Informations sur la protection des données à caractère personnel

1. À quelles occasions vos données personnelles sont-elles utilisées et traitées par OTTO Office?

Nous savons à quel point votre sphère privée vous est importante et c’est pourquoi OTTO Office prend la sécurité de vos données personnelles très au sérieux et collecte, enregistre et utilise toutes données relatives aux personnes exclusivement suivant les prescriptions légales. En principe, il est possible de consulter notre site internet sans que des données personnelles soient enregistrées. Cependant, dans certains cas, nous avons besoin de vos données, par exemple:

• lors de la commande
• lors de la participation à des jeux concours
• lors d’une prise de contact avec nous
• lors de l’utilisation du domaine protégé "Mon compte".
• lors de la demande de catalogue
• • lors de l’abonnement/désabonnement à la Newsletter
• • lors du parrainage

Le traitement des données personnelles de l’acheteur a pour finalité l’acceptation et le traitement de sa commande, l’octroi de crédits, la réalisation de statistiques et de tests, la gestion globale de la relation avec la clientèle.

Certaines données sont indispensables au traitement de sa demande ou de sa commande, d’autres permettent de mieux le connaître et donc adapter les offres aux besoins de l’acheteur.

Vos données nous aident à personnaliser et améliorer vos achats en ligne sur otto-office.be. Nous utilisons les données personnelles plus exactement pour l’exécution des commandes, la livraison des marchandises, le contrôle de la solvabilité, l’exécution du paiement, pour éviter les abus sur notre site Interne et pour vous tenir au courant de vos commandes, de nos produits, services et offres.
Pour entrer en contact avec nous plus rapidement que par voie postale, nous vous prions de nous communiquer votre adresse e-mail. Bien entendu, nous utilisons celle-ci à des fins promotionnelles uniquement si vous nous en avez donné l’autorisation.

2. Que fait OTTO Office avec vos données personnelles ?

Nous enregistrons les données relatives à la personne en premier lieu dans le but d’un déroulement optimal de la commande et pour ce faire, nous les communiquons si nécessaire à d’autres entreprises. C’est le cas par exemple lorsque nous communiquons vos données à un fournisseur qui vous livre directement la marchandise commandée. Les données communiquées sont alors utilisées uniquement pour la mission prévue. Une autre utilisation n’est pas autorisée.

Conformément à la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel, le traitement des informations nominatives collectées sur le site a fait l’objet d’une déclaration auprès de la Commission de la protection de la vie privée.

Pour le contrôle de crédit et pour d’autres intérêts légitimes, nous échangeons des informations d’adresses et de solvabilité avec des entreprises de vente par correspondance et de services et si nécessaire avec Coface ou d’autres d’informations économiques. Les données nominatives le concernant peuvent être communiquées à des fins de marketing direct aux partenaires de SA OTTO Office.

Bien évidemment l’acheteur dispose d’un droit d’accès, de modification, de rectification et de suppression des données le concernant. Vous pouvez à tout moment annuler l’autorisation d’utiliser et de traiter vos données à des fins de marketing en nous en informant. Envoyez-nous un courrier non formel à OTTO Office, Interleuvenlaan 62, 3001 Heverlee ou un e-mail à service@otto-office.be.

Des renseignements complémentaires concernant la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel peuvent être obtenus auprès de la Commission de la Protection de la Vie Privée, Rue Haute, 139, 1000 Bruxelles.

3. Comment OTTO Office protège-t-il vos données personnelles ?

Nous nous sommes engagés à assurer la sécurité des données à caractère personnel via des procédures strictes au sein de notre entreprise. Pour les données collectées « en ligne », nous utilisons le protocole de cryptage SSL (Secure-Socket-Layer) qui vous garantit un haut niveau de protection.

Lorsque vous vous inscrivez à notre domaine « Mon compte » ou que vous participez à un jeu concours ou que vous passez une commande, vos données personnelles nous sont communiquées. Pour assurer la confidentialité de vos données, nous sécurisons l‘échange grâce au protocole de cryptage SSL. Il s’agit actuellement du protocole de sécurisation des échanges sur Internet le plus courant et le plus sûr. Chez OTTO Office, il est activé dès que des données sensibles sont échangées.

De plus, OTTO Office entreprend d’autres mesures pour sécuriser les données personnelles de ses clients. C’est pourquoi on vous demande régulièrement de vous identifier avant que des informations personnelles ne soient affichées. Par exemple, l’accès à votre compte n’est possible qu’après la saisie d’un PIN.

4. Office Cookies utilise-t-il des cookies ?

OTTO Office utilise des cookies afin de rendre vos achats en ligne aussi confortables que possible. Le cookie est un fichier informatique, stocké sur le disque dur du micro-ordinateur le l’acheteur. Il a pour but de signaler une précédente visite de l’acheteur sur le site. Les cookies sont utilisés par OTTO Office dans le but de personnaliser le service proposé à l’acheteur.

Par ailleurs, lors de sa consultation, notre site collecte, à partir des logiciels activés par votre propre ordinateur, des données sur la date, les pages consultées, le temps de consultation ainsi que l’adresse informatique de votre ordinateur, le fournisseur d’accès, le moteur de recherche, le lien à l’origine de cette consultation. Cette collecte nous permet d’améliorer l’ergonomie de notre site et de renforcer l’efficacité de nos partenariats.

L’acheteur conserve la possibilité de refuser les cookies en configurant son navigateur Internet. Il perd alors la possibilité de personnaliser le service qui lui est délivré par OTTO Office via le site.

Le cookie otto-office.be permet de relier l’ensemble des informations relatives à vos achats opérés au cours d’une même session en vue de l’établissement de la facturation. Si vous ne l’acceptez pas, vous ne pourrez pas procéder à vos achats.

5. À quoi sert le contrôle de solvabilité ?

Dans le cadre du contrôle de solvabilité, vos données personnelles sont communiquées à d’autres entreprises et notamment à Coface qui les enregistrent.

En ce faisant, OTTO Office ainsi que les autres entreprises de vente par correspondance du groupe se protègent contre des dommages qui pourraient à long terme entraîner la hausse des prix de vente. Ainsi, vous profitez également de ce contrôle des données clients.

Pour plus d’informations sur le contrôle de solvabilité, veuillez consulter le site de Coface: www.coface.be.

6. OTTO Office utilise-t-il des systèmes d’analyse Web ?

Certaines pages web du site peuvent parfois contenir des images électroniques ou balises web, qui permettent de compter le nombre de visiteurs de la page.

Ces balises web peuvent être utilisées avec certains de nos partenaires, notamment afin de mesurer et améliorer l’efficacité de certaines publicités.

Les renseignements obtenus via ces balises permettent simplement de rassembler des statistiques sur la fréquentation de certaines pages du site et ce afin de mieux servir les utilisateurs de notre site.

7. Prospection par e-mail

En cas de prospection par e-mail vers des prospects n’ayant pas eu de relation commerciale préalable avec OTTO Office, nous nous assurons que les bases de données d’adresses e-mail ont été collectées loyalement et légalement. C’est à dire avec une information préalable sur la possibilité d’une éventuelle cession à des tiers et un droit de s’y opposer par un simple clic.

8. Utilisation des e-mails

Dès lors que vous êtes devenus client de notre société, nous serons susceptibles de vous adresser nos offres commerciales par tout moyen, dont la messagerie électronique, dès lors qu’elles nous sembleront de nature à vous intéresser.

Dans nos envois par e-mail, nous précisons clairement dans l’objet du message, qui apparait dans la boîte aux lettres électronique, l’identité, la marque OTTO Office ou la nature commerciale de notre proposition. En pied de message, vous trouvez également la possibilité, par un simple clic, d’exercer votre droit d’opposition à l’envoi de tout nouveau message.

9. Avez-vous des questions ?

Vous désirez en savoir davantage sur la protection des données à caractère personnel ? Faites-nous part de vos questions!

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