Informatie over bescherming van persoonlijke gegevens

1. Wanneer gebruikt en verwerkt OTTO Office persoonlijke gegevens?

Wij weten dat de zorgvuldige omgang met uw persoonlijke gegevens voor u van groot belang is. Omdat de bescherming van persoonsgegevens bij OTTO Office ook daarom een hoge prioriteit heeft, houden wij ons bij het verzamelen, bewerken en gebruiken van deze strikt aan de wettelijk geldende bepalingen. In principe kunt u onze website bezoeken zonder uw persoonlijke gegevens achter te laten. In enkele gevallen hebben wij echter uw gegevens nodig, namelijk:

• bij bestelling
• bij deelname aan prijsvragen
• indien u contact met ons opneemt
• bij gebruik van "Mijn Otto Office"
• bij het opvragen van een catalogus
• bij het aanmelden/afmelden voor een newsletter
• bij klantenwerving

De verwerking van de persoonlijke gegevens van de klant dient tot acceptatie en behandeling van de bestelling, alsook kredietverlening, productie van statistieken/testen en het globale beheer van de cliënteel.
Sommige gegevens zijn onontbeerlijk voor de afhandeling van de vraag of bestelling van de klant, andere helpen hem beter te leren kennen en dientengevolge de aanbiedingen beter af te stemmen op zijn behoeften.
Om eenvoudiger en sneller dan per post met u contact op te nemen, vragen wij u om uw emailadres op te geven. Uiteraard gebruiken wij deze alleen voor reclamedoeleinden als u hiervoor nadrukkelijk uw toestemming hebt gegeven.

2. Wat doet OTTO Office met uw persoonlijke gegevens?

De persoonlijke gegevens slaan wij in de eerste plaats op voor een optimale afhandeling van de bestelling. Tevens worden deze in voorkomend geval doorgegeven aan andere ondernemingen met hetzelfde doeleinde. U kunt hierbij denken aan gebruik door onze leveranciers die de artikelen direct aan u leveren. De doorgegeven data mogen door de ontvanger slechts voor de levering gebruikt worden. Een gebruik voor een ander doel is niet toegestaan.

Conform de wet van 8 december 1992, met betrekking tot de bescherming van de privacy bij de verwerking van persoonlijke gegevens, wordt de verwerking van de naamgegevens verzameld op de website, het onderwerp van een verklaring bij de Commissie voor de bescherming van de privacy. De klant heeft recht op toegang tot wijziging, rechtzetting en schrappen van gegevens die hem aanbelangen.

Voor het toetsen van een krediet en andere rechtmatige belangen onderhouden wij een adres- en solvabiliteitsgegevensuitwisseling met concernverzendhandel- en concerndienstverleningsondernemingen alsook in voorkomend geval met Coface en andere bedrijfsinformatiediensten. De naamgegevens van de klant kunnen meegedeeld worden voor direct marketing doeleinden aan partners van OTTO Office NV.

De klant heeft te allen tijde toegang tot deze gegevens en kan er de rechtzetting van eisen aan de hand van een brief of via e-mail met daarbij een recto verso kopie van de identiteitskaart te zenden naar onze klantendienst. Uiteraard kunt u verzet aantekenen tegen het doorgeven van deze gegevens door een brief naar Interleuvenlaan 62 • 3001 Heverlee of e-mail naar service@otto-office.be te sturen.

3. Hoe beschermt OTTO Office uw persoonlijke gegevens?

Wij engageren ons de veiligheid van de persoonlijke gegevens te garanderen via strikte procedures binnen onze onderneming. Voor gegevens die online verkregen worden, maken we gebruik van het beveiligde SSL Protocol (Secure-Socket-Layer) dat u een hoog niveau van bescherming biedt.

Indien u zich aanmeldt via „Mijn Otto Office“, deelneemt aan een prijsvraag of bestelt, ontvangen wij uw persoonlijke gegevens. Deze versleutelen wij met de SSL-procedure. Momenteel is dit de meest gangbare en veilige procedure voor gegevensoverdracht op internet. Deze procedure wordt bij OTTO Office standaard gehanteerd zodra gevoelige gegevens overgedragen worden.

Verder hanteert OTTO Office verschillende veiligheidsmaatregelen om de persoonlijke gegevens van haar klanten te beschermen. In samenhang met deze veiligheidsmaatregelen verzoeken wij u incidenteel een bewijs over uw identiteit te verstrekken, voordat wij uw persoonlijke informatie tonen. Een voorbeeld hiervan is de toegang tot uw klantenrekening, die slechts door het ingeven van een PIN mogelijk is.

4. Maakt OTTO Office gebruik van cookies?

OTTO Office maakt gebruik van cookies om uw aankoop zo aangenaam mogelijk te laten verlopen. Een cookie is een computerbestand dat op de harde schijf van de computer van de klant wordt opgeslagen. Hij heeft tot doel te melden of de klant de site reeds bezocht heeft. De cookies worden o.a. door OTTO Office gebruikt om de service die de klant aangeboden wordt te personaliseren.

Bovendien verzamelt onze site door de geactiveerde software van uw computer, bij elk bezoek gegevens betreffende de datum, de bezochte pagina’s, de duur van het bezoek. Alsook het informatica-adres van uw computer, de toegangverlener, de zoekmotor en de links die aan de basis liggen van dit bezoek. Met behulp van deze gegevens zijn wij in staat de werking van onze site en de doeltreffendheid van onze partners te verbeteren.

De klant behoudt de mogelijkheid deze cookies te weigeren door deze functie te deactiveren in zijn browser. Hierdoor kan hij de door OTTO Office aanbegeboden service via de site niet meer personaliseren.

Het cookie otto-office.be linkt alle informatie over uw aankopen die tijdens eenzelfde sessie werden uitgevoerd aan elkaar om een correcte factuur op stellen. Als u deze cookie weigert, kan u niet doorgaan met uw bestelling.

5. Waarom een solvabiliteitstoetsing?

In het kader van een solvabiliteitstoetsing worden uw persoonlijke gegevens tijdens de klantenrelatie aan andere concernfirma´s en in voorkomend geval aan Coface doorgegeven en daar opgeslagen.

Hierdoor beschermen OTTO Office en andere verzendhandelaren in het concern zich voor schade, die op de lange duur invloed heeft op de verkoopprijs. Zo profiteert ook u van deze toetsing van klantengegevens.

Verdere algemene informatie rondom het thema solvabiliteitstoetsing vindt u op www.coface.be.

6. Maakt OTTO Office gebruik van webanalyse-systemen?

Bepaalde webpagina’s op de website kunnen soms elektronische beelden bevatten of web trackers die het aantal bezoekers van een pagina optellen. Deze webtrackers kunnen gebruikt worden in samenspraak met sommige van onze partners, vooral om de doeltreffendheid van bepaalde campagnes te meten en te verbeteren.

De inlichtingen die hierdoor bekomen worden dienen enkel om statistieken te maken i.v.m. de frequentie van bepaalde pagina’s van de website en deze enkel en alleen om de gebruikers van onze website een betere service te bieden.

7. Klantenwerving per e-mail

Bij klantenwerving per e-mail gericht naar potentiële klanten die nog geen commerciële relatie hadden met OTTO Office, verzekeren wij dat de databanken met e-mailadressen op een betrouwbare en legale manier worden verzameld. Dit betekent dat de betrokkenen vooraf geïnformeerd werden over een eventuele overdracht naar derden en hoe ze dit kunnen tegengaan met een eenvoudige klik.

8. Gebruik van e-mail

Zodra u klant bij ons bedrijf geworden bent, kunnen wij u commerciële aanbiedingen waarvan wij denken dat ze voor u interessant zijn, toesturen via alle kanalen waaronder ook Outlook.

Bij het versturen van mails plaatsen we de identiteit, het merk OTTO Office of de commerciële aard van onze aanbieding duidelijk in het onderwerp van het bericht dat in Outlook verschijnt. Onderaan de pagina kan u door een eenvoudige klik gebruik maken van het recht u uit te schrijven uit deze mogelijkheid.

9. Heeft u nog vragen?

Wilt u meer informatie over de bescherming van uw persoonlijke gegevens? Aarzel dan niet om ons te contacteren: Contactformulier