Fiches pour appel téléphonique

La note téléphonique comme partie de la conversation

À la base, la note téléphonique ou d’entretien n’est pas un objet homogène car chaque conversation, chaque communication téléphonique se déroule différemment. Cependant, il y a des statistiques de référence qui s’avèrent généralement. La note de téléphone comprend les interlocuteurs, la date et l’heure, ainsi que la raison de cette communication orale à distance. Ceci, bien évidemment, est également valable si l’on est en réunion avec un partenaire. De plus, la note d’entretien est considérablement plus facile à manier que le carnet de route, par exemple. Par contre, en apercevant l’ensemble de ces notes, il est clair qu’une certaine dimension de la documentation systématique augmente la valeur durable de l’usage des petites notes. C’est ainsi que l’on comprend facilement pourquoi la gamme des différents modèles de cahiers et livrets pour notes d’entretien est variée. Il est recommandé d’accumuler éventuellement de l’expérience en équipe pour permettre une utilisation optimale des notes d’entretien. Il serait fatal que des informations purement importantes, qui assureraient probablement une meilleure gestion de commandes, se perdent.

Les procédés se professionnalisent donc avec la gamme de produits notes téléphoniques et notes d’entretien, que l’une ou l’autre catégorie de notes soit à l’honneur. Par ailleurs, la systématisation des procédés de travail en entreprise a plusieurs avantages :

• Comme mentionné au début, les notes téléphoniques et d’entretien servent à capturer la communication par écrit.
• Et les notes peuvent être archivées.
• Les notes enregistrent les informations qui pourraient se perdre si elles n’étaient point notées. Des idées pourraient en sortir et se développer.
• Le travail en équipe devient également plus facile à la centrale téléphonique avec la systématisation. Une structure d’ensemble pour résumer les entretiens téléphoniques est une condition essentielle pour la communication des informations, qui ne dépend pas de la qualification ou de l’humeur de l’employé au téléphone.
• L’emploi de notes téléphoniques ou d’entretien facilite également la transmission à d’autres ou aux nouveaux employés. Dans la production et dans presque tous les domaines en entreprise, il y a d’une part des directives de travail très précises. Elles sont moins une dictature qu’une aide disposée pour assurer une qualité constante. Ce qui est également d’une grande importance au bureau.

Maniement

Il est clair pour tout photographe amateur expérimenté avec imprimante photo, que le papier pourrait avoir une autre qualité. Le traitement du papier est d’une importance décisive pour les notes d’entretien écrites à la main. Il s’agit là d’une répartition cohérente des interrogations lors d’un entretien. La structure devrait donc être compréhensible d’un simple coup d’œil et veiller que les aspects importants ne soient pas oubliés. Ensuite le cahier ou le livret devrait être correctement posé sur la bureau car généralement plusieurs personnes tiennent le téléphone d’une main pendant l’entretien. Cela signifie que la deuxième main s’occupe de prendre les notes et stabiliser le papier en même temps.

Fixer les règles de base et optimiser

Ce qui est écrit sur la note téléphonique ou d’entretien avec le stylo-bille ou tout autre stylo devrait naturellement être lisible. Il en va non seulement de la qualité de l’écriture, mais aussi de la pertinence de ce qui est à lire. Ceci n’est, par exemple, pas des moindres problèmes dans les grosses boîtes qui sont passées des notes téléphoniques ou d’entretien à la saisie par ordinateur. Parfois il y a si peu d’espace pour les notes que des abréviations, qui ne sont pas toujours compréhensibles, sont utilisées. Un mot-clé comme remplacement pourrait signifier « quelqu’un a besoin de remplacement » ou alors « quelqu’un travail comme remplaçant ».