Caisses archives

Boîtes d'archives - support pour un archivage correct

Par rapport aux boîtes de rangement, qui sont pour la plupart en polypropylène, les boîtes d'archives sont produites à partir de carton ondulé ou de carton. Ainsi, les boîtes d'archives offrent une alternative légère et écologique à l'archivage sécurisé de documents dans des chemises ou des systèmes de classement à feuilles mobiles, grâce auxquels les documents restent protégés de la poussière et d'autres influences environnementales et sont toujours lisibles même après plusieurs années. Ici, les chemises dans lesquelles les documents sont déjà classés peuvent être apportées directement dans la boîte d'archives ou, par exemple, utilisées pour le classement de feuilles volantes boîtes archives La capacité varie entre cinq et huit dossiers selon le produit. Cela signifie également que la capacité de charge n'est pas trop sollicitée. L'avantage par rapport aux simples boîtes de déménagement est que les boîtes d'archives sont spécialement conçues pour la taille des dossiers. Cela permet d'éviter que les dossiers ne tombent à l'intérieur de la boîte pendant le transport et que les documents ne soient pas endommagés. Selon vos goûts, vous pouvez choisir entre un couvercle amovible et un couvercle à charnière, comme le conteneur à couvercle à charnière de Bankers Box System. Les produits à façade rabattable permettent un accès encore plus rapide et plus pratique aux dossiers souhaités. Si le contenu doit être visible de l'extérieur, les boîtes d'archivage sont disponibles en différentes couleurs.

Pourquoi l'archivage est-il nécessaire ?

Le législateur impose certaines périodes de conservation pour certains documents. Ces dispositions s'appliquent aux entreprises et aux commerçants qui sont tenus de tenir des registres. Il s'agit non seulement de sociétés commerciales telles que les GmbH, les OHG, les AG, etc., mais aussi d'agriculteurs et de forestiers, ainsi que de commerçants qui génèrent plus de 60 000 euros de bénéfices par année civile. Une distinction est faite entre les documents qui doivent être conservés pendant six ans, voire dix ans. Six ans doivent donc être conservés:

• Reçu des lettres d'affaires ou commerciales, telles que des offres, des rappels, des confirmations de commande, des contrats ou également des polices d'assurance
• Documents qui sont également importants pour la fiscalité

La période de rétention de 10 ans s'applique à:

• États financiers
• Rapports de gestion
• "Lily", "Inventaires"
• envoi de documents
• Factures
• Journal de bord du conducteur
• Déclarations de compte et documents bancaires
• Retours d'impôt
• Déclarations anticipées de taxe sur le chiffre d'affaires
• Livres
• Récords

Quelles sont les conséquences d'un manquement à l'obligation de tenir des registres ?

Si un homme d'affaires ou une entreprise enfreint son obligation de tenir des registres parce qu'il les endommage, les détruit, les dissimule ou s'en débarrasse avant l'expiration du délai requis, cela constitue une violation de l'obligation de tenir des registres. Les conséquences juridiques peuvent être tirées de différentes bases juridiques, par exemple le StGB (code pénal) ou l'AO (code fiscal). En conséquence, le bureau des impôts peut estimer les actifs à l'aide de la comparaison avec le secteur d'activité, si la base d'imposition ne peut être déterminée en raison de documents manquants. Selon l'ampleur de la violation de l'obligation de conservation des documents, le tribunal peut également supposer qu'il existe un risque fiscal ou qu'il y a eu fraude fiscale. Dans le pire des cas, cela peut se traduire par des amendes élevées, voire des peines de prison.

Obligations de stockage conformes également pour les personnes privées ?

Les personnes privées ne sont pas soumises au droit fiscal ou commercial et ne sont donc pas concernées par les obligations de rétention correspondantes. Néanmoins, certains documents peuvent être pertinents, par exemple pour les déclarations fiscales, et certaines périodes de conservation sont également recommandées pour les particuliers. Par exemple, une période de stockage de deux ans pour les factures et les reçus d'achats importants tels que des meubles ou des appareils électriques est conseillée, car ceux-ci sont soumis à une période de garantie de deux ans. Les relevés de compte et les documents bancaires y sont associés. Tant que la garantie est valable, il devrait être possible de prouver que le nouvel achat a été payé. Il devrait également être possible de prouver le paiement des contrats en cours. Les contrats et documents d'assurance doivent être disponibles pendant la durée de la garantie. Si les polices d'assurance sont fiscalement pertinentes, la période de conservation doit se référer à celle des documents fiscaux. Le délai de prescription pour les contrats de location est de trois ans. En conséquence, les documents doivent être disponibles. Les fiches de salaire peuvent être utiles pour le calcul des pensions et doivent donc être conservées jusqu'à la retraite. En revanche, les documents et les certificats ne doivent jamais être détruits et doivent accompagner une vie entière.