Boîtes archives

Boîtes d'archives : Archivez vos documents de manière ordonnée et sécurisée

Les entreprises sont tenues de conserver les documents commerciaux et fiscaux. La période de conservation est de six ou dix ans, selon le type de document. Les détails sont réglementés par le code du commerce allemand (HGB) et le code fiscal allemand (AO).

Alors que la numérisation progresse à pas de géant, de nombreux documents restent encore sous forme de papier. Pour s'assurer qu'ils peuvent être correctement archivés et rapidement récupérés en cas de besoin, les entreprises ont besoin de supports de classement adaptés.

Les armoires d'archivage sont la solution idéale.

Les boîtes d'archives mettent de l'ordre dans les documents, les protègent de la saleté et de l'humidité et peuvent être rangées dans le classeur ou la salle d'archives pour gagner de l'espace.

Bien que l'archivage numérique facilite le travail dans de nombreux domaines, l'archivage analogique présente également certains avantages :

• Aucun outil électronique n'est nécessaire.
• Les employés n'ont pas à apprendre le logiciel d'archivage.
• L'archivage analogique permet d'économiser des processus de restructuration dans l'entreprise.
• Certains documents ne sont valables que sous forme papier et ne peuvent être archivés sous forme numérique.

Les boîtes d'archives mettent de l'ordre dans les archives analogiques

Les boîtes d'archives peuvent être utilisées pour créer de l'ordre dans les archives analogiques d'une manière aussi simple qu'efficace. Les boîtes sont principalement constituées de carton ondulé ou de carton solide. La plupart du temps, ils sont disponibles non colorés ou en blanc. Le carton peut être assemblé en une boîte carrée en quelques étapes simples.

Pour que les documents soient réellement protégés de tous les côtés, ils peuvent être fermés par un couvercle à charnière. La taille est adaptée au format DIN A4. En fonction de leur conception, les boîtes d'archives peuvent contenir plusieurs centaines de feuilles, et dans certaines, vous pouvez stocker jusqu'à 1 000 feuilles de papier de 80 g/m².

Il y a des trous pour les doigts sur la façade et souvent aussi dans les couvercles des boîtes d'archives. Ceux-ci permettent de sortir les boîtes du classeur de manière rapide et facile.

En outre, il existe un champ d'étiquetage sur le front. Dans la plupart des cas, les boîtes peuvent également être étiquetées sur le couvercle. Il est ainsi possible de voir d'un coup d'œil quels documents y sont rangés, qu'ils soient rangés debout ou en croix sur l'étagère.

Une forme particulière de classeur.

Une forme spéciale de boîte de classement est adaptée au rangement des dossiers suspendus. Combinées aux boîtes de rangement et aux archiveboxes, ces boîtes permettent de ne pas perdre les documents importants et de les montrer en cas de besoin.

Bases de l'archivage à l'épreuve des audits

Pour que tout audit des dossiers liés à l'entreprise se déroule correctement, il est important de stocker les documents à l'épreuve des audits. Cela signifie que les documents doivent être disponibles dans leur version originale et que toute manipulation éventuelle peut être exclue. Les principes suivants doivent être respectés :

• Les documents soumis à la conservation doivent être corrects et complets.
• Les documents doivent être enregistrés en temps voulu.
• Les documents doivent documenter toutes les procédures et tous les processus.
• Les documents doivent être stockés de manière à être à l'abri des pertes et des modifications éventuelles.
• Les documents archivés ne peuvent être utilisés que par les personnes autorisées.
• L'archivage doit assurer le bon déroulement des processus globaux.
• Les obligations légales de conservation doivent être respectées.
• Les documents archivés doivent être traçables et auditables.
• Tous les documents soumis à la conservation doivent être disponibles de manière ordonnée.

Ces principes s'appliquent à l'archivage analogique et numérique.