa place dans les ordures ménagères. Vous pouvez rapporter gratuitement l'appareil à un centre de recyclage municipal ou municipal. Si vous achetez un nouveau broyeur, vous avez également la possibilité de le remettre gratuitement au revendeur. Lors d'un achat en ligne, le revendeur est tenu d'emporter l'ancien appareil avec lui lors de la livraison, à condition que l'acheteur l'ait signalé à temps.

Comment éviter et résoudre un bourrage papier ?

Ennuyeux ! Vous aimeriez « chasser » rapidement les derniers documents dans la déchiqueteuse, mais malheureusement le papier se coince entre les rouleaux, s'y emmêle et provoque l'arrêt de l'appareil... Pour éviter tout bourrage papier, vous devriez l'utiliser, notez les conseils suivants :

• Entretenir et huiler régulièrement l'unité de coupe
• Respectez les spécifications du fabricant
• Insérez le papier avec un bord droit
• n'importez pas trop de pages à la fois
• Retirez au préalable les agrafes et les trombones

Et s'il y a un bourrage papier, le problème peut généralement être résolu comme suit :

• activer la fonction de rembobinage de l'appareil
• N'utilisez pas d'objets pointus tels que des ciseaux ou des couteaux
• Éteignez l'appareil et (si possible) retirez soigneusement le papier à la main
• Retirer les petites particules avec des pincettes
• Vider la corbeille
• Contacter le service client du fabricant